Diese Verordnung für die Heizkostenabrechnung sieht für alle Heizkörper ein Gerät zur Wärmeerfassung vor (Wärmemengenzähler) um die Verteilung der Heizkosten möglichst gerecht bewerkstelligen zu können.
Für die Verteilung der tatsächlich angefallenen Heizkosten gelten klare Vorgaben. Es müssen zwischen 50 und 70 Prozent der Kosten nach Verbrauch, der Rest nach Wohn- bzw. Heizfläche abgerechnet werden. Bei Zustimmung aller betroffenen Mieter kann sogar vollständig nach Verbrauch abgerechnet werden, egal wie groß die Wohnung ist.
Neben den Kosten für Brennstoffe werden auch alle zusätzlichen, der Heizanlage zuzurechnenden Kosten in die Heizkosten übernommen, z.B. Strom für die Anlage, Bedien- und Wartungskosten, Reinigungskosten, Immissionsmessungen sowie die Verbrauchserfassung und Umlage auf die Mieter.
Die Heizkostenabrechnung muss sowohl die Kosten für Heizung als auch für Warmwasser enthalten. Sie muss so aufbereitet sein, dass sie auch für einen Nicht-Fachmann verständlich und nachvollziehbar ist. Dabei sind nachfolgende Punkte aufzuführen:
- Zeitraum der Abrechnung
- Menge und Preis des bezogenen Brennstoffes durch den Vermieter
- Menge des vorhandenen Brennstoffes zu Beginn und am Ende der Heizperiode
Die berühmten „sonstigen Kosten“ müssen darüber hinaus detailliert aufgeschlüsselt werden. Auch für die Heizkostenabrechnung gilt: Der Mieter darf auf Verlangen sämtliche Unterlagen, die die Abrechnung betreffen, einsehen.
Vermieter erstellen die Heizkostenberechnung meist automatisiert mit Hilfe einer Heizkostabrechnungssoftware wie beispielsweise Win-CASA.