Internetfax für Hausverwalter

Man kann ein Fax mit einem Faxgerät versenden und empfangen. Man muss aber nicht. Denn Faxen geht inzwischen auch über das Internet. Dazu braucht man lediglich einen Rechner und einen Internetzugang. Ob man über die Telefonleitung, das Fernsehkabel oder drahtlos ins Internet geht, ist dabei gleichgültig. Ein Vorteil des Internetfaxes ist also die Ortsunabhängigkeit, denn selbst von einem öffentlichen Rechner im Internet-Café kann man sein Fax versenden – vorausgesetzt, man erstellt den Text auch an diesem Rechner oder kann die zu faxende Datei von einer CD oder einem USB-Stick hochladen.
Das Angebot an Fax-Dienstleistern ist sehr groß, ebenso natürlich die Unterschiede in den Leistungen. Die auf den Business-Bereich ausgerichteten Anbieter bieten ihren Kunden eine feste Faxnummer mit lokaler Vorwahl, die zum Senden und Empfangen der Faxe genutzt wird. Wenn nur ein unformatierter Text gefaxt werden soll, braucht dieser nur in einen Editor eingegeben zu werden. Sind Formatierungen gewünscht, so wird eine Datei erstellt, die anschließend in ein Fax verwandelt wird.
Auf diese Weise können auch Bilder übertragen werden, die als Grafikdatei vorliegen. Dokumente, die nicht am eigenen Rechner entstanden sind, sondern handgeschrieben sind oder die man selber per Brief erhalten hat, müssen vor dem Faxen eingescannt werden.
Die Preismodelle der Anbieter sind ebenfalls sehr unterschiedlich. Abgerechnet wird über Pauschalen, nach Anzahl der gesendeten und empfangenen Seiten oder nach Sendeminuten. Bindet man sich längerfristig an den Anbieter, kann es günstigere Konditionen geben. Versendet man mehr Seiten als laut Paket zulässig, werden weitere Gebühren fällig. Teilweise wird auch das Senden und Empfangen von Faxen unterschiedlich  bewertet und berechnet.
Welche Vorteile bietet nun das Internet-Faxen gegenüber dem Faxen mit einem eigenen Faxgerät:

• keine Anschaffungskosten für ein Faxgerät
• Steuerung des Verbrauchs von Papier und Toner, weil nichts ausgedruckt werden muss, um ins Faxgerät geschoben zu werden und weil nur die eingehenden Faxe ausgedruckt werden müssen, die man wirklich in Papierform benötigt
• elektronische Ablage aller Faxe mit Dokumentation und Nachweisführung möglich
• ortsunabhängiger Versand möglich
• empfangene Faxe können leicht per Fax oder Mail an andere Empfänger weitergeleitet werden

Soweit das Internetfax im Allgemeinen. Sehr hilfreich ist es, wenn das Faxen per Internet automatisch in eine spezialisierte Anwendung integriert ist. Ein gelungenes Beispiel für diesen Fall ist die Hausverwaltungssoftware Win-CASA.
Wenn Sie als Hausverwalter schon auf Win-CASA 2009 umgestiegen sind, können Sie die integrierte Faxfunktion zum Versenden von Faxen benutzen. Dazu sind folgende Vorbereitungen notwendig:

• In den Stammdaten der Eigentümer muss die Faxnummer eingetragen und als zulässiger Versandweg markiert werden.
• In den Verwalter-Stammdaten muss ein Fax-Server konfiguriert werden.

Danach sind für jedes Dokument folgende Schritte erforderlich:

• Dokument in Win-CASA erstellen oder aus einem Verzeichnis hochladen
• Auswahl der Empfänger aus der Liste der Eigentümer, für die der Versand per Fax zugelassen ist
• Fax-Dokument von Win-CASA erzeugen lassen und in der Vorschau prüfen
• Checkbox markieren, wenn ein Nachweis erzeugt werden soll
• Fax senden

Alle Dokumente, die in Win-CASA gedruckt werden können, lassen sich auch per Fax versenden. Das bedeutet, dass man nicht nur Dokumente aus der Textverarbeitung faxen kann, sondern alle Dokumente, die im Dokumenten- und Nachweismanagement enthalten sind. Und somit ist auch für alle Faxe die Nachweisführung gesichert.
Eine detaillierte Anleitung zum Internet-Faxen mit Win-CASA finden Sie auf den Internet-Seiten von Software24.