Über die Möglichkeiten, Überweisungen über den beleglosen Datenverkehr abzuwickeln, wurde ebenso bereits berichtet wie über den Datenaustausch bei der Heizkostenabrechnung. Die logische Verknüpfung beider Möglichkeiten ist nun auch die automatische Verbuchung aller Kontobewegungen, also nicht nur der per Überweisung ausgehenden Zahlungen, sondern auch der Einzahlungen.
MT 940 heißt in diesem Fall das „Zauberwort“, also die standardisierte Schnittstelle, über die Bankdaten ausgetauscht werden können. In diesem MT 940-Format können Onlinebankingprogramme die Daten, die üblicherweise auf dem Kontoauszug stehen, exportieren. Und diese Dateien können dann in das Banking-Modul von Win-CASA importiert werden. Das alleine ist bereits eine große Arbeitserleichterung und Zeitersparnis, da ein manuelles Abtippen der Daten von den Kontoauszügen entfällt.
Aber Win-CASA kann noch viel mehr. Nach dem Import wird nämlich gleich versucht, aus den einzelnen Zahlungen Buchungssätze zu bilden. Und das sieht wie folgt aus:
Wie Win-CASA seinen Erfolg dabei einschätzt, wird durch die farbigen Punkte in der ersten Spalte angezeigt. Konnte die Zuordnung zweifelsfrei erstellt werden, wird der Datensatz grün gekennzeichnet. Die Buchungsdaten werden ebenfalls in grün eingetragen. Sollten Zweifel bestehen oder Änderungen notwendig sein, besteht die Möglichkeit, die Daten in einem eigenen Pflegedialog zu bearbeiten. Wenn alle Angaben stimmen, kann der Datensatz gebucht werden. Er verschwindet dann aus der Liste der importierten Kontodaten und wird in der Liste der gebuchten Datensätze angezeigt. Wenn nötig, ist aus dieser Liste später noch eine Korrektur der Buchung möglich.
Bei gelb markierten Buchungssätzen hat Win-CASA durchaus einen Verdacht, ist aber nicht sicher, ob die vorgeschlagenen Daten tatsächlich korrekt sind. Möglicherweise wurde zwar an Hand des Zahlenden ein offener Posten für die Gegenbuchung erkannt, aber die Beträge stimmen nicht überein. Oder der Zahlende ist zwar bekannt, aber keine Forderung ihm gegenüber offen.
Bei rot markierten Buchungssätzen tappt Win-CASA gänzlich im Dunkeln und benötigt Unterstützung. Allerdings ist Win-CASA nicht wirklich dumm, sondern sogar lernfähig. Das Programm kann trainiert werden, d.h. es kann eine Zuordnung von Wörtern aus dem Buchungstext zu einem Buchungssatz lernen und in Zukunft verwenden.
Ist die Trefferquote von Win-CASA nach etwas Training hoch, können alle grünen Buchungen auch im Stapel gebucht werden. So dauert die Verbuchung wiederkehrender Zahlungen nur wenige Sekunden und wird zweifelsfrei ohne Buchungsfehler durchgeführt.
Diese Automatisierung bedeutet für die Hausverwaltungen, die Win-CASA benutzen, eine enorme Zeitersparnis. Und die hier gesparte Zeit kann für andere wichtige Tätigkeiten im Dienste des Kunden verwendet werden. Und ist es nicht auch so, dass eine berufliche Tätigkeit umso interessanter wird, je weniger Routinetätigkeiten dabei anfallen? Das lernende Win-CASA ist sicher ein Schritt in diese Richtung.
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