Bis zur Reform des Wohnungseigentumsgesetzes (WEG) in der Jahresmitte war der Hausverwalter nur verpflichtet, die Protokolle der Eigentümerversammlungen zu archivieren. Seit 01. Juli 2007 hat der neue § 24/7 des WEG das Aufgabenspektrum des Hausverwalters erweitert. Er muss nun alle Beschlüsse und gerichtlichen Entscheidungen, die nach dem 01. Juli 2007 gefasst und gefällt wurden, in eine Beschluss-Sammlung aufnehmen. Mit dieser Gesetzeserweiterung will die Regierung den Käufern von Eigentumswohnungen einen besseren Schutz einräumen und die Transparenz bei den Beschlüssen erhöhen.
Die Beschluss-Sammlung enthält alle Beschlüsse, die

  • in ordentlichen Eigentümerversammlungen verkündet
  • in außerordentlichen Eigentümerversammlungen verkündete
  • oder schriftlich gefällt wurden.

Neben dem Wortlaut des Beschlusses sind Ort und Datum der Versammlung bzw. Verkündung aufzunehmen. Die Beschluss-Sammlung enthält alle Beschlüsse, unabhängig von ihrem Inhalt, d.h. sowohl positive, als auch negative und ungültige Beschlüsse. Der Hausverwalter hat aber keinen Einfluss auf die Wirkung eines Beschlusses, d.h. er kann einen Beschluss nicht unwirksam machen, indem er die Aufnahme in die Beschluss-Sammlung unterlässt.Darüber hinaus gehören alle wohnungseigentumsrechtlichen Gerichtsurteile mit Datum, Gericht und Parteien in die Beschluss-Sammlung.
Die Beschlüsse und Gerichtsurteile müssen fortlaufend eingetragen und durchnummeriert werden.
Wurden Beschlüsse durch einen anderen Beschluss aufgehoben oder haben sie durch die Zeit keine Bedeutung mehr für die Eigentümer, so können sie gelöscht werden. Wird ein Beschluss angefochten, so ist dieser Vermerk mit Datum unverzüglich einzutragen. Und schließlich ist bei jedem Eintrag zu vermerken, wer ihn vorgenommen oder verändert hat.
Die Beschluss-Sammlung ist vorrangig zu pflegen, so dass sich Eigentümer, die an der Eigentümerversammlung nicht teilnehmen konnten, bereits vor Erhalt des Protokolls über die Beschlüsse informieren können, da diese möglicherweise sofort wirksam geworden sind. Die Pflege der Beschluss-Sammlung enthebt den Verwalter aber nicht von der Pflicht, ein Protokoll der Eigentümerversammlung anzufertigen.
Jeder Hausverwalter ist gut beraten, die Gesetzesänderung unverzüglich in seinen Arbeitsalltag einfließen zu lassen. Denn andernfalls erfüllt seinen Verwaltervertrag nur schlecht und schafft nach § 26 WEG einen wichtigen Grund für seine Abberufung. Hier ist allerdings ein wenig Fingerspitzengefühl angebracht, denn die neue Regelung soll für die Eigentümer keine willkommene Möglichkeit sein, sich von einem schon länger unbeliebten Verwalter zu trennen.
Verfügt eine Eigentümergemeinschaft nicht über einen Verwalter, so fällt die Pflicht, die Beschluss–Sammlung zu führen, an den Vorsitzenden der Wohnungseigentümerversammlung oder an eine andere Person, die von der Eigentümerversammlung bestimmt wird.
Sowohl die Wohnungseigentümer als auch Dritte, die von einem Wohnungseigentümer ermächtigt wurden, dürfen Einsicht in die Beschluss-Sammlung verlangen. Dies muss der Hausverwalter bei der Form seine Beschluss-Sammlung berücksichtigen, da es ihm grundsätzlich freigestellt ist, ob er die Beschluss-Sammlung handschriftlich oder elektronisch führt. Sicherlich wird heutzutage kein Verwalter die Beschluss-Sammlung ausschließlich schriftlich führen. Win-CASA 7 ist beispielsweise bereits an die neue Gesetzeslage angepasst und bietet neben der komfortablen Eingabe und Pflege der Daten auch die Möglichkeit, die Beschluss-Sammlung im pdf-Format zu exportieren, um sie dann beispielsweise per Mail an einen Käufer zu senden. Bei anderen Verfahren müsste der Hausverwalter unter Umständen Kopien anfertigen, für die er allerdings eine Kostenerstattung vom Empfänger verlangen kann.
Die Eigentümerversammlung kann beschließen, dass auch die Beschlüsse, die vor Inkrafttreten des Gesetzes gefasst wurden, in die Sammlung aufgenommen werden. Und der Verwalter kann die Beschluss-Sammlung in Eigeninitiative noch erweitern, indem er beispielsweise die Texte von gerichtlichen Vergleichen beifügt.