Ein guter Verwalter für eine WEG oder die Mietverwaltung ist Gold wert. Doch wie hoch sind die Verwaltergebühren und was darf genau berechnet werden?

Was sind Verwaltergebühren?

Eine Hausverwaltung verwaltet eine Immobilie für einen Eigentümer im Rahmen der Mietverwaltung oder kümmert sich um die Verwaltung des Gemeinschaftseigentums einer WEG. Jede WEG ist gesetzlich verpflichtet einen Verwalter zu bestellen. Eine Selbstverwaltung durch einen der Eigentümer ist auch möglich, jedoch nicht zu empfehlen da ein guter Verwalter über sehr detaillierte kaufmännische, rechtliche und technische Kenntnisse verfügen muss. Für seine Tätigkeiten, wie zum Beispiel die Erstellung von Abrechnungen oder die Umsetzung von Beschlüssen, berechnet der Verwalter natürlich Gebühren. Die Verwaltergebühren sind nicht gesetzlich festgelegt und werden deshalb von jeder Hausverwaltung selbst bestimmt.

Wer übernimmt die Kosten für die Hausverwaltung?

Die Kosten für den Hausverwalter werden gemeinsam von der Eigentümergemeinschaft übernommen. Dabei zahlt jeder Eigentümer einen monatlichen Beitrag. Genau wie die Instandsetzungskosten sind auch die Verwaltergebühren nicht umlagefähig, sie können also nicht an den Mieter weitergegeben werden.

Wie hoch sind die Verwaltergebühren?

Eine allgemeingültige Aussage wie hoch Verwaltergebühren genau sind lässt sich nur schwer treffen. Das liegt daran, dass sie je nach Bundesland, Lage, Ausstattung und Größe variieren können. Angegeben werden die Gebühren pro Einheit und pro Monat. In der Regel sind es in der WEG-Verwaltung zwischen 20-30 €, also jährlich für jede Einheit 240-360 €. Bei der Mietverwaltung sind es meistens 17-25€ pro Wohneinheit und Monat.

Ein Mitarbeiter einer Hausverwaltung kann ca. 300 Wohneinheiten verwalten. Aufgrund von spezialisierten Fachabteilungen kann dieser Wert bei größeren Verwaltungen auch deutlich höher ausfallen. Wenn mit dem Mittelwert der berechneten Stundensätze gerechnet wird, müsste bei 50 WE ca. 27,50 € pro Wohneinheit und Monat verlangt werden. Dies ist aber, wie schon erwähnt, nicht das was die Verwaltungen in Realität bekommen. Seit Jahren halten die Vergütungssätze nicht Schritt mit den steigenden Ansprüchen an Immobilienverwalter. Deshalb machen sich Verwaltungen aktuell dafür stark, die Vergütungssätze anzuheben.

Oft werden Verwaltergebühren allgemein und mit dieser Faustregel berechnet: _€/WE x _ Einheiten = Verwaltervergütung. Dies ist allerdings nicht zu empfehlen, da eine korrekte Kalkulation nur objektbezogen erfolgen kann. Ansonsten ist das Honorar nicht fair, die Darstellung gegenüber den Kunden ist nicht transparent und nachvollziehbar und es gibt keine Argumente, warum die Konkurrenz nicht zu Dumpingpreisen arbeiten kann. Daher gibt es Faktoren welche die Kalkulation von Verwaltergebühren beeinflussen:

• • Größe der Liegenschaft: je kleiner desto höher der Preis
  • Baujahr und Zustand der Immobilie: je mehr vorhersehbare Sanierungskosten desto höher der Aufwand und Preis
  • Lage der Liegenschaft: ländlicher Norden & Osten meist günstiger als Ballungsgebiete im Süden oder Westen Deutschlands
  • Struktur der Eigentümer/Bewohner: durch Konflikte wird die Arbeit schwieriger und der Preis höher
    • Rechtsstreitigkeiten, Zahlungsmoral, Anzahl nicht lösungsorientierter Miteigentümer
  • Art der Verwaltung: höherer Aufwand durch zusätzliche Mietverwaltung resultiert in höherem Preis

Was genau darf eine Hausverwaltung berechnen?

Grundsätzlich gilt, dass eine Hausverwaltung nur Kosten verrechnen darf die im Verwaltervertrag vereinbart worden sind. Was mit den Kosten für die Hausverwaltung abgedeckt sein muss ist die Erstellung des Wirtschaftsplans und der Jahresabrechnung, die Erhebung von möglichen Sonderumlagen, die Führung der Beschlusssammlung, die Einberufung und Abhaltung der jährlichen ordentlichen Eigentümerversammlung und die Umsetzung von Beschlüssen wie zum Beispiel Sanierungen.

Es gibt keine gesetzliche Regelung wonach alle durch den Verwalter zu erbringenden Leistungen durch eine pauschale Vergütung abgeschlossen sein müssen. Eine Hausverwaltung darf also zusätzliche Kosten berechnen, solange diese im Verwaltervertrag festgesetzt sind und die Transparenz gegenüber den Kunden gewährleistet wird. Ein Verwalter darf beispielsweise für diese Leistungen zusätzliche Kosten berechnen:

• • Einladung und Abhaltung einer außerordentlichen Eigentümerversammlung (solange sie nicht vom Verwalter verursacht wurde)
  • Einforderung ausstehender Beiträge & Durchsetzung vor Gericht
  • Erstellung einer Verwalterzustimmung bei Eigentumswechsel
  • Erhöhter administrativer Aufwand bei der Übernahme einer neuen WEG
    • durch z.B. fehlende Digitalisierung vorhandener Unterlagen

Keine zusätzlichen Kosten berechnen darf der Verwalter für:

• • Einsichtnahme in Unterlagen durch Wohnungseigentümer im Verwalterbüro
  • Einholung von Angeboten bei externen Dienstleistern
  • Sondervergütungen ohne Beschluss und über dem üblichen Stundensatz
    • ein Stundenlohn von 500€ für eine außerordentliche Eigentümerversammlung ist also nicht nur unangemessen, sondern auch unzulässig

Am Ende gibt immer der Verwaltervertrag Aufschluss über die tatsächlichen Gebühren, die für die Eigentümer anfallen.