Aufgrund von einigen Nachfragen unserer Kunden hinsichtlich der korrekten Buchung in Win-CASA eines gewährten Miet-Aufschubs oder sogar eines Erlasses der Mietschulden für einen Monat möchten wir Ihnen die Vorgehensweise in unserem Programm erklären.
Ein Kunde hatte uns beispielsweise Folgendes geschrieben:
„Einer unserer Eigentümer möchte in dieser schwierigen Zeit ein positives Signal setzen und wird auf die Grundmiete für den Monat April 2020 (ohne Nebenkosten) vollständig verzichten.“

Wie erfolgt nun die buchhalterische Umsetzung in Win-CASA?

Zu Beginn sollte für den gewünschten Monat die automatische Sollstellung im Menüpunkt BUCHHALTUNG wie gewohnt über den Schalter „Automatische Sollstellung“ erstellt werden:

Es wird somit die volle Warmmiete inkl. Nebenkosten-Forderung ins Soll gestellt.

Wenn nun der Mieter beispielsweise die Nebenkosten einige Tage/Wochen später bezahlt, muss der Schalter „Sollstellungen buchen“ angeklickt und der Zahlungseingang gebucht werden (Unterzahlung). Hierfür geben Sie unten links das Datum der Zahlung ein und klicken dann auf den Schalter „Manuell buchen“:

In der folgenden Maske muss nun in der Spalte “Neue Zahlung“ in dem ersten Miet-Feld per Tastatur ein Nullwert eingegeben und mit Enter bestätigt werden. Sie können zudem ganz unten links bei Bedarf den Text-Anfang ergänzen, z.B. „NK-Zahlung ohne Kaltmiete“ oder „Zahlung aufgr. Miet-Aufschub“ o.ä. Danach klicken Sie auf den Schalter BUCHEN. Dadurch wird der Zahlungseingang der Betriebs- und Heizkosten-Vorauszahlungen gebucht:

Somit bleibt die Kaltmiete als OP weiterhin bestehen. Diese Sollstellung kann dann später im Falle eines Miet-Aufschubs über den gleichen, üblichen Weg wieder gebucht werden, wenn der Mieter einige Monate oder sogar Jahre später die noch offenen Mietschulden begleicht.

 

Wie wird jedoch verfahren, wenn wie im Beispiel ganz oben, die Kalt-Miete für diesen Monat komplett vom Eigentümer erlassen wird?
Es gibt hierfür mehrere Möglichkeiten.
Eine Möglichkeit wäre, dass man den Rest-OP (Forderung für Kaltmiete) löscht, nachdem man den Eingang der Nebenkosten-Zahlung gebucht hat. Hierfür bieten wir unten in der Maske „Sollstellungen buchen“ den Schalter „Löschen“ an:

 

Die zweite Möglichkeit, wenn Mietschulden komplett oder teilweise erlassen werden, setzt allerdings voraus, dass die automatische Sollstellung für den betreffenden Monat in Win-CASA noch nicht erstellt wurde.
Hierbei empfehlen wir, die Wohnungs-Stammdaten zu öffnen und im Reiter „Zahlungen“ im Feld Miete über den quadratischen Schalter zum entsprechenden Stichtag einen Nullwert einzugeben. Dadurch wird danach, wenn Sie die automatische Sollstellung erstellen, nur die Nebenkosten-Forderung ins Soll gestellt:

Dieser Null-Eintrag muss später wieder gelöscht werden, wenn die Miete irgendwann wieder in voller Höhe ins Soll gestellt werden soll.
Hinweis: Wenn Sie nur einen Teil der Miete erlassen möchten, so können Sie natürlich auch anstatt eines Nullwerts den Restbetrag für die Miete (Forderungsbetrag) eingeben. Dieser Betrag wird dann ebenfalls über die automatische Sollstellung ins Soll gestellt.

Wichtig: Sofern Sie mit Win-CASA Lastschriften erstellen, so ist diese Vorgehensweise (Eingabe eines Nullwerts im Miet-Feld) unbedingt notwendig, da ansonsten zwangsläufig die reguläre Warmmiete per Lastschrift eingezogen würde!
Im Falle eines Miet-Aufschubs bei einem Lastschrift-Zahler sollte zudem eine manuelle Sollstellung über die noch offene Miete erstellt werden, um zu vermeiden, dass die Miet-Forderung unter den Tisch fällt. Für die manuelle Sollstellung nutzen Sie bitte den Menüpunkt BUCHHALTUNG, Unterreiter BUCHEN, Schalter „Manuell oder G/N“. Bitte setzen Sie in dieser Maske den Punkt bei „Manuelle Sollstellung für reguläre Zahlungen“.

 

Die beiden zuerst genannten Möglichkeiten haben jedoch den Nachteil, dass Sie später nicht mehr nachvollziehen können, wieviel Miete dem Mieter erlassen wurde.
Deshalb gibt es bei einem Erlass der Mietschuld noch zwei weitere Möglichkeiten:

Eine Option wäre, anstatt die Sollstellung für die Kalt-Miete in der Maske „Sollstellungen buchen“ zu löschen, diesen OP als uneinbringliche Forderung zu buchen.
Sie können über folgenden Link einen Blog-Beitrag auf unserer Internetseite aufrufen, dort wird genau beschrieben, was Sie bei der Buchung von uneinbringlichen Forderungen beachten müssen:

http://www.software24.com/blog/uneinbringliche-forderungen-wincasa-2018-verbuchen/

 

Die letzte Möglichkeit, eine erlassene Miete sollzustellen und zu buchen, erfordert die Anlage einer weiteren Vorauszahlungs-Position. Bitte rufen Sie hierfür die Objekt-Stammdaten im Menüpunkt VERWALTUNG auf und wählen oben den Reiter „Zahlungen“. Über den Schalter NEU muss eine weitere Zahlungs-Position angelegt werden, im Feld Bezeichnung sollte z.B. „Erlassene Miete“ und im Feld Zahlungsart muss „Miete“ angegeben werden. Danach klicken Sie oben auf Speichern.
Wenn Sie anschließend die Wohnungs-Stammdaten des betreffenden Mieters öffnen, wird im Reiter „Zahlungen“ ein weiteres Feld für den Miet-Erlass auftauchen. Wenn Sie rechts daneben auf den Schalter klicken, so können Sie jetzt die erlassene Monatsmiete mit einem Minus-Betrag eingeben (bitte den Plus-Schalter links nutzen). Als Datum geben Sie bitte den ersten Tag des Monats ein, ab wann die Miete teilweise oder ganz erlassen werden soll.

Tipp: Sie können hier bereits über den Plus-Schalter einen zweiten Eintrag anlegen, in der Spalte „Betrag“ sollte dann ein Nullwert eingegeben werden. Als Datum können Sie beispielsweise den übernächsten Monat wählen, wenn z.B. die Kalt-Miete lediglich für zwei Monate erlassen werden soll. Dadurch vermeiden Sie, dass Sie den ersten Eintrag (Minuswert) in der Liste wieder löschen müssen. Die Miete würde dann nach Ablauf der zwei Monate wieder ganz regulär in voller Höhe ins Soll gestellt werden:

 

Wichtiger Hinweis:
Beim Buchen einer Sollstellung gibt es in Win-CASA die Option „Mietminderung buchen“. Diese darf hierbei nicht genutzt werden, da in diesem Zusammenhang auch die Betriebs- und Heizkosten-Forderungen gemindert werden!

 

Abschließend finden Sie hier einen Link auf die Homepage des Bundesministeriums der Justiz und für Verbraucherschutz, der das Thema Mietschulden-Aufschub nochmals aufgreift:

https://www.bmjv.de/DE/Themen/FokusThemen/Corona/Miete/Corona_Miete_node.html