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Im Februar musste sich der Bundesgerichtshof mit der Frage beschäftigen, ob Betriebskostenabrechnungen nach dem Leistungs- oder dem Abflussprinzip erfolgen können oder müssen. Unter AZ VIII ZR 49/07 wurde entschieden, dass auch das Abflussprinzip zulässig ist. Allerdings waren davor nicht immer alle Gerichte der gleichen Auffassung.

Was steckt aber hinter den verschiedenen Prinzipien?

Leistungsprinzip

Es werden Kosten für die Leistungen abgerechnet, die im Abrechnungszeitraum tatsächlich verbraucht worden sind. Entscheidend ist also der Verbrauch und nicht die Zahlung der Rechnung dafür.

Abflussprinzip

Es werden die Kosten auf den Mieter umgelegt, die im Abrechungszeitraum bezahlt worden sind. Dabei ist egal, wann die bezahlten Leistungen in Anspruch genommen worden sind.

Aus den Beispielen ist erkennbar, dass das Leistungsprinzip einen Mehraufwand vom Vermieter erfordert. Dieser muss bei einem Mieterwechsel verlangt werden, damit jeder Mieter genau die Kosten zu tragen hat, die während der Dauer seines Mietverhältnisses entstanden sind. Besteht das Mietverhältnis allerdings auf Dauer und über Jahresgrenzen hinweg, kann das Abflussprinzip nicht als ungerecht betrachtet werden. Denn schließlich muss der Vermieter die Rechnungen an den Energieversorger oder Dienstleister umgehend begleichen. Allerdings sollten ihm dafür ausreichend Mittel aus den Abschlagszahlungen des Mieters zur Verfügung stehen, so dass sich das Heizöl-Beispiel in Wahrheit nicht ganz so krass darstellt.

Der Vermieter kann auch noch eine Variante des Abflussprinzips verwenden. Beim Abrechnungsprinzip werden alle Kosten weiterverrechnet, für die der Vermieter im Abrechnungszeitraum Rechnungen erhalten hat. Es ist dabei unerheblich, wann die Rechnungen gezahlt werden und wann die verrechneten Leistungen in Anspruch genommen werden. Dieses Verfahren klingt günstig für den Vermieter, weil er zumindest bei einigen Rechnungen die Mittel bereits vom Mieter erhalten hat, bevor er die Rechnung begleichen muss. Aber ob das so funktioniert, hängt natürlich vom Zahlungsziel ab.

Einmal im Jahr hängen in allen Mehrfamilienhäuser diese großen Zettel aus, auf denen Firmen wie Brunata, techem oder andere ankündigen, dass die Wärmezähler und Wasseruhren abgelesen werden. Früher kamen die Ableser mit Klemmbrett und Formularen, und die manuell aufgenommenen Daten mussten bei der Abrechnungsfirma abgetippt werden, um die Abrechnung zu erstellen. Die Hausverwaltung musste dann die Daten aus der Abrechnung wiederum abschreiben, um sie in die Nebenkostenabrechnung einfliessen zu lassen. Viel manuelle Arbeit also, die nicht nur langweilig, sondern auch fehleranfällig ist.

Diese Arbeit ist heute stark erleichtert worden. So kommen die Ableser meist mit kleinen elektronischen Geräten, in denen die Häuser mit den Namen der Bewohner gespeichert sind. Die papierlose Ablesung ist damit Realität geworden, wenngleich der Bewohner damit keinerlei Dokumentation mehr über die abgelesenen Werte bekommt. Die Werte sind nur in den Ablesegeräten gespeichert. Von dort müssen sie auf geeignete Weise an die Hausverwaltungen übertragen werden.

Das “Zauberwort” für die papierlose Verarbeit lautet Datenübertragung nach dem ARGE-Standard. Dieser Standard stammt von der Arbeitsgemeinschaft Heiz- und Wasserkostenverteilung und der Fachgemeinschaft Heizkostenverteiler Wärmekostenabrechnung und definiert den Standard-Datenaustausch zwischen Software der Wohnungswirtschaft und Abrechnungsunternehmen für Heiz-, Warm- und Kaltwasserkosten. Konkret werden die einzelnen Datensätze mit ihren Bestandteilen beschrieben, die zwischen den beiden Parteien ausgetauscht werden.

Auch Win-CASA bietet die Möglichkeit für diesen Datenaustausch mit dem CAEXIM-Modul. Dabei steht EX für Export und IM für Import. Der Prozess beginnt mit dem Export der Stammdaten des Hauses, die dem Abrechnungsunternehmen auf einer CD oder per Mail zur Verfügung gestellt werden. Das Abrechnungsunternehmen ergänzt die abgelesenen Werte und gibt alle Daten komplett an die Hausverwaltung zurück, ebenfalls per CD oder Mail. Die Hausverwaltung importiert die Daten wieder in Win-CASA und erstellen daraus die Nebenkostenabrechnung.

Für die Abrechnung werden die einzelnen Wohnungen werden in diesem Standard über eine 6-stellige Nummer identifiziert, die in den ersten drei Stellen das Haus und in den letzten 3 Stellen die jeweilige Wohnung kennzeichnet. Die Zuordnung dieser Nummern zu den Wohnungen muss nur einmal erfolgen und kann in den Folgejahren immer wieder verwendet werden.

Das Modul bietet auch die Möglichkeit, eine Liste der abzulesenden Wohneinheiten und ein Anschreiben an die Abrechnungsfirma zu generieren.  DerAustausch erfolgt per E-Mail oder über einen externen Datenträger.

Für die konkrete Arbeit mit dem CAEXIM-Modul steht eine detaillierte Anleitung zur Verfügung. Die Dialoge sind übersichtlich und ebenfalls mit beschreibenden Texten ausgestattet, um die ersten Schritte zu erleichtern. Ab etwa 100 Wohneinheiten lässt sich mit CAEXIM eine erhebliche Zeitersparnis erreichen. So kann der Hausverwalter auch der Heizkostenabrechnungszeit gelassen entgegensehen und schafft sich Freiraum für die persönliche Betreuung seiner Kunden, die Begehung der Objekte und andere Aufgaben, die nicht automatisiert werden können.

Welche Möglichkeiten gibt es für den Kauf einer Wohnung oder eines Hauses? Nun, man kann einen Neubau kaufen, man kann einen Altbau kaufen oder man kann das Objekt, das man derzeit in Miete bewohnt, kaufen. Drei Möglichkeiten mit diversen Vor- und Nachteilen:

Neubau - Vorteile
Alles ist neu. Haus oder Wohnung haben keine Geschichte, mit der man sich möglicherweise nicht abfinden möchte. (Mir wurde beispielsweise bei einer Wohnungsbesichtigung einmal erzählt, die vorherige Mieterin habe sich vom Balkon gestürzt…) Und was neu ist, sollte erstmal ein paar Jahre halten, bevor es kaputtgehen darf.

Wenn man bereits vor der Fertigstellung kauft, kann man noch Einfluss auf die Gestaltung nehmen und z.B. um die Verschiebung von Wänden oder Installationen bitten. Auch bei Fliesen und Bodenbelägen hat der frühe Käufer ein Mitspracherecht.
Neue Wohnungen haben moderne Schnitte, z.B. offene Küchen, Galerien, Gauben oder unkonventionelle Raumschnitte, die sofort faszinieren. Allerdings sollte man hier immer vernünftig überlegen, ob diese Faszination auch im Alltag erhalten bleibt. Und der beginnt in dem Moment, wo die Wohnung mit Möbeln ausgestattet werden muss.

Neubau – Nachteile
Neu muss nicht immer gut sein, und “Pfusch am Bau” ist leider heute weit verbreitet. Es kommt zwar mitunter auch auf die technische Bildung und die persönlichen Werte des Besitzers an, welche Sachverhalte überhaupt erkannt werden und in welcher Art und in welchem Zeitraum eine Lösung erfolgt. Ich selbst habe den Fall erlebt, dass in einem Zimmer während der Heizperiode verstärkt Schimmel die Wände emporgestiegen ist. Der Bauherr wollte dies zunächst auf mangelndes Lüften schieben. Letztendlich zeigte sich jedoch, dass beim Verlegen der Heizungsrohre unter dem Estrich eine Verbindung nicht verpresst war, dort nach und nach Wasser austrat, in Richtung Wand floss und dort für eine dauerhafte Feuchtigkeit sorgte.

Und mich persönlich habe bei Neubauwohnungen immer die winzigen Küchen gestört.

Altbau – Vorteile
Altbauten kosten weniger als Neubauten. Allerdings sollte man immer mit höheren Renovierungs- und Sanierungskosten rechnen, die den Preisvorteil schnell relativieren können.
Altbauten sind oft wesentlich funktioneller als Neubauten. In einem Altbau findet man beispielsweise eher große Küchen, in denen sich mehr machen lässt, als ein Tiefkühlgericht in der Mikrowelle aufzutauen. Auch für Familien mit Kindern sind ältere Wohnungen oft wegen der Zimmeraufteilung oder anderer Eigenschaften vorteilhafter.
Ältere Häuser haben auch manchmal viel mehr ein „Gesicht“, sind also individueller als massenweise erstellte Neubauten. Auch ist die Bauweise manchmal massiver und damit z.B. weniger hellhörig als bei manchem Neubau mit „Pappwänden“.

Altbau – Nachteile
Je älter das Haus, desto älter die verwendete Technologie und desto größer die entstandene Abnutzung. Beim Altbaukauf sollte man also immer doppelt genau hinsehen, ob Schäden sichtbar sind, einen Bausachverständigen zur Prüfung mitnehmen und sich Unterlagen über Renovierungen und Modernisierungen vorlegen lassen. Möglicherweise trifft man in einem älteren Haus auch auf inzwischen verbotene Schadstoffe wie z.B. Formaldehyd, PAKs oder sogar Asbest, die die Wahl zwischen aufwändiger Sanierung oder Risiken für die Gesundheit lassen.

Kauf des Mietobjekts – Vorteile
Man kennt das Objekt und die Umgebung. Man weiß nicht nur, wie es sich in der Wohnung oder dem Haus lebt, man ist eingerichtet und alles passt – denn sonst wäre das Kaufangebot ja sowieso keine Überlegung wert. Man weiß um etwaige Schwachstellen, dass also beispielsweise der Fahrstuhl immer mal wieder kaputtgeht und dass die Fenster nicht mehr so ganz dicht sind. Also kann man kalkulieren, welche zusätzlichen Kosten zum Kaufpreis zu erwarten sind.
Wer also Veränderungen im Sinne eines Umzugs scheut, kann sich mit dem Kauf seiner Mietwohnung vor Mieterhöhungen und Kündigung in Sicherheit bringen. Und er hat auch einen authentischen Vergleich zwischen der aktuellen Miete und den beim Kauf anfallenden Finanzierungskosten.

Kauf des Mietobjekts – Nachteile
Man kann ins Grübeln kommen. Warum verkauft der Eigentümer sein Haus, mit dem er doch regelmäßige Mieteinnahmen hatte? Fürchtet er möglicherweise, dass die Renovierungskosten in Zukunft einen großen Teil der Mieteinnahmen auffressen werden? Oder fürchtet er, dass es immer schwieriger wird, für das betreffende Objekt, z.B. ein Hochhaus aus den 60er Jahren, noch Mieter zu finden? Damit soll aber nicht gesagt werden, dass es immer und überall einen Haken geben muss. Denn auch die beiden anderen Möglichkeiten haben Nachteile, die jeder Kaufwillige individuell analysieren und bewerten muss.

Das Öko-Test-Magazin kommt in seiner März-Ausgabe zu einem ernüchternden Urteil: Kaum eine Nebenkostenabrechnung an Mieter ist fehlerfrei.
Um in dieser Frage ein Urteil abgeben zu können, wurden über das Internet Mieter gesucht, die ihre Mietverträge und die Betriebskostenabrechnung für eine Prüfung durch den Deutschen Mieterbund zur Verfügung stellen würden. Interessant zu wissen wäre natürlich, wie viele Dokumente tatsächlich untersucht worden sind, aber diese Information, aus der ich ableiten würde, wie repräsentativ die Ergebnisse wirklich sind, wurde leider nicht gegeben.
Stein des Anstoßes waren in den meisten Fällen Kosten, die vom Eigentümer auf den Mieter abgewälzt wurden, obwohl dies nicht zulässig ist. Die Empfehlung vom Öko-Test lautet, dass jeder Mieter die Abrechnung von einem Spezialisten, wie z.B. dem Deutschen Mieterbund prüfen lassen sollte.
Wenn ich mir diese Empfehlung genauer betrachte, stellt sich zunächst einmal die Frage, wie es mit dem Kosten-Nutzen-Verhältnis aussieht. Denn der Mieterbund verlangt zumindest einen jährlichen Mitgliedsbeitrag – in dem aber auch andere Leistungen enthalten sind, also nichts gegen den Mieterbund. Und wenn tatsächlich alle Mieter den Rat umsetzen, wird der Mieterbund sicher schnell an seine Kapazitätsgrenzen stoßen. Und was passiert, wenn der Mieterbund feststellt, dass die Abrechnung zu Gunsten des Mieters falsch ist? Würde er diese dann auch reklamieren?
Neja, Spekulationen beiseite und stattdessen lieber ein paar praktische Tipps für die Mieter.

Verwaltungskosten
Die Kosten für die Hausverwaltung müssen vollständig vom Eigentümer getragen werden. Auch Einzelposten wie beispielsweise Bankgebühren oder Porto zählen dazu und dürfen nicht auf den Mieter abgewälzt werden.

Reparaturkosten
Reparaturen im oder am Haus sind ebenfalls vom Eigentümer zu tragen, da dadurch sein Eigentum erhalten wird. Das bringt ihm alleine einen Nutzen, der sich u.a. in Form von Mieteinnahmen niederschlägt. Dabei ist es gleichgültig, ob diese Reparaturen aus der Instandhaltungsrücklage oder über eine Sonderumlage gezahlt werden müssen. In begrenztem Umfang sind Kosten für Wartungsarbeiten umlagefähig, sofern diese Wartung eine Gefahr oder Nachteile für den Mieter abwenden. Zu den Tücken der Ermittlung der Betriebskosten gab es ja bereits einen eigenen Beitrag.
Zum Punkt Gartenpflege weist das Öko-Test-Magazin darauf hin, dass die regelmäßige Gartenpflege umlagefähig ist. Eine einmalige Aktion zur Neuanlage des Gartens ist jedoch allein von den Eigentümern zu tragen.

Hausmeister
Das Öko-Test-Magazin rät auch zur besonderen Prüfung, wenn Hausmeisterkosten, Gartenpflege und Treppenreinigung separat abgerechnet werden, da die letztgenannten Aufgaben typische Hausmeisteraufgaben seien und eine doppelte Abrechnung möglich ist. Das mag gelten, wenn das Haus einen eigenen Hausmeister hat, der dort auch wohnt und alle Aufgaben übernimmt. Gibt es jedoch „nur“ einen Hausmeister-Dienst, wird oft ein weiteres Unternehmen oder eine weitere Person mit der Hausreinigung betraut. Und in diesem Fall haben zwei Abrechnungsposten durchaus ihre Berechtigung.

Abrechnungszeitraum
Es dürfen nur die Kosten abgerechnet werden, die im Abrechnungszeitraum angefallen sind. Da dies aber nicht immer möglich ist, kennt die Bilanzierung das Konstrukt der Rechnungsabgrenzungsposten. Wenn also beispielsweise am Ende des Abrechnungszeitraums bekannt ist, dass für eine bereits erbrachte Leistung Kosten anfallen, deren genaue Höhe noch nicht bekannt ist, muss in der Bilanz ein Rechnungsabgrenzungsposten in der Höhe der geschätzten Kosten gebildet werden. Geht dann im Folgejahr die Rechnung ein, wird dieser Rechnungsabgrenzungsposten wieder aufgelöst, und die Periodenabgrenzung wurde ordnungsgemäß durchgeführt.
Wer die Hausverwaltungssoftware Win-CASA benutzt, braucht in derartigen Fällen übrigens nur mit einem unterschiedlichen Buchungs- und Wertstellungsdatum zu arbeiten.

Fazit
Jeder Mieter sollte sich seine Nebenkosten-Abrechnung genau anschauen und erstmal selber versuchen, die Posten zu verstehen. Angst vor Zahlen oder Vor-Verurteilungen sind hier sicher nicht die richtigen Berater.
Hat es zur Abrechnung des Vorjahrs gravierende Änderungen gegeben, für die es keine sachlichen Gründe gibt, oder tauchen tatsächlich Verwalter- oder Reparaturkosten auf, sollte man den Vermieter um eine Erklärung bitten. Vielleicht lässt sich das Problem ja leicht aus der Welt schaffen. Wenn nicht, kann man sich immer noch um professionelle Hilfe umschauen.

Heute gibt es eine Sammlung von Gerichtsurteile zu Nebenkostenabrechnungen, die teilweise mit einem kleinen Querverweis auf Win-CASA dargestellt werden.

Nebenkosten bei privaten und gewerblichen Mietern
Wenn es in einem Haus sowohl Wohnungen als auch Läden gibt, müssen die privaten Mieter aus der Nebenkostenabrechnung ihren Anteil entnehmen können. Das hat das Landgericht Hamburg unter Az.: 311 S 133/06 entschieden. Der Mieter muss also nachvollziehen können, wie die Kosten zustande gekommen sind, und es reicht nicht aus, nur die bereinigten Kosten darzustellen.

In Win-CASA kann bereits bei der Anlage eines Hauses der gewerbliche Anteil festgelegt werden. Um die Umlage für Müllgebühren genau auf die privaten und gewerblichen Mieter festzulegen, muss mit zwei separaten Umlageschlüsseln gearbeitet werden, damit die Gebühren bei den privaten Mietern ordnungsgemäß nach Wohnfläche und bei den gewerblichen Mietern nach Gewerbefläche umgelegt werden können.

Zeitraum der Hausgeldabrechnung
Das Oberlandesgericht Düsseldorf hat unter Az. 3 Wx 120/06 entschieden, dass das ganze Kalenderjahr in der Hausgeldabrechnung enthalten sein muss. Im vorliegenden Fall hatte der Hausverwalter separate Abrechnungen für jedes Quartal vorgelegt. Zusätzlich hatte er das Guthaben bzw. die Nachzahlungen für die einzelnen Eigentümer für das ganze Jahr berechnet und die Endbestände des Kontos und der Rückstellungen für das Jahr dargestellt.
Diese Vorgehensweise entspricht allerdings nicht der ordnungsgemäßen Verwaltung, da die vorgelegten Abrechnungen nicht ausreichend klar und informativ waren. Der Verwalter wurde also für diese Abrechnung nicht entlastet.

Erdgeschosswohnungen müssen Aufzugskosten mit tragen
Der VIII. Zivilsenat des Bundesgerichtshofs hat im Urteil VIII ZR 103/06 entschieden, dass auch die Eigentümer bzw. Mieter einer Wohnung im Erdgeschoss ihren Anteil an den Betriebskosten für den Aufzug bezahlen müssen. Sie werden nicht in unangemessener Weise benachteiligt, wenn sie für den Aufzug zahlen müssen, den sie nicht benötigen, um ihre Wohnung zu erreichen. Im sozialen Wohnungsbau waren Erdgeschosswohnungen zwar teilweise von der Zahlungspflicht für einen Aufzug befreit, aber auch diese Regelung wird inzwischen nicht mehr angewendet.
Das Gericht gibt zu bedenken, dass auch verschiedene weitere Betriebskosten einzelnen Parteien mehr oder weniger zu Gute kommen. Eine Abrechnung nach tatsächlicher Nutzung ist allerdings nicht möglich. Denn wie soll der Hausverwalter beispielsweise feststellen, wer sich am meisten über die gepflegte Grünanlage freut. Oder müssen die Bewohner der oberen Wohnungen eine höhere Umlage für die Treppenhausreinigung zahlen, da ja nur sie die oberen Treppen „verschmutzen“? Dass so etwas absurd wäre, hat der Bundesgerichtshof natürlich klar erkannt und festgelegt, dass die Umlagen für alle Bewohner nach den gleichen Umlageschlüsseln umgelegt werden, sei es nach Verbrauch, wenn dieser objektiv messbar ist, nach Tagen oder Anteilen. Denn nur so kann der Hausverwalter sicherstellen, dass er eine ordnungsgemäße, nachvollziehbare Abrechnung vorlegt.

Kabelgebühren entfallen erst nach Kündigung
Das Amtsgericht Münster musste sich mit einem Fall beschäftigen, in dem ein Bewohner die Gebühren für den Kabelanschluss nicht mehr zahlen wollte, nachdem er sich eine Sat-Anlage montiert hat. Nach dem Urteil Az. 7 C 4811/06 ist dies jedoch erst dann zulässig, wenn der Vertrag mit dem Kabelbetreiber gekündigt ist. In Anlehnung an den vorausgegangenen Fall reicht es also nicht aus, dass der Bewohner ein Angebot nicht (mehr) nutzt, um ihn von der Zahlung zu befreien. So kann sich auch niemand von den Müllgebühren befreien, indem er behauptet, keinen Restmüll mehr zu produzieren oder diesen anderweitig und nicht in der Mülltonne des Hauses zu entsorgen.

Mit den Nebenkosten sind für den Hausverwalter im Jahresablauf verschiedene Aufgaben verbunden. Sie reichen von der Verarbeitung der monatlichen Abschlagszahlung bis zur jährlichen Nebenkostenabrechnung. Dazu können in unregelmäßigen Abständen Mahnungen und Zwischenabrechnungen kommen.

Die Bewältigung der Nebenkosten ist aber mit der richtigen Software fast ein Kinderspiel, denn mit einer derartigen Unterstützung werden die Aufgaben für den Verwalter strukturiert und teilweise sogar automatisiert. Die Software sorgt auch dafür, dass die Abrechnung der Nebenkosten für die Bewohner leichter verständlich wird.

Hier zunächst kurz ein Blick auf die Liste der Nebenkosten, die natürlich von Haus zu Haus kleine Unterschiede aufweisen kann:

• Wasser und Kanal
• Müllabfuhr
• Grundsteuer
• Versicherungen
• Hausreinigung und Gartenpflege
• Hausmeister
• Allgemeinstrom
• Schornsteinreinigung
• Fernsehantenne oder Kabelanschluss
• sonstiges, z.B. Fahrstuhl, Waschraum

Wie die Software-Unterstützung im Zusammenhang mit den Nebenkosten konkret aussehen kann, wird hier am Beispiel von Win-CASA gezeigt.

Nebenkostenabrechnung

Der Nebenkosten-Assistent leitet den Hausverwalter durch die unterschiedlichen Funktionen, von Win-CASA.

Das sichtbare Endprodukt ist die Nebenkostenabrechnung, die in übersichtlicher Form ausgedruckt wird. Zu den Zahlen gibt es einen einleitenden und einen abschließenden Text – letzteren getrennt für den Fall einer Gutschrift und den einer Nachzahlung. Diese Texte können für alle Parteien eines Hauses oder bei Bedarf sogar individuell für einzelne Bewohner angepasst werden und erscheinen dann automatisch in den unterschiedlichen Formatvorlagen, die zur Auswahl stehen.

Der Bewohner sieht auf einen Blick, welche Kosten für die Gemeinschaft aufgelaufen sind und nach welchem Umlageschlüssel sein Anteil errechnet wurde. Die Gesamtsumme für den Abrechnungszeitraum wird den geleisteten Vorauszahlungen gegenübergestellt. Daraus ergibt sich eine Nachzahlung oder Gutschrift und auch gleich die neue Vorauszahlung für den kommenden Abrechnungszeitraum.

Wenn sich der Verwalter einen Überblick über alle Bewohner des Objekts und den Saldo aus Gutschriften und Nachzahlungen verschaffen möchte, kann er dies mit Hilfe einer Sammelliste tun. Vielleicht ist es auch ganz interessant, zu sehen, wo große Differenzen zwischen Abschlag und tatsächlichen Kosten vorliegen oder wie sich die Werte im Vergleich zum Vorjahr entwickelt haben.

Für den Verwalter endet das Kapitel „Nebenkosten“ aber noch nicht, wenn er die Abrechnung versendet hat. Aber die Software Win-CASA unterstützt ihn natürlich auch bei allen folgenden Schritten. Die Bewohner, bei denen die Abrechnung der Nebenkosten ein Guthaben ergeben hat, müssen eine Überweisung erhalten, von den anderen Parteien müssen die Nachzahlungen eingefordert werden. Über die Sollstellung der Beträge kümmert sich die Software auf Knopfdruck und erledigt damit die vorletzte Aktion aus der Nebenkosten-Abrechnung.

Bleibt die letzte Aktion, nämlich die Aktualisierung der Vorauszahlungen. Den Dialog dazu bietet der Nebenkosten-Assistent unter Nummer 6. Sobald die neuen Werte eingetragen sind, können sie sollgestellt werden. Dann beginnt wieder für ein Jahr der neue Kreislauf mit Nebenkostenvorauszahlungen und – möglichst wenigen – Mahnungen.

Nebenkostenvorauszahlung

Viele Hausverwalter sind inzwischen dazu übergegangen, die monatlichen Abschläge per Lastschrift einzuziehen. Ist die Bankverbindung des Bewohners in Win-CASA hinterlegt, kümmert sich die Software automatisch um die Abbuchung der Vorauszahlung für die Nebenkosten.

Mahnungen

Das Mahnwesen behält sollgestellte, nicht beglichene Forderungen im Auge und schreibt diese in die Mahnliste. Von dort aus können die Mahnschreiben auf der Basis unterschiedlicher Vorlagen erstellt werden.

Mieterwechsel und Nebenkosten

Nebenkostenabrechnungen nach dem oben beschriebenen Vorbild können jederzeit erstellt werden, also nicht nur zum Abschluss des Wirtschaftsjahres. Dies kann zur Orientierung erfolgen oder auch bei einem Bewohnerwechsel. Die Software übernimmt dann die taggenaue Abrechnung der Nebenkosten, ersetzt den bisherigen Bewohner auf Knopfdruck mit dem neuen Bewohner und aktualisiert die Zählerstände.

So verliert die Abrechnung und Verwaltung der Nebenkosten mit einer geeigneten Software ihren Schrecken.

Überzeugen Sie sich selber mit der Testversion von Win-CASA.

Mit der Miete oder den Tilgungszahlungen für die Eigentumswohnung sind die Kosten für das Dach über dem Kopf leider noch lange nicht abgedeckt. Die Betriebskosten sind zusätzlich zu zahlen, und der Betrag ist oftmals nicht zu vernachlässigen. Oft wird deshalb schon von der „zweiten Miete“ gesprochen.
Abgesehen von der reinen Höhe der Betriebskosten stellt sich oft nicht nur die Frage, wie sich aus einer Heizungsablesung der jeweilige Rechnungsbetrag ergibt. Außerdem ist oft nicht klar, wie die Kosten aus der Betriebskostenberechnung auf den Mieter und den Vermieter aufgeteilt werden. Dies geht so weit, dass dazu auch immer wieder die Gerichte bemüht werden müssen.

Versuchen wir also mal, die ganze Sache Schritt für Schritt systematisch aufzurollen. Fangen wir also mal ganz vorne an: Betriebs-Kosten, das sind also Kosten für den Betrieb. Man könnte also sagen, es sind Kosten, die anfallen, wenn die Wohnung bewohnt ist. Das ist schon mal ein guter Gedankenansatz, der sich ausbauen lässt:
Betrachten wir die 2 Möglichkeiten getrennt:
1.) Die Wohnung ist vermietet.
2.) Die Wohnung steht leer.

Zunächst zum ersten Fall:
Ist eine Wohnung bewohnt, wird Wasser verbraucht, Abwasser produziert, geheizt und (teilweise) Fernsehen über einen Kabelanschluss konsumiert. Die dafür anfallenden Kosten muss der Mieter zahlen, denn gerade beim Verbrauch von Wasser und Wärme ist er der einzige, der die Höhe bestimmen kann.
Keinen Einfluss hat der Mieter allerdings auf die Höhe der Kosten für einen Hausmeister oder für Haus-Versicherungen. Dennoch sind diese Betriebskosten umlagefähig, müssen also vom Mieter getragen werden, da er ja auch den direkten Nutzen hat, wenn z.B. der Hausmeister die Mülltonnen am Leerungstag rausstellt oder bei Glätte die Hauseinfahrt streut. Zu diesem Punkt gibt es allerdings eine Ausnahme, die das Amtsgericht Wetzlar (Az. 38 C 1759/06 [38])beschlossen hat. Übernimmt nämlich der Vermieter selber die Hausmeisteraufgaben, muss er die Übernahme der Kosten durch den Mieter gesondert vertraglich vereinbaren.

Auf der anderen Seite stehen die Betriebskosten, die dem Eigentümer dafür entstehen, dass er die Wohnung als sein Eigentum bezeichnen und nutzen kann. Um es zu erhalten, ist in die Instandhaltung und Renovierung zu investieren und müssen die Hausverwaltung und ihre Kosten wie beispielsweise Bankgebühren gezahlt werden. Auch Prozesse, die die Eigentümergemeinschaft führt oder durch eine Rechtsschutzversicherung abdecken lässt, fallen ausschließlich in den Zuständigkeitsbereich des Eigentümers, an deren Kosten sich die Mieter nicht beteiligen müssen.
Die Wartungskosten sind allerdings noch ein Bereich der Betriebskostenberechnung, an dem sich die Geister scheiden. Grundsätzlich gelten sie als nicht umlagefähig, da dadurch ja das Eigentum des Eigentümers erhalten wird. Andererseits kann man argumentieren, dass bei ausbleibender Wartung in einigen Fällen Nachteile oder sogar Schäden für den Mieter entstehen könnten. Deshalb ist sowohl die Wartung eines Aufzugs, von Gasleitung oder der Fernsehanlage umlagefähig.

Nun tritt aber auch immer mal wieder der 2. Fall ein, dass ein Mietverhältnis endet und nicht sofort ein neuer Mieter nachfolgt. Zieht der ursprüngliche Mieter aus, müssen die Zähler abgelesen werden. Wenn sich die Energieversorger und die Parteien nicht mit einer Selbstablesung zufrieden geben, ist eine offizielle Ablesung unumgänglich. Und die dafür anfallenden Kosten muss der Vermieter tragen. So jedenfalls hat der Bundesgerichtshof entschieden (Az. VIII ZR 19/07)– mit der Begründung, dass diese Kosten nicht regelmäßig, sondern nur sporadisch beim Mieterwechsel anfallen.

Und steht die Wohnung dann eine Zeit lang leer, muss der Eigentümer auch die Betriebskosten tragen, die sonst beim Mieter auflaufen würden. Er kann sie auch nicht auf die anderen Parteien abwälzen. Ich habe zwar einmal in einem Haus gewohnt, in dem die Müllgebühr nach „Bewohnerköpfen“ umgelegt wurde. Nach meinem Auszug wurde mein Anteil dann doch indirekt auf die anderen Bewohner abgewälzt.
Der Bundesgerichtshof (Az. VIII ZR 159/05) hat die Rechte der anderen Mieter oder Eigentümer in dieser Hinsicht aber gestärkt. Wenn es in einem Haus zu längeren Leerständen gekommen ist und die nachfolgende Betriebskostenabrechnung außergewöhnlich hoch ausfällt, sollten also die Alarmglocken klingeln.
Denn wer denkt, dass die mieterbedingten Betriebskosten bei einer leeren Wohnung sowieso gleich Null sind, täuscht sich leider. Auch wenn im Winter keine Heizung aufgedreht wird, fallen Kosten an, da ja der Frostwächter aktiv bleibt und die Zuleitungen auch bei ausgeschalteter Heizung Wärme produzieren und damit die Flüssigkeit in den Meßröhrchen verdunsten lassen. Und ob es möglich ist oder sich lohnt, einen Kabelanschluss für eine kurze Zeit zu kündigen und dann wieder zu reaktivieren, muss wohl auch im Einzelfall geklärt werden.

Die Betriebskostenberechnung, ein Buch mit 7 Siegeln? Hoffentlich jetzt nicht mehr.

Die Heizkostenabrechnung scheint irgendwie für alle Beteiligten gleichermaßen einen gewissen Schrecken zu verbreiten. Für die Hausverwaltung ist sie mit viel Arbeit verbunden, für die Eigentümer und Mieter oft mit unliebsamen Nachzahlungen und manchmal auch mit viel Rätselraten, wie denn nun die Zahlen auf der Heizkostenabrechnung zustande kommen, und mit der Frage, ob das so alles seine Richtigkeit hat oder ob die Hausverwaltung und das Ablesungsunternehmen nicht irgendwie eine gewisse Machtposition zu ihren Gunsten ausnutzen.

Die Heizkostenabrechnung steht zwar momentan noch nicht an. Jetzt ist aber die Zeit, in der beide Seiten den Grundstein für die oben beschriebenen Sachverhalte legen können – im Positiven wie im Negativen.

Beginnen wir zunächst auf Seiten der Hausbewohner: Der Blick geht aus dem Fenster und auf das Thermometer, der Griff zum Thermostat der Heizung. Warm und behaglich soll es schon sein, wenn man im Wohnzimmer sitzt, wenn man nass aus der Dusche steigt. Und auch wer am Schreibtisch sitzt, möchte nicht mit den Fingern an der Tastatur festfrieren.
Auf der anderen Seite häufen sich die Meldungen um die Klimakatastrophe und den zu hohen CO2-Ausstoß, der ja nicht nur aus dem Auto-Auspuff, sondern zum Teil auch aus den Schornsteinen auf den Dächern kommt. Und so mancher Wohnungseigentümer hat vielleicht schon die Eigenheimbesitzer beneidet, die sich nach Belieben eine Pelletsheizung oder Solaranlage installieren können. Aber auch hier gibt es nun Fragezeichen, denn zumindest für Österreich wurde kürzlich gemeldet, dass der Holzverbrauch das Angebot übersteigt, weil die Holzexporte aus den Ostblockländern zurückgehen und die Holzernte in den alpinen Regionen nicht nur schwierig, sondern auch kostspielig ist.

Was bleibt jedem Einzelnen in dieser Situation? Er kann seine Heizgewohnheiten überdenken und versuchen, hier und da ein wenig Energie zu sparen, um zumindest die Überraschung bei der Heizkostenabrechnung in Grenzen zu halten. Hier ein paar konkrete Tipps dazu:

• Es ist ratsam, die Temperatur in den Räumen mit einem Thermometer zu prüfen und sich nicht nur auf das subjektive Gefühl zu verlassen – denn das trügt manchmal.
• Temperaturen unter 18°C in bewohnten Räumen sind definitiv zu niedrig. Aber 20°C sind schon ausreichend, denn man kann sich im Winter durchaus auch mal in der Wohnung etwas wärmer anziehen als im Sommer. Räume, in denen man still sitzt, dürfen allerdings etwas besser geheizt sein, als Räume, in denen man sich bewegt.
• Räume, die längere Zeit nicht genutzt werden, müssen derweil auch nicht geheizt werden, denn eine Frostsicherung ist heutzutage eigentlich in allen Heizkörperventilen oder –anlagen enthalten. Auch über Nacht kann die Heizung überall ausgedreht werden. Bei modernen Anlagen kann man die Zeitsteuerung natürlich so einstellen, dass die Heizung angeht, kurz bevor man das warme Bett verlässt, so dass der Temperaturschock nicht so arg wird.
• Heizkörper sollten ihre Wärme ungehindert in den Raum abgeben können und dabei nicht durch Möbel, Vorhänge oder Verkleidungen „behindert“ werden.
• Zum richtigen Heizen gehört schließlich auch das richtige Lüften: Bei niedrigen Außentemperaturen hilft ein Stoßlüften über wenige Minuten, um die warme, feuchte Luft durch kalte, trockene Luft zu ersetzen, die neue Feuchtigkeit aufnehmen kann und damit verhindert, dass sich diese im Extremfall in Form von Schimmel an den Wänden niederschlägt.

Wer also als Wohnungseigentümer oder Mieter diese Tipps beherzigt, kann der Heizkostenabrechnung gelassen entgegen sehen. Viel mehr kann er nicht tun, denn ob der Winter frostig oder mild wird, liegt ja nicht direkt in unserer Hand.

Und während die Bewohner ihr Heizverhalten überdenken, hat der Hausverwalter noch die Möglichkeit, sich die geeignete Software für die Heizkostenabrechnung zuzulegen – falls er dies nicht bereits getan hat.
Win-CASA beispielsweise sorgt dafür, dass die Heizkostenabrechnung sowohl leicht verständlich und nachvollziehbar ist als auch den Anforderungen der Verordnung für Heizkostenabrechnung entspricht.

So muss die Heizkostenabrechnung beispielsweise den Zeitraum der Abrechnung, den Anfangs- und Endbestand bei Brennstoffen und die getätigten Käufe enthalten. Sehr hilfreich ist die Softwareunterstützung bei der Heizkostenabrechnung, wenn es um die Verteilung der Heizkosten nach den Umlageschlüsseln und um die Berechnung von Nach- und Rückzahlungen auf Grundlage der monatlichen Vorauszahlungen geht.
Eine übersichtliche, nachvollziehbare Heizkostenabrechnung senkt sicher auch die Rückfragen von Seiten der Eigentümer, so dass sich eine gute Software auch unter diesem Aspekt für die Hausverwaltung auszahlt.

Wer eine Wohnung oder ein Haus kaufen oder mieten möchte, wird sehr bald nach der Größe des Objekts fragen. Man wird mit dem bisherigen Objekt vergleichen, um festzustellen, ob man sich wunschgemäß vergrößern oder verkleinern kann oder ob man wohl alle Möbel unterbringen wird. Die Wohnfläche hat aber auch eine weitere wichtige Bedeutung, denn sie dient als Grundlage für die Berechnung der Betriebs- und Nebenkosten.
Grund genug also, die in diesem Bereich gängigen Begriffe und Vorschriften einmal genauer unter die Lupe zu nehmen.

Wohnfläche

Die Wohnfläche ist die Fläche, die ausschließlich zum Wohnen dient.

Nutzfläche

Zur Nutzfläche zählen alle weiteren Flächen, die zum Wohnen notwendig, aber nicht unmittelbar nutzbar sind, wie z.B. Treppen und Treppenabsätze, Abstellräume außerhalb der Wohnung, Keller, Dachboden, Garage, die Waschküche und der Trockenraum.

Brutto-Fläche

Die Brutto-Fläche umfasst die gesamte Grundfläche einschließlich der bebauten Flächen. Teile der Grundfläche, auf der eine Mauer oder ein Schornstein stehen, werden hier also mit gerechnet.

Netto-Fläche

Für die Netto-Fläche werden die bebauten Anteile der Grundfläche von der Brutto-Fläche abgezogen. Aus Bewohnersicht wird also nur die Fläche im Inneren berücksichtigt, die zum Stellen von Mobiliar verfügbar ist.

Berechnungsvorschriften

Es ist nicht so einfach, bei den verschiedenen Berechnungsvorschriften den Überblick zu behalten. Denn für ein und dasselbe Objekt können nach den unterschiedlichen Vorschriften durchaus stark abweichende Werte entstehen. Deshalb sollte im Zweifelsfall immer hinterfragt werden, auf welcher Vorschrift die Berechnung beruht, wenn verschiedene Objekte verglichen werden sollen.

• Ziemlich schnell abhaken kann man die DIN 283. Sie ist seit über 20 Jahren ungültig und wird nur noch in Einzelfällen als Referenzberechnung für ältere Objekte verwendet.

• Die zweite Berechnungsverordnung (II. BV) wurde 1983 als Ersatz für die DIN 283 erstellt. Ihr Schwerpunkt lag auf öffentlich geförderten Wohnungen und Häusern. Trotzdem wurde sich aber auch für andere Objekte verwendet.

• Zum 1. Januar 2004 wurden alle bisherigen Bestimmungen in der Wohnflächenverordnung zusammengeführt. Wie bei der zweiten Berechnungsverordnung hat sich der Gesetzgeber mit der Wohnflächenverordnung auf den öffentlich geförderten Wohnraum konzentriert, die Verwendung für andere Immobilien aber nicht ausgeschlossen.

• Als vierte Vorschrift gibt es noch die DIN 277 Sie ermittelt zwar die Nutz- und nicht die Wohnfläche, wird aber trotzdem häufig verwendet. Sie unterscheidet zwischen der Hauptnutzfläche, die zum Wohnen und als Aufenthaltsort der Bewohner dient. Dazu kommt die Nebennutzfläche, die sich aus den Flächen für die sanitären Anlagen, aus Abstellräumen, Garderoben, Garagen und Stellplätzen zusammensetzt. Die Verkehrsfläche dient dem Zugang zu den Räumen in Form von Fluren, Dielen, Treppen, Windfängen usw.

Die Funktionsfläche dient nicht zu Wohnzwecken, sondern beherbergt die Versorgungsanlagen des Hauses, für Strom, Wasser und Brennstoffe.
Die Summe aus Hauptnutz-, Nebennutz-, Verkehrs- und Funktionsfläche ergibt die Netto-Grundfläche. Sie wird innen gemessen. Verwendet man die Außenmaße einschließlich der Grundfläche für Wände, Stützen und andere Bauteile, erhält man die Brutto-Grundfläche.

Dachgeschosse und Freisitze

Die Vermessung gerader, rechtwinkliger Räume sollte keine so große Schwierigkeit darstellen. Sobald es aber ins Dachgeschoss geht oder außen liegende Flächen vorhanden sind, sind folgende Regeln zu berücksichtigen:

Die Grundfläche von Wintergärten zählt nur zu 50 % zur Wohnfläche. Bei Balkons, Loggien, Dachgärten und Terrassen sind meistens 50% üblich, aber ebenso 25% zulässig.

Die Grundfläche wird in Abhängigkeit von der lichten Höhe bewertet. Demnach zählt die Grundfläche

• zu 100%, wenn die lichte Höhe mindestens 2 m beträgt
• zu 50%, wenn die lichte Höhe mindestens 1 m, aber weniger als 2 m beträgt
• gar nicht, wenn die lichte Höhe weniger als 1 m beträgt

Im Zusammenhang mit der Dachschräge werden auch öfter die Begriffe Kniestock oder Drempel verwendet. Dabei handelt es sich um die Seitenwand, die auf dem obersten Geschoss aufsetzt und die Dachkonstruktion trägt. Teilweise ist der Kniestock nicht verputzt oder seine Unterkante ist farblich abgesetzt, so dass seine Höhe sogar von außen sichtbar ist.

Auch wenn ich beim Begriff „Freisitz“ spontan an einen Jäger denken muss, geht es hier um Häuser und die Möglichkeiten zum Aufenthalt an der frischen Luft, die sich am oder rund um das Haus bieten. Die Möglichkeiten sind vielfältig: Loggia, Balkon, Terrasse, Veranda und noch viele Begriffe mehr bietet unsere Sprache. Aber was steckt eigentlich ganz genau dahinter? Begeben wir uns also auf eine Definitionstour, garniert mit ein paar ausgefallenen Ansichten aus Linz, Wien und anderswo.

Balkon (in Anzeigen kurz Blk.)
Ein Balkon ragt aus der Fassade heraus und ist an drei Seiten offen. Diese Seiten sind mit einem Geländer oder einer Brüstung gesichert, denn Balkons gibt es nur ab dem 1. Stock aufwärts. Bei Wind oder Regen ist der Aufenthalt auf dem Balkon also nicht angesagt. Damit man aber Stuhl, Wäscheständer oder Blumentöpfe ruhig auf dem Balkon stehen lassen kann, sind viele Balkons überdacht, zumindest teilweise in die Fassade eingebunden oder seitlich mit einem gläsernen Windschutz versehen.

Balkons sind bei den Bewohnern beliebt, steigern den Wert einer Wohnung und die Beliebtheit wenn’s ums Verkaufen oder Vermieten geht. Auch für Architekten sind Balkons reizvoll, weil herausfordernd, da sie viele Möglichkeiten zur Gestaltung der Fassade bieten.

französischer Balkon

Einen französischen Balkon könnte man allerdings fast als Mogelpackung bezeichnen, denn es handelt sich lediglich um Balkontüren mit einem direkt davor angebrachten Geländer.

Die Plattform, auf der sich ein Mensch aufhalten könnte, fehlt. Manchmal finden ein paar Blumentöpfe zwischen Tür und Geländer Platz oder eignet sich das Geländer zum Aufhängen eines Blumenkastens. Ansonsten bleiben nur ein wenig mehr Frischluftzufuhr und eine erweiterte Aussicht als beim Fenster.

Loggia
Loggia kommt vom italienischen „Loge“. Und wie sitzt man in der Loge in der Oper? Zurückgezogen, von seitlichen Blicken abgeschirmt! Und genauso ist die Loggia an 3 Seiten von Wänden umschlossen, d.h. sie ragt nicht über die Fassade des Hauses hinaus.

Ihre Nutzungsmöglichkeiten bei Wind und Regen sind dadurch um einiges größer als die eines Balkons. Es gibt allerdings auch Loggien, die trotzdem zu einem geringen Teil aus der Fassade herausragen. Wer sprachlich korrekt sein will, spricht hier von einem Vorbau. Die vordere Seite ist auch mit einer Brüstung gesichert, da eine Loggia wie ein Balkon immer oberhalb der Grundfläche zu finden ist.

Wintergarten
Eine Loggia kann – wie hier am (natürlich eher atypischen) Beispiel der Wiener Staatsoper – mit Glasflächen verschlossen werden, die sich allerdings ganz oder teilweise öffnen lassen. Dann spricht man von einem Wintergarten.

Wintergärten sind aber auch als Anbauten im Erdgeschoss beliebt. Sie werden gerne zum Überwintern von Pflanzen verwendet, erfreuen sich aber auch durch die besonderen Licht- und Klimaverhältnisse als Aufenthaltsort großer Beliebtheit und können die Wohnfläche erweitern.

Veranda
Eine Veranda gibt es im Gegensatz zu Balkon und Loggia ausschließlich im Erdgeschoss. Sie befindet sich meist vor dem Hauseingang und ist überdacht. Sie kann seitlich sowohl offen als auch verglast sein. In Amerika und Skandinavien findet man oft Häuser mit einer Veranda, die um das gesamte Haus herum läuft und ein wenig höher als das umliegende Gelände ist.

Terrasse (in Anzeigen kurz Terr.)
Eine Terrasse liegt meist ebenerdig und ist aus dem Haus erreichbar. Bei Einfamilienhäusern ist sie meist nicht überdacht und zu allen Seiten offen. Bei Mehrfamilienhäusern hat die Terrasse meist die gleiche Grundfläche wie die darüber liegenden Balkons und dadurch auch einen Schutz von oben. Bei Erdgeschosswohnungen grenzt an die befestigte Terrasse meist noch einen Gartenanteil an. Je nach Lage werden Sichtschutzelemente zum Nachbarn oder zur Straße angebracht.
Eine Terrasse muss aber nicht zwangsläufig ebenerdig sein. Sie kann sich auch im ersten Stock auf einer Garage oder einem Hausanbau befinden.

Dachterrasse
Eine Dachterrasse befindet sich – logischerweise- auf dem Dach, ist oft großzügig bemessen und bietet einen schönen Ausblick über Stadt oder Land. Dachterrasse darf sich ein Freisitz in luftiger Höhe allerdings nur dann nennen, wenn seine Grundfläche in den darunterliegenden Stockwerken zum Haus gehört. Sonst ist es ein Dachbalkon. Läuft die Dachterrasse um das gesamte Haus herum, spricht man von einem Penthouse – einem Haus auf einem Haus, denn es gibt keine gemeinsame Fassade mit dem darunter liegenden Haus.

Pergola
Eine Pergola im klassischen Sinn ist ein Gerüst aus Holz oder Metall, an dem sich Pflanzen wie z.B. Efeu entlangranken können. Aus manchen Parks kennt man Bögen, die mit einem entsprechend dichten Bewuchs durchaus einen gewissen Regenschutz bieten. Ihre Verwendung als gestalterisches Element hat die Pergola allerdings inzwischen längst abgelegt. Der Sicht- und Wetterschutz wird heute auch für Terrassen oder Flächen verwendet und unter Zuhilfenahme von Holz, Metall oder anderen Werkstoffen erreicht.

Vergleicht man die Grundrisse von Häusern und Wohnungen mit der Wohnflächenberechnung, wird man feststellen, dass Balkon, Loggia oder Terrasse nur anteilig zur Wohnfläche gezählt werden. Der übliche Wert liegt bei einem Viertel der Fläche. Abweichungen von diesem Wert nach unten oder oben - maximal bis zur Hälfte – sind aber in Abhängigkeit von der Lage und Qualität möglich.