Nebenkostenabrechnung

Unter Nebenkosten versteht man – allgemein gesprochen – alle Kosten, die im Zusammenhang mit der Nutzung einer Wohnung anfallen, jedoch noch nicht im Mietpreis enthalten sind. Es handelt sich demnach um Kosten, die der Mieter zusätzlich zur Nettokaltmiete an den Vermieter bezahlen muss. Hier spricht man auch von sog. Betriebskosten und Heizkosten die in die Nebenkostenabrechnung einfließen.

Mit unserer Nebenkostenabrechnungssoftware Win-CASA gelingt die Abrechnung der Betriebskosten und Heizkosten einfach und schnell. Win-CASA kann 30 Tage unverbindlich und kostenlos getestet werden.

Mehr Infos über den Funktionsumfang und die Besonderheiten unserer Software für die Nebenkostenabrechnung erhalten Sie unter nachfolgende Links:

• Win-CASA Miet - für die Mietverwaltung
• Win-CASA WEG - für die WEG-Verwaltung
• Win-CASA PRO - für die gemischte Verwaltung

Hintergrundinfos

Die Nebenkostenabrechnung wird vom Vermieter einmal jährlich erstellt. Meist erfolgt die Erstellung mit Hilfe einer Nebenkostenabrechnungssoftware. Es werden alle angefallenen und auf den Mieter nach gewissen Umlageschlüsseln verteilbaren Kosten mit den auf den jeweiligen Mieter entfallenen Beträgen aufgeschlüsselt. Sofern die über die monatlichen Betriebskostenvorauszahlungen geleisteten Beträgen über den tatsächlich angefallenen Kosten liegen, erfolgt eine Rückerstattung der zu hohen Betriebskosten. Wenn die tatsächlich angefallenen Kosten jedoch über den Vorauszahlungen liegen, wird eine Nachzahlung des Mieters fällig.

Wichtig bei der Nebenkostenabrechnung ist der Abrechnungszeitraum, der immer ein Jahr betragen muss. Erfolgt der Einzug beispielsweise am 1. April, erstreckt sich auch der Abrechnungszeitraum vom 1. April bis zum 31. März.

Häufig stehen Vermieter vor dem Problem, dass Rechnungen die der Nebenkostenabrechnung zu Grunde liegen einen anderen Zeitraum abdecken. In diesem Fall muss eine anteilige Verrechnung erfolgen.

Die Umlage der angefallenen Kosten wird bei den Heiz- und Warmwasserkosten durch die Heizkostenverordnung geregelt. Diese besagt, dass mindestens 50 und höchstens 70 Prozent der Gesamtkosten nach dem erfassten Verbrauch abgerechnet werden müssen. Sofern alle betroffenen Mieter zustimmen, kann die Abrechnung der Heizkosten sowie der Warmwasserkosten jedoch auch vollständig verbrauchsabhängig erfolgen. Verbrauchsabhängige Betriebskosten (z.B. Wasser oder Müll) sind in einer Weise abzurechnen, die dem tatsächlichen Verbrauch Rechnung trägt. Für sonstige Kosten gilt: Wurde im Mietvertrag kein expliziter Verteilungsschlüssel definiert erfolgt dies anhand der Wohnfläche.

Die Nebenkostenabrechnungssoftware Win-CASA bietet insgesamt bis zu 99 Umlageschlüssel, die frei definiert werden können und mit denen die Kosten verursachungsgemäß verteilt werden.

Noch ein paar Hinweise, welche Informationen und Angaben auf der Abrechnung der Nebenkosten angegeben sein müssen:

• Abrechnungszeitraum
• Kostenarten
• Angefallene Gesamtbeträge
• Art des Umlageschlüssels
• Auf den Mieter entfallende Kosten

Zusätzlich muss der Vermieter dem Mieter jederzeit Einsicht in die für die Nebenkostenabrechnung zu Grunde liegenden Rechnungen geben bzw. Kopien zur Verfügung stellen. Der Vermieter kann sich hier nicht auf den Datenschutz berufen. Bei begründeten Zweifeln an der Abrechnung kann der Mieter etwaige Nachforderungen verweigern.

Der Mieter ist erst nach Vorlage einer ordnungsgemäßen Abrechnung der Nebenkosten zu Nachzahlung verpflichtet.