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Verwaltergebühren – Was kann und sollte eine Hausverwaltung kosten?

Ein guter Verwalter für eine WEG oder die Mietverwaltung ist Gold wert. Doch wie hoch sind die Verwaltergebühren und was darf genau berechnet werden?

Was sind Verwaltergebühren?

Eine Hausverwaltung verwaltet eine Immobilie für einen Eigentümer im Rahmen der Mietverwaltung oder kümmert sich um die Verwaltung des Gemeinschaftseigentums einer WEG. Jede WEG ist gesetzlich verpflichtet einen Verwalter zu bestellen. Eine Selbstverwaltung durch einen der Eigentümer ist auch möglich, jedoch nicht zu empfehlen da ein guter Verwalter über sehr detaillierte kaufmännische, rechtliche und technische Kenntnisse verfügen muss. Für seine Tätigkeiten, wie zum Beispiel die Erstellung von Abrechnungen oder die Umsetzung von Beschlüssen, berechnet der Verwalter natürlich Gebühren. Die Verwaltergebühren sind nicht gesetzlich festgelegt und werden deshalb von jeder Hausverwaltung selbst bestimmt.

Wer übernimmt die Kosten für die Hausverwaltung?

Die Kosten für den Hausverwalter werden gemeinsam von der Eigentümergemeinschaft übernommen. Dabei zahlt jeder Eigentümer einen monatlichen Beitrag. Genau wie die Instandsetzungskosten sind auch die Verwaltergebühren nicht umlagefähig, sie können also nicht an den Mieter weitergegeben werden.

Wie hoch sind die Verwaltergebühren?

Eine allgemeingültige Aussage wie hoch Verwaltergebühren genau sind lässt sich nur schwer treffen. Das liegt daran, dass sie je nach Bundesland, Lage, Ausstattung und Größe variieren können. Angegeben werden die Gebühren pro Einheit und pro Monat. In der Regel sind es in der WEG-Verwaltung zwischen 20-30 €, also jährlich für jede Einheit 240-360 €. Bei der Mietverwaltung sind es meistens 17-25€ pro Wohneinheit und Monat.

Ein Mitarbeiter einer Hausverwaltung kann ca. 300 Wohneinheiten verwalten. Aufgrund von spezialisierten Fachabteilungen kann dieser Wert bei größeren Verwaltungen auch deutlich höher ausfallen. Wenn mit dem Mittelwert der berechneten Stundensätze gerechnet wird, müsste bei 50 WE ca. 27,50 € pro Wohneinheit und Monat verlangt werden. Dies ist aber, wie schon erwähnt, nicht das was die Verwaltungen in Realität bekommen. Seit Jahren halten die Vergütungssätze nicht Schritt mit den steigenden Ansprüchen an Immobilienverwalter. Deshalb machen sich Verwaltungen aktuell dafür stark, die Vergütungssätze anzuheben.

Oft werden Verwaltergebühren allgemein und mit dieser Faustregel berechnet: _€/WE x _ Einheiten = Verwaltervergütung. Dies ist allerdings nicht zu empfehlen, da eine korrekte Kalkulation nur objektbezogen erfolgen kann. Ansonsten ist das Honorar nicht fair, die Darstellung gegenüber den Kunden ist nicht transparent und nachvollziehbar und es gibt keine Argumente, warum die Konkurrenz nicht zu Dumpingpreisen arbeiten kann. Daher gibt es Faktoren welche die Kalkulation von Verwaltergebühren beeinflussen:

    • Größe der Liegenschaft: je kleiner desto höher der Preis
    • Baujahr und Zustand der Immobilie: je mehr vorhersehbare Sanierungskosten desto höher der Aufwand und Preis
    • Lage der Liegenschaft: ländlicher Norden & Osten meist günstiger als Ballungsgebiete im Süden oder Westen Deutschlands
    • Struktur der Eigentümer/Bewohner: durch Konflikte wird die Arbeit schwieriger und der Preis höher
      • Rechtsstreitigkeiten, Zahlungsmoral, Anzahl nicht lösungsorientierter Miteigentümer
    • Art der Verwaltung: höherer Aufwand durch zusätzliche Mietverwaltung resultiert in höherem Preis
Höhe der Verwaltergebühren nach Anzahl Wohneinheiten
Indikative Höhe der Verwaltervergütung in EUR/ WE/ Monat

Was genau darf eine Hausverwaltung berechnen?

Grundsätzlich gilt, dass eine Hausverwaltung nur Kosten verrechnen darf die im Verwaltervertrag vereinbart worden sind. Was mit den Kosten für die Hausverwaltung abgedeckt sein muss ist die Erstellung des Wirtschaftsplans und der Jahresabrechnung, die Erhebung von möglichen Sonderumlagen, die Führung der Beschlusssammlung, die Einberufung und Abhaltung der jährlichen ordentlichen Eigentümerversammlung und die Umsetzung von Beschlüssen wie zum Beispiel Sanierungen.

Es gibt keine gesetzliche Regelung wonach alle durch den Verwalter zu erbringenden Leistungen durch eine pauschale Vergütung abgeschlossen sein müssen. Eine Hausverwaltung darf also zusätzliche Kosten berechnen, solange diese im Verwaltervertrag festgesetzt sind und die Transparenz gegenüber den Kunden gewährleistet wird. Ein Verwalter darf beispielsweise für diese Leistungen zusätzliche Kosten berechnen:

    • Einladung und Abhaltung einer außerordentlichen Eigentümerversammlung (solange sie nicht vom Verwalter verursacht wurde)
    • Einforderung ausstehender Beiträge & Durchsetzung vor Gericht
    • Erstellung einer Verwalterzustimmung bei Eigentumswechsel
    • Erhöhter administrativer Aufwand bei der Übernahme einer neuen WEG
      • durch z.B. fehlende Digitalisierung vorhandener Unterlagen

Keine zusätzlichen Kosten berechnen darf der Verwalter für:

    • Einsichtnahme in Unterlagen durch Wohnungseigentümer im Verwalterbüro
    • Einholung von Angeboten bei externen Dienstleistern
    • Sondervergütungen ohne Beschluss und über dem üblichen Stundensatz
      • ein Stundenlohn von 500€ für eine außerordentliche Eigentümerversammlung ist also nicht nur unangemessen, sondern auch unzulässig

Am Ende gibt immer der Verwaltervertrag Aufschluss über die tatsächlichen Gebühren, die für die Eigentümer anfallen.

20 Kommentare

  1. Thomas Fetzberger

    Sehr gute Erklärungen!
    Frage zu Erstellung einer Verwalterzustimmung bei Eigentumswechsel. Ist die Berechnung von Notarkosten und Verwalterkosten bei Eigentümerwechsel rechtens?

    Mit freundlichen Grüßen
    Thomas Fetzberger

    • Karolin Grolla

      Sehr geehrter Herr Fetzberger,

      vielen Dank für Ihren Kommentar!
      Die Zustimmung des Verwalters wird in der Regel in notariell beglaubigter Form erteilt, hier entstehen also Notarkosten. Diese zählen dabei zu den allgemeinen Verwaltungskosten und werden durch die Eigentümergemeinschaft getragen. In der Teilungserklärung wird genau festgelegt wer die Kosten der Verwalterzustimmung zu tragen hat, daher kann hier auch festgelegt werden, dass der Verkäufer oder Käufer für die Kosten aufkommen muss. Zusätzlich erheben einige Verwalter eine besondere Bearbeitungsgebühr, welche üblicherweise vom Verkäufer getragen wird. Wir können leider keine rechtsverbindlichen Aussagen treffen, aber Kosten für die Verwalterzustimmung sind üblich und beinhalten in der Regel Notar- und Verwalterkosten.

      Ich hoffe, dass ich Ihnen damit weiterhelfen konnte.

      Mit freundlichen Grüßen
      Karolin Grolla

  2. Renate Holm

    Guten Tag, berechnen sich die Kosten für die HV gem. des Eigentumanteils oder je Einheit? (Also muss der ET einer kleinen Wohnung dasselbe zahlen wie der ET einer großen Wohnung, oder nur gem seines prozentualen ET-Anteils?)

    • Karolin Grolla

      Sehr geehrte Frau Holm,

      herzlichen Dank für Ihren Kommentar!
      Bei der Aufteilung der Verwaltergebühren ist beides möglich. Der genaue Verteilungsschlüssel ist in der Teilungserklärung festgelegt. Bei der Vereinbarung sind die Wohnungseigentümer frei, jeden Maßstab zu wählen, der den Interessen der Gemeinschaft und des einzelnen Eigentümers gerecht wird und insbesondere nicht zu einer ungerechtfertigten Benachteiligung Einzelner führt.

      Ich hoffe, dies war hilfreich für Sie.

      Mit freundlichen Grüßen
      Karolin Grolla

  3. Mrtin

    Habe bei der Rechnungsprüfung festgestellt, dass der Verwalter Lohnaufwandspauschalen ohne dass dies im Verwaltervertrag vorgesehen ist oder es einen entsprechenden Beschluß gibt, berechnet. Gleiches gilt für die Jahre zuvor. Kann man diese unrechtmäßig durch den Verwalter vereinnahmte Gebühren rückfordern, obwohl die Abrechnungen durch die Eigentümer in der ordentlichen Versammlung genehmigt wurden. Nach meiner Auffassung handelt es sich im ungerechtfertigte Bereicherung des Verwalter. Es wäre zu prüfen, ob hier nicht sogar der Tatbestand des Betruges vorliegt. Vielleicht kennt jemand einen gleichen Fall.
    Gruß Martin

  4. Tina A. -Eickmeyer

    Guten Tag,

    vielen Dank für die Erläuterungen.
    Darf ein Verwalter seine (erneute) Bestellung zusammen mit einer Gebührenerhöhung von über 20 % in einem Tagesordnungspunkt beschließen lassen? Einer Wiederwahl steht sicherlich nichts im Wege, aber einhergehend mit dieser überzogenen Erhöhung? Ist eine derartige Vorgehensweise rechtens?

    Vielen Dank

    • Karolin Grolla

      Guten Tag und vielen Dank für Ihren Kommentar!

      Zur Erhöhung der Gebühren ist grundsätzlich ein Mehrheitsbeschluss der Wohnungseigentümer nötig, da eine Erhöhung eine Änderung des Verwaltervertrags darstellt. Diese muss in Form eines Änderungsvertrages festgehalten werden, oder in Ihrem Fall in dem neuen Verwaltervertrag. Eine automatische Erhöhung, durch beispielsweise eine Klausel im bestehenden Verwaltervertrag, wäre nicht rechtens.
      Wenn der Vertrag nun ausläuft müssen Sie neu über den Preis verhandeln. Hier liegt die Entscheidung bei den Wohnungseigentümern, ob sie den Verwalter zu den neuen Konditionen behalten wollen oder nicht. Zu empfehlen ist hier eine Verhandlung mit dem Verwalter. Vielleicht lässt er sich überzeugen, seine Forderung zu senken und Sie finden eine gute Einigung.
      Wir können leider keine rechtsverbindlichen Aussagen treffen, aber aus Sicht des Verwalters kann er sicherlich versuchen eine Erhöhung zu fordern solange es noch die Hürde des Mehrheitsbeschlusses der Eigentümer gibt.

      Ich hoffe dies konnte Ihnen weiterhelfen.

      Mit freundlichen Grüßen
      Karolin Grolla

  5. Ron Gese

    Guten Tag,
    ich habe Ihren Artikel gelesen und habe das Problem, dass kaum eine Hausverwaltung mit nur 5 Einheiten übernehmen möchte. Es hat sich bisher lediglich eine Hausverwaltung gefunden, welche allerdings 40 € pro Einheit abkassieren möchte. Laut Ihren Angaben ist dies relativ teuer oder?
    Welche anderen Möglichkeiten gibt es denn z. B. noch? ISt eine eigene Verwaltung sehr anspruchsvoll?

    Danke für Ihren Rat.

    MfG

    • Karolin Grolla

      Sehr geehrter Herr Gese,

      Vielen Dank für Ihren Kommentar!
      Im Allgemeinen gilt leider: je kleiner die Liegenschaft, desto höher der Preis. Das liegt daran, dass der Grundaufwand für den Verwalter relativ gleichbleibend ist, unabhängig von der Anzahl der Einheiten. Hier werden die Kosten dann auf weniger Eigentümer aufgeteilt, wodurch die Kosten für den Einzelnen natürlich deutlich höher ausfallen. Je nach Bundesland und Zustand des Gebäudes variieren die Vergütungen zusätzlich, aber für so kleine Liegenschaften können sie dann doch schon schnell bei 40€ und mehr pro Einheit liegen.
      Eine alternative Möglichkeit ist natürlich die Selbstverwaltung. Allerdings ist dies sehr aufwändig und anspruchsvoll, vor allem wenn Sie nicht über das nötige Fachwissen verfügen. Hier sollte genau reflektiert werden, ob der gewählte Selbstverwalter in der Lage ist die gleiche Arbeit zu leisten wie ein gelernter Hausverwalter. Das kommt natürlich auf Ihre persönliche Situation und Voraussetzungen an. Ich kann Ihnen nur empfehlen noch einmal die genauen Aufgaben und vor allem den Arbeitsaufwand in Stunden zu recherchieren, wahrscheinlich hilft Ihnen dies schon bei der Entscheidung.

      Ich hoffe dies was hilfreich für Sie.

      Mit freundlichen Grüßen
      Karolin Grolla

    • Georg Wachter

      Hallo Hr. Gese,
      Die angegebenen Kosten sind als Durchschnittspreise zu verstehen, wir hören für spezielle Situationen auch deutlich höhere wie deutlich niedrigere Preise. 40 EUR pro WE pro Monat ist sicher auf der höheren Seite, für sehr kleine und komplizierte WEGs habe ich aber auch schon 80 EUR pro WE pro Monat gehört.

      Sehen Sie die Situation mal aus der Sicht des Verwalters: Die WEG bringt etwa 2400 EUR Umsatz pro Jahr, bei einem moderaten Stundensatz von 100 EUR sind das 24 Stunden Arbeit, mit der der Verwalter Sie betreuen muss um kaufmännisch sinnvoll zu arbeiten (das sind pro WE pro Monat weniger als 30 Minuten). Allein eine gut vorbereitete WEG-Versammlung die dann 3 Stunden dauert wird bereits einen großen Anteil daran verschlingen, plus Buchhaltung, Koordination der Dienstleister, Besichtigung, ggf. Ablesen der Zähler, Erstellung der Abrechnungen, usw. — ich denke nicht dass der Verwalter mit Ihnen reich wird.

      Eine Selbstverwaltung ist im Prinzip möglich (aber arbeitsaufwändig für die Person die sich das antun möchte, plus gibt es gewisse Haftungsrisiken). Ein guter Übersichtsartikel ist hier: https://www.wohnen-im-eigentum.de/verbraucher-infos/wohnungseigentum/selbstverwaltung#:~:text=Seit%20der%20Reform%20des%20Wohnungseigentumsgesetzes,2%20WEGesetz)., hier finden Sie auch eine gute Checkliste ob sich Ihre WEG für eine Selbstverwaltung eignet (gut ist: kleine, homogene Gemeinschaft mit wenig Konflikten in einem Gebäude wo aktuell wenig zu tun ist). Die passende Software kann natürlich einen Teil des Aufwandes reduzieren helfen.

      Aber auch hier gilt: Wenn der Profi 24 Stunden pro Jahr braucht, wird ein nicht sachkundiger Amateur ggf 2 oder 3 mal so lange brauchen. Haben Sie jemanden in der WEG, der sich im Schnitt als „Hobby“ 1-2 Stunden pro Woche für die Verwaltung Zeit nehmen möchte?

      Alles Gute!

  6. Harrald

    Mein bester Freund und ich möchten uns für die künftige Zeit ein wenig passives Einkommen erwirtschaften. Daher haben wir eine tolle Immobilie gekauft, für die uns noch eine gute Hausverwaltung fehlt. Wir möchten den Mietern schließlich vieles attraktiver machen. Ich hoffe, dass das klappen wird.

  7. Mathias Heidel

    Guten Tag,

    unser aktueller Hausverwalter hat das Handtuch geschmissen.

    In den Angeboten der angefragten Hausverwalter ist eine Pauschale für die Betriebskostenabrechnung des Vorjahres enthalten (ca.130Euro pro WE). Sind diese Leistungen nicht sowieso in der Verwaltergebühr enthalten? Oder ist das gängige Praxis bei Verwalterwechsel? Dann finde ich die Pauschale etwas überzogen. Oder irre ich mich da?

    Und wäre es dann nicht besser den alten Verwalter um diese nachträgliche Leistung zu bitten, da es in seinem Verwalterzeitraum liegt. Gegen eine entsprechende Vergütung versteht sich,

    Im voraus vielen Dank für ihre Antwort!

    Mit freundlichen Grüßen

    • Georg Wachter

      Hallo Hr. Heidel,

      Die Situation klingt, als hätte der aktuelle Hausverwalter Betriebskostenabrechnung des Vorjahres noch nicht durchgeführt, und womöglich auch noch kaum Schritte in diese Richtung unternommen (ein Großteil der Arbeit hätte ja bereits im Vorjahr passieren können, wie beispeilsweise die unterjährige Verbuchung der eingehenden Rechnungen mit einer Hausverwalter Software, so dass die Erstellung der Abrechnung dann „auf Knopfdruck“ geschehen kann). Insoferne wäre der Arbeitsaufwand für den nachfolgenden Verwalter für die Erstellung der Abrechnung ggf. signifikant, und so macht es Sinn dass die genannten 130 EUR einem signifikanten Anteil an den Gesamtkosten entsprechen. Eine kostenlose Erstellung der vergangenen Abrechnung für den neuen Verwalter kaufmännisch kaum Sinn ergeben. Gesetzlich ist geregelt, dass der Verwalter „nach Ablauf eines Kalenderjahres“ eine Abrechnung zu erstellen hat (§ 28 WEG), aber nicht wie dies in Rechnung gestellt wird — Details Ihrer Vereinbarung finden Sie im geschlossenen Verwaltervertrag bzw. in den Angeboten.

      Falls es die Situation mit dem alten Verwalter zulässt, könnten Sie durchaus die BK-Abrechnung noch vom alten Verwalter erstellen lassen, und diese aus den Angeboten der neuen Verwalter herausverhandeln.

      Eine andere Möglichkeit wäre, die Kosten für die Erstellung der Abrechnung vom alten Verwalter tragen zu lassen, wenn Sie mit ihm einig werden dass dies in seinen Aufgabenbereich gefallen wäre und er sie nicht selbst erstellen möchte.

      Ich hoffe, Sie kommen zu einer guten Lösung!

  8. Mathias Heidel

    Guten Tag Herr Wachter,

    erst einmal vielen herzlichen Dank für die Ratschläge und Hinweise!

    Ich muss da sicher noch etwas präzisieren. Der Verwalterwechsel findet zum 1.1.24 statt. Es geht also dann um die Abrechnung für das Jahr 2023, die ja erst in 2024 stattfindet.

    Der Ablauf eines Kalenderjahres wäre also gegeben und nach Gesetz § 28 WEG hat der vorhergehende Verwalter das dann auch noch außerhalb seiner „Verwalteramtszeit“ zu erledigen, ohne Mehrkosten. Verstehe ich das richtig?

    Oder wie sieht hier die Praxis und die Gesetzeslage aus?

    Vielen Dank im voraus

    • Georg Wachter

      Hallo Hr. Heidel,

      Ihre Intuition deckt sich im Prinzip mit der Rechtsprechung, ein guter Übersichtsartikel ist hier: https://www.hausverwalter-vermittlung.de/blog/abrechnung-vorjahr/

      In Ihrem Fall klingt es aber als wäre das Verhältnis zum ehemaligen Verwalter ggf. nicht das beste, eine weitere Zusammenarbeit ist vermutlich weder in Ihrem noch im Interesse des Verwalters, und ein Rechtstreit wäre m.E. unverhältnismäßig aufwändig und teuer. Insoferne würde ich versuchen eine akzeptable Lösung für beide zu verhandeln (auch wenn Sie der Meinung sind juristisch im Recht zu sein) und unter dem Kapitel einen Schlussstrich zu ziehen.

      Alles Gute und viele Grüße

  9. Alexander Schwarzbeck

    Guten Tag,
    Vorweg bedanke ich mich für die Verständnisvolle Erklärung und möchte ich auch gleich eine Frage anschließen.
    Wenn ein Hausverwalter durch einen Leitungswasserschaden, welcher durch eine Versicherung gedeckt ist, einen erhöhten Mehraufwand hat (was mir persönlich einleuchtet und dies nicht durch die allgemeinen Kosten gedeckt sein kann), kann er diesen bei der Versicherung geltend machen und ist diese verpflichtet diesen zu zahlen oder muss bzw. kann er seinen Mehraufwand bei den Eigentümern geltend machen? Gibt es hierfür eine Judikatur oder Grundlagen, dass dies die Versicherung anerkennen muss? Vielen lieben Dank für die Information.
    Alexander Schwarzbeck

    • Georg Wachter

      Hallo Hr. Schwarzbeck,
      Der Verwalter wird von der WEG als Vertreter bzw. Dienstleister bestellt, ähnlich wie zB. ein Anwalt. Die Gebühren für den Verwalter werden daher erstmal von der WEG geschuldet. Je nach Versicherung könnte es sein, dass dieser Schaden mitversichert ist, dies muss man aber im Einzelfall basierend auf der Versicherungspolizze prüfen. Sie müssen das nicht unbedingt selbst machen, die WEG kann den Verwalter auch beauftragen dies herauszufinden bzw. mit der Versicherung zu klären, und ggf. für die WEG geltend zu machen. Die zusätlichen Kosten für die Schadensabwicklung könnten dann vom Verwalter der WEG in Rechnung gestellt werden, und die entsprechende Rechnung bei der Versicherung eingereicht werden.
      Viele Grüße!

  10. fee

    unsere hw ist auch miteigentumer der mehrheit an wohnanlage hat. es werden extra honorare verechnet für WEG und extra für mieter (die seine sind) – WEG bezahlt für dieses. ist so was korrekt?
    -verw.honorar mieter: 26.800,-€ (5.600,-€ x 4) +
    -verw. honorar WEG: 17.400,-€ (4.800,-€ x4)
    pro jahr: ca. 42.000,-€
    wohnanlage mit 5 (3-5 stockige) höuser

  11. Beatrix Keim

    Guten Tag, kann die Hausverwaltung einer Eigentümergemeinschaft zusätzlich zum Verwalterhonorar Kosten wie z.B. Papier, Druckerpatronen erheben? Diese sollten doch eigentlich als Betriebsmittel im Verwalterhonorar inkludiert sein?
    Vielen Dank, mit Grüßen, Beatrix Keim

  12. Avantart Immobau

    Hallo alle zusammen,
    Sehr interessant hier. Danke für die Info.
    Liebe Grüße
    Andreas

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