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Mahnen in Win-CASA

Im nachfolgenden Blog-Beitrag wird die Mahnfunktion in Win-CASA genau erklärt.

1. Informationen zu den Voreinstellungen des Mahnwesens:


Die Fristen und Mahngebühren für jede Mahnstufe können Sie im Register „Verwaltung“ – Schalter „Einstellungen“ – „Mahnwesen“ festlegen. Sobald ein Bewohner/Eigentümer angemahnt wurde, erscheint dieser erst wieder in der Mahnliste wenn die Anzahl an Tagen der nächsten Fälligkeitsstufe erreicht ist.
Die Einstellung der Fristen „1. Mahnung nach 7 Tagen“, „2. Mahnung nach 14 Tagen“ usw. ist sehr wichtig denn spätere Änderungen an dieser Voreinstellung werden nicht für bestehende Mahnungen gültig, sondern nur für künftige Mahnungen.
Durch die Mahnschwelle wird verhindert, dass schon bei geringen Beträgen eine Mahnung erstellt wird („Mahnen ab:“).
Nach neuester Rechtsprechung muss das Zahlungsziel im Mahnbrief angegeben werden. Hier können Sie die Tage eintragen, z.B. 10. In der Textverarbeitung gibt es dann einen Platzhalter, um das Mahnwesen vollständig zu automatisieren (siehe Punkt 4).
Die Option „Offene Guthaben/Überzahlungen in den Saldo des Mahnbetrages aufnehmen“ bietet die Möglichkeit, nicht nur Forderungen in den Mahnbetrag aufzunehmen, sondern auch noch nicht ausbezahlte Guthaben oder Überzahlungen in den Mahnbetrag aufzunehmen. Somit können Sie den Mahnbetrag mit dem Kontoauszug vergleichen.
Im Feld „Tag der Sollstellung“ legen Sie fest, an welchem Tag im Monat die automatische Sollstellung erstellt werden soll.
Zusätzlich können Sie noch das Register „Individuelle Mahntexte für Mieter“ und „Individuelle Mahntexte für Eigentümer“ nutzen um die gewünschten Mahntexte für die verschiedenen Mahnstufen zu hinterlegen welche auch in der Textverarbeitung eingefügt werden können (siehe Punkt 4).

Zusätzlich gibt es bei Bewohnern/Eigentümern die Option eine Mahnsperre zu aktivieren (Register „Verwaltung“ – Stammdaten der Wohnung öffnen – Register „Zahlungen“), diese werden nicht in der Mahnliste angezeigt.

2. Informationen zur Mahnliste:

Das Mahnwesen zum Mahnen der Bewohner/Eigentümer können Sie im Register „Buchhaltung“ –  und hier Register „Mahnen“ öffnen. Alternativ können Sie auch die Stammdaten eines Bewohners/Eigentümers öffnen und dort im unteren Bereich auf „Mahnen“ klicken.
In der Mahnliste erscheint nach Ablauf der Zahlungsfristen jede offene Sollstellung und somit alle Bewohner/Eigentümer die Ihre Zahlungen nicht geleistet haben.
Klickfelder:
Schalter Mahnen: Startet die voreingestellte Textverarbeitung (Register Verwaltung – Schalter Einstellungen – Textverarbeitung).
Auswahl „Ansicht“: Wählen Sie aus, welche Mahnstufen in der Mahnliste angezeigt werden sollen. Sie können wählen zwischen Alle Mahnstufen, 1. Mahnstufe, 2. Mahnstufe, 3. Mahnstufe und Beim Rechtsanwalt (RA). Hinweis: Sie können alle Mahnstufen in einem einzigen Mahnbrief mahnen.
Schalter „Liste drucken“: Öffnet das Auswahlfenster „Bericht drucken“ um die angezeigte Mahnliste auszudrucken.
Auswahlfeld „Objekt“: Wählen Sie ein einzelnes Objekt aus, um Mahnungen nur für dieses Objekt anzuzeigen.
Schalter „Alle Objekte“: Zeigt alle Mahnungen für alle Objekte an.
Auswahl „Gruppiert“: Über diese Auswahl können Sie die Mahnliste entweder nach Objekt, Objekt & Konto oder nicht gruppieren lassen.
Auswahlfeld „SLEV“: Aktiviert die Funktion, dass alle Positionen angezeigt werden welche einem Sammler zugeordnet sind.
Rechte Maustaste in die Mahnliste:
Damit wird ein Menü eingeblendet mit folgenden Menüeinträgen:
–          Menü Mahnstufe ändern oder Alle Mahnstufen ändern: Hier können Sie die Mahnstufe für einen einzelnen Bewohner/Eigentümer oder für alle Bewohner/Eigentümer in der Liste ändern.
–          Auf Rechtsanwalt (RA): Wenn Sie den Fall bereits einem Rechtsanwalt übergeben haben, setzen Sie diese Stufe. Der zu mahnende Betrag wird nicht mehr in der Liste angezeigt, da der Rechtsanwalt sich darum kümmert.
–          Zahlungsziel ändern (Fällig): Wenn Sie mit einem säumigen Bewohner oder Eigentümer ein längeres Zahlungsziel vereinbart haben, geben Sie hier das neue Fälligkeitsdatum ein. Der Betrag wird erst später wieder gemahnt, wenn das neue Fälligkeitsdatum erreicht wird.
–          Zahlungsübersicht: Wechselt in die Zahlungsübersicht des angeklickten Bewohner- oder Eigentümers.
Klicken Sie auf den „Pfeil“ neben dem Bewohner oder Eigentümer, um alle säumigen Beträge anzuschauen.

3. Informationen zur Einstellung des Kontos „Mahngebühr“:

Wenn Sie noch kein Konto für die Mahngebühren angelegt haben, legen Sie dieses bitte im Register „Verwaltung“ – Register „Konten“ als Betriebsausgabekonto an. Bei der Wahl des entsprechenden Umlageschlüssels gibt es zwei verschieden Möglichkeiten welche später eine Auswirkung auf die Abrechnung haben werden:
Möglichkeit 1: Gebühren in der Nebenkosten- bzw. Hausgeldabrechnung abrechnen
Das Konto Mahngebühr muss einen Festbetragsschlüssel zugeordnet bekommen.
Möglichkeit 2: Gebühren sofort abrechnen und mit dem säumigen Betrag einfordern
Das Konto Mahngebühr wird jeweils auf „nicht umlagefähig“ gestellt. So werden die Gebühren nicht in der Abrechnung ausgewiesen und sofort, per Nachzahlung, gefordert.
Wenn das Konto angelegt und entsprechend definiert wurde, muss dieses über den Schalter „Spezielle Konten“ mit dem Lupensymbol zugeordnet werden.
Klickfeld „Konten nicht umlagefähig. Rücklastschrift- und Mahngebühren für Eigentümer bzw. Bewohner als Nachz. sollstellen. Rücklastschriftgebühren werden nicht in der Abrechnung abgerechnet“ wird nur aktiviert, wenn Sie die Gebühren nach Möglichkeit 2 abrechnen, ansonsten bleibt es nicht aktiv.

4. Informationen zur Gestaltung eines Mahnbriefes:


Innerhalb der Win-CASA Textverarbeitung können die Mahnbriefe frei gestaltet werden. Die Kontostände und Mahngebühren der Bewohner und Eigentümer stehen Ihnen als Platzhalter zur Verfügung und können in den Mahntext integriert werden. Die Mahnstufe wird auf Wunsch automatisch erhöht.
In der Textverarbeitung wird das Zwischenfenster Mahngebühren angezeigt, um automatisch Mahngebühren zu buchen. Dieses Zwischenfenster erscheint:
–          bei der Win-CASA Textverarbeitung – nach Anklicken des Schalters SERIENDRUCK – DRUCKEN
–          bei externer Textverarbeitung – nach der Auswahl der zu mahnenden Bewohner/Eigentümer, noch bevor die Textverarbeitung gestartet wird.
Das Serienbrieffeld, welches alle Mahnbeträge als Liste enthält, heißt <B-Mahnliste> für Bewohner und <E-Mahnliste> für Eigentümer. Da es sich hier um eine Liste mit mehreren Spalten und Zeilen handelt, müssen Sie in der Textverarbeitung eine Schriftart mit gleicher Buchstabenbreite einstellen (z.B. Courier New) damit die Liste korrekt dargestellt werden kann.
Für das oben beschriebene Feld „Zahlungsziel“ in den Voreinstellungen, sind zwei Serienbrieffelder <Zahlungsziel_Tage> und <Zahlungsziel_Datum> in der Textverarbeitung vorhanden z.B. Systemdatum + 10 Tage. Der Text im Mahnbrief kann wie folgt lauten: „Bitte zahlen Sie den fälligen Betrag innerhalb von <Zahlungsziel_Tage> bis zum <Zahlungsziel_Datum>.
Für die oben beschriebenen Register „Individuelle Mahntexte für Mieter“ und „Individuelle Mahntexte für Eigentümer“ in den Voreinstellungen gibt es ebenso Platzhalter für die Textverarbeitung. Diese heißen <Mahntext_Einleitung> und <Mahntext_Abschl>. Je nach Mahnstufe wird der richtige Text vorbelegt.
Ein großer Vorteil der Internen Textverarbeitung ist ja, dass die Mahnbriefe als Nachweis und als PDF-Dokument exportiert bzw. erstellt werden können. Dies ist für den Verwalter ein guter Nachweis um anhand unseres Dokument- & Nachweismanagement zu sehen, welches Dokument an welchen Bewohner/Eigentümer geschickt wurde bzw. wer angemahnt wurde.

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