Zeit und Kosten sparen mit neuen Funktionen in Win-CASA 2011

Win-CASA verwaltet die Stammdaten, erledigt die Buchhaltung, den Zahlungsverkehr, das Mahnwesen und erstellt rechtssichere Abrechnungen.

Darüberhinaus bietet Win-CASA 2011 Funktionen, die dem neuesten Stand der Softwaretechnik entsprechen. Warum Sie damit Zeit und Kosten sparen, soll auf dieser Seite aufgezeigt werd

1. Dokumente zur Anicht im Internet für Bewohner und Eigentünmer veröffentlichen
2. Schriftverkehr, Auswertungen und Abrechnungen per E-Mail ganz einfach versendenstartseite/neue-funktionen.html#2
3. Neue Oberfläche - mit weniger Mausklicks zum gewünschten Ergebnis
4. Schnelle Integration von gesetzlichen Neuerungen
5. Datenübernahme aus Fremdprogrammen
6. Jetzt auf Win-CASA 2011 umsteigen
7. Alle Neuerungen (PDF)
8. Zurück zur Startseite

1. Dokumente zur Ansicht im Internet für Bewohner und Eigentünmer veröffentlichen

Win-CASA ab Version 2009 besitzt ein Nachweis- und Dokumentenmanagemant.  Hier können Dokumente (Schriftverkehr, Abrechnungen etc.) für alle oder bestimmte Bewohner oder Eigentümer zugeordnet werden. Neu ist, dass ausgewählte Dokument jetzt auch auf einem von der Software4.com GmbH zur Verfügung gestellten Internetportal ganz einfach zur Ansicht durch die Bewohner oder Eigentümer veröffentlicht werden können. Als Verwalter benötigen Sie dazu lediglich einen PC mit Internetanschluß und eine Mitgliedschaft im Portal.

Sie sparen Zeit und Kosten, weil Sie Ihren Bewohnern oder Eigentümern wichtige Dokumente und Neuigkeiten im Internetportal rund um die Uhr zur Verfügung stellen können. 

Dabei entscheiden Sie, welche Dokumente Sie veröffentlichen. Ihre Bewohner und Eigentümer erhalten von Ihnen Zugangsdaten zum Internetportal und sehen nur die für sie bestimmten Dokumente und Neuigkeiten. Die Zugangsdatenverwalung ist in Win-CASA ab Version 2011 integriert. Mit wenigen Mausklicks erstellen oder sperren Sie Zugänge für Bewohner oder Eigentümer. 

Weitere Informationen dazu finden Sie hier.

2. Schriftverkehr, Auswertungen und Abrechnungen per E-Mail ganz einfach versenden

Fast jeder Bewohner oder Eigentümer besitzt eine E-Mail. Nutzen Sie die (fast) kostenlose Möglichkeit, mit Ihren Bewohnern oder Eigentümern direkt aus Win-CASA heraus per E-Mail zu kommunizieren. Dabei senden Sie nicht nur einfache Text-E-Mails sondern E-Mails mit automatisch generierten und personalisierten Dokumenten im PDF-Format.

2.1 E-Mails mit PDF-Anhang aus der Textverarbeitung

Sie starten die Textverarbeitung, wählen ein Dokument (Serienbriefvorlage) und bearbeiten es wie gewohnt. Statt zu drucken, klicken Sie einfach den Schalter "E-Mail". Wählen Sie die Empfänger aus (das sind alle Bewohner und Eigentümer, die der Kommunikation per E-Mail zugestimmt haben) und klicken Sie auf "Senden". Für jeden Bewohner oder Eigentümer wird eine personalisierte PDF-Datei erzeugt (der Inhalt ist der selbe, als ob Sie die Serienbriefe ausdrucken würden). In einem Zwischenfenster geben Sie noch den "Betreff" und einen kurzen Text ein, der auf das Dokument im Anhang hinweist (Textbausteine können gespeichert werden, Sie sparen auch hier Tipparbeit). Die E-Mails werden entweder über Outlook versendet oder direkt über das eigenen E-Mail Konto.

Anwendungsgebiete: Einladungen, Ankündigungen, Mahnungen, allgemeiner Schriftverkehr mit Bewohnern, Eigentümern, Lieferanten oder sonstigen Kontaktadressen.

Wenn Sie noch zusätzlich automatische Nachweis erzeugen, werden die Dokumente archiviert und stehen als Wiedervorlage zur Verfügung. Im Dokumenten- und Nachweisbereich steht Ihnen der gesamte Schriftverkehr mit einem Bewohner, Eigentümer oder sonstiger Kontaktadresse am PC zur Verfügung. Die klassische Suche in (Papier-)Ordnern entfällt.

Beachten Sie dazu auch rechts den Kasten "E-Mails aus Textverarbeitung versenden". Einige Bildschirmfotos verdeutlichen den Ablauf.

2.2 E-Mails mit PDF-Anhang aus der Berichte-Vorschau

Jede Auswertung (Stammdatenblatt, Kontoauszug, Journal, Abrechnung) kann in der Druckvorschau vor dem Druck betrachtet werden. Im Druckvorschau-Fenster befindet sich ein Schalter "E-Mail". Damit wählt man einen oder mehrere Empfänger (Bewohner, Eigentümer, Lieferanten, Kontakte) aus und sendet das angezeigte Dokument per E-Mail als PDF-Anhang. Klickt man "Nachweise automatisch erzeugen" an, wird ein Nachweis mit dem gesendeten Dokument archiviert.

2.3 Internetfax-Integration

Neben E-Mail ist das Internetfaxen eine weitere kostengünstige Möglichkeit zur Kommunikation. Internetfax funktioniert in Win-CASA ganau so einfach wie E-Mails versenden (siehe 2.1 und 2.2). Hier wird eine E-Mail mit dem zu versendenden Dokument zunächst an die E-Mail Adresse eines Internetfax-Anbieters versendet. Dieser faxt das Dokument kostengünstig an den Empfänger. Sie registrieren sich bei einem der zahlreichen Internetfax-Anbieter mit Ihrer E-Mail Adresse und laden Ihr Konto mit einem Guthaben auf. Die E-Mail Adresse des Internetfax-Anbieters lautet z.B. @fax.tc. Wenn Sie jetzt eine E-Mail an 08923554@fax.tc mit einem Dokument als Anhang senden, faxt der Anbieter das Dokument innerhalb von Sekunden nach dem Eingang der E-Mail an 089/23554. Anhand Ihrer Absender E-Mail Adresse werden Sie als Kunde erkannt und die Zustellgebühr wird von Ihrem Guthaben abgezogen.

Win-CASA automatisiert diesen Vorgang vollständig. Sie geben einfach die Fax-Nr. in den Stammdaten der Bewohner/Eigentümer/Lieferanten/Kontakte ein und klicken an, ob eine Kommunikation per Fax gewünscht ist. In den Verwalter-Stammdaten konfigurieren Sie Ihr eigenes E-Mail Konto (Absender) und die E-Mail Adresse des Internetfax-Anbieters (z.B. @fax.tc).  In der Textverarbeitung oder im Berichte-Vorschaufenster klicken Sie den Schalter "Fax" und wählen die gewünschten Empfänger aus (Bewohner, Eigentümer, Lieferanten, Kontakte). Win-CASA holt sich die Fax-Nr. aus den Stammdaten, generiert und sendet die E-Mails an Ihren Internetfax-Anbieter mit dem personalierten Dokument. Dieser stellt das Fax an das Endgerät des Empfängers zu. 

Beachten Sie dazu auch rechts den Kasten "Abrechnungen per Internetfax versenden". Einige Bildschirmfotos verdeutlichen den Abla

Fazit

Im Vergleich zur herkömmlichen Kommunikation per Post sparen Sie Zeit (Drucken, Kuvertieren, zur Post bringen) und Kosten (Porto ist viel teurer als E-Mail oder Internetfax).

3. Neue Oberfläche - mit weniger Mausklicks zum gewünschten Ergebnis

Die klassische Oberfläche einer Software mit Haupt- und Untermenüs war lange Zeit Stand der Technik. Eine neue Oberfläche mit Registern und darunterliegenden wechselnden Schaltflächen erlaubt es, häufig benötigte Programmfunktionen mit weniger Mausklicks aufrufen zu können und damit die Bedienung zu erleichtern und zu verschnellern.

Wir haben festgestellt, dass diese neue Oberfläche auch enorme Vorteile für Win-CASA bietet und beschlossen, sie zu integrieren. In Win-CASA gibt es die Register Verwaltung, Buchhaltung, Listen, Abrechnungen und Hilfe. Je nachdem, auf welches Register man klickt, ändern sich die Schalter im Band und der Hauptfensterinhalt. Damit werden alle wichtigen Daten auf einer Ebene im Hauptfenster angezeigt und die Programmfunktionen und Einstellmöglichkeiten sind über einen Mausklick (oder Tastenkürzel) oben im Band über Schalter erreichbar.

Auf der rechten Seite sehen Sie im Kasten "Die neue Oberfläche" verschiedene Bildschirmfotos, die zeigen, wie die neue Oberfläche sinnvoll umgesetzt wurde.

Hinweis: Langjährige Kunden, die nicht auf die neue Oberfläche umsteigen wollen, erhalten selbstverständlich die Möglichkeit, auf die klassische gewohnte Oberfläche mit Haupt- und Untermenüs umzuschalten.

4. Schnelle Integration von gesetzlichen Neuerungen

Als Softwarehersteller ist unser oberstes Ziel, möglichst zeitnah mit neuen Programmfunktionen auf gesetzliche Neuerungen zu reagieren. Als Kunde der Vollversion bringen Sie mit einem Download im Servicebereich unserer Internetseite Ihre Programmversion kostenlos auf den neusten Stand. Hier nur einige Beispiel aus der Vergangenheit:

14.03.2010 WEG-Jahresabrechnung rechtssicher nach BGH Urteil V ZR 44/09, veröffentlicht am 16.2.2010

1.2.2009 WEG-Versammlung: Abstimmung nach neuer doppelt Qualifizierten Mehrheit möglich.

25.4.2007 Neues Programm-Modul Beschlusssammlung für alle Kunden der Win-CASA 7 Vollversion

15.01.2007 Programmerweiterung für alle Win-CASA 7 Kunden: Bescheinigung nach §35 a EStG  haushaltsnahe Dienstleistungen

Alle durchgeführten Neuerungen und Verbesserungen werden ausführlich auf unserer Internetseite dokumentiert.

Für Win-CASA 7 (2006 bis 2008)
Für Win-CASA 2009 (ab 2009)
Für Win-CASA 2011 (ab 2010)

Fazit

Ein ständiger Aktualisierungsservice im Internet sorgt dafür, dass Ihnen zeitnah neue wichtige Funktionen zur Verfügung stehen.

 5. Datenübernahme aus Fremdprogrammen

Wir unterstützen Sie bei der Übernahme Ihrer bestehenden Daten aus Ihrer alten Software in Win-CASA 2011. Sie können Adressen aus Ihrer bestehenden Software im Excel- oder CSV-Format exportieren und in die Eigentümer- oder Kontaktliste von Win-CASA übernehmen und den Stammdaten der Wohnung (Bewohner, Eigentümer) zuordnen. Dadurch entfällt die Adressen-Neueingabe. Diese Funktion ist im Lieferumfang enthalten. Wenn Sie weitere Informationen zu einer Datenübernahme wünschen kontaktieren Sie uns bitte über info(at)software24.com.  

6. Jetzt auf Win-CASA 2011 umsteigen

In 1., 2. und 3. wurden nur einige Highlights der neuen Win-CASA Version beschrieben. Alle Funktionen (Stammdateneingabe, Buchhaltung, Auswertungen und Abrechnungen, Zahlungsverkehr, Mahnwesen, online abgeholte Kontoauszüge automatisch verbuchen u.v.m.) werden unter Produkte ausführlich beschrieben und mit Bildschirmfotos verdeutlicht.

Unsere Einführungsvideos zeigen Win-CASA live im Einsatz. Zu den Videos

Testen Sie Win-CASA 2011 und vergleichen Sie die Bedienbarkeit und Funktionalität mit Ihrer bestehenden Software.

Hier 30-Tage Testversion herunterladen

Prüfen Sie, ob sich die anfänglichen Mehrkosten (Umstieg auf Win-CASA, Datenübernahme und Neueingabe) nicht bereits in wenigen Monaten durch die bessere Funktionalität und Bedienbarkeit amortisieren.

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