Rücklagen – Häufige Probleme

Mit folgender Anleitung können Sie verschiedenste Rücklagenprobleme schnell und einfach lösen. Aus der Praxis wurden verschiedene Themen gesammelt, welche häufig Probleme verursachen. Meist liegt es an kleinen Eingabefehlern, die während des Jahres nicht auffallen und erst bei Erstellung der Abrechnung erscheinen.

1. Der Anfangsstand in der Rücklagen-Entwicklung stimmt nicht

Wenn Sie in der WEG-Einzelabrechnung den Punkt 2. „Entwicklung der Instandhaltungsrücklage“ oder direkt im Register Abrechnungen den Punkt 2. „Daten Rücklagen-Abrechnung“ öffnen, sehen Sie oben den Kontostand des Rücklagenbestandskontos. Diesen Wert können Sie auch vergleichen mit Register Listen – Kontoauszug und dort dem passiven Rücklagenbestandskonto (meist die Nummer 840).

Wichtig ist in dieser Liste, dass Sie oben den Abrechnungszeitraum einstellen und unten NICHT den Haken setzen bei “W-Datum“. Denn dieses Konto wird nach Buchungsdatum und nicht nach Wertstellungsdatum ausgewertet. Dieser Wert sollte mit der Rücklagenentwicklung in der Abrechnung übereinstimmen.

a)      Sollte das nicht der Fall sein, gehen Sie (ab Win-CASA 2018) bitte im Register Abrechnungen auf Punkt 2. „Daten Rücklagen-Abrechnung“. Dort gibt es oben rechts einen neuen Schalter „Anfangsbestände pro Eigentümer“. [Hier könnten Sie die Soll-Anfangsstände, sowie die Ist-Anfangsstände pro Eigentümer bei Bedarf verändern. Wobei bei einer Änderung der Ist-Anfangsstände die Summe trotzdem mit dem Rücklagenbestandskonto 840 übereinstimmen muss.]

Setzen Sie oben den Haken bei „Eigentümer anzeigen, deren Anteil 0 ist“, klicken hier rechts oben auf „Zurücksetzen“ und bestätigen dieses Fenster mit „Speichern“. Jetzt sollte der Anfangsstand richtig sein.

Anfangsbestände zurücksetzen1 300x258 Rücklagen   Häufige Probleme

a)      Wenn das weiterhin nicht der Fall ist, öffnen Sie im Register Listen das „Journal“. Stellen Sie dort oben „Alle Kontenklassen“ und vom ersten bis zum letzten Konto alle Konten ein. Zudem wählen Sie oben den gesamten Zeitraum aus. Sollten Sie dort ganz oben eine fehlerhafte Buchung (mit Datum z.B. 01.01.217 statt korrekterweise 01.01.2017) oder ganz unten (z.B. mit Datum 01.01.3017 statt 01.01.2017) sehen, können Sie die Buchung hier einsehen und abändern.

b)      Es könnte sein, dass durch Eigentümerwechsel Lücken im Abrechnungszeitraum entstanden sind. Öffnen Sie im Register Abrechnungen den Punkt „1. WEG-Abrechnung“ und gehen dort oben ins Register „Abrechnungsdaten“. Entfernen Sie hier (falls gesetzt) den Haken rechts oben bei „Wohneinheit abrechnen“. Wird Ihnen nun oben ein Register „Probleme“ angezeigt, muss dies nun kontrolliert werden. Es sind entweder Lücken im Abrechnungszeitraum vorhanden oder es wurde kein bzw. ein falsches Kauf- bzw. Verkaufsdatum in einer Wohnung hinterlegt. Sie können in diesem Register entweder vergessene Wechsel einfügen oder aber auch die falschen Angaben ändern. Anschließend führen Sie erneut den Punkt 1a) durch.

2. Aus Liquiditätsgründen muss der Rücklage Geld entnommen werden

Je nachdem, ob dies den Eigentümern dargestellt werden soll und ob die Rückführung im gleichen oder im nächsten Jahr wie die Entnahme erfolgt, gibt es verschiedene Vorgehensweisen:

a)      Wenn die Entnahme zur Kontodeckung z.B. im März 2018 erfolgt, im April 2018 wieder zugeführt wird und dies den Eigentümer nicht zwingend dargestellt werden muss, können Sie folgendermaßen vorgehen:

Buchen Sie über das Register Buchhaltung – Buchen – Assistent Rücklagen (rechte Seite) nur den unteren Teil. Denn dies ist nur der Geldfluss vom Rücklagen-Festgeldkonto aufs Girokonto. Im oberen passiven Bereich muss der Haken entfernt werden, denn der Betrag soll nicht auf die Eigentümer umgelegt werden. Wichtig ist hierbei, dass Sie oben “Entnahme“ anklicken und nur den unteren Teil buchen.

Wenn das Geld wieder auf das Rücklagenbestandskonto zurück gebucht werden soll, gehen Sie genau gleich vor, nur dass oben nicht „Entnahme“ sondern „Zuführung“ angeklickt werden muss.

b)      Wenn die Entnahme zur Kontodeckung z.B. im Oktober 2017 erfolgt, der Abrechnungszeitraum ebenfalls das Kalenderjahr 2017 ist und noch unklar ist, wann das Geld wieder zugeführt werden kann, handelt es sich um eine unplanmäßige Entnahme/Zuführung:

- Die Entnahme erfolgt folgendermaßen:

1. Im Register „Abrechnungen“ – Punkt „2. Daten Rücklagenabrechnung“ sehen Sie unterhalb der Felder für Zinsen, Soli, Kapitalertragssteuer weitere frei definierbare Felder. Diese können mit einem Doppelklick auf die Bezeichnung „frei definierbar“ umbenannt werden.

Rücklagen Bestandskonto bearbeiten 300x282 Rücklagen   Häufige Probleme

Über den Schalter „Rücklagen-Bestandskonten bearbeiten“ gelangen Sie in ein Fenster, wo oben die Rücklage-Festgeldkonten zu sehen sind. Unten über den Schalter „Neu“ können Sie eine neue Buchung tätigen und dort den Betrag mit Minus (Entnahme) bei dem entsprechenden Feld eintragen. Vergeben Sie zusätzlich ein Datum, einen Text und klicken unten auf „Buchen“. Schließen Sie die nächsten Fenster mit „Zurück“. Nun ist der Betrag mit Minus-Vorzeichen in der Rücklagenentwicklung zu sehen, wird aber nicht auf die Eigentümer verteilt.

2. Damit das Geld auch wirklich auf dem Girokonto eingeht, müssen Sie sich im Register „Verwaltung“ – bei „Konten“ ein nicht umlagefähiges Einnahmekonto anlegen. Nun kann über Register „Buchhaltung“ – „Buchen“ auf das eben erstellte Konto gebucht werden. Dazu muss nur oben in der Ansicht „Bank buchen“ „Einnahme“ ausgewählt werden. Befüllen Sie das Konto, das Datum, den Text und den Betrag. Bei der Auswahl „B-Konto“ könnten Sie zwischen Ihren verschiedenen Bankkonten wählen, worauf das Geld fließen soll. Mit dieser Buchung ist auch der Geldeingang auf dem Bankkonto sichtbar.

-          Die Zuführung erfolgt folgendermaßen:

Hierbei gehen Sie nach den gleichen Schritten vor, wie oben beschrieben. Der einzige Unterschied ist, dass Sie bei Punkt 1. den Betrag nicht mit Minus, sondern ohne Vorzeichen eingeben. Und bei Punkt 2. buchen Sie entweder gegen das oben erstellte Einnahmekonto mit Minus-Vorzeichen oder Sie erstellen stattdessen ein nicht umlagefähiges Ausgabekonto und buchen ohne Vorzeichen dagegen.

3. Sonderumlage oder Beträge aus sonstigen Einnahmen der Rücklage zuführen

1. Im Register „Abrechnungen“ – Punkt „2. Daten Rücklagenabrechnung“ sehen Sie unterhalb der Felder für Zinsen, Soli, Kapitalertragssteuer weitere frei definierbare Felder. Diese können mit einem Doppelklick auf die Bezeichnung „frei definierbar“ umbenannt werden. Über den Schalter „Rücklagenbestandskonten bearbeiten“ kommen Sie in ein Fenster, wo oben die Rücklagen-Festgeldkonten zu sehen sind. Unten über den Schalter „Neu“ können Sie eine neue Buchung tätigen und dort den Betrag ohne Vorzeichen bei dem entsprechenden Feld eintragen. Vergeben Sie zusätzlich noch ein Datum und oben einen Text und klicken unten auf „Buchen“. Schließen Sie die nächsten Fenster mit „Zurück“. Nun ist der Betrag in der Rücklagenentwicklung zu sehen, wird aber nicht auf die Eigentümer verteilt.

2. Damit das Geld beim Girokonto als Abgang gebucht wird, müssen Sie im Register Verwaltung – bei Konten ein nicht umlagefähiges Ausgabekonto anlegen. Nun kann über Register Buchhaltung – Buchen auf das eben erstellte Konto gebucht werden. Dazu muss nur oben in der Ansicht „Bank buchen“ „Ausgabe“ ausgewählt werden. Befüllen Sie das Konto, das Datum, den Text und den Betrag. Bei der Auswahl “B-Konto“ können Sie zwischen Ihren verschiedenen Girokonten wählen, wovon der Geldabgang gebucht werden soll. Mit dieser Buchung ist somit die Zuführung auf dem Girokonto sichtbar.

4. In der Rücklagen-Abrechnung erscheint eine Meldung, dass eine Nachzahlung auf die Rücklage gebucht wurde. Was bedeutet das?

Hierbei können zwei verschiedene Meldungen auftreten, welche sich darin unterscheiden, ob die Differenz durch Rücklagen-Nachzahlungen im Minus steht oder ohne Minus:

Meldung 1:

Nachzahlungsmeldung1 300x53 Rücklagen   Häufige Probleme

Diese Meldung besagt, dass nachträglich Geld dem Rücklagen-Konto zugeführt wurde, allerdings keine Nachzahlungen der Eigentümer dagegen stehen. Daher ist die Frage, ob es sich bei der nachträglichen Zuführung zum Rücklagen-Konto wirklich um einen Betrag handelt, welchen Sie so auch als Rücklagen-Nachzahlung aus der Abrechnung von den Eigentümern erhalten haben? Wurden die Nachzahlungen aus der Abrechnung noch nicht gebucht und werden noch als offene Posten im Register Buchhaltung bei Sollstellungen buchen angezeigt?

Sollte es sich um eine andere Zuführung handeln, die nicht aufgrund von Nachzahlungen der Eigentümer entstanden ist, müssen Sie so vorgehen, wie unter Punkt 3. beschrieben.

Meldung 2:

Nachzahlungsmeldung2 300x53 Rücklagen   Häufige Probleme

Bei dieser Meldung ist genau das Gegenteil der Fall. Es wurden Nachzahlungen auf die Rücklage bei den einzelnen Eigentümern gebucht, dieses Geld wurde aber nicht nachträglich der Rücklage zugeführt. Hierbei ist die Frage, ob es gewollt ist, die erhaltenen Nachzahlungen nicht dem Rücklagen-Konto zuzuführen?

Wenn Sie diese hiermit noch buchen wollen, müssen Sie im Register Buchhaltung über Buchen rechts den Assistenten “Rücklagen“ öffnen. Wichtig ist, dass das Buchungsdatum im aktuellen Abrechnungszeitraum und das Wertstellungsdatum im Jahr davor liegt.

5. In der Abrechnung erscheint ein Fenster mit einer Rücklagen-Differenz. Wieso und wie behebe ich das?

Folgendes Fenster kann erscheinen, wenn Sie die WEG- oder Rücklagen-Abrechnung durchführen und die Rücklagen noch nicht stimmig sind.

Rücklagen Differenz umbuchen 300x188 Rücklagen   Häufige Probleme

Die unten angezeigte Differenz ist die Differenz zwischen den gebuchten Rücklagen-Vorauszahlungen der Eigentümer und der bisher gebuchten Rücklagenzuführung. Die sollgestellten Rücklagen-Vorauszahlungen können auch noch abweichen, was aber für die Differenz unerheblich ist.

1. Ist die Zuführung richtig: Zuerst stellt sich die Frage, ob die hier angezeigte Rücklagenzuführung richtig ist und auch so im Wirtschaftsplan beschlossen wurde. Denn sonstige Zuführungen wie z.B. Zuführungen aus einer eingeforderten Sonderumlage, wegen Kontoumbuchungen zwischen verschiedenen Rücklagen-Festgeldkonten oder wegen Liquiditätsengpässen müssen gebucht werden, wie in Punkt 2. Und 3. beschrieben.

Hier darf wirklich nur die Rücklage erscheinen, welche auch so von den Eigentümern einging. Der Betrag kann im Register „Listen“ im Kontoauszug auf dem Ausgabekonto „Zuführung Rücklagen“ eingesehen werden. Auch hier ist wichtig, dass W-Datum angehakt und oben der Abrechnungszeitraum eingestellt wird.

2. Haben alle Eigentümer richtig gezahlt: Dies können Sie prüfen, indem Sie im Register „Listen“ in die „Saldenliste“ gehen. Stellen Sie dort oben den Abrechnungszeitraum ein und setzen unten den Haken bei „W-Datum“. Zusätzlich können Sie rechts unten bei „Auswahl – Eigentümer“ auf die Lupe gehen und dort oben statt „Alle“ auf „Wohnhaft im Zeitraum“ umstellen. Nun wird angezeigt, welcher Eigentümer wie viel bezahlt hat und wie viel noch offen ist. Wenn Sie wissen, dass ein Eigentümer zu wenig Rücklage bezahlt hat gibt es zwei Möglichkeiten. Entweder führen Sie einen geringeren Betrag zu oder man bucht den fehlenden Anteil vom Hausgeld um auf die Rücklage.

  • Trotz Umbuchung der Differenz in der RL-Abrechnung erscheint eine neue Differenz, wieso bucht Win-CASA nicht alles um?

Das könnte verschiedene Ursachen haben.

Ursache 1: Es gibt einen Eigentümerwechsel in diesem Zeitraum
Im Register „Listen“ können Sie links unten von „Buchhaltung“ auf „Eigentümer“ wechseln und in die „Belegungsliste“ gehen. Wenn Sie dort auf „Drucken“ und in die Vorschau gehen, prüfen Sie dort ob irgendwelche Lücken im Abrechnungszeitraum sind. Auch hier kann es Überschneidungen geben, sodass ein Eigentümer als Kauf den 01.03.2017 und der frühere Eigentümer als Verkauf ebenso den 01.03.2017 eingetragen hat, z.B.

Ursache 2: Die Zahlungen der Eigentümer sind nicht richtig auf Hausgeld und Rücklagen aufgeteilt, obwohl die Sollstellung richtig erstellt wurden.

Das können Sie im Register „Listen“ im „Einzelkontoauszug“ sehen, wenn Sie oben den Abrechnungszeitraum einstellen und unten den Haken bei “W-Datum auswerten“ setzen. Hier sehen Sie immer eine Sollstellung und eine Zahlung pro Monat. Es gilt zu prüfen, ob die Zahlungen immer in die Spalten „Hausgeld“ und „Rücklagen“ aufgeteilt sind.

In diesem Beispiel ist die Sollstellung richtigerweise aufgeteilt auf Hausgeld & Rücklagen, die Zahlung hingegen aber nicht:

Aufteilung zwischen HG RL ändern 300x53 Rücklagen   Häufige Probleme

Um den Fehler zu beheben müssen Sie im Register „Listen“ in den „Kontoauszug“ gehen und dort die Zahlung des Eigentümers öffnen. Neben dem Betrag ist ein „?“-Symbol, wo Sie die Aufteilung berichtigen können.

6. Wie gebe ich Rücklagenzinsen, Soli und die Kapitalertragssteuer ein?

Im Register „Abrechnungen“ – Punkt „2. Daten Rücklagenabrechnung“ sehen Sie die Felder für Zinsen, Soli, Kapitalertragssteuer sowie weitere frei definierbare Felder. Über den Schalter „Rücklagenbestandskonten bearbeiten“ kommen Sie in ein Fenster, wo oben die Rücklagen-Festgeldkonten zu sehen sind. Unten über den Schalter „Neu“ können Sie eine neue Buchung zu dem entsprechenden Rücklagen-Festgeldkonto tätigen und dort den Betrag bei dem entsprechenden Feld eintragen. Vergeben Sie zusätzlich noch ein Datum, oben einen Text und klicken unten auf „Buchen“. Schließen Sie die nächsten Fenster mit „Zurück“. Nun ist der Betrag in der Rücklagenentwicklung zu sehen.

7. Ein Eigentümer hat gar keine Rücklage und auch nicht genügend Hausgeld bezahlt. Wie kann ich trotzdem die volle Summe zuführen?

Dies ist so nicht möglich, denn das BGH-Urteil vom 04.12.2009 „V ZR 44/99“ besagt, dass genau der Betrag, welcher eingezahlt wurde, dem Rücklagenbestandskonto zugeführt werden muss.

Daher muss in diesem Fall eine geringere Zuführung gebucht, bzw. die bestehende Zuführung über das Register „Listen“ und z.B. „Kontoauszug“ auf dem Konto Zuführung Rücklagen, geändert werden.

Zusätzlich kann, je nach Bedarf, der Differenzbetrag auch „unplanmäßig“ der Rücklage zugeführt werden, damit der Rücklagenbestand stimmig ist mit dem aktiven Rücklagenbestandskonto. Dies ist natürlich nur notwendig, wenn die volle – nicht komplett erhaltene – Rücklagen-Zuführung bereits getätigt wurde.

In diesem Fall gehen Sie vor wie unter Punkt 2. Und 3. beschrieben.

8. Ich habe ein neues Rücklagen-Festgeldkonto, wo muss ich dieses anlegen?

Sie müssen im Register „Verwaltung“ in das Unterregister „Konten“ gehen und oben auf den Schalter „Rücklagen WEG“ klicken.

Rücklagen Festgeldkonto anlegen 300x253 Rücklagen   Häufige Probleme

Dort können Sie bei der gewünschten Rücklagenposition unten über „Neu“ ein neues Rücklagen-Festgeldkonto anlegen. Nach dem Speichern haben Sie das Konto beim Buchen ebenso zur Auswahl. Einen Anfangsbestand können Sie über Register „Verwaltung“ – „Konten“ – links auf „Rücklagen (A)“ eingeben, indem Sie das Konto anklicken und links oben auf den Schalter „Anfangsbestand“ gehen.

Es ist ganz wichtig, dass Rücklagenbestandskonten nicht in den Objektstammdaten – dort im Register Bankkonten – bei den anderen Girokonten angelegt werden!

Ebenso darf keine extra Rücklagenposition für das neue Rücklagen-Festgeldkonto angelegt werden. Zusätzliche Rücklagepositionen benötigen Sie nur, wenn z.B. Rücklagen Garage, Rücklagen Vorderhaus, Rücklagen Hinterhaus usw. in dem Objekt anfallen und diese anders als die übliche Wohnung-Rücklage verteilt werden soll.

9. Wieso wird seit Win-CASA 2018 der Anfangsbestand der Rücklage nach Buchungsdatum ausgewertet?

In früheren Versionen von Win-CASA wurden die Soll- und Ist-Anfangsbestände der Eigentümer immer aufgrund von dem Umlageschlüssel und dem Anfangsbestand der Rücklage nach Wertstellungsdatum errechnet. Wurden die Rücklagen von den Eigentümern vollständig bezahlt, war der Endbestand der alten Abrechnung automatisch der Anfangsbestand der neuen Abrechnung.

Tritt der Fall ein, dass Eigentümer weniger in die Rücklage bezahlt haben als durch den Wirtschaftsplan geplant war, kommt es zu einer Nachzahlung auf die Rücklage. Bisher wurde die Nachzahlung dann per Abgrenzung (Buchungsdatum aktuelles Jahr, Wertstellung früheres Jahr) verbucht. Der Nachteil ist, der Endbestand der vorherigen Abrechnung stimmt nicht mehr mit dem Anfangsbestand der neuen Abrechnung überein.

Da davon auszugehen ist, dass Zuführungen und Entnahmen immer in dem Abrechnungsjahr verbucht werden (Buchungs- und Wertstellungsdatum), sind die einzigen Abgrenzungen, die der nachzuzahlenden Rücklagenrückstände. Durch diesen Umstand kann in Win-CASA erreicht werden, dass die Anfangsbestände dem der Endbestände der Vorjahresabrechnung übereinstimmen und die Nachzahlungen der Rücklagen eindeutig identifiziert und entsprechend korrekt ausgewiesen werden können.

Natürlich kommt es vor, dass nach Ablauf des Abrechnungsjahres erst die regulären Zuführungen und Entnahmen durchgeführt werden. In dem Fall muss beim Verbuchen der Rücklagen darauf geachtet werden, die Buchung gegen das passive Rücklagenbestandskonto immer mit Buchungs- und Wertstellungsdatum im Abrechnungszeitraum zu buchen, und nur den Teil mit dem aktiven Rücklagenbestandskonto entsprechend abzugrenzen.

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