Eigentümerversammlung: Regeln und Ablauf

In der Eigentümerversammlung bespricht die Wohnungseigentümergemeinschaft den aktuellen Stand der Wohnanlage und entscheidet über zukünftige Maßnahmen. Für diese Versammlung gelten verschiedene Regeln, die hier vorgestellt werden.
Einladung
Mindestens einmal im Jahr muss schriftlich und mit mindestens zwei Wochen Vorlauf zur Eigentümerversammlung eingeladen werden. Aus der Einladung müssen der Ort und die Zeit der Versammlung hervorgehen. Der Zeitpunkt muss verkehrsüblich und zumutbar sein. Der Ort sollte nach Möglichkeit in der Nähe der Wohnanlage liegen. Es besteht aber andererseits keine Verpflichtung, die Versammlung in der gleichen Gemeinde durchzuführen. Ferner muss die Tagesordnung der Versammlung aus der Einladung hervorgehen, damit sich die Eigentümer ausreichend vorbereiten oder abschätzen können, was sie im Falle eines Fernbleibens versäumen würden. Aus diesem Grund dürfen auch keine Abstimmungen unter dem Punkt „Verschiedenes“ versteckt sein.
Üblicherweise lädt der Verwalter zur Eigentümerversammlung ein. Wünschen mehr als ein Viertel der Eigentümer eine Versammlung und haben sie ausreichend Gründe dafür, können sie den Verwalter mit der Einberufung beauftragen. Verweigert er dies, kann der Vorsitzende des Verwaltungsbeirats oder sein Stellvertreter diese Aufgabe übernehmen. Einzelne oder mehrere Eigentümer können jedoch keine Versammlung einberufen. Entweder müssen dies alle Eigentümer gemeinsam tun oder ein Eigentümer beantragt beim Amtsgericht, dass dieses den Verwalter verpflichtet, eine Versammlung einzuberufen.
Wer eine Eigentümerversammlung einberufen hat, kann diese aus wichtigen Gründen auch absagen oder verlegen. In letzterem Fall muss aber die Einberufungsfrist von mindestens einer Woche eingehalten werden.
Fehler bei der Einladung können weit reichende Konsequenzen haben. Wurde keine schriftliche Einladung versendet, sind die Beschlüsse anfechtbar, allerdings nicht grundsätzlich unwirksam. Wird ein einzelner Eigentümer nicht eingeladen und nimmt er aus diesem Grund nicht an der Versammlung teil, kann er die Beschlüsse ebenfalls anfechten, sofern nicht feststeht, dass die Beschlüsse auch dann so gefasst worden wären, wenn er ordnungsgemäß eingeladen worden wäre.
Teilnehmer
An der Eigentümerversammlung nehmen natürlich die Eigentümer teil. Kann ein Eigentümer nicht erscheinen, darf er einen Vertreter schicken. Die Teilungserklärung schränkt den Kreis der zulässigen Vertreter jedoch meist sehr stark ein. Direkte Angehörige, andere Eigentümer oder der Verwalter sind vertretungsberechtigt, Mieter oder andere Fremde meist jedoch nicht, da die Versammlung nicht öffentlich ist. Auf jeden Fall muss sich der Vertreter seine Vertretungsbefugnis schriftlich nachweisen können.
Durchführung
In der Regel führt der Verwalter den Vorsitz in der Eigentümerversammlung. Die Eigentümerversammlung kann jedoch sowohl vor als auch während der Versammlung mit einfacher Mehrheit eine andere Person zum Versammlungsleiter wählen.
Beschlüsse
Die Eigentümerversammlung ist beschlussfähig, wenn die Mehrheit aller im Grundbuch eingetragenen Miteigentumsanteile anwesend ist. Da sich die Beschlussfähigkeit durch ein verspätetes Kommen oder verfrühtes Gehen einzelner Eigentümer auch während der Versammlung ändern kann, ist die Beschlussfähigkeit zum Zeitpunkt des Beschlusses entscheidend.
Neben dem Stimmrecht nach Miteigentumsanteilen kann auch festgelegt werden, dass jeder Eigentümer eine Stimme hat. Sollte eine Wohnung mehreren Eigentümern gehören, müssen sich diese auf eine gemeinsame Position einigen. Andernfalls wird ihre Meinungsverschiedenheit wie eine Enthaltung gewertet.
Ist die erste Eigentümerversammlung einer Anlage nicht beschlussfähig, muss eine Wiederholungsversammlung mit der gleichen Tagesordnung einberufen werden. Diese Versammlung ist dann auf jeden Fall beschlussfähig, egal wie viele Anteile anwesend sind. Eine ähnliche Regelung wird inzwischen auch oft bei allen Versammlungen angewendet, indem bereits in der Einladung zur eigentlichen Versammlung zu einer Wiederholungsversammlung geladen wird, die beispielsweise 15 Minuten nach dem Beginn der nicht beschlussfähigen Versammlung stattfindet und dann auf jeden Fall beschlussfähig ist.
Ob ein Mehrheitsbeschluss erforderlich ist, wird durch das Gesetz, Vereinbarungen oder die Teilungserklärung festgelegt.
Anwesende Eigentümer können in bestimmten Fällen vorübergehend ihr Stimmrecht verlieren, wenn eine Interessenkollision besteht. Wird z.B. über die Vergabe eines Auftrags entschieden, der an das Unternehmen des Eigentümers gehen könnte oder einen Rechtstreit, an dem ein Eigentümer beteiligt ist, darf er nicht mitstimmen, keinen Vertreter bevollmächtigen und auch eine bestehende Vollmacht nicht ausüben. Eine Begrenzung des Stimmrechts ist in Einzelfällen auch möglich, wenn es sich um eine Anlage mit mehreren Häusern handelt und die Entscheidung nur einzelne Häuser betrifft. Dann dürfen auch nur die Eigentümer dieser Einheiten abstimmen.
Protokoll
Von der Eigentümerversammlung ist ein Protokoll zu erstellen. Es muss den Namen der Eigentümergemeinschaft, den Ort, das Datum, die Art der Versammlung, die anwesenden Mitwirkenden und die Beschlüsse und Ergebnisse enthalten. Ein Verhandlungsprotokoll ist nicht erforderlich, d.h. Umfang und Gestaltung liegen im Ermessen des Verwalters. Der Inhalt muss aber auf jeden Fall der Wahrheit entsprechen.
Software-Unterstützung
Bei den vielfältigen Aufgaben und auch Fallstricken sollte sich der Verwalter die Unterstützung einer guten Hausverwaltungs-Software sichern. Win-CASA bietet Unterstützung bei folgenden Teilaufgaben:
Einladung: Es stehen Vorlagen zur Verfügung, die alle benötigten Informationen enthalten, so dass keine der Pflichtangaben vergessen werden. So müssen beispielsweise Datum und Uhrzeit der Versammlung einer Eigentümergemeinschaft nur einmal in der Vorlage angepasst werden.

Die Adressdaten der Eigentümer werden über Platzhalterfelder ergänzt. Die Daten kommen aus dem Datenbestand von Win-CASA. Es kann also nicht passieren, dass ein Eigentümer vergessen wird. Auf der anderen Seite wird die Erstellung aller Einladungen im Dokumenten- und Nachweismanagement protokolliert.

So kann der Verwalter jederzeit nachweisen kann, wann und an wen er die Einladung versendet hat. Wenn eine Einladung dann nachweislich nicht angekommen ist, kann sie also nur auf dem Postweg verloren gegangen sein.
Terminverwaltung: Die Versammlung wird in die Terminliste aufgenommen, so dass der Verwalter alle Termine auf einen Blick in einer Liste ansehen und sich dann auch die Details jedes einzelnen Termins anzeigen lassen kann.

Protokoll: Win-CASA führt den Verwalter auch durch das Protokoll der Versammlung. Für das Anschreiben zum Protokoll gelten die gleichen Funktionen wie für die Einladung, also Adressen aus dem Datenbestand automatisch übernehmen. Desweiteren stehen dem Verwalter diverse Ausdrucke zur Verfügung wie Tagesordnung, Anwesenheitslisten und Stimmzettel. Tagesordnungspunkte können abstimmfähig sein. Das Ergebnis der Abstimmung kann unter Punkt 4. Stimmzettel auswerten eingegeben werden.