Heute gibt es Daten und Fakten zu einem wichtigen Thema für Wohnungseigentümer und Hausverwaltung, dreht es sich doch nicht nur um Geld, sondern auch um die Werterhaltung der Immobilie.
Rechtslage
Das Wohnungseigentumsgesetz (WEG) besagt in seinem § 21 Abs. 5 Nr. 4, dass „die Ansammlung einer angemessenen Instandhaltungsrückstellung“ zu „einer ordnungsmäßigen, dem Interesse der Gesamtheit der Wohnungseigentümer entsprechenden Verwaltung gehört“. Nach §27 Abs. 1 Nr. 4 und Abs. 4 ist die Hausverwaltung „berechtigt und verpflichtet“, die Gelder „anzufordern, in Empfang zu nehmen und abzuführen“.
Wohnungseigentümer können im Notfall auch gegen die Mehrheit der anderen Miteigentümer gerichtlich erwirken, dass eine angemessene Instandhaltungsrücklage gebildet wird.
Der aktuelle Stand der Instandsetzungsrücklage muss dem Verwalter stets bekannt sein.
Zweck
Mit der Instandhaltungsrücklage sparen die Eigentümer Geld an, um Maßnahmen zur Erhaltung, Instandsetzung, Modernisierung oder Sanierung des Gebäudes durchführen zu können. Dadurch sollen Schäden verhindert oder schnellstmöglich behoben werden und der Wert des Gebäudes erhalten bleiben.
Eine ausreichend hohe Instandhaltungsrücklage liegt gleichermaßen im Interesse der Eigentümer und der Verwaltung. Es sind schon Fälle bekannt geworden, in denen Handwerker nur dann Angebote abgegeben haben, wenn die Instandhaltungsrücklage ausreichend hoch war und davon auszugehen war, dass die angefragte Leistung auch tatsächlich in Kürze in Auftrag gegeben werden soll. Kann die Verwaltung diesen Nachweis nicht erbringen, steigt ihr Aufwand durch das Einholen aussichtsloser Angebote. Müssen die Eigentümer die benötigten Mittel über Sonderumlagen aufbringen, besteht natürlich das Risiko von Zahlungsausfällen.
Eine Zweckentfremdung der Instandsetzungsrücklage (z.B. zur Bezahlung von Brennstoffrechnungen) ist nur in Ausnahmesituationen zulässig, wenn die Rücklage eine angemessene Höhe erreicht hat und die Eigentümerversammlung dies mehrheitlich beschlossen hat.
Verwaltung der Gelder
Der Hausverwalter sammelt die Rücklage auf einem Konto. Dabei muss es sich nicht notwendigerweise um ein separates Konto handeln. Üblicherweise wird er das Geld aber zinsbringend anlegen, allerdings so, dass es in Notfällen auch kurzfristig zur Verfügung steht (z.B. verzinstes Sparbuch mit gesetzlicher Kündigungsfrist). Die hierbei erzielten Zinsen müssen versteuert werden. Die Zinsabschlagssteuer wird von der Bank gleich abgezogen, denn Freistellungsaufträge können nur von Privatpersonen erteilt werden. Eigentümer, die ihren persönlichen Sparerfreibetrag noch nicht ausgeschöpft haben, können die auf ihren Anteil entfallende Zinsabschlagssteuer in ihrer persönlichen Einkommensteuererklärung als bereits bezahlte Steuern anrechnen lassen. Dazu muss lediglich die Anlage KSO für die Steuererklärung ausgefüllt und eine Kopie der Abrechnung der Hausverwaltung beigelegt werden.
Höhe der Rücklage
Der schwierigste Teil liegt in der Festlegung der richtigen Höhe der Instandhaltungsrücklage.
Bei Neubauten könnte die Tendenz bestehen, zunächst keine oder nur eine sehr geringe Rücklage anzusetzen, weil ja zunächst die Gewährleistungsverpflichtung des Bauträgers greift. Da der Instandsetzungsbedarf jedoch mittel- oder langfristig meist größer als erwartet ist, sollte die Rücklage bereits von Anfang an ordentlich gefüllt werden.
Die Ausstattung des Objekts hat einen gewissen Einfluss auf die Höhe der Rücklage. Verfügt das Haus über einen Aufzug, eine Zentralheizungsanlage, eine Tiefgarage, Betonbauteile oder einen Kinderspielplatz, ist Sparen fehl am Platz.
Zukünftige Preissteigerungen und die gewöhnliche Nutzungsdauer von Anlagen oder Gebäudeteilen sollten auch in die Festlegung mit einfließen. In einer Veröffentlichung der IDUNA NOVA wurden folgende Werte genannt:
Nutzungsdauer, Herstellungskosten
Für Neubauobjekte wird pro m² Wohnfläche eine jährliche Instandhaltungsrücklage von 0,8 – 1 % des Kaufpreises empfohlen. Steht das Gebäude jedoch einige Zeit, ist der Übergang zu folgender Formel ratsam, um nicht zu sagen unausweichlich:
Peters’sche Formel
Diese Formel des Architekten Peters geht von einer 80-jährigen Lebensdauer des Hauses aus. In dieser Zeit fallen Instandhaltungskosten in Höhe der 1,5-fachen Herstellkosten an, von denen sich 65-70% auf das Gemeinschaftseigentum beziehen. Die Formel lautet:
Baukosten x 1,5 x 65 bis 70 / 80 x Wohnfläche x 100
Bei einem Neubau erscheinen die Beträge anfangs möglicherweise als hoch. Entsprechend hoch sind aber auch die Zinsen und Zinseszinsen, da am Anfang wenig Zahlungsabflüsse verzeichnet werden. Außerdem müssen die Inflationsraten der Zukunft berücksichtigt werden.
Bei Anwendung der Peters’sche Formel auf ältere Objekte muss aber berücksichtigt werden, dass die historischen Baukosten oft nicht mehr den aktuell üblichen Preisen entsprechen.
Ansatz gemäß II. Berechnungsverordnung
Die II. BV enthält in § 28 Abs. 2 II. Höchstsätze für die Rücklagenbildung pro m² / Jahr in Abhängigkeit vom Alter:

  • jünger als 22 Jahre: höchstens 7,10 €
  • 22 bis 31 Jahre alt: höchstens 9,00 €
  • 32 Jahre und älter: höchstens 11,50 €.

Tipps für Käufer
Wer als Mieter durch die Umwandlung seiner bisherigen Mietwohnung zum Eigentümer wird oder eine Wohnung in einem älteren Haus kauft, sollte sich unbedingt über die Höhe der Rücklage informieren, da der Verkäufer nicht verpflichtet ist, darauf hinzuweisen, dass keine Instandhaltungsrücklage angelegt oder diese gerade aufgebraucht wurde. Dadurch soll verhindert werden, dass die finanzielle Belastungsgrenze des Neu-Eigentümers durch eine Sonderumlage überschritten wird.
Generell gilt, dass die Instandhaltungsrücklage nicht zum Anschaffungspreis der Eigentumswohnung gehört, d.h. dass für den Betrag keine Grunderwerbsteuer zu zahlen ist. Beim Verkäufer
Tipp für Vermieter
Der Vermieter darf seine Zahlungen in die Instandhaltungsrücklage erst dann als Werbungskosten aus Vermietung und Verpachtung steuerlich absetzen, wenn das Geld tatsächlich und nachweislich investiert wurde. Wenn die Verwendung der Instandhaltungsrücklage zu Herstellungskosten führt, dürfen nur die Abschreibungsbeträge als Werbungskosten abgezogen werden.
Tipp für Verkäufer
In Anlehnung an das gerade für den Vermieter Gesagte darf der Verkäufer die von ihm gezahlten Beiträge zur Instandhaltungsrücklage nicht als Werbungskosten absetzen, da er diese ja vom Käufer im Kaufpreis erstattet bekommt.