Warum braucht ein Hausverwalter spezielle Software für seine Arbeit? Reicht es nicht aus, sich ein paar Dateien mit bestimmten Formatierungen und Formeln in einem Tabellenkalkulationsprogramm anzulegen und ein paar Musterschreiben in der Textverarbeitung vorzuhalten, und die dann einzeln oder als Serienbrief zu verschicken?
Neja, wenn Sie Eigentümer und Hausverwalter eines kleinen Objekts in Personalunion sind, mag das ja vielleicht noch reichen, aber sobald Sie die Hausverwaltung professionell und somit auch seriös betreiben, wird der Aufgabenumfang größer und auch die Kundschaft anonymer. Denn leider ist es ja nicht so, dass alle Eigentümer oder Mieter zuverlässig und regelmäßig zahlen. Bei ausstehenden Zahlungen und Teilzahlungen, bei Eingangsrechnungen, Einzahlungen auf das und Entnahmen aus dem Rücklagenkonto, Terminen und Fristen verliert jedes Zahlengenie früher oder später den Überblick. Und wenn wir es wirklich mit einem Genie zu tun haben, gibt es dafür sicherlich spannenderere Herausforderungen, als seine Zeit mit fehlerträchtigen Routineaufgaben zu verbringen.
Was bietet also eine Spezial-Software für die Hausverwaltung konkret?
Alles unter einem Dach…
In einem System können beliebig viele Häuser und Wohneinheiten verwaltet werden. Alles, was irgendwie mit dem Haus zusammenhängt, findet man im System: Objektdaten, persönlichen Daten der Eigentümer, Kontenplan, Umlageschlüssel, Daten von Handwerkern und Dienstleistern und alles zu Guthaben und Zahlungsverpflichtungen bezogen auf die Eigentümergemeinschaft oder einzelne Parteien.
Bei diesem System können keine Dateien verloren oder kaputt gehen, es gibt keine Konflikte mit verschiedenen Versionen auf Gruppenlaufwerken und lokalen Kopien, so dass auch die Bearbeitung durch verschiedene Personen problemlos möglich ist.
Assistenz für die Buchhaltung
Die ordnungsgemäße Buchhaltung gehört zu den Hauptaufgaben des Verwalters. Warum soll man sich hierbei nicht unterstützen lassen, um Zeit zu sparen und Fehler zu vermeiden? Eine professionelle Software überwacht beispielsweise alle Aspekte der Hausgeldzahlungen, einschließlich der Erstellung der Lastschriften, der Verarbeitung von Rücklastschriften, der Erstellung von Mahnlisten und Mahnungen.
Zusammenfassung von Einzelaktionen
Einige Aktionen sind für alle Objekte immer wieder notwendig. So ist wohl für jedes Haus am Monatsanfang das Hausgeld fällig. Wie wäre es, wenn die Sollstellung mit nur wenigen Mausklicks gleichzeitig für alle Objekte erfolgen könnte? Wer – wie vorher beschrieben – alle Objekte unter einem Software-Dach versammelt, kann auf solche Annehmlichkeiten zurückgreifen.
Gibt es für einen Eigentümer mehrere offene Forderungen und zahlt er nun mehrere davon in einem Betrag, kann dieser in einer Stapelbuchung verarbeitet werden.
…Kontrolle ist besser
Jeder kann sich mal irren und beispielsweise einen bereits sollgestellten Betrag zum zweiten Mal sollstellen. Eine gute Software erkennt dies jedoch und macht den Benutzer auf seinen Fehler aufmerksam, bevor irgendwas „anbrennt“.
Wege sparen
Bewegung ist zwar gesund, aber wer sagt, dass der Hausverwalter ständig zur Bank laufen muss? Eine gute Hausverwaltungs-Software bietet eine Schnittstelle, über die Lastschriften elektronisch erstellt und ins Online-Banking eingespeist werden können.
Arbeitsteilung auch bei der Software
Eine Hausverwaltungs-Software akzeptiert durchaus, dass es andere Programme mit einem anderen Tätigkeitsschwerpunkt gibt, die in den jeweiligen Bereichen weit verbreitet sind. Wer Textdokumente lieber in MS Word oder Open Office verarbeitet, kann eine Schnittstelle und Musterdokumente nutzen. Ebenso gibt es eine Schnittstelle zu DATEV.
Jederzeit auskunftsfähig sein
Der Hausverwalter ist verpflichtet, jederzeit Auskunft über den Stand des Rücklagenkontos geben zu können. Mit der richtigen Software ist dies kein Problem, denn per Knopfdruck gibt es Übersichten über Bankkonten und Buchungen, Kontoauszüge, Zahlungen, offene Posten, den Finanzstatus oder Saldenlisten nach Bewohner.
Wahlfreiheit
Ein gutes Software-Programm für die Hausverwaltung lässt die Wahl, ob zum Jahresabschluss eine Hausabrechnung, eine Einnahme-/Überschussrechnung oder eine USt-Liste erstellt werden soll.
Was wäre wenn?
Auch diese Frage kann in Bezug auf die Nebenkosten jederzeit leicht beantwortet werden, da jederzeit eine Nebenkostenabrechnung zu Kontrollzwecken erstellt werden kann.
Rechnen auf Knopfdruck
Selbstverständlich kümmert sich die Hausverwaltungs-Software selbständig um die Erstellung der Nebenkostenabrechnung. Die einmal angelegten Umlageschlüssel werden zur Berechnung herangezogen und auf der Abrechnung dargestellt.
Querverbindungen
Auch wenn der Benutzer die Software über einzelne Dialoge bedient, besteht doch im Hintergrund eine Verbindung, die z.B. dafür sorgt, dass Guthaben oder Nachzahlungen aus der Nebenkostenabrechnung als Sollstellung in die Buchhaltung übernommen werden können.
Assistenz für Wirtschaftsplan
Bei der Erstellung des Wirtschaftsplans wird der Hausverwalter ebenfalls von seiner Software unterstützt. Die Eingabefelder des Dialogs sorgen dafür, dass nichts vergessen wird, aber alles individuell ist. Ergebnis ist ein übersichtlicher Wirtschaftsplan, der der Hausgeldberechnung für den Eigentümer beigelegt werden kann. Als besonderer Service für Vermieter kann auch noch zwischen umlage- und nicht umlagefähige Kosten unterschieden werden.
Rücklagenkonto
Da ja die Instandhaltungsrücklage getrennt vom restlichen Hausgeld der Eigentümergemeinschaft verwaltet werden muss, wird es der Hausverwalter begrüßen, auch hier von der Software unterstützt zu werden, egal ob es sich um Einlagen, Entnahmen, die Verwahrungsart oder den aktuellen Kontostand geht.
Wer suchet…
…der benutzt am besten die Suchfunktion seiner Hausverwaltungs-Software und findet die gesuchten Daten blitzschnell.
Und es gibt noch mehr…
Über die Standardfunktionen hinaus hat jeder Hausverwalter die Möglichkeit, Zusatzfunktionen zu nutzen. Damit kann er z.B.

  • wiederkehrende Zahlungen automatisiert durchführen
  • seine Termine verwalten und eine Wiedervorlagefunktion nutzen
  • Daten in Excel- oder pdf-Dateien exportieren
  • ein Dokumentenmanagement nutzen, mit dem er den Versand von Dokumenten nachweisen und versendete Dokumente nachverfolgen kann
  • Tätigkeitsnachweise für Wohneinheiten erstellen
  • eine Kontaktdatenbank führen, in die Daten aus Fremddatenbanken importiert werden können und aus der u.a. Rundschreiben erstellt werden können
  • die Hausverwaltungs-Software an Telefon- oder E-Mail anbinden
  • Kontoauszugsdaten einlesen und eine automatische Zuordnung zu offen Posten vornehmen lassen
  • unterschiedliche Berichte erstellen.

Eine gute Hausverwaltungs-Software erleichtert die Arbeit eines Hausverwalters nicht nur ungemein, spart Zeit, vermeidet Fehler und ermöglicht ein professionelles Arbeiten nach innen und außen.
Wie sieht nun eine solche Software aus Benutzersicht aus? Detaillierte Beschreibungen und Screenshots gibt es von Win-CASA, der Hausverwaltungs-Software, die alle vorgenannten Eigenschaften besitzt.
Auch eine kostenlose Testversion für 30 Tage ist verfügbar.