Hausverwaltung-Software – darauf kommt es an

Eine Hausverwaltung-Software ist die Lösung für private Vermieter mit wenigen Wohneinheiten oder Verwalter mit mehreren tausend Objekten, denn die Verwaltung von Immobilien ist mit viel Arbeit verbunden. Doch mit einer Hausverwaltungssoftware lassen sich diese Aufgaben idealerweise zentral mit einem Programm bewältigen. 

Doch worauf sollten Sie bei der Auswahl der besten Software achten und welche Funktionen sind wichtig? Erfahren Sie im Folgenden alles über die beste Hausverwaltungssoftware und wie Sie die richtige Wahl treffen. 

Worauf muss man bei der Wahl einer Hausverwaltung-Software beachten?

Flexibel und skalierbar 

Jeder hat andere Ansprüche an eine Software für die Hausverwaltung. Deshalb sollte sich eine gute Lösung für die Hausverwaltung flexibel diesen Bedürfnissen anpassen. Berücksichtigen Sie die Skalierbarkeit der Software, insbesondere wenn Sie sich gerade in der Gründerphase befinden und damit rechnen, dass Ihr Bestand an Immobilien weiter wächst und das Programm Sie und Ihr Team über Jahre hinweg begleiten wird.

Einfach und intuitiv

Eine Immobilienverwaltungssoftware sollte einfach und intuitiv zu bedienen sein. Dies erleichtert es auch neuen Mitarbeitern, sich schnell an die Software zu gewöhnen, und sorgt dafür, dass bestehende Mitarbeiter nicht einen Teil ihrer wertvollen Arbeitszeit mit der Einarbeitung verbringen müssen.

Automatisierte Prozesse, Schnittstellen und Vorlagen

Praktisch ist außerdem, wenn Sie mit der Software automatisierte Vorgänge, Vorlagen und Anbindungen an andere Programme erstellen können. Erstellen Sie eine Übersicht der Tools, die Sie alltäglich verwenden, und überlegen Sie, zu welchen Programmen Sie eine Schnittstelle benötigen. Beim Beispiel Steuern erspart Ihnen eine Anbindung viel Arbeit bei Ihrer Steuererklärung und beim Austausch mit dem Steuerbüro. 

Dokumenten-Management (DMS)

Weiterer Kernstück einer Hausverwaltung-Software ist ein effektives Dokumenten-Management (DMS). Denn der Trend geht eindeutig hin zum papierlosen Büro, und ein gutes DMS sorgt dafür, dass jedes Dokument leicht zu finden sowie revisions- und rechtssicher gespeichert ist und durch Zugriffsrechte auch von anderen Benutzern geändert werden kann. 

Kundensupport

Kontaktmöglichkeiten für eine Unterstützung bei Problemen oder zur Beratung vor dem Kauf sollten bei der Auswahl der Software mit eingeschlossen werden. Gibt es Online-Hilfen, die häufige Probleme oder Fragen beantworten?

Sicherheit und Datenschutz

Nutzen Sie die Software für Dutzende, wenn nicht Hunderte von Objekten und Mietern und Eigentümern ist die Sicherheit dieser sensiblen Daten entscheidend. Für die Verwaltung von Immobilien sollten Sie deshalb auf eine Software setzen, die hohe Anforderungen an die Datensicherheit stellt.

Preisoptionen für die Nutzung der Software 

Vergleichen Sie die Preispläne und bewerten Sie für sich, ob ein Plan dabei ist, der für Sie das beste Preis-Leistungs-Verhältnis bietet. Achten Sie bei Ihren Überlegungen auch auf Faktoren wie Zeitersparnis und die Produktivitätssteigerung.

Bedenken Sie aber nicht nur die Anschaffungskosten für die Software, sondern auch laufende Kosten und jene für die Einarbeitung der Mitarbeiter. 

Ohne Risiko testen

Sie möchten sich vielleicht zunächst einmal einen ersten Eindruck von den Funktionen und der Benutzeroberfläche der Software machen, ohne sich gleich unwiderruflich an das Programm zu binden. Mit einer Testversionen können Sie den Umgang mit der Hausverwaltungssoftware in aller Ruhe testen.

Welche Funktionen sollte eine Hausverwaltungssoftware mitbringen? 

Eine Software, die sich auf die Verwaltung von Immobilien konzentriert, muss ein breites Spektrum an Funktionen bieten, um die verschiedenen Aspekte der Hausverwaltung effizient abzudecken. Hier ein Überblick über einige wesentliche Funktionen, die eine solche Software haben sollte:

• Dokumenten-Management (DMS) steht zur Verfügung. Dokumente lassen sich sicher speichern und bearbeiten;
• Notizfunktion, um die gesamte Korrespondenz mit Mietern, Eigentümern, Behörden und Handwerkern chronologisch nachvollziehen zu können;
• Erstellen und automatisches Senden von Rechnungen und Mahnungen: Mahnen und Abrechnen sollte möglichst einfach und automatisch erfolgen;
• Verwaltung von gemischten Objekten, Wohneigentümergemeinschaften und Gewerberäumen. Achten Sie darauf, dass sich über das Programm verschiedene Immobilienarten verwalten lassen;
• Lokale Installation oder Cloud-Zugriff, so dass Sie bei Bedarf die Möglichkeit haben, auch unterwegs auf die Software zuzugreifen;
• Verfolgung von Wartungsarbeiten. Jede Immobilie bekommt irgendwann einmal Besuch von einem Handwerker. Deshalb ist es für Hausverwaltungen sinnvoll, innerhalb der Software die Arbeiten nachvollziehen zu können;
• Import und Export von Daten. Daten sollten sich leicht importieren und exportieren lassen;;
• Schnittstellen zu anderen Programmen. Überlegen Sie, welche anderen Tools Sie verwenden und wofür Schnittstellen hilfreich wären;
• Inserieren von leerstehenden Immobilien: Bei Leerstand ist es hilfreich, dass bei der Software auch die Möglichkeit besteht, Immobilien zu inserieren.

Win-CASA ist eine Hausverwaltungssoftware für Immobilienverwalter mit professionellem Anspruch

Win-CASA ist eine Hausverwaltungssoftware, die bereits seit 25 Jahren die Kunden begeistert und von über 5.000 Immobilienverwaltungen genutzt wird. 

Einfache und intuitive Oberfläche

Was kostet eine gute Hausverwaltungssoftware? 

Eine Software für die Hausverwaltung sollte sich den Bedürfnissen der Immobilienverwaltung anpassen. Das bedeutet, es sollte die Möglichkeit geben, aus verschiedenen Versionen zu wählen und gegebenenfalls Anpassungen vornehmen zu können. 

Beachten Sie, dass eine kostenlose Basisversion, so verlockend sie auch sein mag, selten die beste Wahl ist. Diese Programme sind auf bestimmte Funktionen beschränkt und Sie werden schnell an Ihre Grenzen stoßen.

Möglich ist hingegen, eine kostenlose Testversion einer Hausverwaltungssoftware zu nutzen, wie Win CASA sie bietet. So dass Sie bei Nichtgefallen die Möglichkeit haben, innerhalb von 30 Tagen Ihr Geld zurückzuerhalten. 

Fazit 

Egal wie groß Ihr Portfolio an Immobilien ausschaut, sie benötigen ein Allround-Tool, mit dem Sie unter anderem die Kommunikation mit Mietern und Eigentümern reibungslos abwickeln können, das intuitiv und einfach zu bedienen ist und das Datenschutz groß schreibt. Es sollte sich zudem flexibel an Ihre Bedürfnisse anpassen können. 

Wenn Sie sich vorab bewusst sind, was Sie von der Software erwarten und einige Punkte beachten, finden Sie mit Sicherheit die für Sie passende Lösung.

FAQs

Wie viele Einheiten kann ich mit einer solchen Hausverwaltung-Software maximal verwalten?

Eine gute Hausverwaltung-Software sollte die Möglichkeit bieten, mehrere tausend Einheiten verwalten zu können. So hat Win-CASA Kunden mit mehr als 10.000 verwalteten Einheiten und Teams von über 30 Mitarbeitenden an verschiedenen Standorten.

Kann ich nicht auch einfach eine kostenlose Grundversion nutzen?

Das ist nicht zu empfehlen, denn die Software ist dann nicht mit allen Funktionen verfügbar, die Sie vielleicht für Ihre Hausverwaltung benötigen.

Ist eine Hausverwaltungssoftware auch für Gründer geeignet?

Ja, gerade in der Gründungsphase lässt sich mit der geeigneten Software Zeit und Geld sparen. Eine gute Software passt sich den Bedürfnissen an und wächst mit Ihnen.

Ist eine Software für Immobilien teuer?

Nein, denn du kannst dir die Software nach dem Baukastenprinzip und deinen Bedürfnissen selbst zusammenstellen. Die Basisversion von Win-CASA gibt es außerdem in drei Leistungsumfängen.

Ist die Verwendung eines Hausverwaltungsprogramm schwierig?

Nein, wenn Sie im Alltag bereits andere Office-Programme verwenden, werden Sie mit einer Software für die Hausverwaltung keine Probleme haben. Ansonsten können Sie aber auch immer den Support kontaktieren oder auf Hilfeseiten zugreifen.