Anknüpfend an meinen jüngsten Artikel möchte ich heute noch mal etwas detaillierter auf die Eigenschaften der Hausverwaltungsprogramme eingehen. Dabei konzentriere ich mich auf die Anforderungen von eher kleineren Hausverwaltungen, die Häuser mit Eigentumswohnungen verwalten, also für die Eigentümergemeinschaften tätig werden.
Die Erfassung und Abrechnung von Nebenkosten und von Heizkosten ist in allen angebotenen Produkten selbstverständlich enthalten. Soweit im Haus alles rund läuft, tritt der Hausverwalter für die Eigentümer ja hauptsächlich mit der Nebenkostenabrechnung in Erscheinung, die fristgerecht und inhaltlich korrekt erstellt werden muss. Würde die Software den Hausverwalter dabei nicht unterstützen, hätte er sicher einen falschen Kauf getätigt.
Die doppelte Buchführung ist für alle Kaufleute vorgeschrieben. Die Formulierung eines Buchungssatzes mit einem Soll- und einem Habenkonto mag zwar ein wenig aufwändig erscheinen, ist aber bei Lichte betrachtet sowohl logisch als auch korrekt. Wenn der Kaufmann beispielsweise Waren kauft, vergrößert sich sein Warenbestand und verringert sich sein Kassenbestand. Zahlt ein Eigentümer sein Hausgeld, steigt das Bankguthaben der WEG, während gleichzeitig die Forderung an den Eigentümer erlischt. Überweist der Hausverwalter einen Teil des Hausgeldes auf das Sparbuch für die Instandhaltungsrücklage, so steigt diese, während das Bankguthaben wieder sinkt. Diese Systematik schützt also in gewisser Hinsicht auch vor Fehlern und Falscheinschätzungen der finanziellen Lage. Allerdings verfügen längst nicht alle Hausverwaltungsprogramme über die Funktion der doppelten Buchführung.
Auch über den Ausweis der haushaltsnahen Dienstleistungen wurde in manchen Eigentümerversammlung heftig debattiert. Die Eigentümer möchten natürlich nicht auf die Dokumente verzichten, mit denen sie ihre Steuerlast ein wenig reduzieren können. Auf der anderen Seite sehen die Hausverwalter zusätzliche Arbeit auf sich zurollen. Aber auch hier hilft das richtige Programm für die Hausverwaltung ungemein – die Betonung liegt auf richtig, denn dieses Feature ist nicht in allen Programmen enthalten. In Win-CASA 7 beispielsweise können beim Buchen auf Ausgabenkonten über einen Schalter „§35a“ die auf der Rechnung ausgewiesenen Anteile lt. § 35 a eingegeben und auf die Kostenarten aufgeteilt werden. Ein weiterer Klick genügt, um den Ausdruck der Bescheinigungen anzustoßen.
Im besten Fall muss der Hausverwalter seinen Eigentümern nur einmal im Jahr eine Einladung zur Eigentümerversammlung zusenden. Aber Mahnungen, Rundschreiben oder sonstige Briefe fallen zumindest von Zeit zu Zeit an und hier ist Unterstützung in Form von Vorlagen durch das Hausverwaltungsprogramm natürlich auch willkommen – aber bei einigen wenigen Anbietern dennoch nicht im Angebot.
Schließlich ist der Export und Import von Daten in andere Anwendungen oder auf mobile Geräte eine nützliche Unterstützung, die von nahezu allen Hausverwaltungstools angeboten werden.
Unterschiede gibt es dann wieder in Bezug auf die Zusatzfunktionen, die die Hausverwaltungsprogramme noch anbieten. Die interessanteste Zusatzfunktion dürfte eine Schnittstelle für Online-Banking sein, um sowohl Lastschriften und Überweisungen exportieren und Kontoauszugsdaten importieren zu können, da sie dem Hausverwalter viel Zeit und Handarbeit spart.
Natürlich muss sich die Hausverwaltung insgesamt mit dem Programm wohl fühlen. Verschiedene Menschen, verschiedene Erfahrungshorizonte und verschiedene Herangehensweisen müssen berücksichtigt werden. Hilfefunktionen und die Führung der Benutzer durch Menüs und Navigationsmöglichkeiten sind bei allen Hausverwaltungsprogrammen Standard. Große Unterschiede zeigen sich allerdings wieder beim Support. Schulungen und Unterstützung durch eine Hotline sind bei manchen Anbietern nur im Rahmen eines Wartungsvertrages oder gegen Bezahlung erhältlich. Unterstützung bei Problemen mit dem Programm kann die Hausverwaltung aber auch in den Internet-Portalen etlicher Anbieter suchen.
Und schließlich lohnt sich auch ein Blick auf die Häufigkeit und den Umfang, in dem die Hausverwaltungsprogramme aktualisiert werden. Die Anbieter sind auf jeden Fall eifrig und bieten durchschnittlich einmal im Jahr ein Update, teilweise auch mehr. Externe Einflussfaktoren wie z.B. Gesetzesänderungen spielen dabei sicher ebenso eine Rolle wie Programmfehler, die nach ihrer Entdeckung so schnell wie möglich behoben werden müssen.
Fazit: Die Eigenschaften der auf dem Markt erhältlichen Hausverwaltungsprogramme sind vielfältig und umfangreich. Für jeden Einsatzzweck und jeden Geldbeutel finden sich mögliche Tools. Auch wenn die Auswahl dadurch vielleicht ein wenig erschwert wird, ist doch sichergestellt, dass jede Hausverwaltung die Software finden kann, die ihre Bedürfnisse so gut wie möglich abdeckt. Ein genauer Vergleich bzw. nach Möglichkeit ein Test unterschiedlicher Hausverwaltungsprogramme sollte hier Licht ins Dunkel bringen und die für Sie passendste Lösung zu Tage fördern.