Unplanmäßige Zuführungen bei Konstellation ohne RL-Sparbuch
Die Instandhaltungsrücklage ist verzinslich auf einem separaten Konto, getrennt vom Hausgeldkonto, anzulegen. Dies ist ein Grundsatz, der nicht von jeder Hausverwaltung in Zeiten der niedrigen Zinsen durchgeführt wird.
Bei der Übernahme eines Objektes aus einer Fremdverwaltung kommt es oftmals zu Fragen, wie diese Konstellation in Win-CASA in Bezug auf unplanmäßige Zuführungen/ Entnahmen darzustellen ist.
Grundsätzlich ist Win-CASA darauf eingestellt, dass die Instandhaltungsrücklage auf einem separaten Konto angelegt wird. Das heißt, Sie müssen definitiv unter „Verwaltung“ – „Konten“ – „Rücklagen WEG“ der Rücklageposition im unteren Bereich des Fensters ein „fiktives“ Rücklagekonto anlegen, da dies für die folgenden Schritte von Nöten ist. Bezeichnen Sie das Konto bestenfalls mit der Nummer 500, 501 und fortfolgend. Bei der Bankleitzahl geben Sie die des WEG-Girokontos an, bei der Kontonummer können Sie die Ziffer „1“ einsetzen. Win-CASA errechnet sodann eine IBAN.

Nun zum entsprechenden Vorgang. Sie erhalten von einem Eigentümer aufgrund eines Bewohnerwechsels die Nutzerwechselgebühr in Höhe von 100,00 Euro, welche der Rücklage zugeführt werden soll. Nachfolgend können Sie anhand eines Beispiels den Hergang nachvollziehen:
Zunächst legen Sie sich unter „Verwaltung“ – „Konten“ – „Betriebsausgaben“ ein nicht umlagefähiges Ausgabekonto mit der Bezeichnung „unplanmäßige Zuführung/ Entnahme“ an.

Nun rufen Sie sich unter „Abrechnungen“ – „WEG-Abrechnung“ den Punkt 2 „Daten Rücklagen-Abrechnung“ auf. Klicken Sie nun doppelt auf das nächstmögliche frei definierbare Feld und benennen dies um in beispielsweise „Nutzerwechselgebühr“. Vergessen Sie nicht, das Häkchen vor der Position zu setzen, da diese sonst in der Abrechnung unterdrückt würde.
Gehen Sie nun auf die Schaltfläche „Rücklagen-Bestandskonten bearbeiten“. Hier buchen Sie die vermeintliche Zuführung der 100,00 Euro. Bei dieser Buchung werden das Konto 840 (passives Bestandskonto) und das Konto 500 (aktives Bestandskonto) angesprochen.

Im Zuge dieser Buchung haben sich folgende Änderungen ergeben:

  • Das fiktive Rücklagekonto 500 weist 100,00 Euro als Saldo auf.
  • Das Konto 840 weist 100,00 Euro mehr als Saldo auf.
  • Der Banksaldo ist unverändert.

Nun rufen Sie sich in der Buchen-Maske unter „Buchhaltung“ – „Buchen“ rechts die Schaltfläche „Rücklagen“ auf. Hier setzen Sie den Punkt oben rechts auf „Entnahme“ und entfernen im oberen Bereich das Häkchen bei „dem Rücklagekonto entnehmen“. Somit bleibt das passive Rücklagekonto 840 unberührt, nur das fiktive Konto wird genullt. Entnehmen Sie daher nun im unteren Bereich des Fensters die 100,00 Euro.

Im Zuge dieser Buchung haben sich folgende Änderungen ergeben:

  • Das fiktive Rücklagekonto 500 weist 0,00 Euro als Saldo auf.
  • Das Konto 840 ist unverändert und weist die 100,00 Euro auf.
  • Der Banksaldo ist um 100,00 Euro zu hoch.

Führen Sie nun eine Ausgleichsbuchung in der Buchen-Maske unter „Buchhaltung“ – „Buchen“ durch, indem Sie eine Ausgabe über 100,00 Euro auf das Kostenkonto 97000 „unplanmäßige Zuführung/ Entnahme“ einbuchen.

Im Zuge dieser Buchung haben sich folgende Änderungen ergeben:

  • Das fiktive Rücklagekonto 500 weist nach wie vor 0,00 Euro als Saldo auf.
  • Das Konto 840 ist unverändert und weist die 100,00 Euro auf.
  • Der Banksaldo ist wieder in der richtigen Höhe.

Somit haben Sie den Sachverhalt dargestellt.