SEPA-Lastschriftverfahren in Win-CASA 2013 bequem einrichten

In diesem Blog-Beitrag informieren wir Sie über die Umstellung des bisherigen Datenträgeraustausch-Verfahrens (DTA oder DTAUS) auf das neue SEPA-Verfahren für den bargeldlosen Zahlungsverkehr (Überweisungen, Lastschriften).

Ab dem 01. Februar 2014 sollte das einheitliche SEPA-Lastschriftverfahren in Kraft treten und damit alle bisher üblichen Lastschrift- und Abbuchungsverfahren ersetzen. Aktuell wurde von der EU-Kommission vorgeschlagen, diesen Termin um ein halbes Jahr auf den 01.08.2014 zu verschieben. Es wird aber dennoch empfohlen, die Umstellung schnellstmöglich durchzuführen, da die Verschiebung bisher nur ein Vorschlag und noch nicht bindend ist. Es gibt keinen „Plan B“ für SEPA.

Ziel des SEPA-Lastschriftverfahrens ist es, in Zukunft ein einheitliches Zahlungsverfahren im EURO-Raum zu gewährleisten. Damit folgt die SEPA-Einführung konsequent der Einführung des EURO als einheitliche Währung und der Einführung der SEPA-Überweisung.

In Win-CASA 2013 kann dieses Verfahren bereits genutzt und angewendet werden.

Bevor Sie das neue SEPA-Lastschriftverfahren anwenden können, müssen dazu Vorbereitungen getroffen werden.


1. Aktivierung der SEPA-Funktionalität in Win-CASA

Über die Voreinstellungen (neue Oberfläche: Register Verwaltung – Schalter Einstellungen – Lastschriften/Zahlungsverkehr) müssen Sie auf SEPA umstellen. Es wird empfohlen, die darunter befindliche Schaltfläche anzuklicken, um vorhandene Bankverbindungen der Bewohner, Eigentümer und Lieferanten automatisch auf IBAN und BIC umstellen zu lassen.

Weiterhin haben Sie die Möglichkeit, die COR1-Option zu aktivieren. Hierbei handelt es sich um eine „SEPA-Eillastschrift“. Damit die SEPA-Lastschriften an die Bank übermittelt und verarbeitet werden können, müssen Vorlauffristen beachtet werden. Bei erst- und einmaligen Lastschriften sind das 5 Bankarbeitstage, bei wiederkehrenden Lastschriften 2 Tage. Wenn Sie z.B. das erste Mal Lastschriften zum 01.02.2014 einziehen wollen, ist das Ausführungsdatum zwar ebenfalls der 01.02.2014, die SEPA-Datei muss aber spätestens am 27.01.2014 an die Bank übermittelt sein.

Die COR1-Option erlaubt die genannten Vorlauffristen auf einen Tag zu verkürzen. Als Voraussetzung muss sowohl Ihre Bank als auch die Bank des Bewohners oder Eigentümers diese Option unterstützen. Weiterhin gilt die COR1-Option nur für SEPA-Basis-Lastschriften, nicht für Firmen-Lastschriften, denn diese haben bereits Vorlauffristen von einem Tag.


2. Beantragung der Gläubiger-Identifikationsnummer bei der Bundesbank

Diese ID müssen Sie als Verwalter pro Objekt beantragen. Über das Internet-Portal der Deutschen Bundesbank können Sie dies kostenfrei tun. Sie müssen die Rechtsform, die genaue Bezeichnung, Adresse, Ansprechpartner und die Kommunikationsdaten eingeben. Die Gläubiger-ID geben Sie nun in den Stammdaten des Hauses im Register Bankkonten an.

Die Muster SEPA-Lastschrift Referenznummer soll hierbei zur Unterstützung bei der Eingabe der Lastschriftmandate dienen. Die automatische Vorbelegung mit beispielsweise der Objektnummer für Bewohner/Eigentümer-Lastschriftmandate, ergänzt um z.B. die Wohnungsnummer und dem Namenskürzel, erspart Ihnen viel Tipparbeit.

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3. Umstellung der bisherigen Lastschrifteinzugsermächtigungen in SEPA-Lastschriftmandate

Jeder Bewohner und Eigentümer erhält ein eigenes Mandat. Bei den Bewohnern stehen Ihnen die Felder für das Datum, die Referenznummer und die Art des Mandates im Register der Bankverbindung zur Verfügung. Bei den Eigentümern gibt es dafür ein eigenständiges Register. Die Felder bei den Bewohnern sind erst dann sichtbar, wenn Sie das Häkchen bei „Lastschrifteinzugsermächtigung“ im Register „Zahlungen“ aktiviert haben.

Als Datum sollte hier NICHT das Datum des geplanten ersten Lastschrifteinzuges eingetragen werden. Hier sollte das Datum hinterlegt werden, welches auf dem ausgedruckten und unterschriebenen SEPA-Lastschriftmandat hinterlegt ist. Während der Umstellung reicht aber auch das Datum, an dem Sie Ihre Bewohner/Eigentümer über die SEPA-Umstellung (vereinfachtes Verfahren, siehe unten) informiert haben.

Die Referenznummer kann von Ihnen frei gewählt werden und unterliegt keiner bestimmten Norm. Lediglich Sonderzeichen und Leerzeichen sollten vermieden werden. Sofern Sie in den Stammdaten des Hauses eine Muster-Referenznummer angegeben haben, können Sie diese übernehmen lassen und erweitern. Eine Referenznummer könnte z.B. lauten 997-002-HEIN (Objekt-Wohnung-Namenskürzel).

Die Art des Mandates muss zwingend angegeben werden. In Zukunft wird zwischen „wiederkehrenden“ und „einmaligen“ Lastschriften unterschieden. In der Regel wird bei wiederkehrenden Lastschriften die Art auf „erste der wiederkehr. Lastschr.“ gesetzt. Sobald die erste Lastschrift eingezogen wurde, muss die Art auf „wiederkehrende Lastschrift“ geändert werden. Läuft ein Mandat aus, muss „letzte der wiederkehr. Lastschr.“ ausgewählt werden. Wird dann die Lastschrift eingezogen, ist das Mandat zukünftig ungültig, die Lastschrifteinzugsermächtigung muss entzogen und ein neues Mandat erstellt werden.

Win-CASA bietet Ihnen, wenn Sie die oben genannten Informationen eingetragen haben, einen Vordruck an, den Ihre Bewohner/Eigentümer unterschrieben an Sie zurück senden müssten. Da dies ein sehr hoher Aufwand ist, um die bestehenden Lastschrifteinzugsermächtigungen umzuwandeln, gibt es die Möglichkeit des „vereinfachten Verfahrens“. Weitere Informationen können Sie weiter unten lesen. Bei neuen Mietern und Eigentümern müssen Sie allerdings diesen Vordruck unterschrieben zurück erhalten, ähnlich wie es derzeit mit den üblichen Lastschrifteinzugsermächtigungen gemacht werden muss.

Der Vordruck, den Ihnen Win-CASA anbietet, ist für wiederkehrende Lastschriften ausgelegt! Beispiel eines Bewohners:

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SEPA-Lastschriftmandate über alle Bewohner/Eigentümer schnell erstellen

Damit Sie nun nicht jeden Bewohner/Eigentümer einzeln aufrufen müssen, um die Lastschriftmandate zu hinterlegen und zu drucken, bietet Ihnen Win-CASA 2013 auch hier eine Erleichterung. Gehen Sie dazu im Register Verwaltung – weitere Funktionen auf „SEPA-Mandate“. Sie sollten nun folgendes Fenster erhalten:

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Über dieses Fenster werden Ihnen alle aktuellen Bewohner/Eigentümer angezeigt, die die Option „Lastschrifteinzugsermächtigung“ aktiviert haben. In dieser Auflistung können Sie schnell die entsprechenden Daten für das Mandat hinterlegen und auch das Lastschrift-Mandat für jeden Eintrag ausdrucken.


Unterschied zwischen der SEPA-Basis-Lastschrift und der SEPA-Firmen-Lastschrift

Mit der SEPA-Basis-Lastschrift erlaubt der Mieter/Eigentümer dem Verwalter, Geld von seinem Konto einzuziehen. Dieser Genehmigung bedarf einer schriftlichen Form, damit Sie bei Rückfragen von Banken ein gültiges Mandat vorweisen können. Siehe dazu den Vordruck „SEPA-Lastschrift-Mandat“ in den Stammdaten der Mieter bzw. Eigentümer. Die Vorlauffrist ist bei erst- bzw. einmaligen Lastschriften 5 Bankarbeitstage, bei wiederkehrenden Lastschriften 2 Tage. Lediglich mit aktivierter COR1-Option kann die Frist auf ein Tag verkürzt werden, siehe unter 1. Absatz 2.

Bei der SEPA-Firmen-Lastschrift wird ebenfalls Geld vom Konto des Mieters/Eigentümers eingezogen, allerdings erteilt der Kunde vorher seinem Kreditinstitut einen Auftrag, diese Zahlungen auch einzulösen.

Im Einzelnen bedeutet dies, dass der Mieter/Eigentümer seiner Bank eine Kopie des SEPA-Lastschrift-Mandates übermittelt. Ziehen Sie als Verwalter Geld von dem Konto des Mieters/Eigentümers ein und es liegt kein solcher „Abbuchungsauftrag“ vor, wird die Einlösung abgewiesen. Ein solcher Abbuchungsauftrag gibt es nur für Firmen, für Privatkonten sind solche Mandate nicht erlaubt. Die Vorlauffrist ist hier lediglich ein Tag, daher gilt die COR1-Option hier nicht.

Über das Register Verwaltung – Schalter Einstellungen – Lastschriften/Zahlungsverkehr haben Sie die Möglichkeit, den „Textschlüssel für Lastschriften“ zu hinterlegen. Die Einstellung „05 – Lastschrift des Einzugsermächtigungsverfahrens“ entspricht der SEPA-Basis-Lastschrift. Die Einstellung „04 – Lastschrift des Abbuchungsauftragsverfahrens (nicht widerrufbar)“ dagegen der SEPA-Firmen-Lastschrift. Eine Möglichkeit gleichzeitig beide Formen zu erstellen, ist nicht möglich.


Anschreiben an die Bewohner/Eigentümer mit dem „vereinfachtem Verfahren“

Das SEPA-Lastschriftverfahren verlangt, dass Sie als Verwalter den Bewohnern oder Eigentümern 14 Tage vor dem ersten Einzug darüber informieren. Dies muss allerdings nicht in einem separaten Brief geschehen, sondern kann als Textbaustein in bestehende Korrespondenzen eingefügt werden.

Das „vereinfachte Verfahren“:

Während der Umstellung auf SEPA müssten Sie eigentlich jede Lastschrifteinzugsermächtigung neu von Ihren Bewohnern/Eigentümern einfordern. Da dies ein sehr hoher Aufwand bedeutet, wurde dieses vereinfachte Verfahren eingerichtet.

Wie in dem “Leitfaden der Sparkasse Westmünsterland” (siehe „Nützliche Links“) wird auch in der folgenden Publikation einer Kreissparkasse (Dokument) von einem “vereinfachtem Verfahren” gesprochen, siehe Mitte der Seite 4. In diesem Dokument wird aber zusätzlich die Voraussetzung definiert. Folgende Textpassage stammt aus dem Dokument:

“Voraussetzung für die vereinfachte Umstellung ist, dass eine gültige Einzugsermächtigung vorliegt und folgende Eckpunkte beachtet werden: Vor Umstellung auf das SEPA-Basislastschriftverfahren müssen Sie Ihren Kunden über den Verfahrenswechsel und folgende Angaben informieren:

• Gläubiger-Identifikationsnummer

• Mandatsreferenz

• Beginn des ersten Einzugs (Umstellungszeitpunkt oder Ereignis wie z.B. „nächster Lastschrifteinzug am xx.xx.xxxx“ – am besten mit Angabe des Betrages bzw. der Beträge mit zukünftigen Fälligkeiten)

Dies gilt aber nur für die Umwandlung von Einzugsermächtigungen in SEPA-Basis-Mandate. Umwandlungen anderer Konstellationen bedürfen immer neuer, schriftlicher Mandate.”

Mit Win-CASA 2013 werden über die Textverarbeitung entsprechende Seriendruckfelder zur Verfügung gestellt um alle relevanten Informationen andrucken zu lassen. Dadurch können Sie die erwähnte Korrespondenz sehr einfach und schnell mit Win-CASA 2013 erzeugen.

In der Auswahl der Bewohner/Eigentümer, die Sie andrucken wollen, können Sie die Ansicht einschränken lassen und nur die Personen auswählen lassen, die auch am Lastschrifteinzugsverfahren teilnehmen.

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Hinweise

-         SEPA-Lastschrift-Mandate verlieren ihre Gültigkeit, wenn innerhalb 36 Monate kein Einzug durchgeführt wurde. In diesem Fall muss ein neues Mandat erzeugt werden.

-         Ziehen Sie erstmals Lastschriften von einem Mieter/Eigentümer ein, müssen die bestehenden Mandate, wie bereits unter 3. im vierten Absatz erwähnt, geändert werden. Win-CASA nimmt dies auf Wunsch automatisch vor. Dazu erhalten Sie nach der Erzeugung der SEPA-XML-Datei eine entsprechende Nachfrage. Das erspart Ihnen die manuelle Bearbeitung eines jeden Mandats.


Nützliche Links:

Die Sparkasse Westmünsterland bietet in einem PDF-Dokument einen Leitfaden für den Wechsel vom deutschen Lastschriftverfahren zur europäischen SEPA-Lastschrift an: Leitfaden der Sparkasse Westmünsterland

Auf Seite 17 finden Sie eine Checkliste, die vielleicht für Sie nützlich sein könnte.

Unter Formulare der Lastschriftmandate finden Sie Beispiel-Formulare für das SEPA-Lastschriftmandat und das Kombimandat sowie Beispiel-Kundenschreiben zur Änderung der Einzugsermächtigung.

Die Internetseite sepa-wissen der Universität Regensburg ist ein Portal, das stets die aktuellsten  Neuerungen und Änderungen zum Thema SEPA veröffentlicht.

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