Haus verwalten mit Win-CASA

Wie lässt sich ein Haus mit Eigentumswohnungen in Win-CASA verwalten? Dazu muss zunächst das Haus angelegt werden. Alle Häuser werden beginnend mit 001 durchnummeriert. Die noch freien Nummern werden in einer Liste angezeigt, aus der die gewünschte Nummer ausgewählt werden kann. Die Eingabe der Stammdaten erfolgt im Dialog „neues Haus“ mit seinen 8 Registerkarten. Dieser Dialog wird mit seinen Feldern und Eingabemöglichkeiten hier ein wenig vorgestellt. Wer den Dialog und Win-CASA selber ausprobieren möchte, ist eingeladen, die kostenlose Testversion auszuprobieren.
Nun aber zum Dialog „neues Haus“:
Haus
Hier muss zunächst die Adresse des zu verwaltenden Hauses eingegeben werden. Die folgende Auswahl von Miet-, WEG-Verwaltung oder beidem beeinflusst die Aktivierung der weiteren Felder des Dialogs. Bei der Mietverwaltung interessiert natürlich der Eigentümer, der aus einer Liste ausgewählt oder neu angelegt werden kann. Der Abrechnungszeitraum für die Betriebskosten ist als nächstes festzulegen – für die Mietverwaltung auch der Heizkosten-Abrechnungszeitraum. Und auch ein gewerblicher Anteil am Haus kann auf dieser Registerkarte hinterlegt werden.

Bankkonten
Hier wird das Konto ausgewählt, auf das die Lastschriften der Bewohner eingezogen werden. Auch hier kann ein bereits vorhandenes Konto ausgewählt oder ein neues Konto angelegt werden.
Zahlungen
Auf dieser Registerkarte werden die von den Bewohnern erwarteten Zahlungen eingetragen. Hier wird auch gleich festgelegt, wie häufig die Zahlungen sollgestellt werden. damit die Arbeit später einfacher wird.
Heizung
Hier muss festgelegt werden, ob die Heizkostenabrechnung mit Win-CASA durchgeführt oder von einer Fremdfirma übernommen wird. Auf jeden Fall ist die Brennstoffart auszuwählen. Bei der Berechnung mit Win-CASA ist auch noch die Einheit zu wählen, während das Brennstoffkonto separat geführt werden muss.

Verwalter
Name und Anschrift des Verwalters werden hier angelegt oder – wohl häufiger – übernommen. Die hier vorhandenen Daten erscheinen später im Kopf der Abrechnung und sind deshalb natürlich von Bedeutung.
Hausmeister
Diese Registerkarte dient der Information des Hausverwalters, da er bei einer Vielzahl an Objekten mit unterschiedlichen Hausmeistern sicher nicht alle Daten im Kopf haben kann. Wohnt der Hausmeister im verwalteten Objekt, kann die Adresse auf Knopfdruck übernommen werden. Alle anderen Daten zur Erreichbarkeit müssen natürlich manuell eingetragen werden, damit man leicht und zuverlässig mit dem Hausmeister Kontakt aufnehmen kann.
Sonstiges
Hier stehen dem Verwalter 12 Felder mit je 30 Zeichen zur Verfügung, in die er beliebige Angaben eintragen kann, die er zum Haus wissen und bei Bedarf schnell auffinden können muss.

Notizen
Hier steht dem Verwalter ein großes Freitextfeld zur Verfügung, in das er weitere beliebige Informationen eintragen kann.

Fotos
Hier können Fotos vom Haus eingefügt werden. Die Bilder werden verkleinert angezeigt und können in einem separaten Fenster in Originalgröße angesehen werden. Die Bilder werden allerdings nicht in Win-CASA importiert, sondern verbleiben an ihrem ursprünglichen Speicherort. Werden sie dort gelöscht oder umbenannt, stehen sie auch in Win-CASA nicht mehr zur Verfügung.
Ist das Haus mit dem abschließenden Speichern erfolgreich angelegt, ist der erste Schritt getan, um das Haus verwalten zu können. Im nächsten Schritt müssen die Stammdaten der einzelnen Wohnungen angelegt werden. Dazu zählen zunächst die Zählernummern und Verteilerschlüssel für die Kostenanteile. Die einzelnen Zählerstände und die Anzahl der Personen, die die Wohnung bewohnt, kann für jeden beliebigen Zeitraum und Schlüssel eingepflegt werden. Und schließlich werden noch die aktuellen Daten des Bewohners mit seinen Zahlungsverpflichtungen und den Bedingungen zu Vertrag und Kaution gespeichert, sofern es sich um einen Mieter handelt, der vom Verwalter geführt wird.