Der Zweck der offiziellen Wohnungsübergabe besteht darin, zu prüfen ob die Wohnung in gutem Zustand ist und so hinterlassen wurde wie vereinbart. Da auf sehr viel zu achten ist, hilft hierbei das Wohnungsübergabeprotokoll.

Wohnungsübergabe vorbereiten

In dem Fall dass der Mieter auszieht, muss er die Wohnung in einem guten Zustand hinterlassen. Eine Wohnung muss, auch wenn nichts im Mietvertrag vereinbart ist, „besenrein“ übergeben werden. Das bedeutet im Detail, dass die Wohnung ordentlich ausgefegt bzw. der Teppich gesaugt werden muss, keine Spinnenweben mehr vorhanden sind – auch in den Kellerräumen, Kalkablagerungen und Schmierschichten entfernt werden und im Kühlschrank keine Lebensmittel mehr sein dürfen und auch sonstige Essensreste entfernt werden. Wenn im Mietvertrag andere oder weitere Absprachen festgehalten wurden, sind diese natürlich einzuhalten.

Für Reparaturen gilt: Schäden, die der Mieter verursacht hat muss er selbst wieder beseitigen. Bei Schönheitsreparaturen ist es schwieriger eine gemeingültige Aussage zu treffen. Es empfiehlt sich, die Wohnung so zurückzugeben, wie man sie auch erhalten hat. Das bedeutet meistens, dass Dübel- und Bohrlöcher geschlossen und die Wände weiß gestrichen werden sollten. Vor allem wenn man sie während der Mietzeit in einer anderen Farbe gestrichen hat. Es kann auch vorkommen, dass man an manchen Stellen die Wände neu tapezieren muss oder sollte.

Bevor Sie die Wohnung übergeben sollten Sie sich also nochmal fragen, ob die Wohnung komplett leer, sauber und repariert ist. Und ob alle Fenster und Gas-/Wasserhähne fest verschlossen sind.

Wohnungsübergabeprotokoll

Das Wohnungsübergabeprotokoll dient bei der Übergabe zur Bestandsaufnahme und als Nachweis von Schäden zum Zeitpunkt des Aus- oder Einzuges. Der Zustand der Wohnung wird genauestens protokolliert, was später Konflikten vorbeugen kann. Streitpunkte können zum Beispiel die Anzahl der übergebenen Schlüssel oder Schäden und deren Reparatur sein. Durch das Protokoll werden Mieter und Vermieter gleichermaßen geschützt. Ein Mieter kann bei seinem Auszug oder noch später nicht für Schäden verantwortlich gemacht werden, die schon vorher vorhanden waren und im Protokoll beim Einzug vermerkt wurden. Der Vermieter hingegen bleibt nicht auf den Reparaturkosten sitzen, wenn er durch das Protokoll nachweisen kann, dass ein Schaden definitiv vorher noch nicht da war und während der Mietzeit entstanden ist. Auch können weitere Absprachen vermerkt werden, wie zum Beispiel die Verpflichtung des Vermieters noch entdeckte Schäden zu reparieren bevor der Vermieter einzieht.

Hinweis: Das Übergabeprotokoll muss vor Ort vom Mieter und Vermieter unterschrieben werden und stets in zweifacher Ausfertigung vorliegen, damit nicht nachträglich noch etwas geändert werden kann.

Dies sollte ein Wohnungsübergabeprotokoll beinhalten:

    • Zeit, Ort, Datum
    • Personalien beider Mietparteien & weiterer Anwesenden
    • Festgestellte Mängel
    • Zählerstande für Wasser, Strom & Gas
    • Anzahl übergebener Schlüssel
    • Weitere Absprachen, z.B. noch anstehende Reparaturen
    • Unterschriften aller Anwesenden

Es gibt weder eine gesetzliche Verpflichtung ein Wohnungsübergabeprotokoll anzufertigen, noch gibt es Bestimmungen zur Form dieses Protokolls. Dennoch ist es dringend zu empfehlen diesen zusätzlichen Schritt zu gehen, um auf der sicheren Seite zu sein.

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Anwesende bei der Wohnungsübergabe

In der Regel sind bei der Wohnungsübergabe der Vermieter und Mieter anwesend. Allerdings kann die Übergabe auch durch bevollmächtigte Dritte abgehalten werden. Der Mieter kann, wenn er zum Beispiel am festgelegten Termin verhindert ist, durch eine schriftliche Vollmacht jemanden dazu befähigen, ihn bei der Übergabe zu vertreten. Auch der Vermieter kann sich durch jemanden vertreten lassen. Das ist dann meistens der Hausverwalter oder Makler. Doch dies ist riskant, da bei Fehlern oder übersehenen Mängeln trotzdem der Mieter und Vermieter verantwortlich sind. Denn der Mieter und Vermieter sind immer noch die rechtlichen Vertragspartner. Zusätzlich kann es sinnvoll sein, eine zusätzliche Person als Zeuge mitzubringen. Diese kann die Wohnung mit auf Schäden überprüfen und unterschreibt das Wohnungsübergabeprotokoll mit.

Ablauf der Wohnungsübergabe

Für die endgültige Übergabe der Wohnung muss der Vermieter einen verbindlichen Termin mit dem Mieter ausmachen. Dieser sollte weit genug im Voraus festgelegt werden damit der Mieter genug Zeit hat die Wohnung zu räumen und in Ordnung zu bringen. Bei der Übergabe sollte ein gemeinsamer Rundgang durch die Wohnung stattfinden. Nehmen Sie sich dabei ausreichend Zeit, um keine Mängel zu übersehen! Alles was festgestellt und abgesprochen wird, sollte auf dem Wohnungsübergabeprotokoll festgehalten werden. Wenn keine Mängel festgestellt werden, steht der Rückzahlung der Kaution meistens nichts mehr im Weg.

Auf diese Dinge sollten Sie besonders achten:

    • Zustand der Wände (Tapete, Anstrich)
    • Mängel wie Schimmelbefall oder Wasserschäden
    • Zustand von Türen, Schlössern und Fenstern
    • Funktionsfähigkeit elektrischer Geräte, Leitungen, Wasserhähne, Toilettenspülungen & Duschen
    • Zustand von Fußböden & Teppichen
    • Dachboden und Keller: Gibt es Spuren von Wasserschäden oder sonstigem?
    • Treppenhaus: Sind beim Auszug Schäden entstanden?

Unterschied Haus- und Wohnungsübergabeprotokoll

Anders als die Wohnungsübergabe bei einer Vermietung findet die Haus- bzw. Wohnungsübergabe bei einem Verkauf nach der Zahlung des Kaufpreises statt. In Ausnahmefällen auch schon nach Vertragsabschluss, damit schon mit der Sanierung begonnen werden kann. Das Hausübergabeprotokoll unterscheidet sich nicht sonderlich von dem einer Wohnung. Allerdings werden auch alle baulichen Mängel und Ausstattungsmängel vermerkt. Zusätzlich sollte noch, sofern vorhanden, der Füllstand des Heizöltanks überprüft werden. Das Wohnungsübergabeprotokoll kann für ein Haus einfach um diese Punkte ergänzt werden. Nicht vergessen sollte man die Überprüfung des Gartens auf Mängel. Neben dem Übergabeprotokoll sollten dem Käufer auch wichtige Unterlagen wie Rechnungen, Lieferscheine und Garantiebelege mitgegeben werden.

Übersehene und verdeckte Mängel

Es passiert oft, dass der Mieter nach seinem Einzug noch weitere Mängel entdeckt, die bei der Wohnungsübergabe noch nicht aufgefallen sind und daher auch nicht auf dem Protokoll vermerkt wurden. Versteckter Schimmelbefall, defekte Heizungen und Leitungen fallen meistens erst später auf. Bei gravierenden Fällen hat der Mieter das Recht, die Schäden durch den Vermieter beheben zu lassen, selbst wenn sie nicht im Wohnungsübergabeprotokoll aufgelistet worden sind. Hier trägt der Vermieter die vollständigen Kosten. Dies gilt nicht für kleinere Schäden wie zerkratzte Böden oder gebrochene Fliesen. Als aller erstes sollte der Vermieter so schnell wie möglich von den aufgetauchten Mängeln in Kenntnis gesetzt werden und das am Besten schriftlich. Wenn klar ist, dass es schwerere Schäden sind, die der Mieter nicht verursacht hat, muss der Vermieter diese innerhalb einer gesetzten Frist beseitigen. Wenn dem Mieter bei der Wohnungsübergabe leicht erkennbare Fehler nicht aufgefallen sind, wird es für ihn kaum möglich sein dafür die Miete zu mindern. Beim Auszug kann er schnell für alle vorhandenen Macken und Kratzer verantwortlich gemacht werden, wenn diese beim Einzug nicht in das Wohnungsübergabeprotokoll mit aufgenommen wurden. Deshalb gilt hier besondere Sorgfalt!

Auch der Vermieter kann nach dem Auszug des Mieters und der Übergabe noch Schäden entdecken. Wurden diese von dem Mieter verursacht, muss der Vermieter diesen zügig zur Nachbesserung auffordern, denn die Ersatzansprüche verjähren im Regelfall nach sechs Monaten (§ 548 BGB). Während der Verhandlung über die Schadensbeseitigung ist die Verjährung gehemmt. Der Vermieter muss also dem Mieter eine schriftliche Aufforderung zur Beseitigung des Schadens zukommen lassen, in der auch eine Frist dafür enthalten ist und eine Androhung, den Schaden bei Nichtbeseitigung auf Kosten des Mieters entfernen zu lassen. Nach Ablauf dieser Frist muss der Vermieter kontrollieren, ob alle Reparaturen abgeschlossen sind. In dem Fall dass der Schaden nicht beseitigt wurde, kann der Vermieter nun ein Unternehmen beauftragen und den Schaden selbst beheben. Dies kann der dann dem Mieter in Rechnung stellen oder über die Kaution abrechnen. Wenn der Mieter die Schadensbeseitigung ablehnt, muss eine Klage oder ein Mahnbescheid eingereicht werden. Wenn der Schaden allerdings erst zu spät von dem Vermieter festgestellt wurde und nicht im Abnahmeprotokoll vermerkt ist, ist es schwierig dafür noch einen Schadensersatz zu fordern.

Wohnungsübergabeprotokoll Vorlage