Software24 Blog

Mit den Nebenkosten sind für den Hausverwalter im Jahresablauf verschiedene Aufgaben verbunden. Sie reichen von der Verarbeitung der monatlichen Abschlagszahlung bis zur jährlichen Nebenkostenabrechnung. Dazu können in unregelmäßigen Abständen Mahnungen und Zwischenabrechnungen kommen.

Die Bewältigung der Nebenkosten ist aber mit der richtigen Software fast ein Kinderspiel, denn mit einer derartigen Unterstützung werden die Aufgaben für den Verwalter strukturiert und teilweise sogar automatisiert. Die Software sorgt auch dafür, dass die Abrechnung der Nebenkosten für die Bewohner leichter verständlich wird.

Hier zunächst kurz ein Blick auf die Liste der Nebenkosten, die natürlich von Haus zu Haus kleine Unterschiede aufweisen kann:

• Wasser und Kanal
• Müllabfuhr
• Grundsteuer
• Versicherungen
• Hausreinigung und Gartenpflege
• Hausmeister
• Allgemeinstrom
• Schornsteinreinigung
• Fernsehantenne oder Kabelanschluss
• sonstiges, z.B. Fahrstuhl, Waschraum

Wie die Software-Unterstützung im Zusammenhang mit den Nebenkosten konkret aussehen kann, wird hier am Beispiel von Win-CASA gezeigt.

Nebenkostenabrechnung

Der Nebenkosten-Assistent leitet den Hausverwalter durch die unterschiedlichen Funktionen, von Win-CASA.

Das sichtbare Endprodukt ist die Nebenkostenabrechnung, die in übersichtlicher Form ausgedruckt wird. Zu den Zahlen gibt es einen einleitenden und einen abschließenden Text – letzteren getrennt für den Fall einer Gutschrift und den einer Nachzahlung. Diese Texte können für alle Parteien eines Hauses oder bei Bedarf sogar individuell für einzelne Bewohner angepasst werden und erscheinen dann automatisch in den unterschiedlichen Formatvorlagen, die zur Auswahl stehen.

Der Bewohner sieht auf einen Blick, welche Kosten für die Gemeinschaft aufgelaufen sind und nach welchem Umlageschlüssel sein Anteil errechnet wurde. Die Gesamtsumme für den Abrechnungszeitraum wird den geleisteten Vorauszahlungen gegenübergestellt. Daraus ergibt sich eine Nachzahlung oder Gutschrift und auch gleich die neue Vorauszahlung für den kommenden Abrechnungszeitraum.

Wenn sich der Verwalter einen Überblick über alle Bewohner des Objekts und den Saldo aus Gutschriften und Nachzahlungen verschaffen möchte, kann er dies mit Hilfe einer Sammelliste tun. Vielleicht ist es auch ganz interessant, zu sehen, wo große Differenzen zwischen Abschlag und tatsächlichen Kosten vorliegen oder wie sich die Werte im Vergleich zum Vorjahr entwickelt haben.

Für den Verwalter endet das Kapitel „Nebenkosten“ aber noch nicht, wenn er die Abrechnung versendet hat. Aber die Software Win-CASA unterstützt ihn natürlich auch bei allen folgenden Schritten. Die Bewohner, bei denen die Abrechnung der Nebenkosten ein Guthaben ergeben hat, müssen eine Überweisung erhalten, von den anderen Parteien müssen die Nachzahlungen eingefordert werden. Über die Sollstellung der Beträge kümmert sich die Software auf Knopfdruck und erledigt damit die vorletzte Aktion aus der Nebenkosten-Abrechnung.

Bleibt die letzte Aktion, nämlich die Aktualisierung der Vorauszahlungen. Den Dialog dazu bietet der Nebenkosten-Assistent unter Nummer 6. Sobald die neuen Werte eingetragen sind, können sie sollgestellt werden. Dann beginnt wieder für ein Jahr der neue Kreislauf mit Nebenkostenvorauszahlungen und – möglichst wenigen – Mahnungen.

Nebenkostenvorauszahlung

Viele Hausverwalter sind inzwischen dazu übergegangen, die monatlichen Abschläge per Lastschrift einzuziehen. Ist die Bankverbindung des Bewohners in Win-CASA hinterlegt, kümmert sich die Software automatisch um die Abbuchung der Vorauszahlung für die Nebenkosten.

Mahnungen

Das Mahnwesen behält sollgestellte, nicht beglichene Forderungen im Auge und schreibt diese in die Mahnliste. Von dort aus können die Mahnschreiben auf der Basis unterschiedlicher Vorlagen erstellt werden.

Mieterwechsel und Nebenkosten

Nebenkostenabrechnungen nach dem oben beschriebenen Vorbild können jederzeit erstellt werden, also nicht nur zum Abschluss des Wirtschaftsjahres. Dies kann zur Orientierung erfolgen oder auch bei einem Bewohnerwechsel. Die Software übernimmt dann die taggenaue Abrechnung der Nebenkosten, ersetzt den bisherigen Bewohner auf Knopfdruck mit dem neuen Bewohner und aktualisiert die Zählerstände.

So verliert die Abrechnung und Verwaltung der Nebenkosten mit einer geeigneten Software ihren Schrecken.

Überzeugen Sie sich selber mit der Testversion von Win-CASA.