Software für die moderne Immobilien-Verwaltung: Was brauchen Verwalter wirklich?
Moderne Immobilien-Verwaltung kommt nicht mehr ohne Software aus: Kunden werden immer anspruchsvoller und möchten zeitgemäßen Service, die Regulatorik wird immer komplexer, und Automatisierung hilft dabei, eine Verwaltung wirtschaftlich zu führen und die immer hochqualifizierteren Mitarbeiter:innen wertstiftend einzusetzen und gut zu bezahlen. Doch mit der fortschreitenden Digitalisierung verändert sich auch die Landschaft im Bereich Immobilien-Software rasant.
Neben klassischer Software für Immobilien-Verwaltungen wie dem ERP („Hausverwaltungs-Software“ bzw. Enterprise Resource Planning) und ggf. CRM (Kundenbeziehungsmanagement-Software bzw. Customer Relationship Management) schießen neue Software-Angebote wie Pilze aus dem Boden. Im August 2022 zählte proptech.de 522 Startups im Bau- und Immobilien-Sektor, Tendenz steigend von 489 noch ein Jahr zuvor.
An manchen Stellen helfen solche neue Angebote Immobilien-Verwaltern, modernen Service zu bieten und neue Geschäftsfelder zu eröffnen. Andererseits kann die Qual der Wahl Immobilien-Verwaltungen auch überfordern und Fragen aufwerfen:
- Welche Arten von Software für Immobilien-Verwaltung gibt es, und welche davon sind die relevantesten für Immobilien-Verwalter?
- Was sind die kritischen Software-Partnerschaften auf die Immobilien-Verwaltungen langfristig setzen müssen um ihr Geschäft optimal zu unterstützen?
- Müssen auch kleine Immobilien-Verwaltungen sich über die Angebote hunderter Proptechs auf dem Laufenden halten – von denen nächstes Jahr vielleicht nur noch die Hälfte am Markt sind?
Aufgaben einer Immobilien-Verwaltung und korrespondierende Software
Die Aufgaben von Immobilien-Verwaltungen sind vielfältig und nur zum Teil reglementiert. Die gesetzliche Grundlage für die Aufgaben der WEG-Verwaltung ist in Deutschland § 27 WEG; für die Mietverwaltung gibt es keinen entsprechenden gesetzlichen Aufgabenkatalog. Entsprechend kann die Immobilien-Verwaltung, je nach Vertragswerk mit den Eigentümern, eine große Bandbreite verschiedener Aufgaben wahrnehmen. Aus unserer Praxis – der Betreuung zahlreicher kleiner bis mittelgroßer Immobilien-Verwaltern und Hausverwaltungen bis zu 10.000+ Wohneinheiten mit der Immobilien-Software Win-CASA – sehen wir üblicherweise ein Aufgabenspektrum ähnlich der folgenden Darstellung:
Die Haus- und Immobilien-Verwaltung lässt sich entsprechend in kaufmännisch-rechtliche und operative (oft "technische") Verwaltung kategorisieren:
- Kaufmännisch-rechtliche Verwaltung: Hierzu zählen die rechtlichen und gesetzlich auferlegten Pflichten (inklusive Weiterbildungspflicht nach § 15b MaBV) sowie die Buchhaltung inklusive zugehöriger Dokumentation und Controlling.
- Operative Verwaltung: Zur operativen Verwaltung zählen wir neben den klassischen „technischen“ Aufgaben des Immobilien-Managements/ Facility Managements die Kommunikation sowohl innerhalb der Mieter-/ Eigentümergemeinschaft als auch mit Dritten (z.B. Handwerkern). Häufig sind die Immobilien-Verwalter auch eng in das Mietermanagement eingebunden, zumindest in Neuvermietungsprozess mit Wohnungsabnahme/ -übergabe, sowie in die Mietanpassung (bei Index-/ Staffelmietvereinbarungen).
Diese verschiedenen Prozesse werden üblicherweise von verschiedenen IT-Systemen unterstützt (siehe die vertikalen Balken auf der rechten Seite der Grafik), auf die wir im Folgenden näher eingehen.
ERP bzw. die „Hausverwaltersoftware“/ Immobilien-Software
Das ERP (Enterprise Resource Planning) bzw. die „Hausverwaltersoftware“/ Immobilien-Software liefert die Basisfunktionalitäten für die kaufmännische Verwaltung (Buchhaltung, Abrechnungen). Dadurch liegen der Immobilien-Software alle relevanten Stammdaten vor: Objekte/ Einheiten, Mieter/ Eigentümer, weitere Kontakte wie Dienstleister mit Adressen und Bankverbindungen.
Moderne Immobilien-Softwares nutzen die vorhandenen Daten um auch Prozesse in der operativen Verwaltung zu unterstützen (z.B. Bereitstellung von Abrechnungen und Dokumenten im eigenen Mieter-/Eigentümerportal, Vorgangsmanagement inklusive mit Dienstleistern, Wohnungsübergabe).
Etablierte Anbieter von Immobilien-Software sind unter anderem Aareon, Alco, Domus, Giesse + Partner, HausPerfekt, Haufe PowerHaus, Immoware24, UTS, sowie wir, die Software24.com mit unserem Kernprodukt Win-CASA.
CRM bzw. Kundenmanagement-Software für Immobilien-Verwalter
Manche Immobilien-Verwalter verwenden zusätzlich ein Kundenmanagement-System wie cobra CRM für die gebündelte Kommunikation mit Mietern, Eigentümern und Dienstleistern, typischerweise mit Email- und Telefonanbindung.
Mittlerweile finden sich entsprechende Funktionalitäten oft auch in den CRM Modulen der Immobilien-Software, wie hier am Beispiel von Win-CASA, bzw. sind mittlerweile zum Teil vom Kunden-Portal abgelöst worden.
Kunden-„Portal“ für Immobilien-Verwalter
Dieses dient zur Bereitstellung von Dokumenten (z.B. Abrechnungen), Terminen und Nachrichten, sowie zur Orchestrierung der Kommunikation zwischen Hausverwaltung und Mieter/ Eigentümer. Oft kann auch die Kommunikation mit Dienstleistern abgebildet werden und Funktionalitäten für Vorgangsmanagement über verschiedene Stakeholder-Gruppen hinweg ist enthalten.
Ein Mieter kann also im Kunden-Portal z.B. die letzte Betriebskostenabrechnung abrufen, oder einen Wasserschaden an die Immobilien-Verwaltung melden und wird dann über den Fortgang seiner Meldung und etwaige Handwerkertermine auf dem Laufenden gehalten.
Anbieter sind etwa etg24, casavi, und facilioo mit jeweils leicht unterschiedlichen Fokusbereichen. Ähnliche Funktionen bieten mittlerweile einige ERP Systeme an, z.B. UTS KARTHAGO VISION oder die Software24.com Lösung meineVerwaltung24.de (nähere Infos hier).
Das Win-CASA Poratal - erklärt in 1.5 Minuten
DMS (Dokumenten-Management-System) Software für Immobilien-Verwalter
Ein DMS (Dokumenten-Management-System) bzw. ECM (Enterprise content management) System dient der Digitalisierung im Sinne des papierlosen Büros – von digitalisiertem Eingangspost-Workflow über KI-gestützte Rechnungsauslesung zu revisionsicherer Archivierung.
„Große“, professionelle Lösungen wie d.velop, ELO, oder DocuWare (die auch in Verbindung mit großen ERP-Systemen wie SAP eingesetzt werden können) werden typischerweise über einen Zeitraum mehreren Monaten auf die spezifischen Prozesse einer Hausverwaltung angepasst und mit Hilfe von Partnern implementiert, und ziehen entsprechende Investitionskosten und laufende Kosten nach sich.
Dem gegenüber können „kleine“ Lösungen wie candis.io schnelle Hilfe für besonders zeitaufwändige Teil-Prozesse wie die Auslese von Eingangsrechnungen schaffen.
Ein einfaches DMS System für Dokumente und Nachweise ist üblicherweise auch in die Immobilien-Software integriert.
Empfehlungen für Immobilien-Verwalter aus der Praxis
Entsprechend der obigen Diskussion ergeben sich aus unserer Sicht die folgenden Empfehlungen für Auswahl und Nutzung von Immobilien-Software, Portal, und Proptechs.
Die Immobilien-Software ist das „Herz“ der IT-Landschaft, da für die Abrechnungen und Buchungen alle Stammdaten vollständig und richtig vorhanden sein müssen. Die meisten weiteren Systeme müssen hier andocken. Die Wahl der Immobilien-Software ist eine langfristige Entscheidung -- ein späterer Wechsel ist zwar möglich, bedeutet aber einen großen operativen Aufwand, und oftmals können zwar Stammdaten aber keine Buchungsdaten übernommen werden. Entsprechend empfehlen wir hier:
- Behandeln Sie die Entscheidung für eine Immobilien-Software als Entscheidung für eine langfristige Partnerschaft mit einem Softwarehersteller.
- Probieren Sie verschiedene Immobilien-Softwares aus – bei Win-CASA können Sie beispielsweise eine 30 Tage Testversion kostenfrei und sofort hier testen. Unsere Kunden benutzen Win-CASA oft weit mehr als 20 Stunden in der Woche – hier ist die Freude am Umgang mit der Software ein wichtiger Faktor.
- Legen Sie daneben auch Wert darauf, dass der Hersteller historisch am Markt etabliert ist und nicht so schnell wieder verschwinden wird (über einhundert Referenzen der Software24.com GmbH finden Sie beispielsweise hier). Holen Sie Praxis-Feedback bei vertrauten Verwalterkollegen ein, ggf. auch auf Branchen-Kongressen oder in Online-Gemeinschaften (fachlich gute Diskussionen gibt es z.B. in der Facebook-Gruppe „Hausverwaltungs-Software“).
- Rufen Sie bei der Hotline an und testen Sie den Service – passt der Service-Level zu Ihren Erwartungen?
- Schauen Sie zum Schluss auch auf die Kosten und betrachten Sie die Gesamtkosten über den Lebenszyklus der Immobilien-Software im Verhältnis zu den Effizienzgewinnen und Automatisierungen die Sie dadurch erreichen. Unserer Erfahrung nach gibt es hier eine beträchtliche Bandbreite, von einem einstelligen Centbetrag pro Vewaltungseinheit pro Monat (entsprechend <0.5% der durchschnittlichen Verwaltergebühr) bis hin zu 50 Cent oder 1 EUR pro Verwaltungseinheit pro Monat (entsprechend 5% oder mehr der Verwaltergebühr – das müssen sich Hausverwaltungen erstmal leisten können). Software24.com ist stolz darauf mit einem transparenten Preismodell am unteren Ende der Bandbreite zu rangieren – informieren Sie sich auf unseren Produktseiten über die Softwarekosten (Einmalkosten ab 398 EUR inkl. USt. für bis zu 100 Verwaltungseinheiten).
Das Portal fungiert als moderne Erweiterung der Immobilien-Software und als Entlastung für den Verwalter, um dem Mieter/Eigentümer viele Informationen als Selbst-Service rund um die Uhr zur Verfügung zu stellen – ohne dass das Telefon klingelt. Aktuell kommt noch eine Mehrheit unsere Kunden ohne Portal aus, doch der Trend der letzten Jahre zeigt in die eindeutige Richtung dass solche Lösungen auch bei kleinen Hausverwaltungen eine immer bedeutendere Stellung einnimmt. Bei der Entscheidung sind ist aus unserer Sicht abzuwägen ob es eine reine Portallösung wie die von etg24, casavi, oder facilioo sein soll, oder ob die in die Immobilien-Software integrierte Lösung gewählt wird.
- Reine Portallösungen haben üblicherweise etwas mehr Features und ggf. extra-Schnittstellen. Diese Mehrleistung schlägt sich allerdings auch in höheren monatlichen Kosten nieder. Sie sind außerdem oft weniger gut in die Immobilien-Software integriert und machen damit eine gewisse Doppelarbeit nötig. Wenn eine Bereitstellung von Dokumenten/ Mitteilungen/ Terminen und ggf. eine simpel gehaltene Integration von Vorgängen ausreichend ist, reicht oft auch eine günstigere integrierte Lösung aus.
- Überlegen Sie daher: Was brauchen Sie wirklich und was soll es kosten? Wir sehen häufig Hausverwaltungen, die ein modernes Portal angebunden haben, aber nur einen Bruchteil der Funktionalitäten nutzen. Beispielsweise unterstützt casavi das digitale Schadensmanagement mit Verknüpfung zu den Versicherungsverträgen des Versicherungsmaklers Pantaenius oder die zentrale Dienstleisterorganisation mit der Schwesterplattform relay. Für viele uns bekannte Hausverwaltungen werden solche Zusatz-Angebote aber, wenn überhaupt, frühestens in einigen Jahren relevanten Wert stiften. Dagegen fallen die Kosten bereits jetzt an – die Vollversion von etg24 liegt beispielsweise bei 0.24 EUR pro VE pro Monat (exkl. USt.) bzw. einer monatlichen Mindestgebühr von 90 EUR (oder jährlich 1080 EUR) ensprechend einem Minimum von 375 Wohneinheiten. Für Hausverwaltungen mit weniger Wohneinheiten rentiert sich das oft nicht, und auch bei mehr Wohneinheiten gilt es Kosten und Nutzen im Auge zu behalten. Zum Vergleich: Das voll in die Immobilien-Software integrierte Win-CASA-Portal kostet durchschnittlich ~0.11 EUR pro Wohneinheit (exkl. USt., 0.13 EUR mit USt.).
- Stellen Sie sicher dass Sie für doppelte Funktionen die sowohl in der Immobilien-Software als auch im Portal enthalten sind nicht doppelt bezahlen – beispielsweise hat DOMUS eine eigene Lösung für digitale Eigentümerversammlungen, wie sie auch in facilioo enthalten ist.
Für die erfolgreiche Nutzung von Proptechs sehen wir im Markt zwei verschiedene Möglichkeiten. Weniger als die tiefe Integration in die Kernprozesse der Immobilien-Verwaltung sehen wir hier einerseits die Schaffung neuer Geschäftsfelder am Rande der Immobilien-Verwaltung, sowie die Verringerung der Arbeitsbelastung für ansonsten nicht vergütete Zeitfresser-Tätigkeiten, die leicht auslagerbar sind. Fokussiert auf diese Bereiche kann sich die Beobachtung der Proptech-Szene durchaus lohnen:
- Geschäftsfelder schaffen: Setzen Sie Akzente, wo sich Ihre Verwaltung fokussiert und mit Differenzierung Wert schafft. Beispielsweise könnte dies die zusätzliche Durchführung von Heizkostenabrechnungen ohne klassische Wärmemessdienste mit Comgy oder auch einer etablierten Lösung wie thermis sein, oder das Anbieten des Neuvermietungsprozesses unterstützt von everreal oder Immomio.
- Arbeitsbelastung verringern: Lagern Sie nicht wertstiftende Tätigkeiten, die sonst unbezahlt an Ihnen hängen bleiben würden, aus -- insbesondere wenn diese umlagefähig sind. Warum sollen Sie sich mit dem Ausfall eines Aufzugs herumärgern -- wenn Sie dazu Simplifa beauftragen können? Warum sollen Sie in eine Liegenschaft fahren um im Zuge einer Reparatur auf einen Handwerker zu warten, die Tür aufzuschließen, und wieder zurückzufahren -- wenn Sie dies über ein digitales Zutrittsmanagement per App lösen können?
- Bleiben Sie dabei aber skeptisch und behalten Sie Ihr Risiko im Auge. Die meisten Proptechs sind von Wagniskapital-Fonds (Venture Capital) finanziert und auf schnelles Wachstum und Weiterverkauf ausgelegt. Was bedeutet es für Ihr Geschäft, wenn das Proptech nächstes Jahr Konkurs anmeldet oder an den nächsten Investor verkauft wird?