Software für die Hausverwaltung

Man mag zwar manchmal über Word und Excel schimpfen, aber im Großen und Ganzen sind die Programme doch recht gut und bieten eine Menge an Funktionen an. Trotzdem sind sie nicht für alle Aufgaben optimal geeignet, so dass immer mehr Spezialanwendungen für bestimmte Zwecke, Aufgaben und Berufsgruppen auf den Markt kommen. In diesen Bereich fällt natürlich auch die Software für die Hausverwaltung. Sicher kann die Hausverwaltung Briefe mit Word schreiben und Zahlenwerke mit Excel verwalten, aber der Einsatz einer speziellen Software bringt der Hausverwaltung viele Vorteile.
Es soll ja sogar noch Hausverwaltungen geben, die ihre Arbeit noch völlig ohne Computer machen. Das halte ich allerdings eher für ein Gerücht, oder andernfalls für grob fahrlässig. Ab und zu benutze ich zwar auch gerne mal Papier und Stift, aber nur für eigene Notizen, die eine kurze Lebensdauer haben und nicht zur Weitergabe bestimmt sind.
Nun aber zur Software für die Hausverwaltung: Spezialsoftware zeichnet praktisch den Weg vor, auf dem sich der Anwender bewegen kann. Sie organisiert die Arbeitsabläufe, rationalisiert sie und verringert auch die Gefahr, Fehler zu machen.
Die Stammdaten zu den Häusern, Wohnungen, Eigentümern, Mietern, Lieferanten und anderen Dienstleistern sind ein Mal an zentraler Stelle hinterlegt. Sie müssen nur noch an einer Stelle gepflegt werden und sind dort für alle Mitarbeiter der Hausverwaltung verfügbar. Vorbei also die Suche in Adressbüchern, Visitenkartenstapeln, Dateien oder elektronischen Verzeichnissen. Allein diese Rationalisierung kann zu einer Zeiteinsparung führen und beispielsweise auch die Professionalität in der Außendarstellung erhöhen, wenn beispielsweise telefonische Anfragen schneller und zuverlässiger beantwortet werden können.
Eine weitere Arbeitserleichterung liegt in der Tatsache, dass die Software für die Hausverwaltung etliche Arbeitsschritte automatisiert. Werden Zahlungstermine erreicht oder Fristen überschritten, so merkt die Software dieses automatisch und führt eine vorher festgelegte Handlung durch oder informiert den Anwender zumindest, dass er eine Folgeaktion übernehmen muss. Auch bei derartigen Folgeaktionen, z.B. dem Versand von Mahnungen, unterstützt die Software den Hausverwalter. Vorbei also die Zeiten, in denen er zunächst manuell ermitteln musste, welche Eigentümer mit der Hausgeldzahlung im Rückstand sind, und in denen er dann manuell die Mahnschreiben erstellen musste.
Auch wenn heute bereits die Kinder mit dem Computer bestens vertraut sind, gibt es in kleineren Unternehmen immer noch Berührungsängste mit der EDV. Diese Ängste kommen möglicherweise von falschen Annahmen hinsichtlich Kosten und Einrichtungsaufwand. Was die Kostenseite angeht, kann eindeutig Entwarnung gegeben werden. Eine Spezial-Software ist für alle Hausverwalter erschwinglich, und auch die Installation ist inzwischen sehr einfach geworden. Im Zweifelsfall gibt es aber auch dafür Dienstleister, sei die Entwickler-Firma selber oder ein externer Berater. Die Investition lohnt sich auf jeden Fall und wird sich bald amortisiert haben.
Wichtig ist allerdings die Auswahl des passenden Produkts. Das Angebot ist ja sehr groß. Manche Anwendungen versuchen ein breite Aufgabenpalette abzudecken, während sich einige Anbieter auf spezielle Nischen konzentrieren und hier maßgeschneiderte, abgegrenzte Lösungen anbieten. Die Empfehlung einer anderen Hausverwaltung spricht zwar grundsätzlich für das empfohlene Software-Produkt. Vor dem Kauf sollte die Anforderungen und Aufgaben der empfehlungsgebenden Hausverwaltung aber auf jeden Fall mit den eigenen Anforderungen verglichen werden. Und neben den Möglichkeiten, die die Software bietet, sollten auch zusätzliche Leistungen wie Support, Wartung und Weiterentwicklung genau unter die Lupe genommen werden. Besonders risikolos ist der Kauf, wenn der Anbieter eine kostenlose Testversion seiner Software für die Hausverwaltung anbietet, mit der man sich einen Eindruck von der Funktionalität verschaffen kann.