Erfassen und Verbuchen einer Sonderumlage

In diesem Beitrag möchte ich Ihnen erläutern wann eine Sonderumlage zu tragen kommt und wie diese in Win-CASA erfasst werden kann.
Eine Sonderumlage wird dann erforderlich, wenn die im Wirtschaftsplan beschlossenen Vorauszahlungen nicht für die Deckung der tatsächlichen Kosten ausreichen (z.B. für größere Sanierungen).
Sofern ein einfacher oder doppelt qualifizierter  Beschluss der Wohnungseigentümergemeinschaft für die Finanzierung der Maßnahme vorliegt können Sie die nachfolgenden Schritte durchführen.
Die Erfassung der Sonderumlage erfolgt in der Verwaltung im Unterregister „WEG“.
Hier kann der Betrag, der Buchungstext, das Fälligkeitsdatum, sowie der Umlageschlüssel und eine Rundungsoption ausgewählt werden.
Eine Überprüfung der Anteile der Eigentümer an der Sonderumlage kann über den Schalter „Liste drucken“ vorgenommen werden. Anschließend wird die Maßnahme über den Schalter „Sonderumlage sollstellen“ ins Soll gestellt.
Fenster WEG-Sonderumlage

Das Rundschreiben an die Eigentümer wird über das eigens dafür vorgesehene Register „Rundschreiben an Eigentümer“, welches sich rechterhand des Registers „Sonderumlage“ befindet erstellt.


Sollte bei Ihnen der Fall eintreten, dass die Sonderumlage im Abrechnungszeitraum bereits sollgestellt und verbucht wurde, die Maßnahme für welche die Sonderumlage beschlossen wurde  im Folgejahr noch andauert, würde in der Abrechnung die Sonderumlage als Guthaben ausbezahlt werden, da sich der Wert der Sonderumlage nicht  mit dem der im Abrechnungszeitraum gebuchten Ausgabe für die Maßnahme aufhebt. Gerne würde ich Ihnen diesen Fall anhand eines Beispiels detaillierter schildern.
Im Jahr 2017 wurde eine Sonderumlage für die Sanierung eines Daches in Höhe von 10.000 € beschlossen und 3.000 € an Kosten verbucht.
Da die Sonderumlage in der Hausgeldabrechnung als Einnahme gewertet wird, würden somit 7.000 € an die Eigentümer als Guthaben ausbezahlt werden.
Um Dies zu vermeiden müssten Sie sich im Reiter “Konten“ ein neues Ausgabekonto anlegen, welchem Sie den für die Verteilung der Sonderumlage vorgesehenen Umlageschlüssel zuordnen.
Anschließend müsste der Betrag, der im Folgejahr noch an Sonderumlage zu Verfügung stehen soll in diesem Beispiel 7.000 € gegen ein passives Bestandskonto gebucht werden.
Diese Buchung können Sie nach der erfolgten Abrechnung wieder löschen.

Falls die Kosten für die Maßnahme zu gering  angesetzt  wurden und die Differenz zwischen den gebuchten Ausgaben und der bezahlten Sonderumlag  an die Eigentümer ausbezahlt werden soll können Sie folgendes Fenster verwenden:


Gehen Sie hier auf den Schalter „Sonderumlage“, wählen das Klickfeld „Im Abrechnungszeitraum soll ein anderer Betrag abgerechnet werden“, geben bei Feld „Betrag“ den Wert ein, welcher abgerechnet werden soll und bestätigen die Eingabe mit „OK“.

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  1. Schollmeier
    15. April 2019

    Hallo,
    die Funktion Sonderumlage ist für den genannten Fall sicher sehr nützlich und gut durchdacht. Allerdings stellt sich die Frage, wie man vorgehen soll, wenn die Umlage grundsätzlich nicht ausgezahlt werden soll.
    Beispiel: Es ergibt sich aus der Abrechnung ein deutliches Guthaben für die Eigentümer. Diese beschließen „Nicht auszahlen, wir wollen das Rücklagenkonto mehren“.
    Die Sonderumlage ermöglicht es recht einfach alles zu verbuchen wie kann der Geldbetrag dauerhaft im Rücklagenkonto gehalten werden, ohne ein Sonderkonto anzulegen?
    Beste Grüße
    Christian Schollmeier

    • Otto Holzmayer
      27. Mai 2019

      Sehr geehrter Herr Schollmeier,
      wenn die erhaltene Sonderumlage teilweise oder komplett der Rücklage zugeführt werden soll, so empfehlen wir, in Win-CASA eine „unplanmäßige Zuführung“ zur Rücklage zu buchen. Sie finden auf unserer Homepage im Download-Bereich (Reiter „Beschreibungen“) ein entsprechendes Tutorial für die Vorgehensweise in unserer Software.
      Hier der Link zu diesem Bereich:
      http://www.software24.com/download/beschreibungen.html
      Mit freundlichen Grüßen
      Otto Holzmayer
      Vertrieb/Support

    • Ellen Yamanoglu
      4. Juni 2019

      Hallo Frau Yamanoglu,
      herzlichen Dank für die schnelle Info.
      Mit freundlichem Gruß
      Walter Schollmeier
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      Gesendet: Dienstag, 16. April 2019 15:56
      Betreff: Sonderumlage
      Sehr geehrter Herr Schollmeier,
      vielen Dank für Ihre Nachricht.
      Wenn Sie die Sonderumlage nicht auszahlen bzw. in der Abrechnung nicht ausweisen lassen möchten, dann gehen Sie bitte wie folgt vor:
      Sie gehen in die WEG-Jahresabrechnung, wählen die Eigentümer aus und klicken auf weiter.
      Anschließend öffnet sich das Fenster „Festbeträge abrechnen“, hier klicken Sie bitte auf den Schalter „Sonderumlage“.
      Nun wählen Sie die Option „Im Abrechnungszeitraum soll ein anderer Betrag abgerechnet werden“ aus und tragen im Feld „Betrag“ 0,00 Euro ein.
      Für weitere Fragen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.
      Viele Grüße aus Stephanskirchen
      Software24.com GmbH
      Ellen Yamanoglu
      Support
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