Eingangs stellt sich jedoch die grundlegende Frage, ob Betriebskosten überhaupt im Mietvertrag vereinbart wurden. Grundsätzlich besteht auch die Möglichkeit einer Inklusivmiete, bei der sämtliche Nebenkosten bereits enthalten sind. In den meisten Fällen wird jedoch eine separate Abrechnung dieser Kosten erfolgen.
Bei Betriebskosten handelt es sich um laufende bzw. wiederkehrende Kosten, die tatsächlich angefallen sind. Einmalige Aufwendungen oder Kosten zählen demnach nicht zu den Betriebkosten. Zu beachten ist, dass etwaige Verwaltungskosten vom Vermieter übernommen werden müssen, obwohl es sich um laufende Kosten handelt.
Folgende laufende Kosten werden zu den Betriebkosten gezählt:
a) Heizkosten
Dieser Kostenblock stellt in der Regel den größten Anteil an den Betriebkosten dar. Aufgrund des Umfangs werden Details zu den Heizkosten bzw. zur Heizkostenabrechnung in einer gesonderten Verordnung geregelt.
b) Kosten für Warmwasserversorgung
Der genaue Umfang sowie Besonderheiten hierzu werden ebenfalls in der Heizkostenverordnung festgelegt.
c) Kosten verbundener Heizungs- und Warmwasserbereitungsanlagen
Die Höhe der abrechenbaren Kosten entspricht denen einer getrennten Anlage.
d) Kosten der Wasserversorgung
Hierzu gehören nicht nur die Kosten des Wasserverbrauchs. Unter die Wasserversorgungskosten fallen auch Eichkosten, die Zählermiete, Wartungskosten für die Wasseraufbereitungsanlagen sowie Kosten für den Betriebsstrom
e) Entwässerungskosten
Hierunter fallen die Kanalgebühren.
f) Straßenreinigung und Müllentsorgung
Der Vermieter ist bei der Müllentsorgung verpflichtet, die günstigste Behältervariante zu wählen. Kosten für die Sperrmüllentsorgung sowie Bauschutt fahlen nicht hierunter.
g) Hausreinigungskosten
Unter den Kostenblock der Hausreiningunskosten fallen alle Aufwände, die durch die Reinigung von gemeinsam genutzten Gebäudeteilen (z.B. Treppenhaus oder Keller) anfallen. Einmalige Kosten für die Ungezieferbekämpfung oder Beseitigung von Schmierereien können nicht umgelegt werden.
h) Beleuchtungskosten
Stromkosten für Beleuchtung des Außenbereiches, sowie für gemeinsam genutzte Gebäudeteile können umgelegt werden.
i) Fahrstuhlkosten
Die Aufwände für den Betrieb eines Personenfahrstuhls zählen zu den Betriebkosten. Insbesondere fallen hierunter Kosten für den Betriebsstrom sowie Wartungs- und Instandhaltungskosten (z.B. TÜV).
j) Gartenpflege
Kosten für die Pflege des Gartens zählen zu den Betriebkosten. Auch dann, wenn der Garten lediglich der Verschönerung dient und nicht von den Mietern genutzt werden darf. Sobald ein Garten komplett neu angelegt wird, können die Kosten jedoch nicht einfach über die Betriebskosten umgelegt werden.
k) Kosten für die Schornsteinreinigung
Sofern diese Kosten nicht bereits über die Heizkostenabrechnung abgerechnet werden kann dies durch Umlage in den Betriebskosten erfolgen.
l) Öffentliche Lasten
Insbesondere die Grundsteuer zählt zu den Betriebskosten. Sofern sich im Gebäude jedoch auch noch Gewerbebetriebe befinden, ist besondere vorsichtig geboten da hier meist höhere Grundsteuerbeträge anfallen als bei einem Privathaushalt.
m) Versicherungskosten
Im Rahmen der Betriebskosten können folgende Versicherungen umgelegt werden. Feuer-, Sturm- und Wasserversicherung, Elementarversicherung, Glasversicherung, Haftpflichtversicherung für das Gebäude, den Öltank sowie ggf. den Aufzug. Anderweitige, freiwillige Versicherungen müssen vom Vermieter getragen werden. Sofern Gewerbebetriebe angesiedelt sind, muss dies bei der Umlage der Versicherungsprämien berücksichtigt werden.
n) Hausmeisterkosten
Hierunter fallen Kosten für Tätigkeiten, die typischerweise durch einen Hausmeister abgedeckt werden (z.B. Reinigung von Gehwegen und Zufahrten, Schneeräumen, Bedienung der Heizung etc.). Hier sollte auf etwaige Doppelabrechnungen geachtet werden (z.B. Gartenpflegekosten wenn der Hausmeister dies bereits übernimmt).
o) Gemeinschaftsantennen
Sofern das Mietshaus über eine Gemeinschaftsantenne oder einen gemeinsamen Breitbandanschluss verfügt fallen die Kosten für Betriebsstrom, Wartung sowie etwaige Fernsehgebühren unter die Betriebkosten. Bei gemieteten Anlagen wird zusätzlich der Mietzins mitberücksichtigt.
p) Wäscheeinrichtungen
Sofern gemeinschaftliche Wäscheeinrichtungen (Waschmaschinen, Trockner, Bügelautomaten) zur Verfügung stehen fallen Strom, Wasser sowie die Wartung unter die Betriebskosten.
q) Sonstige Betriebskosten
Die Gefahr bei derartigen Kosten liegt darin unterschiedlichste Zusatzkosten auf den Mieter abzuwälzen. Hier gilt jedoch, dass derartige Kosten Mietvertrag unmissverständlich aufgeführt werden müssen.
Bei Betriebskosten muss beachtet werden, dass hier das Gebot der Wirtschaftlichkeit zum Tragen kommt, was jedoch nicht bedeutet, dass der Vermieter automatisch die jeweils billigste Variante wählen muss. Die Kosten sollten aber dennoch einem Vergleich mit Durchschnittswerten standhalten.