Was würde sich wohl ein Hausverwalter von der guten Fee wünschen? Ein kleines Mehrparteienobjekt, das ausschließlich von den Eigentümern selber bewohnt wird, die alle pünktlich das Hausgeld zahlen, und denen sowohl die Werterhaltung des Objekts als auch die Harmonie innerhalb der Eigentümergemeinschaft am Herzen liegen?
Möglicherweise.
Aber die gute Fee gibt es ja leider in der Realität nicht, und nicht jeder, der eine Wohnung benötigt, kann auch gleich Eigentümer sein. Das heißt also, dass auch die Mietverwaltung in den Aufgabenbereich der Hausverwaltungen fällt. Um Missverständnissen vorzubeugen: Eigentümer ist nicht per se gut und Mieter ist nicht per se schlecht. In diesem Beitrag soll vielmehr aufgezeigt werden, welche Aufgaben bei der Mietverwaltung anfallen, die bei der WEG-Verwaltung nicht vorkommen.
Im einfacheren Fall, bei einem Mehrparteienhaus, das einer Eigentümergemeinschaft gehört und sowohl von Eigentümern als auch von Mietern bewohnt wird, hat die Hausverwaltung nur die Eigentümer als direkte Ansprechpartner. Diese dürften bereits zufrieden sein, wenn die jährliche Nebenkostenabrechnung so aufbereitet ist, dass die Kosten, die vom Mieter getragen werden müssen, separat ausgewiesen werden.
Mit der richtigen WEG- und Mieterverwaltungssoftware Win-CASA ist das kein Problem, denn zu allen Kostenarten können Umlageschlüssel definiert werden, mit deren Hilfe die Verteilung der Kosten auf Eigentümer und Mieter automatisch vorgenommen wird.
Auch bei einem unterjährigen Mieterwechsel sorgt die Mieterverwaltungssoftware für eine taggenaue Abrechnung und Aufteilung der Kosten auf die einzelnen Parteien.
Der Mieter hat das Recht, alle Unterlagen, die der Nebenkostenabrechnung zugrunde liegen, einzusehen. Wenn sich der Eigentümer da auf seine Hausverwaltung verlassen kann, ist viel gewonnen. Alle anderen Aufgaben muss der private Eigentümer in Eigenregie mit seinem Mieter abwickeln.
Gehört das gesamte Haus aber einem – meist gewerblichen – Eigentümer, umfasst die Mietverwaltung noch weitere Aufgaben. Es wird im Folgenden auch gleich aufgezeigt, wie diese mit der Mieterverwaltungssoftware Win-CASA erledigt werden können. Es spricht natürlich auch nichts dagegen, dass private Vermieter mit Win-CASA arbeiten, denn es gibt ja unterschiedliche Versionen in Abhängigkeit von der Anzahl zu verwaltender Wohnungen.
Vertragsgestaltung
Sobald der neue Mieter, vielleicht unterstützt durch Win-IMOS gefunden ist, wird er in Win-CASA als neuer Bewohner angelegt. Sind alle Daten eingetragen, genügt ein Knopfdruck, und der Mietvertrag liegt im Drucker. Dazu ist ein Mustermietvertrag hinterlegt, der alle gesetzlichen Anforderungen erfüllt. Er kann natürlich bei Bedarf auch individuell abgeändert werden. Alle individuellen Daten sind als Platzhalter enthalten und werden beim Ausdruck automatisch ersetzt.
Mietvertrag
Kautionsverwaltung
Auch hinsichtlich der Kaution bietet die Mieterverwaltungssoftware Win-CASA umfangreiche Unterstützung. Die Anwendung enthält für alle Fälle einen Hinweis zur gesetzlichen Lage und bietet dann die automatisierte Abrechnung und Zahlung der Kaution. Natürlich kann eingetragen werden, auf welchem Konto die Kaution angelegt ist, damit der Kontostand auch durch die jährlich anfallenden Zinsen und Steuern aktualisiert werden kann. Nach ordnungsgemäßer Beendigung des Mietverhältnisses kann die komplette Kaution zurück überwiesen werden. Sollte ein Teil einbehalten werden müssen, kann dieser mit negativem Vorzeichen eingetragen werden, damit sich der zu überweisende Betrag entsprechend verringert.
Kautionsverwaltung
Miet-Inkasso
Beim Einzug der Miete per Lastschrift wird der Verwalter bestens von Win-CASA und seinem Banking-Modul unterstützt. Überweist der Mieter den Betrag selber, so bietet die Mieterverwaltungssoftware zumindest eine Unterstützung hinsichtlich der Verbuchung. Und sollte die Überweisung ausbleiben, kann auf eines der hinterlegten Mahnschreiben zurückgegriffen werden, das automatisch mit den individuellen Daten befüllt und in der Dokumentenverfolgung zum Nachweis festgehalten wird.
Mahnliste Mieter
Mieterhöhung
Staffelmieterhöhung können mit Win-CASA ganz einfach angelegt werden. Bis zu 10 Staffeln können mit Betrag und Beginn angelegt werden. Der Mieter wird durch ein Musterschreiben an die nächste Staffel erinnert und gebeten, seinen Dauerauftrag anzupassen, sofern er selber zahlt.
Staffelmieten
Fazit: Wenn es also schon die gute Fee nicht gibt, so gibt es doch eine Mieterverwaltungssoftware, die die Mietverwaltung für alle Seiten um einiges erleichtert. Mit der Testversion können Sie sich kostenlos und unverbindlich davon überzeugen.