Dieser Beitrag wendet sich an alle Kunden, die das CRM-Modul von Win-CASA 2020 verwenden und die E-Mails damit abholen. Er enthält auch wichtige Hinweise für bestehende Kunden, die evtl. planen, ein Postfach von POP3 auf IMAP umzustellen.

Allgemeines

POP3 und IMAP sind zwei unterschiedliche Protokolle, mit Hilfe derer E-Mail-Programme (z.B. Outlook, Thunderbird) die E-Mails von einem E-Mail Server (z.B. GMX, WEB.DE, STRATO) abholen.

Mit POP3 (Post Office Protocol) holt ein E-Mail-Programm die E-Mails vollständig vom Server. Die Dateien sind danach nicht mehr am Server, sondern nur noch in Ihrem E-Mail-Programm gespeichert. Allerdings kann man auch einstellen, dass die E-Mails auf dem Server gar nicht oder erst nach einer bestimmten Anzahl von Tagen nach dem Abholen gelöscht werden sollen. Wenn Sie E-Mails unterwegs auch offline am Smartphone oder Tablet lesen wollen, verwenden Sie POP3 und haken Sie im E-Mail-Programm die Option „Kopie am Server belassen“ an bzw. klicken Sie „Nachrichten auf dem Server löschen“ im CRM-Modul von Win-CASA nicht an.

Mit IMAP (Internet Message Access Protocol) holt ein E-Mail-Programm nur die aktuell benötigten Informationen vom Server. Die Dateien (E-Mails) bleiben am Server bestehen. Wenn Sie auf mehreren Geräten E-Mails abrufen (z. B. PC, Laptop, Tablet, Smartphone), sollten Sie IMAP verwenden. Der Vorteil ist, dass Sie auf allen Geräten die gleichen Informationen haben. Als Nachteil kann man anführen, dass immer eine Internetverbindung benötigt wird. Bei sehr vielen E-Mails kann das Postfach auf dem Server auch mal schnell voll werden.

Ab der Version vom 16.3.2021 von Win-CASA 2020 wurde im CRM-Modul neben POP3 auch das IMAP-Protokoll integriert. Bei der Neuanlage eines E-Mail-Kontos kann man somit das gewünschte Protokoll auswählen.

Wichtige Hinweise für bestehende Kunden

Eine Umstellung von POP3 auf IMAP ist in der Regel nicht erforderlich. Die Standard-Einstellung im CRM-Modul ist die, dass E-Mails auf dem Server belassen werden. D.h. sie konnten bisher auch mit anderen Geräten oder E-Mail-Programmen abgeholt werden. Erst wenn die Option „Nachrichten auf dem Server löschen“ angeklickt wurde, wurden die Nachrichten auf dem Server gelöscht. Sie sind also in diesem Fall nur noch lokal auf dem PC verfügbar und stehen im eingestellten lokalen Ordner für E-Mails.

Da es sich bei POP3 und IMAP um ganz unterschiedliche Protokolle handelt, müssen die Einstellungen für den Postausgangsserver und die Ports geändert werden. Diese Einstellungen nennt Ihnen Ihr E-Mail-Provider. Man kann also nicht einfach per Mausklick von POP3 auf IMAP umschalten. Ein Postfach muss neu angelegt werden mit den passenden IMAP-Einstellungen.

Wenn Sie trotzdem ein bestehendes Postfach von POP3 auf IMAP umstellen wollen, sollten Sie das nur dann tun, wenn Sie bisher die Option „Nachrichten auf dem Server löschen“ nicht angeklickt hatten. Ansonsten ist es so, dass nach der Umstellung NUR die E-Mails, die aktuell auf dem Server vorhanden sind, eingelesen werden können. Wenn Sie das POP3-Postfach entfernen, haben Sie keinen Zugriff mehr auf die E-Mails, die nur lokal abgespeichert wurden.

Daten eines E-Mail-Kontos
Daten eines E-Mail-Kontos

Wir empfehlen folgende Vorgehensweise:

Legen Sie das Postfach, das Sie umstellen möchten, neu als IMAP-Postfach an. Man kann im CRM-Modul dasselbe Postfach problemlos zusätzlich als IMAP-Postfach anlegen. Holen Sie die E-Mails ab und vergleichen Sie den Bestand an E-Mails beider Postfächer. Erst wenn Sie sicher sind, dass Sie das alte POP3-Postfach problemlos entfernen können, weil alle benötigen E-Mails auch im IMAP-Postfach vorhanden sind, können Sie es entfernen.

Postfächer kann man im Fenster „Mitarbeiter Daten“ verwalten. Aufgerufen wird es über den Schalter „Verwalter“ in VERWALTUNG-Objekte und Wohnungen. In dem Fenster „Verwaltungen“ die gewünschte Verwaltung bearbeiten und darin den Schalter „Mitarbeiter Daten“ anklicken.

E-Mail Konten verwalten
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