„Interne“ Digitalisierung von Hausverwaltungen

Die Digitalisierung schreitet voran und hilft Hausverwaltern mehr und mehr Prozesse schneller, besser und mit höherer Qualität durchzuführen.

Neben der digitalen Kommunikation mit Mietern und Eigentümern ist die Digitalisierung des Eingangsrechnungsprozesses und damit eine effiziente und in weiten Teilen automatisierte Buchhaltung ein besonders großer Hebel für Hausverwalter.

Webcast: „Automatisierte Buchhaltungsprozesse mit digitalem Archiv für Immobilien Verwalter“

Zu diesem Thema fand kürzlich ein gemeinsamer Webcast mit unserem Partner tutum statt – Sie können ihn hier anschauen: https://www.tutum.de/webcast-buchhaltung-immobilienverwaltung 

Waldemar Kaiser von tutum sowie René Hoffmann und Georg Wachter von Software24.com gehen hier auf die Vorteile des „papierlosen Büros“ ein und zeigen die Anbindung an Win-CASA im Detail.

Was sind die Vorteile des „papierlosen Büros“?

Relevant ist, wie viel schneller eine Rechnung bearbeitet werden kann. Wir sehen bei unseren Kunden, die das „papierlose Büro“ nutzen, eine Verbesserung von 25%-50% für die Bearbeitungsdauer pro Rechnung, von 4 Minuten auf etwa 2-3 Minuten.

Multipliziert mit der Anzahl jährlicher Rechnungen (von der Größenordnung ~50.000 für eine Hausverwaltung mit 5-10 Mitarbeitern) werden so signifikant Ressourcen frei, die an anderen Stellen eingesetzt werden können – beispielsweise um mehr Wohneinheiten zu verwalten.

Diagramm zur Verarbeitungszeit einer Rechnung mit papierlosem Büro

Der Prozess: Wie funktioniert das „papierlose Büro“?

Diese Effizienzen können gehoben werden indem der Prozess durchgängig digital gestaltet wird.

Die Stammdaten aus Win-CASA werden exportiert und helfen dem DMS-System die Rechnungen richtig zuzuordnen und eine hohe „Trefferquote“ zu erzielen. Dieser Schritt kann von Personal ohne Sachkenntnis erledigt werden, sodass das Einlesen der Rechnungen von der sachlich anspruchsvolleren Buchung getrennt werden kann.

Buchung einer Rechnung beim papierlosen Büro
Rechnungspositionen werden automatisch erkannt

Nach der Auslese wird ein auf die Bedürfnisse der Hausverwalter abgestimmter Workflow zur Vorkontierung ausgeführt, wo beispielsweise der Objektverwalter die sachliche Richtigkeit der Rechnungen freigibt. In diesem Schritt können aus den Rechnungen direkt weitere relevante Informationen extrahiert werden (z.B. zur Abrechnung von haushaltsnahen Dienstleistungen nach § 35a EstG).

Vorbuchung mit dem papierlosen Büro
Während der Vorbuchung kann die Kontenstruktur aus Win-CASA vorbelegt werden

Die nach Win-CASA übertragenen Informationen können im Register Buchhaltung – Buchen eingelesen werden.

Einlesen der Buchungen in WIn-CASA
Funktion zum Einlesen der Buchungen

Im erscheinenden Fenster kann Win-CASA auf das Dokumentenmanagement zugreifen um die Dokumente nochmals darzustellen.

Zugriff über WIn-CASA auf Dokumentenmanagementsystem
Nach dem entsprechenden Login kann über Win-CASA auf die Dokumente im DMS zugegriffen werden

Die Buchungen werden als „OK“ (grün) markiert, wenn alle nötigen Informationen vorhanden sind die zur automatischen Erstellung eines OPs bzw. (falls ausgewählt) einer Überweisung oder eines Zahlungstermines (für wiederkehrende Rechnungen oder Abschlagszahlungen) nötig sind.

Buchungen mit zugehörigen Rechnungen im papierlosen Büro
Buchungen mit den zugehörigen Rechnungen

Die entsprechenden Buchungen erscheinen dann in der „Buchen“ Liste.

Buchungen in der Liste bei Win-CASA
Buchungen in der „Buchen“ Liste

Wenn ausgewählt, werden dann ebenso automatisch Überweisungen erstellt, die dann beispielsweise als SEPA-Dateien exportiert werden können.

automatisch erstellte Überweisungen in Win-CASA
Automatisch erstellte Überweisungen

 

Interesse? Sprechen Sie uns an!

Falls auch Sie die nächste Stufe der Digitalisierung mit dem „papierlosen Büro“ erreichen möchten, sprechen Sie uns an – am besten per Mail auf info@software24.com. Wir besprechen gerne die nächsten Schritte mit Ihnen und vernetzen Sie mit tutum zur Implementierung des DMS-Systems.