Software24 Blog

Je präsenter das Internet in der Arbeitswelt und im Alltag wird, desto größer werden auch die Möglichkeiten, die sich daraus ergeben. Auch die Hausverwaltung kann das Internet sehr gut nutzen, um sich zu präsentieren und neue Kunden zu gewinnen. Aber das Internet ist nicht nur im Hinblick auf neue Kunden wichtig. Es kann vor allem auch für bestehende Kunden, d.h. die betreuten Eigentümergemeinschaften, nutzbringend verwendet werden.

Die Hausverwaltung kann in einem geschlossenen Bereich verschiedene Dokumente anbieten, die sich die Eigentümer bei Bedarf herunterladen können, z.B.

• Formulare
• Hausordnung
• Protokolle
• Teilungserklärung
• Energieausweis

Wenn die Hausverwaltung diese Dokumente immer aktuell hält und Eigentümer bei Bedarf immer die Version aus dem Web holt, haben alle Beteiligten einen Nutzen. Die Hausverwaltung spart sich die Arbeit, die Dokumente zu versenden. Die Eigentümer müssen die Dokumente nicht mehr in ihren Unterlagen suchen oder Informationen mangels Formular formlos weitergeben.

Ferner können im geschlossenen Bereich auch stets aktuelle Kontaktdaten gehalten werden, z.B.

• Mitglieder des Verwaltungsbeirats
• Name und Kontaktdaten des Hausmeisters
• Ansprechpartner bei der Hausverwaltung

Diese Dokumente und Informationen stellen sozusagen die “Basics” dar. Es ist allerdings noch viel mehr möglich. Inwieweit das sinnvoll ist, hängt natürlich auch von der Internet-Affinität der Eigentümer ab. Wer über einen privaten Internet-Zugang verfügt und bereit ist, das Online-Angebot der Hausverwaltung zu nutzen, lässt sich ja leicht bei einer Eigentümerversammlung  klären. Auf jeden Fall können beide Seiten profitieren. Die Verwaltung spart Kosten und Papier, und die Eigentümer kommen in den Genuß von mehr Informationen. Denn was kann zusätzlich im geschützten Bereich angeboten werden?

• aktuelle Dokumente, z.B. Angebote von Handwerkern, Stellungnahmen zu offenen Fragen
• Handwerker und Dienstleister, die die Hausverwaltung empfehlen kann
• Anleitungen und Regeln für bestimmte Situationen, die immer mal wieder auftreten können.

Beispiele für den letzten Punkt sind:

• Wer hat den Schlüssel zum Raum mit den Stromzählern?
• Wem melde ich defekte Glühbirnen im Haus?
• Was muss ich tun, wenn meine Wohnung für längere Zeit leer steht?

So muss sich nicht jeder, bei dem derartige Fragen auftreten, wieder von vorne bis hinten durchfragen, sondern findet gleich die passende Antwort und spart sich und den potenziell zu Befragenden Zeit und Geld und kann unter Umständen sogar Schaden abwenden.
Sinnvoll kann auch ein Meldungsplattform sein, aus der ersichtlich ist, was der Verwaltung gemeldet worden ist. Wenn im Haus ein kleinerer Defekt auftritt, trifft man ja die Extreme, dass es niemand meldet, weil jeder denkt, dass es bereits ein anderer getan hat, oder dass es mehrere melden und die letzten dann mit einem genervten “Das wissen wir doch schon!” abgefertigt werden. Wäre für alle sichtbar, was diesbezüglich schon geschehen ist, kann jeder angemessen agieren.

Nützlich könnte auch ein kleines Forum sein, in dem vermietende und bewohnende Eigentümer Tipps und Erfahrungen austauschen können. Vielleicht hat ja einer gute Erfahrungen mit dem Wechsel des Stromanbieters gemacht, die er den anderen zur Verfügung stellen möchte. Auch Mietangebote und -gesuche für Stellplätze könnten dort ihren Platz finden, ebenso wie Fachartikel zu Themen, die in absehbarer Zeit für die WEG relevant werden, z.B. der Austausch der Heizungsanlage.

Natürlich ist ein solches Forum immer nur so gut wie die Personen, die sich daran beteiligen. Aber eine Möglichkeit kann nur dann genutzt werden, wenn sie auch praktisch möglich ist.

Also, Hausverwaltungen, keine Angst vor neuen Medien und Wegen, sondern Möglichkeiten ausloten und Potenziale nutzen!

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Eine gute Aus- oder Weiterbildung für alle in der Hausverwaltung tätigen Personen tut Not. Und wer sich wirklich weiterbilden will, kann auch auf etliche Angebote zurückgreifen. Welche sind das und wie unterscheiden sie sich? Hier ein kleiner Überblick zu Angeboten im Bereich Immobilienverwaltung.

Europäische Immobilienakademie

Die Europäische Immobilienakademie in Saarbrücken ist die Akademie des Immobilienverbandes Deutschland. Sie bietet einzelne Lehrgänge an, die teilweise mit einem IHK-Zertifikat abgeschlossen werden können. In zwei Wochen oder  an 7 Wochenenden kann der Lehrgang “geprüfter Immobilienverwalter” besucht werden. Die Kosten dafür betragen 1.190 EUR. Je nach Wohnort kommen weitere Kosten für Reise und Übernachtung dazu, weil die Lehrgänge nur in Saarbrücken, Berlin und Leipzig angeboten werden.

Wer sich länger weiterbilden möchte, kann zwischen verschiedenen E.A.I.-Diplomen wählen. Sie erfordern die Teilnahme an mehreren Lehrgängen, je nach Diplom sind es 3, 4 oder 7 Module. Das Diplom erfordert eine 2-jährige Berufspraxis in der Immobilienpraxis. Auf der einen Seite ist es zwar sinnvoll, eine Kopplung aus Theorie und Praxis anzustreben. Das impliziert allerdings auch, dass der Verwalter diese  2 Jahre ohne Ausbildung arbeitet.

gtw Weiterbildung

Das gtw ist ein privates Bildungsinstitut, das mit dem Dachverband der Deutschen Immobilienverwalter (DDIV) und dem Verband der Immobilienverwalter Bayern (VDIV) kooperiert. Einer der Lehrgänge führt zum geprüften Immobilienverwalter. 7 Monate Fernstudium mit 7 Präsenzphasen an Wochenenden bereiten auf die Abschlußprüfung vor. Die Kosten belaufen sich auf EUR 2.190.-. Dazu kommen Reisekosten, da die Lehrgänge nur in München stattfinden. Mitglieder der kooperierenden Verbände und Teilnehmer früherer Kurse erhalten Rabatte auf die Kursgebühren.
Die Teilnahme am Kurs ist an keine Voraussetzungen gebunden, wenngleich Erfahrungen im kaufmännischen und Immobilien-Bereich als nützlich angesehen werden.

Das gtw bietet weitere Kurzlehrgänge und auch einen einjährigen Ausbildungsgang, der mit einer IHK-Prüfung abgeschlossen wird.

IMI Immobilien-Institut

Die Lehrgänge des Nürnberger Instituts, das 1987 gegründet wurde, sind von der staatlichen Zentralstelle für Fernunterricht zugelassen. Einsteiger ohne Vorkenntnisse können am 9 Monate dauernden Fernkurs “Haus- und Grundstücks-Fachverwalter” teilnehmen.  Dafür sind EUR 1.377.- zu entrichten. Reisekosten fallen aber keine an, da die Vermittlung der Inhalte ausschließlich im Fernstudium erfolgt. Auch der 6-monatige Kurs mit dem Titel “geprüfter Fachverwalter von Wohnungseigentum” für EUR 1.392.- und das 14-monatige Fernstudium zum Immobilien-Verwalter-Diplom für EUR 1.410.- kann vollständig von zu Hause absolviert werden. Selbst die Prüfung in Form einer Zusammenfassung der Studieninhalte kann in den eigenen vier Wänden abgelegt werden.

IHK-Prüfungen sind nicht möglich. Das Institut wirbt mit großzügigen Rücktritts- und Kündigungsrechten bei Nichtgefallen.

Zusammenfassung

Dauer: 2 Wochen, 7 Monate, das sind doch auf den ersten Blick attraktive, weil überschaubare Ausbildungszeiten - verglichen mit der Ausbildung zum/r Kaufmann/-frau in der Grundstücks- und Wohnungswirtschaft, die 3 Jahre dauert. Aber innerhalb von 3 Jahren kann man natürlich auch viel mehr lehren und lernen als in einem Bruchteil dieser Zeit. Selbst wenn die jungen Leute in der Berufsausbildung etliche Sachen lernen, die fachübergreifend sind und allgemein auf den Berufsalltag vorbereiten sollen, wird der Wissensstand am Ende der Ausbildung ganz einfach höher sein.

Kosten: Die Gebühren, die die Bildungsinstitute verlangen, sind nicht zu verachten. Aufgrund der unterschiedlichen Art der Wissensvermittlung und Lehrgangsdauern lassen sich die Angebote schlecht vergleichen, und der Preis sollte nicht das einzige Auswahlkriterium sein.

Abschluss: Man hat ja oft den Eindruck, dass in unserem Land Zeugnisse und Diplome mehr zählen, als praktische Erfahrung. Wer sich nach Abschluss einer Aus- oder Weiterbildung mit dem Zertifikat bewerben möchte, sollte sich ernsthaft über eine IHK-Prüfung Gedanken machen. Wer bereits anderweitig bewiesen hat, dass er auch in Prüfungssituationen bestehen kann und vorrangig an den Inhalten interesssiert ist, kann möglicherweise auf eine Prüfung verzichten.

Schulabgänger, die sich ihren Berufsweg in der Immobilienverwaltung vorstellen können, sind sicher nicht die Haupt-Zielgruppe dieser Lehrgänge. Für sie sind der Ausbildungsgang oder ein sogar ein Studium mehr zu empfehlen.
Aber wer die Inititative ergreift und sich weiterbildet, ist natürlich auch vernünftig und verbessert seine beruflichen Chancen und steigert den Nutzen seiner Kunden.

Angenommen, eine Eigentümergemeinschaft benötigt für eine Sanierungsmaßnahme kurzfristig mehr Geld, als auf den Rücklagenkonto vorhanden ist. Dann könnte das Konto beispielsweise durch eine Sonderumlage aufgestockt werden. Was aber, wenn die Höhe der benötigten Mittel die für eine solche Sonderumlage zumutbare Höhe übersteigt? Dann muss das Geld aus anderen Quellen besorgt werden, üblicherweise per Kredit von einer Bank.

Aber genau das ist für Eigentümergemeinschaften gar nicht so einfach, denn es stellen sich folgende Fragen:

• Was wird die Bank als Sicherheit für den Kredit verlangen?
  • Das Haus als Ganzes?
  • Geht das, wenn möglicherweise einzelne Eigentümer selber noch eine Grundschuld auf ihre Wohnung eingetragen haben?
  • Wird die Bonität der einzelnen Eigentümer individuell betrachtet und untersucht?
• Wie erfolgt die Rückzahlung des Kredits?
  • Über monatliche Raten, die auf die Eigentümer aufgeteilt werden? Nach welchem Aufteilungsschlüssel?
  • Was passiert bei Zahlungsausfällen bei einzelnen Eigentümern?
• Was passiert bei zwischenzeitlichem Verkauf?
  •  Muss der neue Eigentümer in die Rückzahlung einsteigen?
  • Oder verhindert der laufende Kredit einen Verkauf vollständig, weil die erhöhten Zahlungen Kaufinteressenten abschrecken und ein schlechtes Bild auf die WEG und die Hausverwaltung werfen?

Bevor man sich mit diesen Fragen beschäftigt, sollte zunächst genau hinterfragt werden, wofür die Finanzierung benötigt wird. Hier gibt es drei Möglichkeiten:

• Es ist bereits ein Schaden eingetreten oder droht in Kürze einzutreten, z.B. die Heizungsanlage muss ersetzt werden. Solche Fälle sollten allerdings mit einer guten Hausverwaltung nicht auftreten. Denn eine solche erkennt einen Sanierungsbedarf frühzeitig und kann durch gesteigerte Rücklagenbildung dafür sorgen, dass die Sanierung zum erforderlichen Zeitpunkt auch problemlos durchgeführt werden kann.
  Auch gegen äußere Einflüsse, z.B. Unwetter, sollte eine pflichtbewusste Verwaltung eine entsprechende Versicherung abgeschlossen haben, die zumindest einen Teil der Schadensregulierung übernimmt.
• Es soll ein Umbau am Haus erfolgen, der das Leben im Haus komfortabler macht (z.B. Einbau eines Fahrstuhls) oder nach einer Investition zu Kostensenkungen führt (z.B. Maßnahmen im Energiebereich). Solche Maßnahmen sind sicher überwiegend positiv einzuschätzen, aber nicht unbedingt nötig. Oder zumindest wäre es möglich, hierfür zunächst etwas zu sparen und den Umbau zu einem späteren Zeitpunkt durchzuführen. Dieser Zeitpunkt richtet sich auch nach den finanziellen Verhältnissen der Eigentümer - was allerdings neben einem gewissen Fingerspitzengefühl der WEG auch ihren Willen zu einem Konsens voraussetzt.
• Es soll ein Umbau am Haus erfolgen, der zwar den Wert steigert, aber nicht unbedingt notwendig ist, sondern eher als Luxus zu betrachten ist. Solche Maßnahmen sollten nur bei ausreichendem Kassenbestand vorgenommen werden.

Mit Krediten für Eigentümergemeinschaften haben sich auch bereits die Gerichte beschäftigt. Allerdings ging es hierbei um geringere Summen, die zur Überbrückung einer kurzfristigen Zahlungsschwierigkeit benötigt werden. Der per Kontokorrentkredit in Anspruch genommene Betrag darf das Dreifache der monatlichen Hausgeldzahlungen nicht übersteigen (BayObLG, AZ 2Z BR 229/04, OLG München,  AZ 34 Wx 0550/05). Der Hausverwalter darf hier nicht eigenmächtig handeln, sondern muss die Zustimmung der Eigentümergemeinschaft haben.

Eigentümergemeinschaften, die mehr Geld benötigen und intern die Signale für einen Kredit auf Grün gestellt haben, könnten in der Hausbank München einen geeigneten Partner finden. Die 1908 als  wirtschaftliche Selbsthilfeeinrichtung für Hauseigentümer gegründete Bank bietet auch heute noch spezielle Angebote für die Wohnungswirtschaft. Dazu zählen auch Kredite für Wohnungseigentümergemeinschaften. 200.000 EUR Kreditsumme mit Rückzahlung innerhalb von 5 Jahren. Bei gleichmäßiger Tilgung wären da 3.333 EUR pro Monat fällig, zuzüglich Zinsen. Bei einer WEG mit 10 Parteien entstünde also eine monatliche Mehrbelastung von ca. 400 EUR. Das ist allerdings nur ein ganz grober Daumenwert für die Wirkungen eines solchen Kredits.

Mit einem Kredit der Hausbank können auch Fördermittel der KfW-Bank in Anspruch genommen werden. Dann darf die Laufzeit auch bis zu 10 Jahren betragen. Natürlich müssen diverse Bedingungen erfüllt sein und etliche Unterlagen vorgelegt werden, bevor es von der Haubank Geld gibt. Die Latte scheint relativ hoch zu liegen, so dass ein Kredit für eine WEG eher die Ausnahme denn die Regel zu sein scheint. Aber ausgeschlossen ist es nicht.

Über die Möglichkeiten, Überweisungen über den beleglosen Datenverkehr abzuwickeln, wurde ebenso bereits berichtet wie über den Datenaustausch bei der Heizkostenabrechnung. Die logische Verknüpfung beider Möglichkeiten ist nun auch die automatische Verbuchung aller Kontobewegungen, also nicht nur der per Überweisung ausgehenden Zahlungen, sondern auch der Einzahlungen.

MT 940 heißt in diesem Fall das “Zauberwort”, also die standardisierte Schnittstelle, über die Bankdaten ausgetauscht werden können. In diesem MT 940-Format können Onlinebankingprogramme die Daten, die üblicherweise auf dem Kontoauszug stehen, exportieren. Und diese Dateien können dann in das Banking-Modul von Win-CASA importiert werden. Das alleine ist bereits eine große Arbeitserleichterung und Zeitersparnis, da ein manuelles Abtippen der Daten von den Kontoauszügen entfällt.

Aber Win-CASA kann noch viel mehr. Nach dem Import wird nämlich gleich versucht, aus den einzelnen Zahlungen Buchungssätze zu bilden. Und das sieht wie folgt aus:

Wie Win-CASA seinen Erfolg dabei einschätzt, wird durch die farbigen Punkte in der ersten Spalte angezeigt. Konnte die Zuordnung zweifelsfrei erstellt werden, wird der Datensatz grün gekennzeichnet. Die Buchungsdaten werden ebenfalls in grün eingetragen. Sollten Zweifel bestehen oder Änderungen notwendig sein, besteht die Möglichkeit, die Daten in einem eigenen Pflegedialog  zu bearbeiten. Wenn alle Angaben stimmen, kann der Datensatz gebucht werden. Er verschwindet dann aus der Liste der importierten Kontodaten und wird in der Liste der gebuchten Datensätze angezeigt. Wenn nötig, ist aus dieser Liste später noch eine Korrektur der Buchung möglich.

Bei gelb markierten Buchungssätzen hat Win-CASA durchaus einen Verdacht, ist aber nicht sicher, ob die vorgeschlagenen Daten tatsächlich korrekt sind. Möglicherweise wurde zwar an Hand des Zahlenden ein offener Posten für die Gegenbuchung erkannt, aber die Beträge stimmen nicht überein. Oder der Zahlende ist zwar bekannt, aber keine Forderung ihm gegenüber offen.

Bei rot markierten Buchungssätzen tappt Win-CASA gänzlich im Dunkeln und benötigt Unterstützung. Allerdings ist Win-CASA nicht wirklich dumm, sondern sogar lernfähig. Das Programm kann trainiert werden, d.h. es kann eine Zuordnung von Wörtern aus dem Buchungstext zu einem Buchungssatz lernen und in Zukunft verwenden.

Ist die Trefferquote von Win-CASA nach etwas Training hoch, können alle grünen Buchungen auch im Stapel gebucht werden. So dauert die Verbuchung wiederkehrender Zahlungen nur wenige Sekunden und wird zweifelsfrei ohne Buchungsfehler durchgeführt.

Diese Automatisierung bedeutet für die Hausverwaltungen, die Win-CASA benutzen, eine enorme Zeitersparnis. Und die hier gesparte Zeit kann für andere wichtige Tätigkeiten im Dienste des Kunden verwendet werden. Und ist es nicht auch so, dass eine berufliche Tätigkeit umso interessanter wird, je weniger Routinetätigkeiten dabei anfallen? Das lernende Win-CASA ist sicher ein Schritt in diese Richtung.

Heute werfen wir mal einen Blick hinter die Kulissen von Win-CASA, der Software für den Hausverwalter. Vielleicht interessiert er sich nicht unbedingt für die Software und ihre Details. Interessant und wichtig für ihn ist aber sicher, dass seine Daten gut aufgehoben sind und dass der Zugriff schnell möglich ist. Und wahrscheinlich ist es ihm auch noch wichtig, dass Win-CASA erschwinglich ist. Und aus diesen Gründen werden die Daten von Win-CASA in einer Firebird SQL-Datenbank abgelegt.
Denn diese Datenbank ist eine Open Source-Anwendung mit einer langen, erfolgreichen Geschichte. Sie bietet alle Funktionen, die man auch von den „großen“ Datenbanken gewohnt ist. Die Abfrage- und Speichervorgänge entsprechen den Sicherheitsregeln und können direkt in der Datenbank gespeichert werden. Spezialisten kennen das unter den Begriffen „ACID-Konzept“ und „Stored Procedures“.
Wird Win-CASA in der Netzwerkversion verwendet – was die Regel sein dürfte – so muss der Firebird-SQL-Datenbankserver auf dem Server installiert werden. Dies geschieht automatisch im Verlauf der Installation von Win-CASA. Auf den Arbeitsplatzrechnern ist dann keine Firebird-Installation mehr erforderlich.
Der Firebird SQL-Server muss allerdings laufen, wenn an einem Arbeitsplatzrechner mit Win-CASA gearbeitet werden soll. Ist dies nicht der Fall, erscheint eine Fehlermeldung. Dann muss man auf dem Rechner unten links auf Start klicken und unter Einstellungen die Systemsteuerung auswählen. Unter allen Symbolen fällt sicher gleich der schwarze Vogelkopf vor gelbem Hintergrund auf.

Darüber gelangt man dann zum „Firebird Server Control“-Fenster, in dem die erste Zeile den aktuellen Zustand des Servers anzeigt. Heißt es dort nicht „The Firebird service is running“, so muss dieser mit Klick auf den Start-Button in Gang gesetzt werden. Die anderen Einstellungen sollten so sein, wie im folgenden Bild gezeigt.

Der Guardian sollte verwendet werden, der Firebird als Service laufen und automatisch gestartet werden.
Sollte der Firebird Server Manager in der Systemsteuerung nicht zu finden sein, so ist der Firebird auf dem Server verloren gegangen und muss dort neu installiert werden.

Ist der Firebird zwar schon auf dem Server vorhanden, aber dennoch reif für einen Austausch, so muss die alte Version zunächst gelöscht werden. Dazu gibt es unter Start – Einstellungen – Systemsteuerung den Eintrag Software. Über diese Liste kann die vorhandene Firebird Server Version deinstalliert werden. Zusätzlich muss noch der Ordner Firebird unter C:\Programme gelöscht werden. Vor der neuen Installation wird der Rechner am besten neu gestartet, was auch der Trick ist, wenn beim Löschen des Ordners eine Fehlermeldung erscheinen sollte. Anschließend wird die Setup-Datei FirebirdSQL.exe von der Win-CASA-Installations-CD gestartet. Die Einstellungen sind danach natürlich wie oben beschrieben vorzunehmen.
Dann sollte dem schnellen Zugriff auf die Daten nichts mehr im Wege stehen.

Eine Hausverwaltung hat viel mit Geld zu tun. Die Mieter und Eigentümer müssen ihre Miete und/oder ihr Hausgeld zahlen, Energieversorger, Müllabfuhr, Hausmeister, Putzdienst und Versicherungen erwarten ihrerseits die Zahlungen des Hausverwalters im Namen der Eigentümergemeinschaft. Das heißt Überweisungsträger ausfüllen, zur Bank gehen, diese abgeben, Kontoauszüge mitnehmen und dann im Büro prüfen, wer gezahlt hat. Dafür braucht man in Summe nicht nur viel Papier, sondern auch viel Zeit.
Neja, das ist Schnee von gestern, denn eines schönen Tages wurde der Datenaustausch, kurz DTAUS erfunden, bei dem man die Überweisungs- und Lastschriftdaten auf eine Diskette geschrieben hat. Zusammen mit dem Begleitzettel wurde diese Diskette dann zur Bank gebracht. „Adidas-Netzwerk“ wurde so etwas auch mal genannt – weil die Daten nicht über eine Leitung transportiert wurden, sondern von einer Person, die nach Möglichkeit über gutes Schuhwerk für den Weg verfügen sollte.

Bewegung kann zwar im Büroalltag gar nicht schaden, aber da Disketten inzwischen ja auch schon zu Museumsstücken geworden sind und Zeit immer Geld ist, lautet die aktuelle und optimale Lösung: Belegloser Zahlungsverkehr durch Datenaustausch. Die Übertragung erfolgt selbstverständlich Online. Dabei werden die Daten in eine spezielle Datei geschrieben, die per Mail an die Bank gesendet wird. Die Vorteile dieser Lösung gegenüber den Vorgängern sind:

• spart Papier
• spart Wege
• vermeidet Medienbrüche und somit fehlerträchtige Abtipparbeiten
• spart Zeit

Wie geht das nun konkret mit Win-CASA? Im Menü Buchhaltung gibt es die Unterpunkte Lastschriften erstellen und Überweisungen erstellen. Hier kann der Hausverwalter wählen, ob er eine Datei pro Konto oder pro Bankleitzahl erstellen möchte. Wählt er Lastschriften, so erhält er einen Dialog mit allen sollgestellten Zahlungen. Der Hausverwalter hat nun die Möglichkeit, einzelne Zeilen zu markieren und aus der Erstellung der Lastschrift auszuschließen. Sie werden dann in den oberen Teil des Bildschirms verschoben und für spätere Lastschriften verwahrt.

Als nächstes wird der Speicherort für die DTAUS-Datei gewählt. Wenn man mehrere Dateien erstellt, sollte man entweder mehrere Ordner verwenden oder die erstellten Dateien mit einem individuellen, sprechenden Namen versehen, da die neuen Dateien immer mit dem gleichen Namen gespeichert werden. Der Hausverwalter wird durch Info-Boxen über den Fortschritt der Dateierzeugung informiert und erhält – wenn er denn das papierlose Büro doch nicht wünscht – die Möglichkeit, eine Liste der Lastschriften auszudrucken. Die Datei bzw. Dateien kann er dann schnell und einfach per Mail an seine Bank schicken.

Auch für Überweisungen ist der Weg ganz einfach. In einer Maske werden die Überweisungsdaten eingepflegt. Für stets wiederkehrende Überweisungen können Texte für den Verwendungszweck angelegt werden, die dann nur noch aus den Listen ausgewählt werden müssen.

Sind alle Überweisungen angelegt, kann wie bei den Lastschriften ausgewählt werden, welche davon jetzt zur Bank geschickt werden sollen. Die weiteren Schritte entsprechen denen bei der Überweisung.

Alles in allem also sicher eine lohnenswerte Arbeitserleichterung, die einerseits Fehler vermeidet und eine sinnvolle Arbeitsteilung ermöglicht: automatisierbare Tätigkeiten werden an die Maschine delegiert, damit sich der Hausverwalter mit den Themen zu beschäftigen kann, für die ein menschliches Auge und ein menschlicher Sachverstand erforderlich sind.

Was können Hausverwalter aus kürzlich gefällten Gerichtsurteilen lernen? Einiges, das ist klar, wobei ich fast sagen würde, dass man in manchen Fällen gar nicht die Gerichte hätte bemühen müssen und der gesunde Menschenverstand gereicht hätte. Aber da das ja immer subjektiv ist, hier die Urteile, teils mit einer persönlichen Anmerkung.

Betriebskostenrechnung

Ermittlungen für den Umlageschlüssel
Es ist zwar eher selten, aber nicht ausgeschlossen, dass bestimmte Betriebskostenarten nach Köpfen umgelegt werden, also nach der Anzahl der Personen, die in der jeweiligen Wohnung leben. Ich habe das beispielsweise einmal für die Müllgebühren erlebt. Ist das so vereinbart, dann muss sich der Verwalter jeweils die aktuellen Werte von den Bewohnern erfragen. Das kann also auch unterjährige Veränderungen durch Auszug oder Geburten mit sich bringen. Befragt der Verwalter für die Werte das Einwohnermeldeamt, so ist er im Unrecht. Der Bundesgerichtshof vertrat nämlich die Meinung, dass nicht alle gemeldeten Bewohner auch tatsächlich in der Wohnung leben oder umgekehrt.

Zugang der Betriebskostenabrechnung
Bezüglich der Betriebskostenrechnung zählt der Zugang und nicht der Versand. D.h. der Eigentümer oder Mieter muss die Abrechnung fristgerecht erhalten haben. Im Zweifelsfall muss dies der Absender nachweisen können, und es genügt nicht, dass er den Brief ausreichend früh losgeschickt hat. So hat das Amtsgericht Meißen in seinem Urteil mit Az. 3 C 0257/07 für einen Mieter und gegen den Vermieter entschieden.

Praktisch sehe ich da allerdings gewisse Schwierigkeiten, denn eigentlich kann ja ein Verwalter nicht für etwaige Unzulänglichkeiten auf dem Postweg verantwortlich gemacht werden. So hatte ich in letzter Zeit mehrfach Briefe für Empfänger im Nachbarhaus in meinem Briefkasten. Ich habe sie natürlich dem korrekten Empfänger zukommen lassen, aber ob das wirklich jeder tun würde, wage ich leider zu bezweifeln. Und wenn es sich in einem solchen Fall um die Betriebskostenabrechnung handelt, müsste der Verwalter für das Fehlverhalten von zwei Personen einstehen? Denn ganz sicher gehen kann er ja nur, wenn er die Abrechnung persönlich übergibt und sich den Erhalt quittieren lässt. Wenn er die Abrechnung eigenhändig in den Briefkasten des Empfängers wirft, gilt diese zwar rechtlich als zugegangen, d.h. wenn der Eigentümer seinen Briefkasten nicht leeren würde, läge der Fehler bei ihm, weil die Abrechnung in seinen Einflussbereich gelangt ist. Aber trotzdem hat der Verwalter kein Beweisstück, dass er die Abrechnung tatsächlich eingeworfen hat….

Ende der Verwaltertätigkeit

Abberufung des Verwalters
Manchmal läuft es nicht rund mit der Hausverwaltung. Ist es dabei so weit gekommen, dass das Vertrauen zwischen dem Verwalter und dem Verwaltungsbeirat so stark getrübt ist, dass eine weitere Zusammenarbeit unzumutbar ist, kann der Verwalter abberufen werden. Es darf sich aber nicht nur um „ein bloßes Gefühl“ handeln, sondern es müssen konkrete Beweise vorliegen und vorgelegt werden können. Zu diesem Schluss kam das OLG Köln, nachzulesen im Urteil mit Az. 16 Wx 37/07.

Pflichtangaben des Verwalters
Egal ob der Verwalter nun abberufen wird oder aus anderen, harmloseren Gründen seine Tätigkeit beendet: er muss die Eigentümergemeinschaft umfassend über die finanzielle Situation informieren. Dies beinhaltet nicht nur die Einnahmen und Ausgaben, sondern auch Forderungen, Verbindlichkeiten und Kontostände. Selbstverständlich müssen alle Angaben mit entsprechenden Belegen fundiert werden. Diese Entscheidung wurde vom OLG München gefällt. Hier würde ich persönlich sagen, dass das fast logisch ist – im Gegensatz zu der Postgeschichte von oben. Wer Details wissen möchte, muss nach dem Az. 34 Wx 93/07 suchen.

In einem Haus mit mehreren Eigentumswohnungen gibt es einen Hausverwalter. Seine Tätigkeit beschränkt sich allerdings nur auf das Gemeinschaftseigentum, und er handelt für die Eigentümergemeinschaft. Was mit den einzelnen Wohnungen, also dem Sondereigentum passiert, braucht ihn nicht zu interessieren – es sei denn, es wird gegen die Hausordnung verstoßen, aber davon wollen wir hier nicht ausgehen.

Nutzt der Eigentümer seine Wohnung selber, braucht er dabei keine weitere Unterstützung. Vermietet er die Wohnung allerdings, kann er den Hausverwalter aber auch mit der Verwaltung seines Sondereigentums beauftragen.
Die Gründe dafür können vielfältig sein, z.B.

• zu wenig Zeit
• mangelnde Kenntnisse in der Materie
• Wegzug in eine entfernte Stadt
• vorübergehender, aber längerer Auslandsaufenthalt
• gesundheitliche Gründe
• kein Interesse an Interaktion mit Mietern
• Eigentum an mehreren Wohnungen, die nicht nebenbei betreut werden können

Trifft einer der Gründe zu, beauftragt der Eigentümer einfach einen Verwalter mit der Verwaltung seines Sondereigentums. Dieser kümmert sich dann um alle Ausgaben in Bezug auf den Mieter. Er sucht einen neuen Mieter und schließt mit ihm den Mietvertrag ab. Während der Laufzeit des Mietvertrags prüft der Verwalter, ob die Miete regelmäßig eingeht und mahnt diese im negativen Fall an. Auch Mieterhöhungen fallen in den Aufgabenbereich der Sondereigentumsverwaltung, genauso wie die Erstellung der Betriebskostenabrechnung.
Neben den finanziellen Aspekten hat der Verwalter des Sondereigentums auch ein Auge auf die Wohnung selber, und er wird bei Schäden aktiv und kümmert sich um die Behebung. Insgesamt vertritt er den Eigentümer vor Ort, informiert ihn und holt sich von ihm Weisungen. So kann der Verwalter natürlich an Stelle des Eigentümers an der Eigentümerversammlung teilnehmen.

Ansprechpartner für den Mieter ist also immer der Sondereigentumsverwalter und nicht der Eigentümer. Letzterer erhält die um die Kosten des Verwalters geminderte Miete und hat ansonsten mit seiner Wohnung nichts „am Hut“.
Ein Sparer beispielsweise bringt sein Geld auf die Bank und holt es nach einer gewissen Laufzeit mit Zinsen wieder ab. In der Zwischenzeit hat er damit nichts zu tun. Genauso ist es mit dem Wohnungseigentümer mit einem Sondereigentumsverwalter, der seine Eigentumswohnung als Renditeobjekt nutzt. Nicht nur, dass er keine Arbeit mit der Wohnung oder den Wohnungen hat. Er profitiert zusätzlich vom Fachwissen des Verwalters, der viele Aufgaben wesentlich schneller durchführen kann als es ein fachfremder Eigentümer dies könnte. Der Hausverwalter kann sich beispielsweise spezielle Software zur Haus- und Sondereigentumsverwaltung zulegen und standardisierte, professionelle Dokumente erstellen. Wer als Privatperson eine oder vielleicht zwei Mietwohnungen verwaltet, wird solche Möglichkeiten nicht haben und die Korrespondenz mit dem Mieter und die Abrechnungen manuell erstellen müssen.
Auch bei der Suche nach Mietern steht der Eigentümer alleine da. Da manche Hausverwaltungen auch als Makler tätig sind, können sie auch für die Sondereigentumsverwaltung Synergieeffekte nutzen. Neben einem Pool aus Mietinteressenten sind sie im Mietrecht firm, haben Mustermietverträge und erprobte Verfahren zur Suche von Mietern und zur Auswahl des „besten“ Mieters. Auch in Bezug auf die Instandhaltung kann ein geschultes Auge oft besser als ein Laie sehen, was Sache ist.
Die Sondereigentumsverwaltung ist also durchaus eine Sache, über die es sich nachzudenken lohnt. Was allerdings nicht heißt, dass es nicht sogar auch Spaß machen kann, seine Wohnung selber zu vermieten, wenn man einen netten Mieter gefunden hat und Mieter und Vermieter ein gutes, vertrauensvolles Verhältnis haben.

Vermieter verlangen von ihren Mietern üblicherweise eine Kaution als Sicherheit. Von dieser Kaution werden etwaige Schäden bezahlt, die der Mieter an der Wohnung angerichtet hat. Dies tritt vor allem nach dem Auszug auf, so dass der Vermieter die Kaution erst dann zurückzahlt, wenn er die Wohnung wieder übernommen und sich vergewissert hat, dass sie sich in einem ordnungsgemäßen Zustand befindet.
Die Kaution ist allerdings eine reine Vereinbarung zwischen Vermieter und Mieter. Steht also im Mietvertrag nichts über eine Kaution, muss der Mieter auch kein Geld beim Vermieter hinterlegen. Und der Vermieter hat auch keine Möglichkeiten, dies nachträglich zu erwirken oder den Mietvertrag noch zu ändern.

Der Wunsch nach einer Kaution ist aus Sicht des Vermieters durchaus nachvollziehbar. Für den Mieter kann eine solche Kaution, die ja bis zu 3 Monatsmieten ausmachen kann, aber durchaus zum Problem werden. Denn im Extremfall muss er bei der Folgewohnung bereits die Kaution entrichten, noch bevor er die von der vorherigen Wohnung zurückbekommen hat. Wer in dieser Lage ist, sollte seinen Vermieter fragen, ob er die Kaution nicht in mehreren Raten zahlen kann.
Ist die Zahlung erfolgt, sollte der Mieter auf jeden Fall nachfragen und sich nachweisen lassen, wie die Kaution angelegt ist. Denn bei einer längeren Mietdauer sollte die Kaution ja wenigstens ein paar Zinsen abwerfen. Und üblicherweise möchte der Mieter den Betrag nach seinem Auszug auch wieder zurückbekommen und diese nicht im Privatkonkurs des Vermieters verschwinden sehen.

Da solche Fälle bereits vorgekommen sind, hat der Bundesgerichtshof mit seinem Urteil Az. IX ZR 132/06 entschieden, dass die Kaution getrennt vom Vermögen des Vermieters angelegt werden muss.

Wenn der Eigentümer die Verwaltung seiner Mietwohnung/en mit Win-CASA Miet vornimmt, wird er von der Software auch hinsichtlich der Kaution sehr gut unterstützt.
Der Anlageort der eingezahlten Kaution wird für jede einzelne Wohnung gespeichert und ist jederzeit abrufbar. Außerdem bietet Win-CASA zusätzliche rechtliche Hinweise zur Abwicklung der Kautionszahlung.

Die Kautionsverwaltung erfolgt dann im nächsten Dialog:

Im oberen Bereich können alle verfügbaren Anlageformen (z.B. Sparbuch oder Festgeld) sowie die Banken, bei denen die Anlage überlicherweise erfolgt, hinterlegt werden. Bei der Neuanlage eines Mieters und seiner Kaution muss dann nur noch die Auswahl aus den Listen erfolgen und die Kontonummer eingetragen werden. Damit ist sichergestellt, dass die Kaution nicht nur zinsbringend, sondern auch separat angelegt wird.

Alle weiteren Zahlungen, seien es die Einzahlungen des Mieters, die Zinsgutschriften der Bank oder die einbehaltene Zinsabschlagssteuer können dann vom Vermieter oder seinem Verwalter eingegeben werden:

So entsteht im Laufe der Zeit eine vollständige Dokumentation dieser Vorgänge.

Und alle Daten, die im Dialog angezeigt werden, können per Knopfdruck auch ausgedruckt werden. So kann dem Mieter nach Beendigung seines Mietverhältnisses eine aussagekräftige Kautionsabrechnung übersendet werden. Auch zwischendurch, z.B. nach Gutschrift der Zinsen kann der Vermieter seinen Mieter natürlich als besonderen Service über den aktuellen Stand auf dem Kautionskonto informieren, wenn er dies möchte.

Und schließlich kann dann auch noch per Knopfdruck die Überweisung erstellt werden, mit der der Mieter die ihm zustehende Kaution auf sein Bankkonto zurücküberwiesen bekommt.

Mit Win-CASA Miet kann sich der Vermieter also nicht nur die Arbeit erleichtern. Er hält die geltenden Bestimmungen ein, ist jederzeit auskunftsfähig und beweist Professionalität gegenüber den Mietern.
Sie möchten die Kautionsverwaltung von Win-CASA Miet einmal selber ausprobieren? Dann besorgen Sie sich einfach die kostenlose Testversion.

Man mag zwar manchmal über Word und Excel schimpfen, aber im Großen und Ganzen sind die Programme doch recht gut und bieten eine Menge an Funktionen an. Trotzdem sind sie nicht für alle Aufgaben optimal geeignet, so dass immer mehr Spezialanwendungen für bestimmte Zwecke, Aufgaben und Berufsgruppen auf den Markt kommen. In diesen Bereich fällt natürlich auch die Software für die Hausverwaltung. Sicher kann die Hausverwaltung Briefe mit Word schreiben und Zahlenwerke mit Excel verwalten, aber der Einsatz einer speziellen Software bringt der Hausverwaltung viele Vorteile.

Es soll ja sogar noch Hausverwaltungen geben, die ihre Arbeit noch völlig ohne Computer machen. Das halte ich allerdings eher für ein Gerücht, oder andernfalls für grob fahrlässig. Ab und zu benutze ich zwar auch gerne mal Papier und Stift, aber nur für eigene Notizen, die eine kurze Lebensdauer haben und nicht zur Weitergabe bestimmt sind.

Nun aber zur Software für die Hausverwaltung: Spezialsoftware zeichnet praktisch den Weg vor, auf dem sich der Anwender bewegen kann. Sie organisiert die Arbeitsabläufe, rationalisiert sie und verringert auch die Gefahr, Fehler zu machen.
Die Stammdaten zu den Häusern, Wohnungen, Eigentümern, Mietern, Lieferanten und anderen Dienstleistern sind ein Mal an zentraler Stelle hinterlegt. Sie müssen nur noch an einer Stelle gepflegt werden und sind dort für alle Mitarbeiter der Hausverwaltung verfügbar. Vorbei also die Suche in Adressbüchern, Visitenkartenstapeln, Dateien oder elektronischen Verzeichnissen. Allein diese Rationalisierung kann zu einer Zeiteinsparung führen und beispielsweise auch die Professionalität in der Außendarstellung erhöhen, wenn beispielsweise telefonische Anfragen schneller und zuverlässiger beantwortet werden können.

Eine weitere Arbeitserleichterung liegt in der Tatsache, dass die Software für die Hausverwaltung etliche Arbeitsschritte automatisiert. Werden Zahlungstermine erreicht oder Fristen überschritten, so merkt die Software dieses automatisch und führt eine vorher festgelegte Handlung durch oder informiert den Anwender zumindest, dass er eine Folgeaktion übernehmen muss. Auch bei derartigen Folgeaktionen, z.B. dem Versand von Mahnungen, unterstützt die Software den Hausverwalter. Vorbei also die Zeiten, in denen er zunächst manuell ermitteln musste, welche Eigentümer mit der Hausgeldzahlung im Rückstand sind, und in denen er dann manuell die Mahnschreiben erstellen musste.

Auch wenn heute bereits die Kinder mit dem Computer bestens vertraut sind, gibt es in kleineren Unternehmen immer noch Berührungsängste mit der EDV. Diese Ängste kommen möglicherweise von falschen Annahmen hinsichtlich Kosten und Einrichtungsaufwand. Was die Kostenseite angeht, kann eindeutig Entwarnung gegeben werden. Eine Spezial-Software ist für alle Hausverwalter erschwinglich, und auch die Installation ist inzwischen sehr einfach geworden. Im Zweifelsfall gibt es aber auch dafür Dienstleister, sei die Entwickler-Firma selber oder ein externer Berater. Die Investition lohnt sich auf jeden Fall und wird sich bald amortisiert haben.
Wichtig ist allerdings die Auswahl des passenden Produkts. Das Angebot ist ja sehr groß. Manche Anwendungen versuchen ein breite Aufgabenpalette abzudecken, während sich einige Anbieter auf spezielle Nischen konzentrieren und hier maßgeschneiderte, abgegrenzte Lösungen anbieten. Die Empfehlung einer anderen Hausverwaltung spricht zwar grundsätzlich für das empfohlene Software-Produkt. Vor dem Kauf sollte die Anforderungen und Aufgaben der empfehlungsgebenden Hausverwaltung aber auf jeden Fall mit den eigenen Anforderungen verglichen werden. Und neben den Möglichkeiten, die die Software bietet, sollten auch zusätzliche Leistungen wie Support, Wartung und Weiterentwicklung genau unter die Lupe genommen werden. Besonders risikolos ist der Kauf, wenn der Anbieter eine kostenlose Testversion seiner Software für die Hausverwaltung anbietet, mit der man sich einen Eindruck von der Funktionalität verschaffen kann.