In puncto Heizkostenabrechnung (HKA) haben Eigentümer als Vermieter beziehungsweise Hausverwaltungen die Wahl, ob diese die Heizkostenabrechnung selber machen oder an einen externen Anbieter auslagern. Entscheidet man sich, die Heizkostenabrechnung selbst zu erstellen, kann man durch den Einsatz der richtigen Software Zeit, Mühe und Verwaltungskosten sparen, wobei es Programme wie etwa Win-CASA von Software24.com gibt, die neben der Selbstabrechnung auch die Option beinhalten die Daten des Fremdabrechners in die Betriebskostenabrechnung beziehungsweise Nebenkostenabrechnung zu übernehmen.
Übersicht
- Heizkostenverordnung
- Abrechnungsfrist
- Beispiel für Heizkostenabrechnung
- Heizkostenabrechnung selbst erstellen oder durch Anbieter
- Anbieter von Heizkostenabrechnungen
- Software zur Heizkostenabrechnung
Heizkostenverordnung beachten
Wie eine Heizkostenabrechnung durch den Vermieter beziehungsweise die Hausverwaltung bei einer gemeinschaftlich genutzten Heizungsanlage zu erfolgen hat, ergibt sich im Wesentlichen aus der „Verordnung über Heizkostenabrechnung“, auch Heizkostenverordnung (HeizkostenV) genannt, die im Jahr 1981 in Kraft getreten ist und zuletzt im Jahr 2023 geändert wurde. In ganzer Länge heißt die Heizkostenverordnung „Verordnung über die verbrauchsabhängige Abrechnung der Heiz- und Warmwasserkosten“. Kern dieser Verordnung ist, dass die Heizkostenabrechnung grundsätzlich verbrauchsabhängig zu erstellen ist. Da eine Vielzahl von Punkten bei der Heizkostenabrechnung zu beachten ist, empfiehlt es sich, eine Software zur Heizkostenabrechnung zu verwenden.
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Abrechnungsfrist beachten
Aber nicht nur die Heizkostenverordnung muss bei der Heizkostenabrechnung beachtet werden, sondern unter anderem auch die Abrechnungsfrist für die Betriebskosten, zu denen die Heizkosten zählen. Diese Abrechnungsfrist ist in § 556 Absatz 3 Satz 2 und 3 BGB geregelt ist, wo es heißt:
„Die Abrechnung ist dem Mieter spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums mitzuteilen. Nach Ablauf dieser Frist ist die Geltendmachung einer Nachforderung durch den Vermieter ausgeschlossen, es sei denn, der Vermieter hat die verspätete Geltendmachung nicht zu vertreten.“
Beispiel einer Heizkostenabrechnung
Je nach Anbieter und/oder verwendeter Software unterscheiden sich die Heizkostenabrechnungen insbesondere in der Darstellung und Strukturierung. Wer die Heizkostenabrechnung als Vermieter selbst erstellt, möglicherweise mit Hilfe eines Tabellenkalkulationsprogramms, sucht dann teilweise nach einem Beispiel einer Heizkostenabrechnung beziehungsweise nach einer Muster-Vorlage. Viel einfacher geht es aber, wenn man die Heizkostenabrechnung mit Hilfe einer Hausverwaltungs-Software erstellt. Hier gibt es Angebote, bei denen bestimmte Parameter wie etwa die Vorauszahlungen auf die Betriebs- und Heizkosten bereits aus den Wohnungsstammdaten übernommen werden. Auch der Austausch der Daten mit externen Heizkostenabrechnungs-Anbietern ist je nach Software möglich.
Heizkostenabrechnung selbst erstellen oder durch Anbieter
Die Heizkostenabrechnung für die Mieter können Vermieter beziehungsweise Hausverwaltungen selbst erstellen oder durch einen externen Anbieter erstellen lassen.
Anbieter von Heizkostenabrechnungen
Für die Heizkostenabrechnung gibt es verschiedene externe Anbieter, die die Heizkostenabrechnung als Dienstleistung anbieten, darunter die Folgenden:
- Ista
- Techem
- Brunata
- Minol
- Kalorimeta
Diese Anbieter messen in der Regel den individuellen Verbrauch der Mieter mit Hilfe von Messgeräten an den Heizkörpern und Warmwasseruhren, die von den Messdienstleistern entweder persönlich abgelesen oder digital ausgelesen werden. Anhand der Kosten für Heizung, Warmwasser und Kaltwasser, die der Vermieter beziehungsweise die Hausverwaltung an das externe Heizkostenabrechnungsunternehmen überträgt und unter Zugrundelegung der gemessenen individuellen Werte erstellt der externe Anbieter die Heizkostenabrechnung für die jeweiligen Mieter.
Heizkostenabrechnungs-Software
Wer die Heizkostenabrechnung selbst erstellen möchte, kann Zeit, Mühe und Verwaltungskosten sparen, wenn er eine Hausverwaltungssoftware nutzt, die auch die Heizkostenabrechnung ermöglicht. Win-CASA ist ein solches Hausverwaltungs-Programm und ermöglicht neben der Erstellung der Heizkostenabrechnung durch die Hausverwaltung oder den Vermieter selbst auch die Übernahme der Daten eines externen Heizkostenabrechnungs-Anbieters, sofern ein solcher mit der Heizkostenabrechnung beauftragt wurde.
Die mit Win-CASA erstellten Heizkostenabrechnungen sind leicht verständlich und leicht nachvollziehbar. Außerdem entspricht die Heizkostenabrechnungs-Software von Win-CASA den Anforderungen der „Verordnung über Heizkostenabrechnung„.
Mit Win-CASA kann man unter anderem die Heizkosten nach den Umlageschlüsseln verteilen, Rückzahlungen von Guthaben und Nachzahlungen unter Berücksichtigung der Vorauszahlungen berechnen oder etwa die CO2-Aufteilung ausweisen. Wird die Abrechnungsdienstleistung eines externen Heizkostenabrechnungs-Anbieters in Anspruch genommen, kann man mit Hilfe eines zusätzlichen Import-Export-Moduls („CAEXIM – Modul„, kostenpflichtig) die für die Betriebs- und Heizkostenabrechnung nötigen Daten austauschen.
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Übernahme der Daten des externen Heizkostenabrechnungs-Anbieters
Die Win-CASA Hausverwaltungssoftware ist – wie bereits angedeutet – modulhaft aufgebaut. Für den Austausch der für die Nebenkostenabrechnung benötigten Daten für und aus der externen Heizkostenabrechnung des Fremdanbieters benötigt man das sogenannte „CAEXIM – Modul„, bei dem es sich um ein kostenpflichtiges Win-CASA Daten-Export/-Import-Zusatz-Modul handelt. Es gibt aber auch noch andere Module für die Win-CASA-Software, darunter ein DATEV-Modul, ein Banking-Modul, ein Online-Portal-Modul oder etwa ein CRM-Modul.
Mit dem „CAEXIM – Modul“ können die Kosten für die Heizung, das Warmwasser und das Kaltwasser an den Heizkostenabrechnungs-Anbieter übertragen werden. Die Daten aus der durch den externen Anbieter erstellten Heizkostenabrechnung werden wiederum automatisch in Win-CASA eingespeist und dann in der jeweiligen Betriebs- und Heizkostenabrechnung übernommen.
Vorauszahlungen berechnen
Bei der Erstellung der Nebenkostenabrechnung verwendet Win-CASA die Informationen zu den Vorauszahlungen von Betriebs- und Heizkosten aus den Wohnungsstammdaten. Sollstellungen der Zahlungen können automatisch oder manuell vorgenommen werden und die Zahlungen dann verbucht werden.
Das Hausverwaltungs-Programm Win-CASA berechnet am Ende des Abrechnungszeitraums ein etwaiges Guthaben beziehungsweise falls dieses zur Begleichung der Nebenkosten nicht ausreicht die zu leistenden Nachzahlungen. Außerdem werden etwaige Anpassungen bei der Höhe der zukünftigen Vorauszahlungen auf die Betriebs- und Heizkosten von der Software vorgenommen. Diese neuen Vorauszahlungen können dann wiederum in die Wohnungsstammdaten übernommen werden.
Mit Hilfe der Textverarbeitungsfunktion der Heizkostenabrechnungs-Software beziehungsweise Hausverwaltungssoftware Win-CASA können die Vermieter auch Schreiben an die Mieter mit den neuen Vorauszahlungen erzeugen, um individuelle Vereinbarungen mit dem Mieter zu treffen. Diese Vorauszahlungsschreiben können auf Papier ausgedruckt werden oder per E-Mail beziehungsweise E-Post versendet werden; auch gesammelt mit anderen zu versendenden Dokumenten am Ende des Tages.
Mehr Informationen zur Erfassung der Heizkostenvorauszahlungen in der Hausverwaltungssoftware Win-CASA finden Sie in unserem Artikel: „Erfassung von Heizkostenvorauszahlungen – Besonderheit Aufgrund der aktuell stark steigenden Energiekosten„
CO2-Aufteilung
Die CO2-Aufteilung gemäß dem Kohlendioxidkostenaufteilungsgesetz kann ebenfalls mit Win-CASA in der Heizkostenabrechnung ausgewiesen werden. Bei Nutzung eines externen Anbieters zur Heizkostenabrechnung kann man die CO2-Aufteilung über das CAEXIM-Modul in die Abrechnung gegenüber dem Mieter integrieren. Erstellt der Vermieter beziehungsweise die Hausverwaltung die Heizkostenabrechnung selbst, kann die CO2-Aufteilung in Win-CASA auch manuell angegeben werden.
Wie genau die Angabe der CO2-Aufteilung in der Heizkostenabrechnungssoftware von Win-CASA funktioniert, erfahren Sie in unserem Artikel „CO2-Aufteilung mit der internen Heizkostenabrechnung in Win-CASA 2024„.
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