Wer bildet den Verwaltungsbeirat und welches sind seine Aufgaben? Diese Fragen will der folgende Beitrag auf den Grund gehen.
Zunächst die rechtliche Seite:
§ 29 des WEG beschäftigt sich mit dem Verwaltungsbeirat und macht dazu folgende Aussagen:
(1) Die Wohnungseigentümer können durch Stimmenmehrheit die Bestellung eines Verwaltungsbeirats beschließen. Der Verwaltungsbeirat besteht aus einem Wohnungseigentümer als Vorsitzenden und zwei weiteren Wohnungseigentümern als Beisitzern.
(2) Der Verwaltungsbeirat unterstützt den Verwalter bei der Durchführung seiner Aufgaben.
(3) Der Wirtschaftsplan, die Abrechnung über den Wirtschaftsplan, Rechnungslegungen und Kostenanschläge sollen, bevor über sie die Wohnungseigentümerversammlung beschließt, vom Verwaltungsbeirat geprüft und mit dessen Stellungnahme versehen werden.
(4) Der Verwaltungsbeirat wird von dem Vorsitzenden nach Bedarf einberufen.

Und nun ein paar praktische Erläuterungen zu den Sätzen:
Verwaltungsbeirat ja oder nein?
Das Gesetz stellt somit jeder Eigentümergemeinschaft frei, ob sie einen Verwaltungsbeirat haben möchte oder nicht. Man sollte allerdings einen Blick in die Gemeinschaftordnung oder Teilungserkärung werfen, um sicherzugehen, dass hier keine abweichenden Bestimmungen enthalten sind. Dort kann nämlich festgelegt sein, dass

  • ein Verwaltungsbeirat gewählt werden muss oder
  • kein Verwaltungsbeirat gewählt werden darf.

Wird das Thema dort nicht behandelt, entscheidet die Eigentümergemeinschaft mit der Mehrheit der Stimmen über das Vorgehen und bestellt den Beirat – wenn gewünscht – ebenfalls mit Stimmenmehrheit.
Die Größe der WEG ist sicher ein Entscheidungskriterium für oder gegen den Verwaltungsbeirat. Je größer die WEG, desto empfehlenswerter ist die Wahl eines Verwaltungsbeirats, nicht zuletzt um die Arbeit für den Hausverwalter durch definierte Ansprechpartner zu erleichtern.
Zusammensetzung des Beirats
Unabhängig von der Größe der Eigentümergemeinschaft besteht der Verwaltungsbeirat laut Gesetz immer aus 3 Eigentümern, d.h. einem Vorsitzendem und 2 Beisitzern, von denen einer als stellvertretender Vorsitzender fungiert. Auch bei dieser Zahl kann die Gemeinschaftsordnung das Gesetz jedoch überstimmen und eine höhere oder niedrigere Zahl an Beiräten festlegen. Der Verwalter kann auf keinen Fall in den Verwaltungsbeirat gewählt werden.
Sollte es schwierig sein, eine ausreichende Zahl an Kandidaten für den Verwaltungsbeirat zu finden, könnten zwei Aspekte die Hemmschwelle vor dem Amt senken:

  • Die Eigentümerversammlung sollte die Haftung der Beiräte auf Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit begrenzen.
  • Die Versammlung kann auch bei der Wahl des Beirats festlegen, dass in jeder Versammlung eine Entlastung des Beirats vorgenommen wird.

Amtszeit
Wählt die Eigentümerversammlung ihren Verwaltungsbeirat, sollte sich auch festlegen, wie lange dieser im Amt bleibt. Denn dazu macht das Gesetz keine Angaben, d.h. der Beirat würde auf unbestimmte Zeit gewählt. Meistens kommt der Wunsch nach einer Beschränkung der Amtszeit sogar aus den Reihen der Kandidaten, weil solche „Pöstchen“ wie in Vereinen eher unbeliebt sind.
Die Eigentümergemeinschaft kann den gesamten Verwaltungsbeirat oder einzelne Personen in jeder Eigentümerversammlung mit der Stimmenmehrheit und ohne Begründung abberufen, sofern dieser Punkt vom Verwalter auf die Tagesordnung aufgenommen worden ist. Verkauft ein amtierendes Mitglied des Verwaltungsbeirats seine Wohnung, verliert er automatisch seinen Sitz im Beirat und erlangt ihn auch nicht wieder, wenn er erneut Eigentümer werden sollte.
Aufgaben
Da der Gesetzestext in Bezug auf die Aufgaben des Verwaltungsbeirats wenig konkret ist, hat sich eine gewisse Praxis herausgebildet, welche einzelnen Aufgaben vom Verwaltungsbeirat übernommen werden. Verwaltungsbeiräte, die ihre Eigentumswohnung selbst bewohnen, sehen vor Ort als erste, wenn Reparaturen notwendig werden oder Missstände auftreten. Der Verwalter wird mit dem Beirat die Eigentümerversammlung vorbereiten und dabei die Jahresabrechnung und den Wirtschaftsplan zur Prüfung vorlegen, bevor diese als Anlage in der Einladung zur Versammlung an alle Eigentümer geschickt werden. Auch bei Instandhaltungsmaßnahmen kann der Verwalter zur Vereinfachung verschiedene Angebote mit dem Beirat durchsprechen und einen Anbieter auswählen. Wünscht die Eigentümerversammlung, dass der Verwaltungsbeirat den Verwalter bei seiner Arbeit überwacht, muss sie ihn explizit damit beauftragen. Auch andere Befugnisse können bei Bedarf vergeben werden.
Der Verwaltungsbeirat und seine Mitglieder müssen der Eigentümergemeinschaft nur während der Eigentümerversammlung Rede und Antwort stehen. Ansonsten sind sie nicht verpflichtet, einzelnen Eigentümer Informationen zur Verfügung zu stellen. Der Beirat ist frei, sich nach eigenem Ermessen zu treffen und kann weder von den Eigentümern noch vom Verwalter einberufen werden. Entscheidungen erfordern die Mehrheit der Stimmen der anwesenden Mitglieder.
Kosten
Der Verwaltungsbeirat arbeitet ehrenamtlich. Tatsächlich entstandene Kosten (z.B. Telefon) können jedoch erstattet werden und zählen zu den Verwalterkosten.