Eine Hausverwaltung hat viel mit Geld zu tun. Die Mieter und Eigentümer müssen ihre Miete und/oder ihr Hausgeld zahlen, Energieversorger, Müllabfuhr, Hausmeister, Putzdienst und Versicherungen erwarten ihrerseits die Zahlungen des Hausverwalters im Namen der Eigentümergemeinschaft. Das heißt Überweisungsträger ausfüllen, zur Bank gehen, diese abgeben, Kontoauszüge mitnehmen und dann im Büro prüfen, wer gezahlt hat. Dafür braucht man in Summe nicht nur viel Papier, sondern auch viel Zeit.
Neja, das ist Schnee von gestern, denn eines schönen Tages wurde der Datenaustausch, kurz DTAUS erfunden, bei dem man die Überweisungs- und Lastschriftdaten auf eine Diskette geschrieben hat. Zusammen mit dem Begleitzettel wurde diese Diskette dann zur Bank gebracht. „Adidas-Netzwerk“ wurde so etwas auch mal genannt – weil die Daten nicht über eine Leitung transportiert wurden, sondern von einer Person, die nach Möglichkeit über gutes Schuhwerk für den Weg verfügen sollte.
Bewegung kann zwar im Büroalltag gar nicht schaden, aber da Disketten inzwischen ja auch schon zu Museumsstücken geworden sind und Zeit immer Geld ist, lautet die aktuelle und optimale Lösung: Belegloser Zahlungsverkehr durch Datenaustausch. Die Übertragung erfolgt selbstverständlich Online. Dabei werden die Daten in eine spezielle Datei geschrieben, die per Mail an die Bank gesendet wird. Die Vorteile dieser Lösung gegenüber den Vorgängern sind:

  • spart Papier
  • spart Wege
  • vermeidet Medienbrüche und somit fehlerträchtige Abtipparbeiten
  • spart Zeit

Wie geht das nun konkret mit Win-CASA? Im Menü Buchhaltung gibt es die Unterpunkte Lastschriften erstellen und Überweisungen erstellen. Hier kann der Hausverwalter wählen, ob er eine Datei pro Konto oder pro Bankleitzahl erstellen möchte. Wählt er Lastschriften, so erhält er einen Dialog mit allen sollgestellten Zahlungen. Der Hausverwalter hat nun die Möglichkeit, einzelne Zeilen zu markieren und aus der Erstellung der Lastschrift auszuschließen. Sie werden dann in den oberen Teil des Bildschirms verschoben und für spätere Lastschriften verwahrt.
Dialog von Win-CASA zur Erzeugung von Lastschriften im beleglosen Zahlungsverkehr
Als nächstes wird der Speicherort für die DTAUS-Datei gewählt. Wenn man mehrere Dateien erstellt, sollte man entweder mehrere Ordner verwenden oder die erstellten Dateien mit einem individuellen, sprechenden Namen versehen, da die neuen Dateien immer mit dem gleichen Namen gespeichert werden. Der Hausverwalter wird durch Info-Boxen über den Fortschritt der Dateierzeugung informiert und erhält – wenn er denn das papierlose Büro doch nicht wünscht – die Möglichkeit, eine Liste der Lastschriften auszudrucken. Die Datei bzw. Dateien kann er dann schnell und einfach per Mail an seine Bank schicken.
Auch für Überweisungen ist der Weg ganz einfach. In einer Maske werden die Überweisungsdaten eingepflegt. Für stets wiederkehrende Überweisungen können Texte für den Verwendungszweck angelegt werden, die dann nur noch aus den Listen ausgewählt werden müssen.
Dialog von Win-CASA zur Eingabe von Überweisungen
Sind alle Überweisungen angelegt, kann wie bei den Lastschriften ausgewählt werden, welche davon jetzt zur Bank geschickt werden sollen. Die weiteren Schritte entsprechen denen bei der Überweisung.
Dialog von Win-CASA zur Erzeugung von Überweisungen im beleglosen Zahlungsverkehr
Alles in allem also sicher eine lohnenswerte Arbeitserleichterung, die einerseits Fehler vermeidet und eine sinnvolle Arbeitsteilung ermöglicht: automatisierbare Tätigkeiten werden an die Maschine delegiert, damit sich der Hausverwalter mit den Themen zu beschäftigen kann, für die ein menschliches Auge und ein menschlicher Sachverstand erforderlich sind.