FAQs zu Win-CASA

Win-CASA ist eine reine Windows-Anwendung und nicht direkt auf einem PC von Apple (z.B. Mac Pro, MacBook Pro) lauffähig. Allerdings gibt es das Programm "Parallels Desktop". Dieses Programm erlaubt es Ihnen, ein Windows-Betriebssystem parallel auf einem Mac zu installieren. Nach der Installation können Sie eine Windows-Sitzung starten, Win-CASA installieren und jederzeit darin ausführen. Eine Verknüpfung zu Win-CASA (Icon) können Sie auch auf Ihren Mac OS Desktop legen und Win-CASA damit direkt starten.

Voraussetzung dafür ist also die Software "Parallels Desktop" und eine gültige Windows Lizenz (z.B. XP oder Windows 7).

In einem BMF Anwendungsschreiben vom 15.2.2010 hat die Finanzbehörde eine detaillierte Aufzählung begünstigter und nicht begünstigter haushaltsnaher Dienstleistungen und Handwerkerleistung veröffentlicht.

Die komplette Liste finden Sie hier

Zum Thema Automatikkonto und USt. lesen Sie bitte hier.

Wichtige Hinweise zur WEG-Abrechnung bei gewerblichen Eigentümern

Im Gegensatz zur Nebenkostenabrechnung für Mieter gilt bei der WEG-Abrechnung das Prinzip  „Hauptlast trägt Nebenlast“ nicht.

Die Hausgeldvorauszahlungen enthalten grundsätzlich keine USt.

In der WEG-Abrechnung werden die anteiligen Kosten für einen gewerblichen Eigentümer als Bruttobeträge ausgewiesen.

Die in diesen anteiligen Kosten enthaltene USt. des gewerblichen Eigentümers werden jetzt als Gesamtsumme und getrennt nach USt.-Sätzen (z.B. 7%, 19%) ausgewiesen!

Wichtiger Hinweis: In der ausgewiesenen USt. ist die anteilige USt. der Festbeträge (z.B. aus externen Heizkostenabrechnungen von Brunata, Techem etc.) nicht enthalten, da diese USt.-Beträge nicht in WIN-CASA erfaßt werden. Bitte legen Sie einem gewerblichen Eigentümer externe Abrechnungen bei, da aus diesen der jeweilige Anteil (=Festbetrag) und der Anteil der USt. entnommen werden kann. Diese Anteile sind zu den von WIN-CASA ausgewiesenen USt.-Anteilen zu addieren, um die korrekte USt. für eine USt.-Erklärung des gewerblichen Eigentümers zu erhalten.

Erlauben Sie uns das Thema „Gewerbliche Mieter" an einem einfachen Fallbeispiel zu erklären:

 Mietshaus mit 2 Mietern (ein privater und ein gewerblicher Mieter). Der private Mieter bezahlt 200,00 EUR, der gewerbliche Mieter bezahlt 238,00 EUR (200,00 EUR + 19%) als BK-Vorauszahlungen. Es fallen im Abrechnungsjahr drei Kosten an:

Rg. Gartenbaufirma 119,00 EUR (100,00 EUR + 19% UST)

Rg. Wasser 107,00 EUR (100,00 EUR + 7% UST)

Rg. Grundsteuer 100,00 EUR (100,00 EUR + 0% UST)

Verteilung der Kosten über Umlageschlüssel Wohneinheit (zur Vereinfachung des Beispiels).

Abrechnung des privaten Mieters

Bei einem privaten Mieter werden in der Spalte „Kosten - Gesamt" auf Ihrer Nebenkostenabrechnung die Brutto-Gesamtkosten des Hauses aufgeführt. Evtl. angefallene USt bei den einzelnen Ausgabepositionen bleibt unbeachtet, da der Vermieter diese auf private Mieter angefallen USt nicht gegenüber dem Finanzamt in Abzug bringen kann.

Abrechnung des gewerblichen Mieters

Beim gewerblichen Mieter werden in der Spalte „Kosten-Gesamt" auf Ihrer Nebenkostenabrechnung die Netto-Gesamtkosten ausgewiesen.

Bei der Abrechnung von gewerblichen Mietern gilt in der Hausverwaltung der Grundsatz „Hauptlast trägt Nebenlast". Hierbei sind folgende Bestimmungen zu beachten:

Nebenleistungen teilen umsatzsteuerlich das Schicksal der Hauptleistung (Abschn.29 Abs.3 Satz 1 UStR). Dies gilt auch hinsichtlich des Steuersatzes. Deshalb unterliegen die Nebenleistungen zu steuerpflichtigen Vermietungsleistungen (Umlagen) - wie die Kaltmiete - dem allgemeinen Steuersatz von 15 v.H., ab 1.4.1998 16 v.H. (§12 Abs.1 UStG). Dies gilt auch, wenn die Kosten für den Bezug von Frischwasser auf den Mieter umgelegt werden, obwohl dem Vermieter für den Bezug des Frischwassers lediglich 7 v.H. Umsatzsteuer berechnet werden (§12 Abs.2 nr.1 UStG i. V. mit Nr.34 der Anlage des UStG). Auch Nebenkosten, bei deren Bezug keine Umsatzsteuer anfällt (z.B. Grundbesitzabgaben, Abwassergebühren und Gebäudeversicherungen), unterliegen bei der Weiterbelastung der Umsatzsteuer mit 16 v.H. Der Mieter kann die in der Nebenkostenabrechnung ausgewiesene Umsatzsteuer auf die Nebenkosten ebenso wie die Umsatzsteuer auf die Kaltmiete unter den weiteren Vorraussetzungen des § 15 UStG als Vorsteuer abziehen.

(NWB Nr.10 vom 2.3.1998)

Dies bedeutet:

Wird auf die Miete eine UST von 19% verrechnet, so müssen alle Nebenkosten auch mit einem UST-Satz von 19% weiterberechnet werden. Egal ob die Nebenkosten ursprünglich einen geminderten oder keinen UST-Satz beinhalten.

Im nebenstehenden Bespiel entfallen somit auf Wasser und Grundsteuer eine UST von 19% auf den Nettopreis.

Die hierbei eingezogene UST wird anschließend in der UST-Liste ausgewiesen

sollte es notwendig sein, einen früheren Bewohner bzw. Leerstand nachträglich einzufügen, gehen Sie bitte wie im nachfolgendes Beispiel vor:

 Sie haben den Bewohner Müller ab 1.1.2008 angelegt und bereits für das Jahr 2008 gebucht.

 Nun fällt Ihnen auf, dass Sie vergessen haben den früheren Bewohner Schmitt (wohnte 1.1.2007 bis 31.12.2007 im Haus) anzulegen.

1. Register Verwaltung - Wohnung - Daten - Bewohner Müller auswählen

• Register Vertrag: Hier tragen Sie unter Auszug das Tagesdatum ein
• wechseln in Register Bewohner - Schalter Bewohnerwechsel anklicken
• jetzt tragen Sie den früheren Bewohner Schmitt ein mit Einzug 01.01.2007
• Schalter SPEICHERN anklicken

    2.   Register Verwaltung - Wohnung - Daten - Bewohner Schmitt  auswählen

•  Register Vertrag: Hier tragen Sie unter Auszug den 31.12.2007 ein
• Wechseln in Register Bewohner-Schalter Bewohnerwechsel anklicken
•  Jetzt tragen Sie den aktuellen Bewohner Müller wieder ein mit Einzug 01.01.2008
• Schalter SPEICHERN anklicken

 Der  Bewohnerwechsel wurde somit korrekt durchgeführt. 

Durch diesen Wechsel wurden jedoch die bisher eingegebenen Buchungen auf den alten Bewohner Müller mitgewechselt. Um dies zu ändern gehen Sie in das

   3.  Register LISTEN - KONTOAUSZUG

•  wählen Sie dort EINNAHMEN und das KONTO des früheren Bewohners Müller aus (die Wohnungsnummer ist gleich geblieben, aber die Endung hat sich verändert z.B. B001.01)

         WICHTIG! Stellen Sie den Zeitraum auf "ALLE BUCHUNGEN" ein

•  Sie sehen nun alle Buchungen des Bewohners Müller, allerdings nicht in der aktuellen Wohnung
• Beginnen Sie nun bei der ersten Buchung und klicken Sie diese DOPPELT an. Dadurch wird die Buchung zum Ändern geöffnet
• Wählen Sie jetzt bei Konto das Konto des aktuellen Bewohners Müller z.B. B001.00 aus und speichern Sie die Buchung ab
•  Es erscheint eine kurze Meldung, dass Ihre Buchung nicht im ausgewählten Zeitraum bzw. Konto liegt, diese bestätigen Sie
•  Führen Sie diese Kontoänderung nun bei allen anderen Buchungen durch

Dadurch ist der nachträgliche Bewohnerwechsel nun komplett abgeschlossen.

Tipp: Sie finden Ihren ausgezogenen Bewohner im Register Verwaltung -ausgezogene Bewohner.

Gem. Voreinstellung ist der Wohnflächenschlüssel Nr.1 (WEG Nr. 50) ein anteiliger Schlüssel. Falls sich die Wohnfläche des Objektes/der Wohnung während des Jahres ändert, kann ein anteiliger Schlüssel nicht verwendet werden, da bei anteiligen Schlüsseln keine geänderte Wohnfläche (beim ausgezogenen Bewohner/früheren Eigentümer) eingegeben werden kann.

Deshalb gehen Sie bitte wie folgt vor.

•  Legen Sie im Register VERWALTUNG– KONTEN – UMLAGESCHLUESSEL einen neuen Umlageschlüssel an. z.B. Schlüssel Nr. 20 – Bezeichnung „Wohnfläche n. Zeit“ – Einheit „m² x T“ - Verteilung „x Tage“ (nicht Anteilig!!!).
• Ordnen Sie im Register VERWALTUNG– KONTEN – KONTEN – diesen neuen Schlüssel allen Ihren Konten zu, die nach m² umgelegt werden sollen.
• Geben Sie im Register VERWALTUNG - WOHNUNG – DATEN – REGISTER ANTEILE – bei allen Wohnungen die m² genau ein.
• Ändert sich in einer Wohnung nun während des Jahres die m²- Zahl, so muss ein  Bewohner-/Eigentümerwechsel durchgeführt werden, auch wenn sich der Bewohner/Eigentümer selbst eigentlich nicht ändert. (Register VERWALTUNG - WOHNUNG – DATEN – SCHALTER BEWOHNER-/EIGENTÜMERWECHSEL).
• Nach dem durchgeführten Bewohner-/Eigentümerwechsel geben Sie im Register VERWALTUNG - WOHNUNG – DATEN – REGISTER ANTEILE die neue m² Zahl ein. (Während im Register VERWALTUNG – AUSGEZOGENE BEWOHNER/FRÜHERE EIGENTÜMER – REGISTER ANTEILE beim „Vorbewohner“ die alte m² Zahl stehen bleibt.
• Das Programm multipliziert bei dieser Abrechnungsart die eingegebenen m² Zahl mit. Der Wohndauer, z.B. 100 m² bewohnt für ein Jahr ergäben somit 36500 m² x T in der Abrechnung.

Dadurch ist eine zeitgenaue Aufteilung von Wohnflächenveränderungen im Programm umzusetzen.

Ab Version 2009 ist Win-CASA auf Wunsch vieler bestehender Kunden auch als Update-Abo verfügbar. Bestehende Kunden einer Vorversionen können neue Hauptversionen von Win-CASA (erstmalig ab Version 2009) im Update-Abo erwerben. Das Abo bietet folgende Vorteile:

• Ein nochmals ermäßigter Preis von ca. 65% gegenüber dem Vollversionspreis
• Automatische Zusendung bei Erscheinen einer neuen Hauptversion
• Kostenloser Download der aktuellsten Service-Datei mit allen Neuerungen der gerade aktuellen Version

Ein Update-Abo Formular und die AGB finden Sie hier.

Eine genaue Erklärung finden sie hier.

Eine genaue Erklärung finden sie hier.

Das Win-CASA Banking Modul kann online abgeholte Kontoauszüge importieren (MT-940 Format), Umsätze automatisch zuordnen und verbuchen. Dadurch wird die Buchhaltung wesentlich erleichtert und verschnellert. Eine Liste von Onlinebanking-Programmen, die Kontoauszüge im MT-940 Format exportieren, finden Sie hier.

Für den einzelnen Wohnungseigentümer/Bewohner kommt eine Steuerermäßigung in Betracht, wenn der Anteil der steuerbegünstigten Kosten (Arbeits- und Fahrtkosten)  entweder in der Jahresabrechnung oder in einer sepparaten Bescheinigung ausgewiesen werden.

Im Fenster Buchen gibt es einen neuen Schalter "§35a", der aktiviert wird, sobald ein Ausgabekonto ausgewählt ist. Klickt man darauf, können die auf der Rechnung ausgewiesenen Anteile  lt. § 35 a eingegeben werden:

Die Bescheinigung wird im Register Abrechnungen - Punkt 8 aufgerufen. Vor dem Ausdruck können die Anteile kontrolliert werden. Das Kontroll-Fenster beinhaltet auch einen Schalter "Buchungsjournal drucken", mit dem ein Buchungsjournal der Buchungen, die Anteile lt. §35a enthalten, ausgedruckt werden kann. Einen Beispielausdruck der Bescheinigung sehen Sie hier.

Der Verwalter ist somit in der Lage, die Anteile lt. §35a je nach Verwaltungsart entweder für Bewohner, Eigentümer oder beide auszuweisen.
Eine ausführlichere Beschreibung zum Ausweis der Anteile lt. §35a finden Sie in dem jeweiligen Fenster über die Hilfe-Taste oder Funktionstaste F1.

Aktuelle Hinweise zur Bescheinigung finden Sie hier.

Überprüfen Sie im Register Verwaltung - Gruppe Wohnung - Schalter Daten - Bewohner - Vertrag oder Schalter Daten - Eigentümer - Zahlungen das Ein- und Auszugsdatum bzw. Kauf- und Verkaufsdatum. Liegt das Datum ausserhalb des Monats der Sollstellung wird keine Sollstellung für diesen Bewohner oder Eigentümer erzeugt.

Win-CASA bietet 99 individuell einstellbare Umlageschlüssel pro Objekt (z.B. Wohnfläche, Personen, MEA, Ext. Heizkosten etc.). Im Register Verwaltung - Gruppe Wohnung - Schalter Daten - Anteile werden nur die Umlageschlüssel angezeigt, die mindestens einem Ausgabe- oder Einnahmekonto zugeordnet sind. Die Liste ist dadurch übersichtlicher und es werden nur die Anteile pro Wohnung eingegeben, die auch wirklich zur Berechnung in der Nebenkostenabrechnung benötigt werden. Sobald man einem umlagefähigen Konto einen neuen Umlageschlüssel im Register Buchhaltung - Schalter Kontenrahmen - Konten zuordnet, erscheint dieser Schlüssel in der Anteile-Liste der Wohnungen und man kann den Anteil eingeben.

Die Wohnfläche wird im Register Verwaltung - Gruppe Wohnung - Schalter Daten - Anteile eingegeben. In Win-CASA ist der Umlageschlüssel Wohnfläche vordefiniert. Sobald man einem umlagefähigen Konto den Umlageschlüssel Wohnfläche im Register Buchhaltung - Schalter Kontenrahmen - Konten zuordnet, erscheint die Wohnfläche in der Anteile-Liste der Wohnungen und kann dort die Wohnfläche eingeben. Falls sich die Wohnfläche von der beheizten Wohnfläche unterscheidet und man die beheizte Wohnfläche für die Umlage benötigt, definiert man einen neuen Schlüssel "Wohnfläche beheizt" und ordnet diesen dem umlagefähigen Konto zu. Unter Wohnung-Daten-Anteile kann man jetzt die beheizte Wohnfläche pro Wohnung eingeben.

Der Umlageschlüssel "Wohneinheiten" ist ein „Anteiliger Schlüssel“.
Ein „Anteiliger Schlüssel“ ist immer auf die Wohnung bezogen, daher muss der Schlüssel auf "x Tage" umgestellt werden. Anschließend wird beim ausgezogenen Bewohner 1 Einheit eingegeben und beim aktuellen Bewohner die Einheit gelöscht. Falls der Schlüssel "Wohneinheiten" für mehrere Kostenpositionen verwendet wird, muss für das Konto Hausreinigung ein neuer Schlüssel erstellt werden.

Überprüfen Sie zuerst im Register Buchhaltung - Schalter Kontenrahmen - Spezielle Konten zuordnen ob ein Rücklastschriftgebühren-Konto zugeordnet ist. Desweiteren gehen Sie sicher, ob bei diesem Konto ein Umlageschlüssel mit Verteilung "Festbetrag" hinterlegt ist.

Klicken Sie zunächst im Register Verwaltung - Schalter Konten - Sonstiges - Kontostände aktualisieren. Sollte dennoch der Kontostand nicht stimmen, öffnen Sie das Register Listen - Übersicht Bankkonto und stellen den Zeitraum "Alle Buchungen" ein. Beachten Sie, dass im Register Buchhaltung – Buchen immer der Saldo aller Buchungen ausgewiesen wird. Ist der Saldo in Übersicht Bankkonto auch falsch, wurde falsch gebucht. Überprüfen Sie hier Ihre Buchungen.

Gehen Sie über das Register Buchhaltung - Schalter Buchen und wählen das Ausgabekonto aus. Buchen Sie dann den Betrag mit einem Minus-Vorzeichen.

Wählen Sie zuerst das Laufwerk aus und klicken dann rechts auf die Schaltfläche "Verzeichnis auswählen" (Baumsymbol) und geben das Verzeichnis an wohin die Datensicherung gespeichert werden soll.

Klicken Sie im Register Buchhaltung - Schalter G/N-Sollstellen an und geben hier das Guthaben ein.

Kontrollieren Sie ob noch offene Posten vorhanden sind. (Register Buchhaltung - Schalter Sollstellung buchen)

Unter "Lastschriften erstellen" können keine Lastschriften gelöscht werden. Damit diese verschwinden klicken Sie diese im Register Buchhaltung - Schalter Sollstellungen Buchen an und löschen die Sollstellungen der betreffenden Mieter.

Register Listen - Eigentümer - Einzelkontoauszug.

Es wurde eine falsche Sollstellung erzeugt. Im Register Listen - Kontoauszug muss diese Sollstellung und Zahlung gelöscht werden. Anschließend muss diese im Register Buchhaltung - Schalter G/N Sollstellen neu sollgestellt und verbucht werden.

Prüfen Sie die Voreinstellung im Register Verwaltung - Schalter Einstellungen - Mahnwesen was hier ausgewählt wurde. 

Es wurde der falsche Bericht gewählt. Beachten Sie e_mahn_1.doc ist für Eigentümer, b_mahn_1.doc für Bewohner.

Kontrollieren Sie in den einzelnen Wohnungen ob beim Anteil "Heizkosten" die aktuellen Beträge eingetragen sind.

Im Register Buchhaltung - Schalter Kontenrahmen - Konten wählen Sie das betreffende Konto aus und klicken auf "Ändern". Das Fenster "Kontodaten" wird geöffnet, dort stellen Sie das Konto bei "Umlagefähig" auf "Nicht umlagefähig" um.

Der Anteil wird anhand vom Zeitraum des Bewohners berechnet. In diesem Fall war der Bewohner nicht 365 Tage in dieser Wohnung.

Bei der Abrechnung von gewerblichen Mietern gilt in der Hausverwaltung der Grundsatz "Hauptlast trägt Nebenlast". Dies bedeutet: Wird auf die Miete eine UST von 19% verrechnet, so müssen alle Nebenkosten auch mit einem UST-Satz von 19% weiterberechnet werden. Egal ob die Nebenkosten ursprünglich einen geminderten oder keinen UST-Satz beinhalten.

Im Zwischenfenster "Festbeträge abrechnen" der Nebenkostenabrechnung muss in der Spalte UST der ext. Heizkosten "19%" hinterlegt sein.

Überprüfen Sie im Register Verwaltung - Schalter Verwalter, ob hier die korrekten Verwalterdaten eingetragen sind.

Wählen Sie im Register Abrechnungen - Nebenkostenabrechung für Bewohner im Register Abrechnungsdaten, die Option "Nullwerte unterdrücken" aus.

Hier fehlt die Zuordnung zum Bestandskonto, die Buchung muss im Register Listen - Kontoauszug gelöscht und im Register Buchhaltung - Schalter Buchen - Schalter Rücklagenassistent neu gebucht werden.

Die automatische Sollstellung für April kann für alle Häuser wiederholt werden.

Wurde die automatische Sollstellung jedoch im April für 4 Häuser von 6 erstellt, so werden bei einer erneuten automatischen Sollstellung im April für alle Häuser nur die 2 fehlenden Objekte sollgestellt.                                                                               
Dies ist kontrollierbar im Fenster automatische Sollstellung. Auf der rechten Seite bei der Monatsauflistung erscheint neben April ein Fragezeichen. Klickt man darauf, werden die bisher 2 fehlenden Objekte angezeigt.

Für diesen Bewohner wurde eine Staffelmiete vereinbart, bei der kein Datum "Ab Wann" angegeben ist.

Die Sollstellung kann im Register Buchhaltung - Schalter Zahlungstermin erstellt werden.

Im Register Buchhaltung - Schalter Kontenrahmen - Konten, wählen Sie das betreffende Konto aus und klicken auf "Ändern". Hier setzen Sie das Häkchen bei "Umlage auf Mieter".

Klicken Sie im Register Abrechnung - WEG-Abrechnung - Register "Abrechnungsdaten", hier wird nochmals der Ort abgefragt.

Der Anteil pro Wohnung wird für den geplanten Zeitraum durch 13 Monate geteilt.

Über das Register Verwaltung - Gruppe Wohnung - Schalter Ausgezogene Bewohner, betreffenden Bewohner auswählen und den Zeitraum abändern.
Hinweis: Wenn Sie den Zeitraum des ausgezogenen Bewohners ändern, müssen Sie den Zeitraum des aktuellen Bewohners auch ändern, damit keine zeitliche Lücke entsteht.

Da die Wohnungen der aktuellen Bewohner/Eigentümer überprüft worden sind, müssen nun auch die ausgezogenen Bewohner/Eigentümer überprüft werden. Stimmen auch dort die Angaben, klicken Sie im Register Buchhaltung - Schalter Kontenrahmen - Hausanteile aktualisieren.

Dazu muss eine neue Vorauszahlung erstellt werden im Register Verwaltung - Gruppe Haus - Schalter Daten - Register Zahlungen. 

Im Register Verwaltung - Gruppe Wohnung - Schalter Daten - Register Anteile - Schalter Zählerstände.

Register Verwaltung - Gruppe Wohnung - Schalter Daten - Register Anteile - Schalter Personenzahl. Klicken Sie hier auf Neu und geben die (Gesamt-Anzahl) der Personen ab Datum ein.

Buchen Sie eine Rücklastschrift im Register Buchhaltung - Buchen. Schalter "Rücklastschrift verbuchen". Beachten Sie bitte vorher ein Konto für Rücklastschriftgebühren im Register Verwaltung Konten - Spezielle Konten zuzuordnen.

Diese erstellen Sie über im Register Abrechnungen - Heizkostenabrechnung.

Hierfür benötigen Sie das Zusatzmodul CAEXIM.

Dazu benötigen Sie das Win-CASA Banking Modul. Voraussetzung dafür ist der Einsatz eines Online-Bankingprogrammes mit der Möglichkeit,
online abgeholte Kontoauszüge in eine MT-940 Datei zu exportieren.

Ja, der Software-Service Vertrag beinhaltet telefonischen Support und die Zusendung der jeweils neuesten Programmversion auf CD-ROM alle sechs Monate. Weitere Informationen dazu finden Sie hier.

Um eine Bescheinigung Haushaltsnahe Dienstleistungen §35a für den Bewohner zu erhalten, erstellen Sie im Register Abrechnungen die Nebenkostenabrechnung für die Bewohner und klicken anschließend auf Punkt 8.