§ 16 Abs. 2 WEG verpflichtet den Wohnungseigentümer, die Kosten und Lasten der gemeinschaftlichen Immobilie zu tragen. Dazu gehört neben dem monatlichen Hausgeld auch die Sonderumlage.
Gründe für die Sonderumlage
Eine Sonderumlage wird dann erforderlich, die wenn eine Reparatur- oder Wartungsmaßnahme durchgeführt werden muss, die Instandhaltungsrücklage aber nicht ausreicht, um die Kosten zu decken. Dabei ist gleichgültig, warum die Rücklage zu gering ist: Sei es, dass der Finanzbedarf im Wirtschaftsplan zu gering eingeschätzt wurde, dass durch unvorhergesehene Maßnahmen mehr Mittel erforderlich sind oder dass einzelne Eigentümer die Gemeinschaft durch fehlende Zahlungen in Liquiditätsschwierigkeiten gebracht haben.
Eine Sonderumlage kann auch erforderlich werden, wenn die Gemeinschaft einen Gewährleistungsprozess anstrengen will oder ein Sachverständiger zu zahlen ist, wenn sich herausstellt, dass die Heizkosten im Wirtschaftsplan zu gering angesetzt wurden und die tatsächlichen Kosten nach einer Preiserhöhung den Kostenrahmen sprengen oder wenn die Instandhaltungsrücklage aufgefüllt werden muss.
Eine Sonderumlage kann selbst dann für größere Reparaturarbeiten beschlossen werden, wenn die Instandhaltungsrücklage höchstwahrscheinlich ausreicht, um die Kosten zu decken. Die Eigentümer sind frei, dies zu beschließen. Es besteht kein Anspruch darauf, immer zunächst die Rücklage auszuschöpfen.
Korrektes Vorgehen
Die Eigentümerversammlung muss über diese Sonderumlage beschließen. Andernfalls besteht keine Rechtsgrundlage für die Sonderumlage. Der Beschluss muss dokumentiert sein und die Gesamthöhe der Sonderumlage, den Verteilungsschlüssel und den für jeden Eigentümer fälligen Betrag enthalten. Andernfalls könnte ein Wohnungseigentümer den Beschluss beim Amtsgericht anfechten.
Da die Sonderumlage wie eine nachträgliche Erhöhung des Wohngeldes gewertet werden kann, müssen die Beiträge in die folgende Jahresabrechnung aufgenommen werden. Ein Anspruch auf eine gesonderte Abrechnung besteht jedoch nur dann, wenn die Gelder zum Zeitpunkt der Abrechnung noch nicht komplett dem Zweck entsprechend verwendet wurden.
Regeln bei Eigentümerwechsel
Bei Eigentümerwechsel muss der Besitzer zum Zeitpunkt der Fälligkeit zahlen. Wurde die Sonderumlage noch unter dem früheren Besitzer beschlossen, liegt der Zeitpunkt der Fälligkeit aber nach dem Eigentumsübergang, so muss der neue Besitzer zahlen. Wurde für die Zahlung jedoch keine Fälligkeit vereinbart, so ist die Zahlung sofort fällig, so dass der Käufer nicht haften muss. Wurde die Zahlung der Sonderumlage in Raten vereinbart, so trägt der Verkäufer die vor dem Eigentumsübergang fälligen Raten, der Käufer die restlichen Raten. Grundsätzlich wird davon ausgegangen, dass der Voreigentümer durch die Umlage nicht von der Verpflichtung zur Zahlung rückständiger Wohngelder befreit wurde, sondern dass durch die Sonderumlage die Zahlungsunfähigkeit der Gemeinschaft zum Nutzen der derzeitigen Miteigentümer abgewendet werden soll. Ebenso hat nicht der bisherige Eigentümer, sondern der neue Eigentümer den Nutzen aus der mittels Sonderumlage finanzierten Sanierungsmaßnahme.
Um über die finanzielle Situation des Hauses informiert zu sein, sollte sich jeder Kaufinteressent die Protokolle der letzten Eigentümerversammlungen zeigen lassen, um hier vor Überraschungen geschützt zu sein.
Software-Unterstützung
Win-CASA unterstützt den Hausverwalter bei der Abwicklung der Sonderumlage. Zunächst wird ein eigenes Konto für die Ausgaben angelegt, auf das die zusätzlichen Kosten gebucht werden.
Die Berechnung der Sonderumlage (die einzelnen Zahlungen der Eigentümer) erfolgt unter Buchhaltung – Sonderumlage. Nach der Berechnung können die einzelnen Beträge sollgestellt und per Lastschrift eingezogen werden, wenn Lastschrifteinzugsermächtigungen der Eigentümer vorliegen.
Win-CASA: Sonderumlage
Die Abwicklung fügt sich also nahtlos in alle anderen Aufgaben ein, so dass die Sonderumlage vom Verwalter mit wenigen Mausklicks durchgeführt werden kann.