Die neue Heizkostenverordnung tritt zum 1. Januar 2009 in Kraft und gilt für alle Abrechnungszeiträume, die ab dem 1. Januar 2009 beginnen.
In diesem Beitrag wollen wir zuerst einen Blick auf die wichtigsten Änderungen werfen und danach die Auswirkungen dieser Änderungen auf die interne Heizkostenabrechnung der Hausverwaltungssoftware Win-CASA erläutern.

Wichtige Änderungen in der neuen Heizkostenverordnung:
1.    Änderung bzw. Einschränkung der Wahlfreiheit des Verteilerschlüssels für Heizkosten je nach Gebäudeart
Der Verteilerschlüssel legt den Anteil der Grundkosten und der Verbrauchskosten fest. Bislang bestand eine Wahlfreiheit des Verteilerschlüssels. Heizkosten konnten  mindestens zu 50 % und höchstens zu 70 % nach dem Wärmeverbrauch des Nutzers verteilt werden. Nach § 7 Abs. 1 HeizKV wird diese Wahlfreiheit nun eingeschränkt.
Die Verteilung der Heizkosten muss nach dem Verteilerschlüssel 30 % Grundkosten und 70 % Verbrauchskosten vorgenommen werden, wenn:
•    das Gebäude nicht die Anforderungen der Wärmeschutzverordnung von 1994 erfüllt
•    mit Öl- oder Gasheizung versorgt wird und freiliegende Leitungen der Wärmeverteilung überwiegend gedämmt sind
Liegen diese Bedingungen nicht vor, besteht weiterhin die Wahlfreiheit für den Verteilerschlüssel innerhalb der zulässigen Grenzen (mindestens zu 50 % und höchstens zu 70 % nach dem Wärmeverbrauch des Nutzers). Ob die Heizanlage diese Bedingungen erfüllt, sollte ein Heizungsfachmann klären.
Der feste Verteilerschlüssel (30 % Grundkosten und 70 % Verbrauchskosten) wird also in vielen Fällen verpflichtend. Wird trotz dieser Verpflichtung nach einem anderen Verteilerschlüssel abgerechnet, ist die Heizkostenabrechnung durch den Mieter angreifbar. Zu beachten ist auch, dass der neue Verteilerschlüssel angewendet werden muss, auch wenn im Mietvertrag ein abweichender Verteilerschlüssel steht. Die Änderung muss dem Mieter vor Beginn des neuen Abrechnungszeitraums mitgeteilt werden. Sollte sich der Verteilerschlüssel aufgrund der neuen Regelung in einer WEG ändern, kann der Verwalter in der Eigentümerversammlung einen Tagesordnungspunkt (TOP) ansetzen und die Eigentümer können die Änderung des Verteilerschlüssels  mit Mehrheitsbeschluss vornehmen.
2.    Änderung des Verteilerschlüssels
Wenn nicht ein fester Verteilerschlüssel  von 70% Verbrauchskosten und 30 % Grundkosten verpflichtend ist (siehe 1.)  kann künftig gemäß § 6 Abs. 4 HeizKV der Verteilerschlüssel (sowohl für Heiz- als auch Warmwasserkosten) vor jedem Abrechnungszeitraum neu festgelegt werden, wenn ein sachgerechter Grund vorliegt. Ein sachgerechter Grund ist gegeben, wenn die unterschiedlichen Interessen der Betroffenen nicht in einem angemessenen Ausgleich gebracht werden können, weil einzelne Nutzer übervorteilt oder ohne sachlichen Grund benachteiligt werden.
Die Änderung des Verteilerschlüssel innerhalb der zulässigen Grenzen (mindestens zu 50 % und höchstens zu 70 % nach dem Wärmeverbrauch des Nutzers) ist den Mietern vor Beginn des neuen Abrechnungszeitraums mitzuteilen.
3.    Ermittlung des Energieverbrauchs für Warmwasser
Nach dem 31. Dezember 2013 muss bei verbundenen Heizungsanlagen (Heizanlagen, die gleichzeitig Heizwärme und Warmwasser herstellen) der Energieanteil mit Hilfe eines Wärmezählers erfasst werden. Ab diesem Zeitpunkt ist der Einbau von Wärmezählern Pflicht.  Eine Pflichbefreiung gilt nur in Sonderfällen (wenn der Einbau aus baulichen oder technischen Gründen unverhältnismäßig hohe Kosten verursacht). Viele Heizanlagen haben noch keine Wärmezähler für die Erfassung der Warmwasserkosten.  Das bedeutet für diese Liegenschaften, dass ein Wärmezähler zwischen Heizkessel und Boiler bis zum 31.12.2013 nachgerüstet werden muss.
Einen Artikel über die technische Umsetzung der Nachrüstung und Geräteauswahl finden Sie hier:
https://www.brunata-metrona.de/index.php?id=4613
Was noch zu beachten ist: Oft wurde der Energieverbrauch zur Wassererwärmung pauschal mit 18 % am Gesamtverbrauch angesetzt. Diese Möglichkeit ist nun bereits ab dem 1.1.2009 nicht mehr zulässig.
4. Veralteten Erfassungsgeräte müssen ausgetauscht werden
Lt. § 12 Abs. 2 HeizKV verlieren alte Heizkostenverteiler, die vor dem 1. Juli 1981 eingebaut wurden, ihre Rechtsgültigkeit und müssen deshalb spätestens bis zum 31. Dezember 2013 durch aktuelle Geräte ersetzt werden,. Das gilt auch für Warmwasserkostenzähler, die vor dem 1. Juli 1987 eingebaut wurden.
Ausnahmeregelungen für Passivhäuser: Passiv- oder Niedrigenergiehäuser  mit einem Heizwärmebedarf von weniger als 15 kWh/m² im Jahr, werden  von der Verbrauchserfassungspflicht ausgenommen (§ 11 Abs. 1 Nr. 1a HeizKV).  Bei einer verbrauchsabhängigen Erfassung kann der Nutzer durch sein Verhalten die Heizkosten senken. Bei einem Niedrigenergiehaus sind die Einsparungsmöglichkeiten gering und üblicherweise höher als die Kosten für die Verbrauchserfassung. Dies gilt nicht für die Warmwasserkosten. Hier besteht nach wie vor die Pflicht zur Verbrauchsabhängigen Abrechnung.
5. Verbrauchsanalyse
Eine Verbrauchsanalyse dokumentiert die Entwicklung der Kosten für die Heiz- und Warmwasserversorgung der vergangenen drei Jahre. Gemäß § 7 Abs. 2 HeizKV sind die Kosten der Verbrauchsanalyse umlagefähig. Die Erstellung einer Verbrauchsanalyse ist aber nicht verpflichtend. Die Hausverwaltungssoftware Win-CASA wird in der nächsten Version eine Verbrauchdanalyse erstellen können.
6. Eichkosten
Nach § 7 Abs. 2 HeizKV sind die Eichkosten  für die Wärmezähler ausdrücklich umlagefähig.
7. Zeitnahe Mitteilung der Ablesewerte
Gemäß § 6 Abs. 1 HeizKV soll das Ergebnis der Ablesung dem Nutzer in der Regel innerhalb eines Monats schriftlich mitgeteilt werden. Betroffen von dieser Regelung sind vornehmlich Heizkostenverteiler mit nur einer Verdunsterampulle und elektronische Geräte, die keine Werte speichern. Die Mitteilungspflicht entfällt, wenn das Ableseergebnis über einen längeren Zeitraum in den Räumen des Nutzers gespeichert wird und vom Nutzer abgerufen werden kann. Bei Heizkostenverteilern nach dem Verdunstungsprinzip wird die Vorjahresampulle im Gerät aufbewahrt, so dass der Ablesewert verfügbar bleibt. Die Warmwasserzähler sind von der Informationspflicht ausgenommen.
Anpassung der internen Heizkostenabrechnung in Win-CASA aufgrund der Änderungen der neuen Heizkostenverordnung
Wie in Punkt 3. aufgeführt, besteht nach dem 31. Dezember 2013  bei Heizanlagen, die gleichzeitig Heizwärme und Warmwasser herstellen, die Pflicht, den Energieanteil mit Hilfe eines Wärmezählers zu erfassen.
Viele neue oder bereits nachgerüstete Heizanlagen erfüllen bereits die Anforderungen der neuen Heizkostenverordnung. Der Wärmeverbrauch der Heizung und für das Warmwasser kann mittels Wärmezählern in kWh oder MWh abgelesen werden.
In der Hausverwaltungssoftware Win-CASA wurde in der Heizkostenabrechnung eine neue Option zur Berechnung des Anteils der Warmwasserkosten implementiert. Der abgelesene Wärmezählerstand für den Warmwasser-Gesamtverbrauch in kWh wird erfasst. Der Gesamt-Energieverbrauch für die Heizung kann aus der Summe aller Wärmezähler für alle abzurechnenden Wohnung automatisch berechnet werden. Daraus lässt sich dann der Anteil für Warmwasser aus den Gesamtheizkosten berechnen. Die Trennung  in Heiz- und Warmwasserkosten ist deshalb erforderlich, weil die Kosten pro Wohneinheiten nach unterschiedlichen Verteilerschlüsseln umgelegt werden müssen.
Zum Beispiel:
Heizkosten:  70% Verbrauchsanteil (Zählerstände Heizung der Wohneinheit), 30 Prozent Grundkosten (Wohnfläche)
Warmwasserkosten:  70% Verbrauchsanteil (Zählerstände Warmwasser der Wohneinheit), 30 Prozent Grundkosten (Wohnfläche)