Erfassen und Verbuchen einer Sonderumlage

In diesem Beitrag möchte ich Ihnen erläutern wann eine Sonderumlage zu tragen kommt und wie diese in Win-CASA erfasst werden kann.

Eine Sonderumlage wird dann erforderlich, wenn die im Wirtschaftsplan beschlossenen Vorauszahlungen nicht für die Deckung der tatsächlichen Kosten ausreichen (z.B. für größere Sanierungen).

Sofern ein einfacher oder doppelt qualifizierter  Beschluss der Wohnungseigentümergemeinschaft für die Finanzierung der Maßnahme vorliegt können Sie die nachfolgenden Schritte durchführen.

Die Erfassung der Sonderumlage erfolgt in der Verwaltung im Unterregister „WEG“.

Hier kann der Betrag, der Buchungstext, das Fälligkeitsdatum, sowie der Umlageschlüssel und eine Rundungsoption ausgewählt werden.

Eine Überprüfung der Anteile der Eigentümer an der Sonderumlage kann über den Schalter „Liste drucken“ vorgenommen werden. Anschließend wird die Maßnahme über den Schalter „Sonderumlage sollstellen“ ins Soll gestellt.

Sonderumlage 300x200 Erfassen und Verbuchen einer Sonderumlage

Das Rundschreiben an die Eigentümer wird über das eigens dafür vorgesehene Register „Rundschreiben an Eigentümer“, welches sich rechterhand des Registers „Sonderumlage“ befindet erstellt.

Rundschreiben Sonderumlage 231x300 Erfassen und Verbuchen einer Sonderumlage

Sollte bei Ihnen der Fall eintreten, dass die Sonderumlage im Abrechnungszeitraum bereits sollgestellt und verbucht wurde, die Maßnahme für welche die Sonderumlage beschlossen wurde  im Folgejahr noch andauert, würde in der Abrechnung die Sonderumlage als Guthaben ausbezahlt werden, da sich der Wert der Sonderumlage nicht  mit dem der im Abrechnungszeitraum gebuchten Ausgabe für die Maßnahme aufhebt. Gerne würde ich Ihnen diesen Fall anhand eines Beispiels detaillierter schildern.

Im Jahr 2017 wurde eine Sonderumlage für die Sanierung eines Daches in Höhe von 10.000 € beschlossen und 3.000 € an Kosten verbucht.

Da die Sonderumlage in der Hausgeldabrechnung als Einnahme gewertet wird, würden somit 7.000 € an die Eigentümer als Guthaben ausbezahlt werden.

Um Dies zu vermeiden müssten Sie sich im Reiter “Konten“ ein neues Ausgabekonto anlegen, welchem Sie den für die Verteilung der Sonderumlage vorgesehenen Umlageschlüssel zuordnen.

Anschließend müsste der Betrag, der im Folgejahr noch an Sonderumlage zu Verfügung stehen soll in diesem Beispiel 7.000 € gegen ein passives Bestandskonto gebucht werden.

Diese Buchung können Sie nach der erfolgten Abrechnung wieder löschen.

Falls die Kosten für die Maßnahme zu gering  angesetzt  wurden und die Differenz zwischen den gebuchten Ausgaben und der bezahlten Sonderumlag  an die Eigentümer ausbezahlt werden soll können Sie folgendes Fenster verwenden:

Sonderumlage Fenster Festbeträge abrechnen 300x292 Erfassen und Verbuchen einer Sonderumlage

Gehen Sie hier auf den Schalter „Sonderumlage“, wählen das Klickfeld „Im Abrechnungszeitraum soll ein anderer Betrag abgerechnet werden“, geben bei Feld „Betrag“ den Wert ein, welcher abgerechnet werden soll und bestätigen die Eingabe mit „OK“.

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