Brille, eine Tasse Kaffe, ein Wirtschaftsplan in Papierform

Wirtschaftsplan – Ziele einer Wirtschaftsperiode

Der Start in eine neue Wirtschaftsperiode bringt immer Ungewissheit mit sich. Um diese zu mindern müssen also Leitfäden und Richtlinien ausgearbeitet werden. Eine davon ist der Wirtschaftsplan. Dieser ist relevant und verpflichtend für jedes Wirtschaftssubjekt, von Unternehmen bis hin zu einer WEG.

Was es mit dem Wirtschaftsplan auf sich hat und wie Ihnen Win-CASA die Erstellung um ein vielfaches vereinfacht erfahren Sie im folgenden Artikel.

Was ist ein Wirtschaftsplan?

Allgemein/ für Unternehmen

Zu Beginn einer Wirtschaftsperiode oder Wirtschaftsjahres eines einzelnen Wirtschaftssubjekts erstellter Plan. Er gibt Auskunft über die geplanten Einnahmen und Ausgaben auch erklärt er deren Finanzierung. Er wird je nach Größe des Wirtschaftssubjekts in jeder Abteilung selbst erstellt und dann vom Controlling zusammengefügt. Der Wirtschaftsplan setzt sich aus mehreren Plänen bezüglich der Finanzplanung zusammen.

speziell für eine WEG

Erstellt wird der Wirtschaftsplan einer WEG vom beauftragen Haus(-Verwalter). Sie können sich die WEG also als „Wirtschftssubjekt“ vorstellen mit Einnahmen wie dem gezahlten Hausgeld der Eigentümer und Ausgaben wie Instandhaltungszahlungen.

Der Sinn des Wirtschaftsplans einer WEG ist der selbe wie der eines Unternehmens: eine Übersicht über alle geplanten Ausgaben und Einnahmen (der WEG) zu erstellen. Die Wirtschaftspläne von Unternehmen oder öffentlichen Haushalte (spezielles Instrument öffentlicher Unternehmen in einer öffentlich-rechtlichen Rechtsform) sind lediglich etwas umfangreicher, da es mehr mögliche Arten von Einnahmen, Ausgaben und meist Abteilungen gibt. 

In der WEG gibt es jedoch, anders als im Wirtschaftsplans eines Unternehmens zwei Ausführungen. Den Einzelwirtschaftsplan und den Gesamtwirtschaftsplan. Es wird zu dem bei jeder jährlichen Eigentümerversammlung von allen Eigentümern über den neuen Wirtschaftsplan abgestimmt, zur Annahme des neuen Wirtschaftsplans genügt eine einfache Mehrheit.

Das Ziel eines Wirtschaftsplanes ist also immer das Selbe. Zwischen verschiedenen Wirtschaftssubjekten unterscheiden sie sich zwar in Länge, Herangehensweise und Anzahl der Ausführungen doch kurz gesagt ist es immer nur eine Aufführung von vermuteten Ausgaben und Einnahmen.

Einzelwirtschaftsplan

Ein Einzelwirtschaftsplan ist für jeden Eigentümer individuell. Er klärt den Eigentümer über die ihn erwartenden Kosten (und Einnahmen) auf.

Der Einzelwirtschaftsplan ist außerdem die Grundlage für das monatliche Hausgeld (auch Wohngeld). Dieses bündelt Vorauszahlungen sowie Zuzahlung zur Instandhaltungsrücklage der WEG.

Gesamtwirtschaftsplan

4 Menschen in Bluse/ Hemd um einen Tisch
Auch wenn der Wirtschaftsplan nur von der Verwaltung erstellt wird muss der von der gesamten WEG beschlossen werden

Der Gesamtwirtschaftsplan betrifft die gesamte WEG. Er stellt Einnahmen (v.a. durch Eigentümer) und Ausgaben (Instandhaltung, Gebühren usw.) dar.

Der Verteilungsschlüssel muss in jedem Kostenpunkt des Wirtschaftsplans aufgeführt sein. Er ist in der Gemeinschaftsordnung bzw. der Teilungserklärung aufgeführt. Er richtet sich nach dem Miteigentumsanteil, dessen Ausmaß sich nach der Größe des Sondereigentums richtet.

Inhalte eines Wirtschaftsplans

Allgemein/für Unternehmen

Inhalte

  • Absatzplan (welche Produkte wo, wann und an wen verkaufen)
  • Produktionsplan (Vorgaben für die Produktion anhand von Absatzmengen und vorhandenen Sachmitteln)
  • Einkaufsplan (geplante Produktionsmenge + Inventar > geplante Einkaufsmenge)
  • Personalplan (Anforderungen des Unternehmens; wann wird besonders viel Personal gebraucht, wann wenig…)
  • Investitionsplan (Produktionsplan, Personalplan > was muss ersetzt/ erneuert werden)
  • Kapitalbedarfsplan (zeigt auf, welche finanziellen Anforderungen wann erfüllt werden müssen)
  • Rentabilitätsplan (welche Erträge bringt das Kerngeschäft; aus Absatz-, Produktions- und Einkaufsplan)
  • Liquiditätsplan (Liquiditätsplanung ergibt sich aus den vorangegangenen Teilplänen)
  • Finanzplan (Zusammenschluss von Rentabilität- und Liquiditätsplan)
  • Plan-Gewinn-und Verlustrechnung (Zusammenführung der Pläne; umfasst gesamten Betrieb)
  • Planbilanz (erstellt aus Absatz-, Einkaufs- und Finanzplan; stellt Entwicklung der Bilanzpositionen über die Planungsperiode dar)

Aus diesen Teilen besteht der Wirtschaftsplan

  • Vorbericht (kurze Vorstellung des Unternehmen, Einblick in Tätigkeitsfelder, Ertragslage, Umsätze, Leistungen, Kosten, Aufschluss über Unternehmensentwicklung)
  • Plan-GuV-Rechnung (erstellt aus geplanten Erträgen und Aufwendungen; Unterteilung in betriebliche, außerordentliche und Zinsaufwendungen bzw. -erträge unterteilt > Jahresüberschuss oder Jahresfehlbetrag)
  • Planbilanz (Planung der Veränderung in den Beständen der einzelnen Bilanzpositionen)
  • Kapitalflussrechnung (auf Basis der Bestände des Vorjahres; Vergleiche von: betrieblichen Zahlungsströmen, kommende Investitionen + Angaben zu Finanzierungsmöglichkeiten)
  • Investitionsplan (tabellarische Übersicht/ Gegenüberstellung von: immaterielle Vermögensgegenstände, Sachanlagen, Finanzanlagen)
  • Personalplan/ Stellenplan (Mitarbeiterentwicklung über das Wirtschaftsjahr, geplante Veränderung in den einzelnen Unternehmensbereichen)

in der WEG

  • Gem. § 28 Abs. 1 WEG
  • Aufstellung zu erwartender Einnahmen und Ausgaben
  • Informationen über die Zuführung zur Instandhaltungsrücklage/ Erhaltungsrücklage
Ausgaben  Einnahmen 
  • Lohn/ Zahlungen an: Hausmeister, Schornsteinfeger, Straßenreinigung, Treppenhausreinigung, Gartenpflege, Winterdienst
  • Wasser
  • Gebühren: Wasser, Abwasser, Bank
  • Energie -und Heizkosten (falls gemeinschaftliche Heizanlage vorliegt)
  • Verwalterlohn bzw. Verwaltungskosten 
  • Kosten von Instandhaltungsmaßnahmen
  • Versicherungen
 

  • Das monatlich zu zahlende Hausgeld/Wohngeld der Eigentümer
  • Mietzahlungen durch die Vermietung von Gemeinschaftseigentum
  • Zinserträge der Konten der Eigentümerschaft
  • Ggf. Entnahmen aus der Instandhaltungsrücklage
  • Ggf. weitere Einnahmen (Münzmaschinen im Haus bspw. Waschmaschinen)

 

Ziele eines Wirtschaftsplans

Zunächst steht die Ermittlung des Kostenplanes und Finanzbedarfes, Liquiditätsplanung natürlich im Vordergrund. Dies bietet einen unentbehrlichen Grundsatz um ein Unternehmen zu leiten, es zu entwickeln und zu verbessern. Es wird somit vor allem durchgehende Zahlungsfähigkeit des Wirtschaftssubjekts garantiert.

Logischerweise werden in einem Wirtschaftsplan auch Ziele festgelegt, die erreicht werden sollen. Unter Umständen sind auch gewisse Teilplanungen nötig um ungeplante Ereignisse miteinzubeziehen.

Wer erstellt einen Wirtschaftsplan?

Für die Erstellung des Wirtschaftsplans einer WEG ist der zuständige Verwalter bzw. die zuständige Hausverwaltung verantwortlich. Sie erhalten diesen normalerweise zu Beginn des neuen Wirtschaftsjahres oder der neuen Wirtschaftsperiode.

Ist die Erstellung eines Wirtschaftsplanes verpflichtend?

Sowohl für ein Unternehmen als auch für eine WEG ist ein Wirtschaftsplan verpflichtend. Nach § 28 Abs. 1 WEG ist es für den jeweiligen Verwalter einer WEG verpflichtend einen Wirtschaftsplan zu erstellen. Die Eigentümerschaft beschließt einen Wirtschaftsplan, auf dessen Grundlage die Höhe der Wohngeldzahlungen festgelegt wird.

 

Was sollten Sie als Eigentümer beachten?

Sie als Eigentümer stimmen mit über den Wirtschaftsplan ab. Sie sollten diesen also auf Ihre Anforderungen prüfen. Auch als Verwalter sollten Sie natürlich auf diese möglichen Fehler in Ihrer eigenen Erstellung achten.

  • Wirtschaftsplan und Jahresabrechnung weichen zu stark voneinander ab (Layout und/ oder Zahlen)
  • Zu späte Erstellung vermeiden (Verwalter kann zu Zeitpunkt verpflichtet werden von der Eigentümerschaft)
  • allgemein falsche Angaben (prüfbar)
  • der Wirtschaftsplan wird nicht beschlossen
  • mit zu niedrig oder zu hoch angesetzten Kosten rechnen

 

Erstellung eines Wirtschaftsplanes mit Win-CASA

Mit einer passenden (Hausverwaltungs-)Software können Sie als Verwalter ganz einfach einen Wirtschaftsplan erstellen lassen. Mit diesen Schritten gelangen Sie ganz einfach und schnell an Ihr Ziel:

Kontenrahmen einrichten

  • alle Ausgabe- und Einnahmekonten, welche auch im Wirtschaftsplan dargestellt und umgelegt werden sollen
  • Register „Verwaltung“ – Unterregister „Konten“ anlegen; oder auch über den Schalter „importieren“ Musterkontenrahmen importieren (Die Umlageschlüssel sind wichtig, damit im Einzelwirtschaftsplan die Kosten dementsprechend z.B. nach Miteigentumsanteilen, Wohnfläche, Wohneinheit oder einem Festbetrag umgelegt werden können.)
  • dazugehörigen Anteile hinterlegen > Register „Verwaltung“ – Unterregister „Objekte & Wohnungen“ – „Stammdaten Wohnung“ – Register „Anteile & Zähler“.

Zeitraum für den Wirtschaftsplan festlegen

  • Zeitraum für die Erstellung des Wirtschaftsplans, Register „Abrechnungen“ – Unterregister „Wirtschaftsplan“ Punkt 1Win-CASA Wirtschaftsperiode einstellen
  • Das neue Wirtschaftsjahr“  Zeitraum für die Erstellung des neuen Wirtschaftsjahres
  • Das alte Wirtschaftsjahr“  Zeitraum für welchen die „alten Kosten“ als Berechnungsbasis genommen werden sollen (wichtig für Verteilung der Kosten, Festbeträge & Anteile aus dem Berechnungsjahr werden für die Verteilung im neuen Wirtschaftsjahr genommen)
  • Im Wirtschaftsplan sollen auch die tatsächlichen Kosten und das Hausgeld des alten Wirtschaftsjahres ausgewiesen werden“ zeigt frühere Kosten und das Hausgeld im neuen Wirtschaftsplan mit an
    (Optional kann gewählt werden, ob die tatsächlichen Kosten und das Hausgeld des alten Wirtschaftsjahres nach Buchungs- oder Wertstellungsdatum ausgewertet werden soll)
  • Hinweis: Die WEG-Jahresabrechnung wird i.d.R. nach Wertstellungsdatum ausgewertet. Daher wäre es zu empfehlen, die Kosten und das Hausgeld des alten Wirtschaftsjahres ebenso auszuweisen, sollten Eigentümer diese beiden Auswertungen vergleichen.

 

  • Klickfeld Abrechnungsspitze Ausweisen (Differenz neues Hausgeld/altes Hausgeld)

    Wenn im Wirtschaftsplan die Abrechnungsspitze (Differenz aus neuem Hausgeld und altem Hausgeld rückwirkend seit dem Beginn und der Erstellung des Wirtschaftsplans) ausgewiesen werden soll, muss dieses Klickfeld aktiv sein. Hier geben Sie auch die Anzahl der Monate an, für die die Abrechnungsspitze ausgewiesen werden soll.

Eingabe der geplanten Kosten für das neue Wirtschaftsjahr

  • Register „Abrechnungen“ – Unterregister „Wirtschaftsplan“ unter Punkt 2. müssen die Planzahlen für das neue Wirtschaftsjahr eingegeben werden.
  • Hier gibt es ein Register „Eigentümer“ und ein Register „Bewohner“. Je nachdem auf wen die Kosten umgelegt werden, erscheinen die Konten im entsprechenden Register. Einnahmen müssen mit einem Minus-Vorzeichen eingegeben werden. Es kann nur die Spalte „WIPL (neu) verändert werden.
  • Alternativ zur manuellen Eingabe bzw. Erhöhung der neuen Planzahlen können auch alle Posten oder nur bestimmte, markierte Posten um z.B. 3% (mehr oder weniger) über die Erhöhungsoption (siehe unten am Bildschirmrand) automatisch erhöht werden.

 

Win-CASA geplante Ausgaben neues Wirtschaftsjahr

  • Die Spalte „WIPL (alt)“ verändern:

Beispiel, wenn Sie den Wirtschaftsplan für 2021 durchführen.)
Im Register „Abrechnungen“ – Register „Wirtschaftsplan“ bei Punkt 2. „Geplante Kosten für das neue Wirtschaftsjahr eingeben“ müssen in der Spalte „WIPL (NEU) “ die Werte eingetragen werden, welche in der Spalte „Plan 2020“ stehen sollen. Anschließend muss dieses Fenster geschlossen werden und der Punkt 3. „Gesamtwirtschaftsplan Haus erstellen“ geöffnet werden. Die Vorschau muss einmalig kurz geöffnet und wieder geschlossen werden. Bei dem Schließen des Vorschau-Fensters kommt danach eine Abfrage: „Sollen die geplanten Kosten des neuen Wirtschaftsjahres in die Spalte „WIPL ALT“ übernommen werden?“ (siehe Bild unten). Diese Meldung muss mit „Ja“ bestätigt werden. Nun stehen die eingegebenen Werte in der Spalte „Plan 2020“. Jetzt können bei Punkt 2. „Geplante Kosten für das neue Wirtschaftsjahr eingeben“ auch wirklich die neuen Zahlen für 2021 eintragen werden.

> Diese Meldung darf nur mit „Ja“ bestätigt werden, wenn der Wirtschaftsplan genehmigt wurde und die Anpassungen der Hausgelder erfolgt sind.

Erstellen des Gesamtwirtschaftsplans

Punkt 3. Erstellung Gesamtwirtschaftsplan

Zuvor können hier noch nach Bedarf folgende Optionen ausgewählt werden:

  • “Nullwerte unterdrücken“– alle Ausgabe- und Einnahmekonten, deren neue Planzahlen auf 0,00 € stehen, werden unterdrückt
  • “Konten zur Umlage auf evtl. Mieter zuerst“ – Die Konten im Gesamtwirtschaftsplan werden so sortiert, dass zuerst die umlagefähige Konten auf eventuelle Mieter dargestellt werden.
  • “Nur Positionen unterdrücken, deren alte und neue Plankosten 0,00 € sind“ – Hierbei werden alle Ausgabe- und Einnahmekonten unterdrückt, deren neue und alte Planzahlen auf 0,00 € stehen.
  • “Keine Unterteilung in umlagefähige/nicht uml. Kosten“ –  alle Kosten werden direkt untereinander dargestellt. Zusätzlich können die Konten nach Konto-Nr. oder Konto-Bezeichnung sortiert werden.

Im Gesamtwirtschaftsplan werden nun alle umlagefähige Konten mit Ihren neuen und alten Planzahlen (und optional auch die Kosten aus dem Vorjahr, siehe Punkt 2.) dargestellt.
Die Summe des geplanten Hausgelds für das neue Wirtschaftsjahr wird so hoch angesetzt, wie die Summe der Ausgabe + Summe der Rücklage ist.

Gesamtwirtschaftsplan

Erstellen des Einzelwirtschaftsplans

  • Punkt 4. Erstellung Einzelwirtschaftsplan pro Eigentüme.
  • Auswahl zwischen Erstellung m it Kosten für den Eigentümer oder mit den Kosten für Bewohner & Eigentümer
  • Im Register „Abrechnen für…“ wählen Sie alle Eigentümer aus.
  • In diesem Fenster gibt es oben das Register „Abrechnungsdaten“, wo folgende Einstellungen getroffen werden können:

 

  • Das Datum „Abr. Erstellt am“ – wird automatisch mit dem Tagesdatum befüllt, kann hier aber abgeändert werden. Zusätzlich können Sie den „Abrechnungsort“ angeben.
  • „Anteile“ – können die Umlageschlüssel mit den dazugehörigen Anteilen überprüft werden.
  • VZ runden auf: 10€ / 5€ / 1€ / nicht runden“ – Im Einzelwirtschaftsplan werden neue Vorauszahlungen für alle Eigentümer berechnet. Es kann optional gewählt werden, ob diese Zahlen auf 10€, 5€, 1€ oder nicht gerundet werden soll.
  • Ust. Ausweisen (nur wenn Objekt optiert hat)“ Bei einem gewerblichen oder teils gewerblichen Objekt kann das Klickfeld aktiviert werden.
  • 4 Optionen zur Kontenauswahl/Kontensortierung wie unter Punkt 4. Oben beschrieben.
  • Im Register „Text WIPL“ kann der einleitende und abschließende Text für den Einzelwirtschaftsplan hinterlegt werden. Das Register „Hinweise“ (muss nicht zwingend erscheinen) – Bewohner & Eigentümer, bei welchen noch keine Personenzahl hinterlegt ist; Dies könnte ein Problem bei der Umlage der Kosten darstellen.

Im Einzelwirtschaftsplan werden alle umlagefähige Planzahlen auf Bewohner oder Eigentümer (je nach Einstellung) nach den hinterlegten Umlageschlüsseln verteilt.

Einzelwirtschaftsplan

Hinweis: Sollten die Heizkosten extern über einen Abrechnungsdienst (z.B. Techem, ISTA, Brunata, Minol) abgerechnet werden, müssen in den Wohnungsstammdaten im Register „Anteile & Zähler“ die Festbeträge aus dem Vorjahr für die Verteilungs- und Berechnungsgrundlage des Einzelwirtschaftsplans hinterlegt sein.

2. Seite – Gesamtsumme, welche sich aus den Gesamtausgaben des Hauses – sonstiger Einnahmen + der Zuführung der Rücklagen zusammensetzt; Diese Position wird anteilig auf den Eigentümer runter gerechnet.

 

Erklärung der Zahlen anhand eines Beispiels

Die anteiligen Kosten (770,40 €) werden durch 12 Monate geteilt, was somit das monatliche Hausgeld ergibt (64,17 €). Dieser Betrag wird (wie in den Einstellungen vorher ausgewählt) auf 1 € aufgerundet (65,00 €).
Der monatlich gerundete Betrag (780 €) wird wiederum aufs Jahr hochgerechnet und ergibt die „Summe Hausgeldvorauszahlungen (Ihr Anteil)“ in Höhe von 780,00 €.

Wie hoch genau der Rücklagen-Anteil am Hausgeld ist, ist ebenfalls anteilig aus den Rücklagen Zuführungen heraus zu rechnen.

Zusätzlich wird in dem Beispiel für die vergangenen 8 Monate rückwirkend eine Differenz (Abrechnungsspitze) zwischen bisherigem und neuem Hausgeld errechnet, dargestellt und über den letzten Punkt 5. ins Soll gestellt.

Die neuen Hausgelder aufgrund der Einzelwirtschaftspläne automatisch in die Stammdaten der Eigentümer übernehmen lassen

Über den letzten Punkt 5. Können die neu errechneten Hausgelder in die Wohnungsstammdaten übernommen und die Abrechnungsspitzen (Differenz altes/neues Hausgeld) soll gestellt werden.

Wichtig ist, wie die Meldung (siehe nächstes Bild) beim Öffnen des Fensters auch besagt, dass die Anpassung erst dann durchgeführt werden darf, wenn der Wirtschaftsplan genehmigt wurde.

Im darauf folgenden Fenster muss unten angegeben werden, ab welchem Monat und Jahr die Anpassung stattfinden soll. Optional kann auch nur dann das Hausgeld angepasst werden, wenn sich der neue Betrag um z.B. mehr als 5 € vom Betrag in den Stammdaten unterscheidet.

Zusätzlich kann die Hausgelddifferenz (Abrechnungsspitze) rückwirkend für z.B. 8 Monate ins Soll gestellt werden. Die Hausgelddifferenz kann entweder nur bei „Nachzahlungen“ oder bei „Guth. & Nachzahlungen“ soll gestellt werden. Das Datum der Sollstellung und der Text kann unten ebenfalls verändert werden. Optional kann auch nur die Abrechnungsspitze ins Soll gestellt werden, wenn die Differenz z.B. höher als 5 € ist.

Befüllen Sie unten die beschriebenen Felder, markieren oben mit dem Schalter „Markiere: A“ alle Eigentümer und klicken auf „Anpassen“. Damit werden die neuen Hausgelder in die Wohnungs-stammdaten zum gewünschten Datum hinterlegt und ggf. die Abrechnungsspitze ins Soll gestellt.

Diese Funktion kann nur einmalig durchgeführt werden. Sollte der Wirtschaftsplan abgeändert werden müssen, muss manuell aus den Wohnungsstammdaten die bereits falsch angepasste Hausgeld-Vorauszahlung entfernt und der Einzelwirtschaftsplan erneut durchgeführt werden.

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