Ein Hausverwalter muss für jedes Jahr einen Wirtschaftsplan erstellen. Diese Pflicht geht aus §§ 28 Abs. 1, 21 Abs. 5 Nr. 5 WEG hervor und muss aus eigener Initiative ergriffen werden. Von dieser Pflicht kann ihn nicht einmal die Eigentümerversammlung entheben. Ein fehlender Wirtschaftsplan kann zur Not sogar gerichtlich eingefordert werden.
Der Wirtschaftsplan enthält eine Gegenüberstellung der erwarteten Einnahmen und Ausgaben der Eigentümergemeinschaft für das gemeinsame Objekt und gibt die Höhe der Hausgeldzahlungen und der Zuführung zur Instandhaltungsrücklage für jeden einzelnen Eigentümer an.
Geltungsdauer
Laut Gesetz bezieht sich ein Wirtschaftsplan auf ein Kalenderjahr. Die Eigentümergemeinschaft kann sich jedoch auch auf ein Wirtschaftsjahr verständigen, das nicht mit dem Kalenderjahr übereinstimmt.
Der Wirtschaftsplan sollte möglichst früh im Jahr erstellt werden, damit die Differenz zwischen den noch gültigen und den zukünftig erforderlichen Zahlungen nicht zu groß wird. Da die Werte der Nebenkostenabrechnung in den Wirtschaftsplan einfließen und die Einladung zur Eigentümerversammlung meist zusammen mit der Abrechnung versendet wird, ist es nicht möglich, den Plan vor Beginn der Abrechnungsperiode zu erstellen. Üblicherweise wird der Wirtschaftsplan nach 3 bis 6 Monaten vorgelegt.
Damit die Hausgeldzahlungen während dieser Zeit nicht ausgesetzt werden, sollte die Eigentümergemeinschaft beschließen, dass der letzte Wirtschaftplan so lange gilt, bis über den Folgeplan beschlossen wurde.
Annahme
Mit seiner Annahme gilt der neue Wirtschaftsplans rückwirkend ab Jahresbeginn. Bei einer Erhöhung des Hausgelds müssen also die fehlenden Beträge nachgezahlt werden.
Erstellt der Verwalter den Wirtschaftsplan zu spät, werden dadurch zu geringe Vorschüsse eingezahlt und kommt es dadurch zu Liquiditätsproblemen, so trägt der Verwalter die Kosten für eine Kreditaufnahme.
Inhalte
Der Wirtschaftsplan muss alle voraussichtlichen Einnahmen und Ausgaben umfassen. Zu den Ausgaben zählen beispielsweise die Kosten für

  • Energie (Heizung, Warmwasser, Abwasser)
  • Hausmeister
  • Hausverwaltung
  • Müll
  • Hausreinigung und Gartenpflege
  • Kabelfernsehen
  • Reparaturen und Renovierungen des Gemeinschaftseigentums
  • Kontoführung
  • Versicherungen
  • Wartung

Auf der Einnahmenseite schlagen hauptsächlich die Hausgelder der Eigentümer zu Buche. Weitere Einnahmen können aus Zuschüssen, Zinserträgen oder Gebühren für eine gemeinschaftliche Waschmaschine entstehen.
Da natürlich zum Zeitpunkt der Erstellung des Wirtschaftsplans noch nicht alle Zahlen genau bekannt sind, muss der Verwalter die Werte unter Einhaltung der Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung teilweise schätzen. Wurde beispielsweise eine Erhöhung der Müllgebühren angekündigt, sollte der Wert des Vorjahres erhöht werden. Außergewöhnliche Aufwände, die jedoch nur in Ausnahmefällen anfallen, gehören nicht in den Wirtschaftsplan.
Der Gesamtwirtschaftsplänen enthält die Beträge für das gesamte Objekt. Daraus werden dann Einzelwirtschaftspläne für die einzelnen Eigentümer abgeleitet, die die individuelle Belastung in Abhängigkeit vom jeweiligen Umlageschlüssel enthalten.
Der Wirtschaftsplan muss leicht verständlich und nachprüfbar sein, und zwar von allen Eigentümern und ohne besondere Vorkenntnisse. Die einzelnen Rechnungspositionen müssen geordnet dargestellt werden, und der Verteilungsschlüssel muss nachvollziehbar sein. Belege (z.B. Angebote für Reparaturarbeiten) müssen aber nicht beigelegt werden.
Hat der Verwalter den Wirtschaftsplan vorbereitet, ist der Verwaltungsbeirat sein erster Ansprechpartner. Möglicherweise schlägt dieser bereits Änderungen vor, die in den Plan eingearbeitet werden, bevor dieser den Eigentümern als Vorbereitung zur Eigentümerversammlung zugesandt wird. Jeder Eigentümer hat nun seinerseits das Recht, Änderungen vorzuschlagen.
Bei der Eigentümerversammlung wird über den Wirtschaftsplan abgestimmt. Sobald die Eigentümergemeinschaft den Wirtschaftsplan per Mehrheitsbeschluss angenommen hat, ist jeder Einzelne verpflichtet, die entsprechenden Hausgeldzahlungen zu leisten – also auch die Eigentümer, die dem Plan nicht zugestimmt haben sollten.
Sollte der Wirtschaftsplan jedoch eine Kostenverteilung enthalten, die dem Gesetz oder der Gemeinschaftsordnung widerspricht, ist der Wirtschaftsplan trotz Mehrheitsbeschluss rechtswidrig. In diesem Fall, oder wenn ein Eigentümer den Wirtschaftsplan aus anderen Gründen für rechtswidrig halten sollte, kann er die gerichtliche Aufhebung beantragen. Sie muss allerdings binnen eines Monats erfolgen.
Software-Unterstützung
Win-CASA WEG und Pro unterstützt Sie als Hausverwalter bei der Erstellung des Wirtschaftsplans. Das Programm leitet Sie Schritt für Schritt durch die Erstellung und berücksichtigt natürlich automatisch die hinterlegten Umlageschlüssel. Die Druckversion des Wirtschaftsplans ähnelt der der Abrechnung, so dass Ihre Eigentümer sich leicht zurechtfinden. Auch eine Aufteilung in umlagefähige und nicht-umlagefähige Kosten kann für Vermieter vorgenommen werden.
Wirtschaftsplan in Win-CASA