Betriebskosten entstehen beim laufenden Betrieb eines Hauses und Gegenstand der seit 1. Januar 2004 gültigen Betriebskostenverordnung. Sie ersetzt die „Zweite Berechnungsverordnung“, bringt aber keine grundlegenden Änderungen.
Viele Mieter sehen der Betriebskostenabrechnung mit Schrecken entgegen – einerseits weil meist Nachzahlungen fällig sind, andererseits, weil die Abrechnungen teilweise schwer nachvollziehbar sind. Der Begriff „Heizkostenquiz“ wurde deshalb vom Amtsgericht Dortmund für manche Abrechnungsunternehmen geprägt.
Deshalb hier die wichtigsten Regeln, klar verständlich und strukturiert:
Inhalte
Die Abrechnung muss nachvollziehbar und verständlich sein. Auch der juristisch und betriebswirtschaftlich nicht geschulte Mieter muss verstehen können, woher die einzelnen Angaben kommen und wie der Endbetrag errechnet wurde. Das ist nicht gegeben, wenn die einzelnen Rechenschritte über mehrere Rubriken oder Seiten verteilt sind. Wie bereits gesagt: Eine Heizkostenabrechnung darf für den Empfänger nicht zu einem Heizkostenquiz werden.
Die Abrechnung erfüllt die Anforderungen, wenn sie folgende Punkte enthält:
- Aufstellung der Gesamtkosten
- Angabe des Abrechnungszeitraums
- Angabe des Umlageschlüssels
- Angabe der Wohn- bzw. Gebäudefläche
- Angabe des Verbrauchs des Bewohners
- klare Aufteilung von Heiz- und Warmwasserkosten
- Erklärung bei erheblichen Abweichungen im Vergleich zum Vorjahr
- Angabe der Vorauszahlungen des Mieters
- Darstellung der fälligen Rück- oder Nachzahlung
Bei Zweifeln an der Richtigkeit
Bezweifelt der Mieter die Richtigkeit der Abrechnung, muss ihm der Vermieter Einsicht in die Rechnungsbelege gewähren, aus denen die Abrechnung entstanden ist. Bis zu dieser Einsichtnahme ruht der Anspruch auf Nachzahlung. Diese Einsichtnahme muss in den Geschäftsräumen des Vermieters oder des Verwalters erfolgen. Der Mieter hat keinen Anspruch auf Erklärungen durch den Vermieter, sondern muss sich gegebenenfalls selber fachkundige Unterstützung mitnehmen.
Nutzt der Mieter die ihm angebotene Einsichtnahme nicht, gelten seine Zweifel als beseitigt, und die Nachforderung wird fällig.
Sollte es dem Mieter objektiv nicht möglich sein, diese Geschäftsräume aufzusuchen, muss der Vermieter ihm Kopien der Belege schicken, wofür er allerdings eine Erstattung der Kosten verlangen kann.
Nun zur Frage, welche Fristen im Zusammenhang mit der Abrechnung eingehalten werden müssen:
Abrechnungszeitraum
Der Abrechnungszeitraum muss immer genau ein Jahr betragen. Meistens endet er kurz nach der Heizperiode und entspricht somit nicht zwangsläufig dem Kalenderjahr. Da die verschiedenen Betriebskostenarten meist über abweichende Zeiträume abgerechnet werden, ist eine Abgrenzung und anteilige Abrechnung erforderlich.
Zugang
Eine Betriebskostennachzahlung wird erst durch den Zugang der Abrechnung fällig, vorausgesetzt, die Abrechnung liegt innerhalb eines Jahres nach Ende des Abrechnungszeitraums vor.
Wenn die Betriebskostenabrechnung fristgerecht versendet wurde, dem Mieter aber nicht zugegangen ist, muss die Ersatzabrechnung auch noch innerhalb der Jahresfrist zugehen. Der Vermieter muss die fristgerechte Zustellung beweisen können, will er einen etwaigen Nachzahlungsanspruch nicht verlieren. Ist die Jahresfrist verstrichen, kann keine Nachzahlung mehr gefordert werden.
Fehlende Belege beim Vermieter
Falls der Vermieter die Betriebskostenabrechnung erstellen möchte, ihm dazu aber noch einzelne Belege fehlen, sollte er eine Teilabrechnung erstellen und den Mieter auf den Sachverhalt hinweisen. Eine Abrechnung der Beträge der ausstehenden Belege ist auch nach der Jahresfrist noch möglich.
Prüfung durch Mieter
Innerhalb von 12 Monaten nach Erhalt der Abrechnung kann der Mieter Fehler in der Abrechnung geltend machen. Danach gilt die Abrechnung als anerkannt, es sei denn, der Mieter hat die verspätete Geltendmachung seiner Beschwerde nicht zu vertreten.
Korrektur von Fehlern
Weist die Abrechnung formelle Fehler auf, so sind diese innerhalb der Jahresfrist zu korrigieren. Betrifft ein solcher Fehler nur einzelne Absätze, dann gelten die anderen Absätze weiter. Zieht sich der Fehler jedoch durch die gesamte Abrechnung, dann ist sie insgesamt formell nicht mehr ordnungsgemäß. Der Austausch des Umlageschlüssels beispielsweise stellt mehr als eine geringfügige Nachbesserung dar und führt praktisch zu einer neuen Abrechnung, die innerhalb der Jahresfrist zugehen muss, wenn der Nachzahlungsanspruch gewahrt werden soll.
Weist die Abrechnung inhaltliche Fehler auf, so können diese innerhalb gewisser Grenzen auch noch nach Ablauf der Jahresfrist korrigiert werden.
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