| Wie funktioniert die Buchhaltung in Win-CASA? | Zurück |
In Win-CASA wird die Buchhaltung gemäß den Regeln der doppelten Buchführung (Finanzbuchhaltung) geführt. Zahlreiche Assistenten und Buchungsautomatiken erleichtern die Buchführung, so dass auch Verwalter ohne Kentnisse in der Finanzbuchhaltung die Buchhaltung problemlos mit Win-CASA durchführen. Im folgenden werden die verschiedenen Buchungsfälle in einer Hausverwaltung erklärt und wie man diese in Win-CASA am schnellsten und einfachsten bucht.
Anfangsbestand der Bestandskonten erfassen
Anfangsbestände (EB-Werte) der Bestandskonten werden unter Menü Haus-Kontenrahmen-Anfangsbestand (EB-Wert) eingegeben. Win-CASA generiert die Anfangsbestandsbuchung automatisch.
Automatische Sollstellung
Damit werden für die die regelmässigen Zahlungen der Bewohner und Eigentümer automatisch Sollstellungen (Offene Posten) erzeugt. Dieser Assistent wird unter Menü Buchhaltung-Automatische Sollstellung aufgerufen. Die Art der Zahlungen wird unter Menü Haus-Daten-Zahlungen definiert. Für Bewohner z.B. die Miete und Betriebs/Heizkosten- vorauszahlungen, für Eigentümer die Hausgeldvorauszahlung. Hier wird auch der Zeitraum definiert (monatliche/2-monatige,vierteljährliche/halbjährliche/jährliche Zahlung). Für jede Zahlungsposition wird ein Erfolgskonto (Einnahmekonto) automatisch angelegt, z.B. 60000 Miete, 60010 Betriebskosten, 60020 Heizkosten oder 60100 Hausgeld. Die Bewohner/Eigentümer Debitorenkonten werden ebenso automatisch bei der Neuanlage einer Wohnung bzw. bei Bewohner- und Eigentümerwechseln angelegt. Diese Konten finden Sie unter Menü Haus-Kontenrahmen-Konten im Bereich Sachkonten- Einnahmen und Debitoren-Bewohner/Eigentümer.Nach dem Aufruf der Automatischen Sollstellung geben Sie den Monat und das Jahr an, für das die Sollstellung durchgeführt werden soll. Win-CASA erzeugt Sollstellungen für alle Bewohner/Eigentümer, deren Ein- und Auszugsdatum (bzw. Kauf- und Verkaufsdatum für Eigentümer) in diesem Monat liegt. Falls der Zeitraum nicht den vollen Monat abdeckt, wird entsprechend taggenau sollgestellt (z.B. wenn ein Mieter am 15. des Monats ausgezogen ist). Ein Beispielbuchungssatz für einen Bewohner, der monatlich 1.000 EUR inkl. Nebenkosten zu zahlen hat und automatisch generiert wird, kann wie folgt aussehen:
Konto (S) Konto (H)
B.001.00 1.000 EUR 60000 Miete 800 EUR
60010 Betriebskosten 80 EUR
60020 Heizkosten 120 EUR
Nach dem Durchlauf der automatischen Sollstellung stehen die offenen Posten in Menü - Listen - Offene Posten Liste (Forderungen), Menü Buchhaltung - Lastschriften (für alle Bewohner/Eigentümer, die am Lastschrifteinzugsverfahren teilnehmen), Menü Listen - Mahnliste (wenn nach der eingestellten Anzahl der Tage noch keine Zahlung erfolgte) und unter Sollstellung buchen (hier können eingegangene Zahlungen verbucht werden).
Mahngebühren automatisch buchen
Im Menü Listen - Mahnliste werden alle offenen Posten angezeigt, die gemahnt werden müssen. Mit dem Schalter "Rundschreiben" werden Mahnbriefe ausgedruckt. Während des Mahnlaufs können auf Wunsch Mahngebühren automatisch sollgestellt werden. Win-CASA kennt drei Mahnstufen, die jeweiligen Mahngebühren werden unter Menü - Stammdaten - Voreinstellungen - Mahnwesen vorbelegt.Sammellastschriften erzeugen (Zahlungsverkehr)
Für alle Bewohner und Eigentümer, die am Lastschrifteinzugsverfahren teilnehmen (Lastschrifteinzugsermächtigung angeklickt unter Menü Wohnung - Daten - Register Bewohner - Zahlungen oder Menü Wohnung - Daten - Register Eigentümer - Zahlungen) werden Lastschriften unter Menü Buchhaltung - Lastschriften erzeugt. Lastschriften können auf DIN-A4 Lastschriftformulare gedruckt oder in eine DTAUS-Datei (Datenträgeraustauschverfahren) abgelegt werden. Die DTAUS-Datei kann auf Diskette mit dazugehörigem Begleitzettel zur Bank gebracht werden oder mit einem Online Banking Programm eingelesen und online zur Bank übertragen werden.Sollstellungen buchen
Im Menü Buchhaltung - Sollstellungen buchen werden alle offenen Posten aufgelistet, die mit der automatischen oder manuellen Sollstellungen (für Sonderzahlungen, Guthaben/Nachzahlungen aus Fremdabrechnungen) generiert wurden. Sind Zahlungen eingegangen, können die dazugehörigen Sollstellungen angeklickt und gebucht werden. Beispiel für einen automatisch erstellten Buchungssatz für die Zahlung eines Mieters:Konto (S) Konto (H)
1200 Bank 1.000 EUR B.001.00 1.000 EUR
Besondere Buchungsfälle werden hier ebenso bequem per Mausklick gebucht:
- Unterzahlungen (Bewohner/Eigentümer bezahlt nicht den vollen offenen Posten Betrag, Restbetrag bleibt als offener Posten)
- Überzahlungen (Bewohner/Eigentümer zahlt zuviel, Überzahlungsbetrag bleibt als offener Posten)
- Guthaben verrechnen (Bewohner/Eigentümer hat im Vormonat zu viel bezahlt, wird mit offenem Posten des folgemonats Verrechnet)
- Guthaben in geleistete Zahlungen wandeln (Eigentümer hat zu viel Hausgeld bezahlt. Er möchte das Haugeld nicht zurückerstattet haben. Hausgeld soll in der Abrechnung mit den anteiligen Kosten abgerechnet werden).
- Zahlung mehrere offenen Posten aus Vormonaten
- Eigentümer besitzt mehrere Wohnungen und zahlt das Hausgeld als Gesamtbetrag für alle Wohnungen
Rücklastschriften verbuchen
Zahlungen von Bewohnern/Eigentümern werden per Lastschrift eingezogen. Die Zahlungen werden auf dem Bankkonto gutgeschrieben. Einige Tage später wird eine Lastschrift zurückgebucht, weil das Konto des Bewohners nicht gedeckt war. Es entstehen dabei Rücklastschriftgebühren. Dieser häufige Buchungsfall wird über den Assistenten für Rücklastschriften gebucht. Dieser wird unter Menü Buchhaltung-Buchen über den Schalter Rücklastschrift aufgerufen. Die Rücklastschrift wird automatisch gebucht, eine erneute Sollstellung inkl. Rücklastschriftgebühren wird erstellt.Rechnungseingang buchen (Nebenbuchhaltung)
In der Win-CASA Buchhaltung kann der Verwalter entscheiden, ob er eine Nebenbuchhaltung für Kreditoren (Lieferanten) führt oder Ausgaben direkt auf Ausgabekonten bucht. Der Vorteil der Nebenbuchhaltung für Lieferanten betseht darin, dass bereits bei Rechnungseing eine Buchung (=neuer Offener Posten) erfolgt, mit der Möglichkeit, den Betrag an den Lieferanten zu überweisen. Der Verwalter hat dadurch eine bessere Kontrolle über Verbindlichkeiten gegenüber Lieferanten (z.B. in Listen - Offene Posten - Verbindlichkeiten). Der Buchungssatz für den Rechnungseingang mit aut. Überweisung an den Lieferanten lautet wie folgt:Konto (S) Konto (H)
40000 Müllabfuhr 200 EUR 70000 Stadtwerke 200 EUR
Der Rechnungseingang kann auch auf mehrere Sachkonten gesplittet werden (Schalter Split im Buchungsfenster anklicken):
Konto (S) Konto (H)
40000 Müllabfuhr 80 EUR 70000 Stadtwerke 200 EUR
40100 Abwasser 70 EUR
40200 Strom 50 EUR
Die Buchung wird über Menü Buchhaltung - Buchen - Taste F6 = doppelte Buchführung eingegeben. Es kann auch der Schalter "OP Lieferant" im Bereich Assistenten geklickt werden. Einige Tage später wird der Rechnungsbetrag vom Konto der Hausverwaltung abgebucht. Der Buchungssatz für die Zahlung an den Lieferanten lautet:
Konto (S) Konto (H)
70000 Stadtwerke 100 EUR 1200 Bank
Diese Buchung kann unter Menü Buchen - Sollstellungen buchen erfolgen oder direkt im Buchungsfenster in der Ansicht "Doppelte Buchführung" oder "Bankbuchung".
Buchungsfenster - Ansicht Bankbuchung (Taste F5)
In dieser Ansicht werden Bankbuchungen eingegeben, d.h. Buchungssätze bei denen ein Girokonto oder eine Kasse angesprochen wird. Hier bucht der Verwalter alle Ausgaben oder sonstige Einnahmen (Bewohner- und Eigentümerzahlungen werden über die automatische Sollstellung und Sollstellungen buchen gebucht). In dieser Ansicht sind keine Kenntnisse der doppelten Buchführung erforderlich, da Win-CASA Soll- und Habenkonto automatisch richtig zuordnet und abspeichert.
Buchungsfenster - Ansicht Doppelte Buchführung (Taste F6)
In dieser Ansicht können Verwalter mit Kenntnissen der doppelten Buchführung nach den Regeln der doppelten Buchführung buchen. Beispiel siehe weiter oben: Rechnungseingang und Zahlung.
Zuführungen und Entnahmen Rücklagen buchen
In der WEG-Verwaltung sind die Bildung von Rücklagen gesetzlich vorgeschrieben. Rücklagen müssen gewinnbringend angelegt werden (Sparbücher, Festgeldkonten). In Win-CASA werden Rücklagepositionen mit allen dafür erforderlichen Konten unter Menü Haus - Kontenrahmen - Rücklagekonten angelegt. - Sachkonto Ausgaben für Zuführungen (z.B. 30000 Zuführung Rücklagen)
- Sachkonto Einnahmen für Entnahmen (z.B. 30100 Entnahmen Rücklagen)
- Aktive Bestandskonten (Sparbücher, Festgeldkonten, z.B. 950 Festgeld)
- Passives Bestandskonto Rücklagen (z.B. 840 Rücklagen)
Ein Beispiel für den Buchungssatz Zuführung:
Konto (S) Konto (H)
30000 Zuf. Rücklagen 2.000 EUR 840 Rücklagen 2.000 EUR
Der zugeführte Betrag kann über eine weitere Buchung vom Girokonto der Verwaltung auf ein Festgeldkonto übertragen werden.
Konto (S) Konto (H)
950 Festgeld 2.000 EUR 1200 Bank 2.000 EUR
Um aussergewöhnliche Ausgaben zu decken, kann Geld lt. Beschluss der Eigentümer aus den Rücklagen entnommen werden.
Ein Beispiel für Buchungssatz Entnahme:
Konto (S) Konto (H)
840 Rücklagen 10.000 EUR 30100 Entnahme Rücklagen 10.000 EUR
Der entnommene Betrag wird vom Festgeld auf das Girokonto übertragen:
Konto (S) Konto (H)
1200 Bank 10.000 EUR 950 Festgeld 10.000 EUR
Zu den Aufgaben des Verwalters gehört auch, die Entwicklung der Rücklage in der Jahresversammlung auszuweisen. In Win-CASA wird die Rücklagenabrechnung im Menü Abrechnung - Rücklagen aufgerufen. Vor dem Ausdruck kann der Verwalter Zinsen, Soli und ZASt. für die angelegten Festgeldkonten und Sparbücher buchen.
Anfangsbestände der Rücklagebestandskonten erfassen
Wenn ein neues WEG-Objekt in die Verwaltung aufgenommen wird, müssen die Anfangsbestände der Rücklagekonten vor dem Beginn des Wirtschaftsjahres eingegeben werden. Anfangsbestände von Bestandskonten werden in Win-CASA unter Menü Haus - Kontenrahmen - Anfangsbestand (EB-Wert) erfasst.
Beispiel: Sie beginnen das Wirtschaftsjahr am 1.1.2007. Die WEG besitzt Rücklagen in Höhe von 40.000 EUR am 31.12.2006. Davon sind 30.000 EUR auf einem Festgeldkonto angelegt, 8.000 EUR auf einem Sparbuch und 2.000 EUR befinden sich noch auf dem Girokonto (wurden den Rücklagen zugeführt, aber noch nicht auf einem Festgeldkonto angelegt). Das Girokonto weist zum 31.12.2006 einen Betrag von 4.355,56 im Haben aus. Unter Haus - Kontenrahmen - Rücklagekonten legen Sie eine Rücklageposition an, inkl. zwei aktive Rücklage-Bestandskonten Sparbuch und Festgeld und das passive Bestandskonto Rücklagen. Gehen Sie in Menü Haus - Kontenrahmen - Anfangsbestand (EB-Wert) und geben Sie die Anfangsbestände zum 31.12.2006 für das Festgeld (30.000 EUR), Sparbuch (8.000 EUR), Rücklagen (40.000 EUR) und das Girokonto (4.355,56 EUR) ein.
Sonderumlage
Zur Behebung eines Liquiditätsmangels auf dem Geschäftskonto einer WEG kann durch Beschluss der Eigentümerversammlung eine Sonderumlage erhoben werden. Die Sonderumlage wird in Win-CASA im Menü Buchhaltung - Sonderumlage erhoben. Der Gesamtbetrag wird eingegeben. Der Anteil lt. MEA für die Eigentümer wird berechnet und automatisch sollgestellt. Der Verwalter kann ein Rundschreiben für die Eigentümer drucken, in dem diese über die Höhe Ihres Anteil an der Sonderumlage informiert werden.
Guthaben/Nachzahlungen aus Abrechnungen automatisch Sollstellen
Aufgrund einer Nebenkosten- oder Hausgeldabrechnung entstehen Guthaben oder Nachzahlungen für Bewohner oder Eigentümer. Nach erfolgter Abrechnung kann die Liste der Guthaben/Nachzahlungen über Menü Abrechnung - Guthaben/Nachzahlungen aufgerufen werden. Diese können hier automatisch Sollgestellt werden (offene Posten generieren). Für Nachzahlungen werden Lastschriften generiert (für Bewohner/Eigentümer, die am Lastschrifteinzugsverfahren teilnehmen) . Für Guthaben Überweisunen an Bewohner/Eigentümer. Kleinere Guthaben/Nachzahlungen der Eigentümer können in geleistete Hausgeldzahlungen gewandelt oder erst mit der Abrechnung im nächsten Jahr verrechnet werden.
Beispiel für einen automatisch generierten Buchungssatz (offener Posten):
Konto (S) Konto (H)
B.001.00 Heinrich 120 EUR 60090 Guthaben/Nachzahlungen 120 EUR
Sobald der Bewohner die Nachzahlung leistet, kann diese unter Sollstellung buchen automatisch gebucht werden. Beispiel für den automatisch generierten Buchungssatz (Zahlung):
Konto (S) Konto (H)
1200 Bank 120 EUR B.001.00 Heinrich 120 EUR
Darlehen aufnehmen und tilgen
Ein Darlehen stellt eine Verbindlichkeit gegenüber Kreditinstituten dar. In Win-CASA wird dafür ein passives Bestandskonto unter Haus - Kontenrahmen - Konten - Bestandskonten angelegt (z.B. 850 Darlehen). Gebucht wird unter Menü Buchhaltung - Buchen - Ansicht Doppelte Buchführung. Der Buchungssatz lautet:
Konto (S) Konto (H)
1200 Bank 20.000 EUR 850 Darlehen 20.000 EUR
Das aktive Bestandskonto Bank verzeichnet einen Zugang (das Kreditinstitut hat das Darlehen auf dem Bankkonto gutgeschrieben), ebenso das passive Bestandskonto Darlehen (es besteht eine Verbindlichkeit gegenüber dem Kreditinstitut von 20.000 EUR).
Ein Bespielbuchungssatz für die Tilgung des Darlehens lautet:
Konto (S) Konto (H)
850 Darlehen 5.000 EUR 1200 Bank 5.000 EUR
Das passive Bestandskonto Darlehen verzeichnet einen Abgang (es wurden 5.000 EUR vom Darlehen zurückbezahlt, Restdarlehen 15.000 EUR), ebenso das aktive Bestandskonto Bank (vom Bankkonto wurden 5.000 EUR zur Tilgung des Darlehens zrückbezahlt).
