Jeder Mitarbeiter weiß immer über alles Bescheid

Alle Aktivitäten aus Sicht der Mitarbeiter, Objekte oder externe Firmen
Gesamtüberblick über alle Vorgänge, Aufgaben, Termine, Telefonate

Vorgänge verwalten

Laufende Vorgänge aus Sicht der Mitarbeiter, Objekte, Firmen
Für jeden Vorgang die passened Vorlage. Zeit sparen, Fehler vermeiden.
Neuen Vorgang anlegen
Vorgang mit zugeordneten Augaben, Terminen, eMail
Relevante Dokumente zum Vorgang
Beteiligte Firmen am Vorgang

Integrierter E-Mail Client

E-Mail abholen und verwalten
E-Mail verfassen und senden

Terminverwaltung (mit Outlook-Synchronisation)

Termin erfassen, zu Vorgang zuordnen (mit Erinnerung-Funktion)
Tagesansicht
Wochenansicht
Monatsansicht
Jahresansicht
Planungsansicht

Aufgaben - Wer macht was und wann?

Aufgaben aus Sicht der Mitarbeiter, Objekte oder Firmen
Aufgabe (Detailansicht)

Anrufe (automatisch generiert wenn TAPI verwendet wird und anrufen per Mausklick möglich)

Übersicht (Ein- oder ausgehende Anrufe)
Anruf (Details)

Weitere Funktionen

Alle Adressen aus Win-CASA auch im CRM-Modul verfügbar
Auswertungen (z.B. Aufwand/Rentabilität Objektvergleich)
Erinnerung an Aufgabe/Termin oder Vorgang aut. eingeblendet
Schnelle Kommunikation der Mitarbeiter im Chat (Textnachrichten)

Das CRM-Modul anpassen

Fälligkeit (Ampelprinzip)
Kategorien farblich kennzeichnen
E-Mail Client konfigurieren
Chat konfigurieren

Stammdaten einrichten

Verwaltung mit dazuge- hörigen Mitarbeitern
Stammdaten des Mitarbeiters
E-Mail Konto konfigurieren
Zugriffsrechte erteilen

Objektmanagement-Modul

Dieses Modul ist ein "Muss" für alle Hausverwaltungen, die Arbeitsabläufe perfekt organisieren und die Kommunikation mit Mietern, Eigentümern und externen Firmen optimieren möchten.

  • Vorgangsverwaltung (Wartung, Reparatur, Baumaßnahmen, Sanierungen, Versicherungsfälle, Beschwerde, Beendigung Mietverhältnis, Neuvermietung, Auftragsvergabe u.v.m.)
  • Zuordnung von Vorgängen, Aufgaben, Terminen und Anrufen zum Objekt, deren Einheit, Bewohner oder Eigentümer, zu beteiligten Firmen und zu Mitarbeitern. Alle Mitarbeiter haben jederzeit einen optimalen Überblick über alle offenen Vorgänge, Aufgaben, Termine und Anrufe. Jeder Mitarbeiter kann jederzeit und sofort Anfragen von Mietern, Eigentümern oder Firmen zu offenen Vorgängen beantworten.
  • Vorlagen für wiederkehrende Vorgänge inkl. dazugehöriger Aufgaben, Termine, zuständige Firmen (Behörden, Handwerker etc.) und Dokumente anlegen. Durch dieses Wissensmanagement werden neue Mitarbeiter leichter eingearbeitet und machen weniger Fehler, was zu einem klaren Wettbewerbsvorteil führt. Auch selten auftretende Vorgänge können schnell erledigt werde, wenn dafür eine Vorlage existiert.
  • Aufgaben und Termine mit Erinnerung und Wiedervorlage.
  • E-Mail Postfächer für Mitarbeiter anlegen. E-Mails senden und Empfangen und zu Vorgängen zuordnen.
  • Optimale Kommunikation mit ihren Mietern, Eigentümern, Beiräten, Hausmeister, Handwerker, Firmen.
  • Kein umständlicher Datenabgleich zwischen kaufmännischem System und CRM-Lösung erforderlich.
  • Gesamtüberblick über die Anzahl der offenen Vorgänge und Aufgabe gruppiert nach Objekt, Mitarbeiter oder beteiligte Firmen und farblich gekennzeichnet nach dem Ampelprinzip (überfällig, fällig, bald fällig).
  • Zuordnung von beliebigen Dokumenten (z.B. Word, Excel), Plänen, Fotos, Faxe zu Vorgängen. Wichtige Dokumente müssen nicht langwierig in den Tiefen des Dateisystems des PCs gesucht werden. Sie können sofort durch einen einfachen Doppelklick mit der externen Anwendung (Word, Excel, Acrobat-Reader etc.) bearbeitet werden.
  • Telefonanbindung (TAPI). Das Telefon klingelt und der Datensatz des Anrufers (Mieter, Eigentümer, sonstige Firma) wird eingeblendet.
  • Objektauswertung mit Tätigkeitslisten. Dadurch ist eine überzeugende Dokumentation Ihrer erbrachten Leistungen möglich. Die Basis dafür, um eine höhere Verwaltervergütung zu erzielen.
  • Aufwand- und Rentabilitätsvergleich zwischen Objekten in Ihrer Verwaltung. Sie erkennen dadurch, welche Objekte in Ihrer Verwaltung unrentabel sind.
  • Import von bestehenden Kontakten und Terminen aus Outlook. Export von Terminen nach Outlook zur Synchronisation mit Smartphones oder anderen mobilen Geräten für den Einsatz außer Haus.