Häufig stellt sich bei unseren Kunden die Frage, wie eine weitere Rücklageposition angelegt werden kann. Diese Notwendigkeit besteht beispielsweise, wenn neben der Instandhaltungsrücklage für das Gebäude auch eine separate Rücklage für eine Tiefgarage geführt werden muss.
Die Lösung sieht folgendermaßen aus:
Gehen Sie in Win-Casa in den Registerreiter „Verwaltung“ und klicken Sie auf den Schalter „Konten“. Nun öffnet sich der Kontenrahmen. Als nächsten Schritt wird unter „Ausgabekonten“ das Zuführungskonto Rücklagen (z. B. Kto. Nr. 30001) angelegt. Folgendes ist hierbei zu beachten: Der Umlageschlüssel für das Zuführungskonto muss identisch mit dem des Entnahmekontos sein. Wählen Sie unter „Umlagefähig“ die Auswahl „Hausgeldabrechnung“. Für das Zuführungskonto Rücklagen wird i.d.R. der bereits vorhandene Umlageschlüssel „MEA“ verwendet. Wenn die Eigentümer aber andere Miteigentumsanteile haben (z.B. weil nicht jeder Eigentümer eine Garage besitzt) muss ein neuer Umlageschlüssel für die Rücklagenposition angelegt werden (z.B. MEA-Garage). Die Anteile für den neuen Schlüssel werden in den Stammdaten der Wohnung im Register Eigentümer – Anteile eingegeben.
Identisch zur Anlage des Zuführungskontos gestaltet sich auch die Anlage des Entnahme-Rücklagen Kontos. Der einzige Unterschied: Das Entnahme-Rücklagekonto ( z. B. Kto. Nr. 30101 ) wird unter den Einnahmekonten angelegt.
Schließen Sie jetzt den Kontenrahmen. Wieder zurück im Registereiter Verwaltung öffnet der Mausklick auf den Pfeil nach unten bei dem Blauen Buch „Konten“ ein Dropdownmenü. Hier wählen Sie Rücklagekonten. Die bereits angelegten Rücklagepositionen werden aufgezeigt. Klicken Sie jetzt auf den Schalter „Neu“, um eine zusätzliche Rücklagenposition anzulegen.
In der darauf folgenden Maske geben Sie oben die von Ihnen gewünschte Bezeichnung ein (z.B. Rücklagen Garage) und wählen anschließend weiter unten die zuvor angelegten Konten für Zuführungen und Entnahmen aus.
Zu guter Letzt benötigen Sie noch ein Rücklagen-Bestandskonto Passiv sowie mindestens ein Rücklagenbestandskonto Aktiv, ebenfalls anzulegen in der Maske Rücklagenposition. Die aktiven Bestandskonten sind die Festgeldkonten oder Sparbücher, auf die Sie die Rücklagenbeträge anlegen. Das passive Rücklagen-Bestandskonto ist das Gegenkonto zu den gebuchten Zuführungen und Entnahmen und für Zinsen, ZASt. und Soli. Der Kontoauszug dieses Kontos zeigt Ihnen somit immer den aktuellen Stand der Rücklagen.
Nach erfolgreicher Anlage der Rücklageposition haben Sie nun in den Wohnungsdaten die Möglichkeit, im Register Zahlungen die Vorauszahlungen für die neue Rücklagenposition einzugeben.
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