Hausverwaltung Software Win-CASA: Immobilien einfach und professionell verwalten
Die Hausverwaltung Software Win-CASA ist die professionelle Lösung, mit der über 5.000 kleine und mittelgroße Hausverwalter mehr als 1.000.000 Verwaltungseinheiten verwalten – seit 1998! Mit Win-CASA verwalten Sie einfach und professionell Mietobjekte, WEG-Objekte, Sondereigentum und Gewerbeimmobilien. Sie erstellen schnell und komfortabel Betriebs- und Heizkostenabrechnungen, WEG-Abrechnungen mit Rücklagen und Wirtschaftsplan, und haben Buchhaltung, Zahlungsverkehr und Mahnwesen im Griff. Sie digitalisieren Ihre Prozesse durchgängig und sparen Zeit durch zahlreiche Schnittstellen (Bank, Datev, etc.). Sie halten den Kontakt zu Mietern und Eigentümern mittels Online-Portal zur Bereitstellung von Dokumenten und mit dem CRM Modul.
Hausverwaltung Software Win-CASA: Digitalisierung schafft vereinfachte Verwaltungsprozesse und spart Kosten und Zeit
Als Hausverwaltung sind Sie die „Spinne im Netz“ und Koordinieren Mieter/Eigentümern, Zahlungseingänge und Abrechnungen, Drittfirmen für Reparaturen, Heizkostenabrechner, und Behörden für Informationen zum Zensus und vieles mehr. Mit der Hausverwaltung Software Win-CASA haben Sie alle Daten in einem Programm und an einem Ort.
Greifen Sie durchgängig auf die selbe Datenbasis zu und vernetzen Sie Stammdaten, Zahlungseingänge, und Vorgänge wie Instandhaltung, Reparaturen, oder Schadensmeldungen mit dem Win-CASA CRM Modul. Nutzen Sie die interne Textverarbeitung zur Erstellung von Dokumenten und versenden Sie sie als Serienbrief direkt über die E-Post – oder laden Sie sie mit einem Klick in das Online-Portal für Ihre Mieter und Eigentümer.
Hausverwaltung mit Win-CASA
Übersichtlich und einfach zu erlernen – aber mächtig genug für Profis
Die Hausverwaltung Software Win-CASA ist sowohl für Einsteiger als auch für Profis geeignet. Win-CASA ist an die Optik und Handhabung der Office-Produkte mit der gewohnten Menüstruktur angelehnt. Die Bildschirmmasken und Navigationsstruktur sind anwenderfreundlich gestaltet. Für zahlreiche Vorgänge stehen Assistenten zur einfachen und teilautomatisierten Durchführung bereit. Eine schnelle und offline verfügbare Hilfefunktion zu den jeweiligen Masken sowie Hilfetexte in den einzelnen Masken runden die Software ab.
Mehrplatzfähig, aber lokal installiert – die Daten bleiben bei Ihnen
Die Hausverwaltung Software Win-CASA wird lokal installiert. Dadurch sind Sie unabhängig von der Verfügbarkeit von Internet und behalten die Hoheit über Ihre Daten. Sie können die Software entweder nur lokal auf ihrem Laptop ausführen – mit allen Funktionen. Oder sie nutzen Win-CASA im Team – die Software ist voll mehrplatzfähig, die Zusammenarbeit funktioniert über das lokale Netzwerk oder ist via Login auf einem Terminalserver möglich. Ausgesuchte Dokumente, Mitteilungen, und Termine stellen Sie für Ihre Mieter und Eigentümer im Online-Portal bereit, das selbstverständlich rund um die Uhr erreichbar ist.
Günstig und ohne Abo-Pflicht
Sie erwerben eine zeitlich unbegrenzte Lizenz für die Hausverwaltung Software Win-CASA in aktueller Version – die Preise starten bei 398 EUR (inkl. USt.). Wir veröffentlichen in regelmäßigen Abständen, etwa alle 2 Jahre, neue Versionen (Major Releases) mit verbesserten Features und ggf. mit Verbesserungen die an die Regulatorik angepasst sind. Für Bestandskunden gibt es vergünstigte Update-Preise – aber Sie entscheiden, ob die Verbesserungen Ihnen den Update-Preis wert sind. Zusatz-Module, die Sie einmal gekauft haben, nehmen Sie ohne Zusatzkosten in die nächste Version mit. Wir stellen regelmäßig fest, dass unsere Kunden pro Wohneinheit pro Monat bezüglich ihrer Gesamtausgaben im Bereich von günstigen 0.05-0.20 EUR liegen – über die Lebenszeit der Software gerechnet, inklusive Serviceverträgen und anderen Dienstleistungen.
Wir sind für Sie da – Dienstleistungen
Auf Wunsch bieten wir zusätzliche Dienstleistungen an. Wir sind stolz darauf, Ihnen persönlichen Service und einen „kurzen Dienstweg“ zu bieten.
- Supportvertrag mit Zugang zur Hotline mit unseren Win-CASA Expert:innen – und in die Technik- bzw. Entwicklungsabteilung falls es einmal komplizierter sein sollte
- Schulungen (Online, bei Ihnen, oder bei uns im Haus)
- Hilfe bei der Umsetzung komplexerer Vorhaben wie Erstellung von Berichten, Datenbankzusammenführung, usw.
Was kann die Hausverwaltung Software im Detail?
Objektübergreifende Kontakt-Verwaltung (Stammdaten): Gepflegte Stammdaten sind Ihre Basis um die Komplexität einer modernen Hausverwaltung zu managen.
- Konsistente Datenbasis – Eigentümer/ Mieter und Kontakte (z. B. Dienstleister, Banken) werden nur einmal eingegeben
- Zuordnung von Eigentümern/ Mietern und anderen Kontakten zu einem oder mehreren Objekten
- Schnelle Suchfunktion durch die verschiedenen Kontakte Ihrer Hausverwaltung
Objektbezogene Verwaltung: Verschiedene Zusatzinformationen können den einzelnen von der Hausverwaltung verwalteten Objekten zugeordnet werden
- Verwaltung von Objekten mit beliebig vielen Wohneinheiten
- Erfassung von objektbezogenen Zusatzinformationen (Kontakte, Konten, Heizung, Verträge, etc.)
- objektbezogene Darstellung von Mietern, Eigentümern, Kautionsverwaltung, Schlüsselverwaltung
Buchhaltung und Rechnungswesen: Eine solide Buchhaltung ist Ihr finanzielles Fundament. Win-CASA ermöglicht Ihnen einen übersichtliche, transparente Darstellung, eine einfache Verwaltung der Buchungen, und Assistenten zur Automatisierung. Damit sparen Sie Zeit und vermeiden Fehler.
- Einfache und doppelte Buchführung
- Musterkontenrahmen
- Anpassbare/ individuelle Kontenrahmen und Umlageschlüssel
- Debitoren-/ Kreditorenbuchhaltung
- Automatische Sollstellungen
- Übersichtliche Darstellung der Buchungen, Konten, und Saldenlisten
- Offene Posten
- Automatische Zuordnung von Zahlungen mittels Banking-Modul
- Buchungsassistenten
- Mahnwesen
Abrechnungen: Eindeutige, selbsterklärende, und vor allem richtige Abrechnungen sind die Basis für eine erfolgreiche Verwaltung. Mit der Hausverwaltung Software Win-CASA erstellen Sie die Abrechnungen aus den hinterlegten Buchungsdaten und Vertragsbeziehungen automatisch mit wenigen Klicks.
- Mietverwaltung (Betriebskostenabrechnung, Heizkostenabrechnung)
- WEG-Verwaltung (Wirtschaftsplan und Hausgeldabrechnung, Rücklagen)
- Ermittlung von Guthaben/ Nachzahlungen von Mietern und Eigentümern
- Einnahmen/ Überschussrechnung
- Ausweis für Haushaltsnahe Dienstleistungen §35a
WEG-Versammlung: Der Assistent zur Planung und Erstellung einer WEG-Versammlung hilft Ihnen die Versammlung durch den gesamten Prozess zu managen. Vom Anlegen der Versammlung, der Auswahl der Teilnehmer, der Anlage der Themen, der Auswertung der Stimmzettel, der Erstellung des Protokolls, bis schlussendlich hin zur Übernahme der gefassten Beschlüsse in die Beschlussammlung.
- Übersicht über Versammlungen – legen Sie eine neue Versammlung beispielsweise als Kopie der Versammlung vom letzten Jahr an
- Bereitstellung von Eigentümern aus den Stammdaten; Erzeugung und Verteilung nötiger Schriftstücke wie Anwesenheitsliste oder Vollmacht
- Themen, Tagesordnungspunkte, und Stimmzettel können hinterlegt und erzeugt werden; Abstimmungsergebnisse werden eingetragen und ausgewertet, und das Protokoll erzeugt
- Gefasste Beschlüsse werden in die Beschlusssammlung übernommen
Eingebaute Textverarbeitung mit Serienbrieffunktion: Generieren Sie einfach und schnell professionelle Schriftstücke zur Kommunikation mit Ihren Mietern und Eigentümern, und stellen Sie diese über verschiedene Kommunikationswege bereit.
- Einfach und integriert - Serienbrieferstellung ohne dass die Datenquelle verbunden werden muss - direkte Auswahl der Empfänger und Zugriff auf verschiedene Felder der Datenbank
- Verschiedene Kommunikationskanäle möglich - direktes Senden von E-Mails, Faxen, E-Post Dokumenten, oder Veröffentlichung im Web-Portal
- Sicher - Dokumente werden automatisch bei einer Datensicherung mit gesichert
- Zentrale Dokumentenablage - Bei der Arbeit mit der Netzwerkversion liegen die Dateien zentral auf dem Server in der Datenbank und müssen nicht lokal auf dem PC gespeichert werden
- Übersichtliche Darstellung vorhandener Dokumentvorlagen beim Start nach Kategorien (z.B. Verträge, etc.)
Vorlagen für Musterschreiben und -verträge: Viele Schriftstücke und Formulierungen wiederholen sich – doch Sie müssen das Rad nicht neu erfinden. Als Basis enthält Win-CASA Vorlagen für zahlreiche Geschäftsfälle.
- Briefe (Abrechnung Mietkaution, Hausgelderhöhung, Vollmacht, 1./2./3. Mahnung, etc.)
- Hausordnung
- Kündigung
- Mieterhöhung
- Wohnungsübergabe
- Verträge (z.B. Hausverwaltervertrag, Arbeitsvertrag für Hausmeister, Mietvertrag für Wohnraum/ Gewerberaum/ Garage/ Büro…)
Dokumenten-Management-System für Dokumente und Nachweise: Ordnung ist das halbe Leben. Eine saubere Basis an den relevanten Dokumenten und Nachweisen sichert Sie ab und hilft Ihnen, Mietern und Eigentümern bei Bedarf schnell Auskunft zu geben, oder relevante Dateien mit wenigen Klicks im Online-Portal freizugeben.
- Archivierung der Korrespondenz - wichtige Vorgänge mit Bewohnern, Eigentümern, Lieferanten, oder anderen Kontakten
- Schnelle Übersicht des relevanten Schriftverkehres durch verschiedene Selektierungsmöglichkeiten (z.B. Suche nach Eigentümer)
- Beispiele von Dokumenten zur Sicherung im Dokumenten- und Nachweismanagement:
- Nachweise für Einladung zur Eigentümerversammlung
- Abmahnung an einen Mieter
- Arbeitsnachweis – Nachweisliste als Grundlage für Tätigkeitsnachweis gegenüber dem Hauseigentümer
- Versand des Wirtschaftsplanes
- Grundriss/ Lageplan
- Verträge mit Versorgern oder Wartungsverträge
- Verbindung zum Web-Portal - alle Dokumente können einfach im Web-Portal den Mietern/ Eigentümern bereitgestellt werden
Web- Portal meineVerwaltung24.de – Ihr Service für Ihre Mieter und Eigentümer
Das Web-Portal meineVerwaltung24.de ist für Ihre Mieter/ Eigentümer rund um die Uhr erreichbar. Es entlastet Sie von Nachfragen zu Dokumenten, Abrechnungen, etc. und bietet gleichzeitig einen modernen Service. Dabei ist es optimal in die gewohnte Win-CASA Umgebung eingebunden – kein mühsamer Export/ Import von Stammdaten, sondern automatische Synchronisation.
- Login für Ihre Mieter-/ Eigentümer auf meineVerwaltung24.de
- Branding des Portals mit Ihrem Logo und hochladen einer Grafik pro Objekt
- Online-Bereitstellung von Dokumenten, Mitteilungen, und Terminen
- Nahtlose Anbindung an Win-CASA – Verwaltung des Portals und Bereitstellung von Dokumenten aus der gewohnten Umgebung
- Günstige monatliche Abrechnung, Kosten von 0.10-0.15 EUR (inkl. USt.) pro Wohneinheit pro Monat
Optionale Zusatzmodule – verschiedene Zusatzfunktionen helfen Ihnen noch mehr Zeit zu sparen
Banking-Modul: Mit dem Banking-Modul sparen Sie viel Zeit durch die automatische Zuordnung und Verbuchung von Umsätzen aus dem Bankkonto mittels lernfähigem Algorithmus.
- Import von Umsätzen per MT940 Datei oder HBCI-Schnittstelle
- Lernfähige Erkennung und Zuschlüsselung von Umsetzung
- Automatische Buchung zuordenbarer Umsätze
Objektmangement (CRM) Modul: Machen Sie sich das Leben leichter. Ein Kunde ruft an – auf dem Bildschirm erscheint der Datensatz. Anfallende Vorgänge wie ein Wasserschaden können abgebildet werden - inklusive Email-Kommunikation und Anrufnotizen die mit den jeweiligen Stammdaten (Bewohner/ Eigentümer, Objekt, …) und Dokumenten (Plänen, Angeboten, ...) verknüpft werden. Eine Übersicht zeigt was noch offen ist. Maßgeschneiderte Vorlagen sichern das Wissen und die Qualität Ihrer Prozesse. Das alles in der gewohnten Umgebung auf Basis der immer aktuellen, gleichen Daten.
- Vorgangsverwaltung: Erstellung von Vorgängen und anpassbaren Checklisten für wiederkehrende Standard-Vorgänge (Wartung, Reparatur, Sanierung, etc.)
- Verknüpfung relevanter Daten: Zuordnung von Vorgängen, Aufgaben, Terminen, Anrufen zu Objekt, Einheit, Bewohner/ Eigentümer, zu beteiligten Firmen und Mitarbeitern
- Schriftliche Kommunikation: Senden und empfangen von E-Mails mit automatischer Zuordnung zu den Vorgängen
- Telefon: TAPI-Schnittstelle für Telefonanbindung und Einblendung des Datensatzes des Anrufers
- Überblick: Gesamtüberblick über offene Vorgängen und Aufgaben in verschiedenen Gruppierungen (z.B. nach Objekt, Mitarbeiter, beteiligte Firmen, Überfälligkeit)
- Reporting/ Analytics: Aufwand- und Rentabilitätsvergleich zwischen Objekten; Objektauswertung mit Tätigkeitslisten zur Dokumentation der erbrachten Leistungen
- Keine Synchronisation: Das CRM Modul ist Bestandteil von Win-CASA und greift auf die gleiche, immer aktuelle Datenbasis zu – ohne Export und Abgleich von Stammdaten, etc.
Sondereigentum: Verwalten Sie auch Sondereigentum ganz einfach. Mit Buchungsautomatik überweisen Sie Hausgeld von der eingegangenen Miete, berechnen Sie die Verwaltervergütung, und überweisen die Miete an den Eigentümer -- entsprechend der Vereinbarungen des SEV-Vertrages jeweils auf die entsprechenden Konten.
- Erfassung der Vertragsdaten zum SE-Vertrag (Mietgutschrift, Verwaltervergütung, Hausgeld, Sonderrücklage, Bankverbindungen usw.)
- Ermittlung Mietüberschuss zur Überweisung an Eigentümer
- Überweisung Hausgeld an die WEG
- Automatische Berechnung und Überweisung der Verwaltervergütung
Geräteverwaltungs-Modul: Einfache Verwaltung von Haustechnik, Gartengeräten, betreutem Wohnen
- Verwaltung von Geräten der Liegenschaft (z.B. Haustechnik, Gartengeräte, EDV, Verteiler, Stromkreise)
- Anlage nach Kategorien und Zuordnung zu Objekten oder Einheiten mit Angabe technischer Daten und Kontakte (Kundendienst, Lieferant, Beauftragter, etc.)
- Zuordnung von Schriftverkehr und Dokumenten, Terminen, und Nachweisen
- Zusatzfunktion für betreutes Wohnen: Hinterlegung je Bewohner medizinischer Daten, Versicherungen, Kontaktadressen z.B. Ärzte oder Angehörige
Berichtsdesigner: Gestalten Sie Abrechnungen individuell und binden Sie Ihr Branding und Logo ein. Passen Sie Auswertungen an Ihre Wünsche und Bedürfnisse an.
- Anpassung und professionelles Auftreten: Binden Sie Ihr Logo ein oder führen Sie weitreichendere Veränderungen an den Standard-Abrechnungen durch (z.B. Änderung von Schriftarten, Schriftgröße, etc.)
- Reporting/ Analytics: erstellen Sie individuelle berichte aus der SQL-Datenbank
- Gerne helfen wir bei der Erstellung individueller Listen und Abrechnungen (gesonderte Abrechnung)
Datev-Schnittstelle: Erleichtern Sie Ihrem Steuerberater die Arbeit – und senken Sie durch Wegfallen von mühseligen, fehleranfälligen manuellen Eingaben und Buchungen Ihre Kosten.
- Export der Buchhaltungsdaten im DATEV-Format zur Übergabe an den Steuerberater
- Mandantenfähig mit Zuordnung beliebiger Objekte zu den Mandanten
- Sach-, Bestands-, und Debitoren-/ Kreditorenkonten lassen sich Konten aus dem enthaltenen DATEV-Kontenrahmen zuordnen
Heizkosten/ CAEXIM-Modul: Wenn Sie die Heizkosten extern über Anbieter wie ISTA, Brunata, Techem, Kalorimeta, Raab Karcha, etc. abrechnen, können Sie mit dem CAEXIM-Modul die Übertragung von Heiz- und Warmwasserkosten je Wohneinheit automatisieren und Zeit sparen.
- Komfortabler Datenaustausch in elektronischer Form mit externem Heizkostenabrechnungsunternehmen (ISTA, Brunata, Techem, etc.)
- Übertragung in Win-CASA erfasster Kosten für Heizung, Warm- und Kaltwasser an Abrechnungsunternehmen
- Ergebnisse der HK-Abrechnung werden automatisch in Win-CASA eingelesen und in die Betriebs- und Heizkostenabrechnung übernommen
Zensus 2021/22: Automatische und übersichtliche Bereitstellung der Daten aus Win-CASA für das Statistische Bundesamt
- Komfortable Auslese der Daten für das Statistische Bundesamt aus Win-CASA im geforderten Format
- Export der Ersterhebung in 2021
- Export der Vollerhebung in 2022