Fallstudie: Digitalisierung mit Verstand – Wie Schleumer Immobilien den Rechnungsworkflow neu definiert

Hintergrund | Fallstudie

Die Schleumer Immobilien Treuhand Verwaltungs-OHG betreut mehrere hundert Objekte – ein komplexes Tagesgeschäft mit hohem Dokumentations- und Bearbeitungsaufwand. Jeden Tag treffen neue Rechnungen ein, der Verwaltungsdruck steigt kontinuierlich. Die bisherigen papierbasierten Prozesse erwiesen sich zunehmend als Flaschenhals. Für Geschäftsführer Albert Waiblinger war klar: „Papier war einfach zu langsam“. In dieser Fallstudie erfahren Sie, wie der Rechnungsprozess digitalisiert wurde.

Zielsetzung

Schon früh definierte das Unternehmen ein klares Ziel: ein vollständig digitaler, workflowgesteuerter Rechnungsprozess – von der Belegerfassung bis zur Buchung. Die Herausforderung bestand darin, bestehende Systeme sinnvoll zu integrieren und einen durchgängigen, effizienten Prozess zu schaffen.

Ausgangssituation

Schleumer Immobilien nutzte bereits DocuWare als zentrales Dokumentenmanagementsystem zur digitalen Archivierung und Verschlagwortung von Rechnungen und Objektunterlagen. Auch Win-CASA war fest im Unternehmen etabliert – als Buchhaltungs- und Abrechnungslösung für die Immobilienverwaltung. Was fehlte, war eine intelligente Verknüpfung beider Systeme.

Lösungsweg: Maßgeschneiderte Integration statt Standardschnittstelle

Zunächst wurde das Standardpaket von tutum evaluiert – eine Schnittstelle, die speziell für die Verbindung von DocuWare und Win-CASA entwickelt wurde. Doch schnell wurde deutlich: Die individuellen Anforderungen und vorhandene IT-Strukturen bei Schleumer erforderten eine flexiblere Lösung.

Gemeinsam mit Software24 wurde daher eine individuelle Schnittstelle entwickelt, die optimal auf den eigens definierten Workflow abgestimmt ist. Ziel war ein bidirektionaler Datenaustausch: Objektdaten, Kreditoren und Konten aus Win-CASA sollten in DocuWare zur Verfügung stehen, gleichzeitig sollten Buchungssätze aus DocuWare direkt und automatisiert in Win-CASA importiert werden.

Technische Umsetzung: Zwei Kernbausteine – Fallstudie

Die Lösung basiert heute auf zwei zentralen Schnittstellen:

1. Stammdatenexport aus Win-CASA
   Win-CASA aktualisiert regelmäßig Objekte, Buchungskonten und Kreditoren und überträgt sie automatisiert an DocuWare.
2. Buchungsstapelimport nach Win-CASA
   DocuWare erzeugt vorkontierte Buchungssätze, die Win-CASA automatisch vollständig und fehlerfrei übernimmt.

Zusammenarbeit mit Software24

Die partnerschaftliche Zusammenarbeit mit Software24 war für den Erfolg des Projekts entscheidend. „Die Kommunikation war immer lösungsorientiert und praxisnah“, betont Waiblinger. Besonders beeindruckte ihn die Haltung des Entwicklungsteams: „Es kam nie ein ‚Geht nicht‘ – sondern immer: ‚Wie können wir das möglich machen?‘“

Ein Beispiel: Der Wunsch, automatisch Entnahmen aus der Erhaltungsrücklage bei bestimmten Zahlungen auszulösen, wurde direkt aufgenommen – und wird aktuell gemeinsam weiterentwickelt.

Ergebnisse: Spürbare Entlastung im Alltag

Die neue Lösung hat die Prozesse im Unternehmen nachhaltig verbessert:

• Zeiteinsparung: Die Kontierung von Eingangsrechnungen, die früher einen halben Arbeitstag beanspruchte, ist heute in unter einer Stunde erledigt.
• Fehlerminimierung: Fehlerhafte Kontierungen oder doppelte Erfassungen sind praktisch ausgeschlossen.
• Bessere Übersicht: Durch klar strukturierte digitale Workflows ist der Bearbeitungsstand jederzeit nachvollziehbar.
• Höhere Zufriedenheit: Die Mitarbeitenden arbeiten strukturierter und stressfreier – ein echter Motivationsfaktor.

Zukunftsperspektiven

Die Reise ist noch nicht zu Ende. Zu den nächsten Entwicklungszielen zählen:

• Vollautomatisierte Belegprüfung
• Optimierte Anbindung an das Banking-Modul von Win-CASA

Dabei bleibt die Prämisse gleich: Digitalisierung soll Prozesse vereinfachen und echten Mehrwert schaffen.

Fazit & Empfehlung | Fallstudie

Mit Software24 und dem DocuWare-Partner freiheit.software aus Potsdam fand Schleumer Immobilien die idealen Partner für diesen Schritt.