Verwaltungsbeirat – Definition und Aufgaben

Auch für den Verwaltungsbeirat haben sich durch die WEG-Reform 2020 einige Änderungen ergeben. Doch was genau gilt jetzt und was ist eigentlich der Verwaltungsbeirat?

Definition – Was ist der Verwaltungsbeirat?

Der Verwaltungsbeirat ist ein Gremium, welches den Verwalter einer Wohnungseigentümergemeinschaft unterstützt und überwacht. Die gesetzliche Grundlage für den Verwaltungsbeirat findet sich in § 29 WEG. Die Wahl eines Beirats ist freiwillig, da die Wohnungseigentümergemeinschaft auch ohne Verwaltungsbeirat vollkommen handlungs- und funktionsfähig ist. Jedoch kann der Verwaltungsbeirat die Meinungsbildung in der Gemeinschaft und die Arbeit des Verwalters wesentlich beeinflussen, so dass es sich empfiehlt, einen fachkundigen Beirat zur Unterstützung zu wählen. In der Teilungserklärung oder direkt im Rahmen der Beiratsbestellung wird festgelegt, über welchen Zeitraum der Verwaltungsbeirat bestellt ist. Sollte hierüber keine Vereinbarung getroffen worden sein, ist der Beirat auf unbestimmte Zeit bestellt.

Die Mitglieder des Verwaltungsbeirates üben ihre Tätigkeit in der Regel ehrenamtlich, d.h. unentgeltlich aus. Allerdings besteht zwischen der Wohnungseigentümergemeinschaft und dem Beirat ein Auftragsverhältnis, wodurch die Beiratsmitglieder einen Anspruch auf Ersatz ihrer Aufwendungen haben (§ 670 BGB). Hierzu zählen zum Beispiel Telefon- und Portokosten. Die Gemeinschaft kann auch beschließen, die Auslagen des Beirats pauschaliert zu erstatten. Ein engagierter und der Verwaltung kritisch gegenüberstehender Verwaltungsbeirat kann für eine Eigentümergemeinschaft von hohem Wert sein. Daher ist eine großzügige Regelung der Aufwandsentschädigung zugunsten des Beirats sehr zu empfehlen.

Wichtig: Die Erstattung von Aufwendungen, ob pauschaliert oder konkretisiert, ändert nichts am Merkmal der Unentgeltlichkeit.

Wahl – Wie setzt sich der Verwaltungsbeirat zusammen?

Jeder Wohnungseigentümer welcher der WEG angehört kann sich als Verwaltungsbeirat wählen lassen. Eine besondere Qualifikation ist hierfür nicht nötig, allerdings empfiehlt es sich, den Verwaltungsbeirat aus Eigentümern mit verschiedenen Kenntnisgebieten zusammenzusetzen. Wichtig zu beachten ist, dass wirklich nur Wohnungseigentümer der Gemeinschaft gewählt werden können. Bisher führte die Wahl eines Nichteigentümers nur zur Anfechtbarkeit des Bestellungsbeschlusses, aber mit der neuen Regelung wird dieser Beschluss mit sofortiger Wirkung nichtig, wenn der Nichtwohnungseigentümer involviert ist. Wohnungseigentümer können entweder durch Beschluss oder einfache Stimmenmehrheit zum Verwaltungsbeirat gewählt werden.

Wichtig: Wohnungseigentümer haben keinen festen Anspruch auf einen Verwaltungsbeirat, wenn dessen Installation nicht in der Gemeinschaftsordnung oder Teilungserklärung vorgeschrieben ist.

Mit der WEG-Reform 2020 wurden sämtliche Vorgaben zur Anzahl der Verwaltungsbeiratsmitglieder aufgehoben, vorher waren drei Personen nötig. Eine freie Bestimmung der Mitglieder soll den Wohnungseigentümergemeinschaften ermöglichen, den Verwaltungsbeirat an ihre Bedürfnisse, die Größe der Gemeinschaft und den Arbeitsaufwand anzupassen. Ein Verwaltungsbeirat der nur aus einer Person besteht ist somit auch zulässig. Sobald der Verwaltungsbeirat aus zwei oder mehr Personen besteht, muss ein Vorsitzender und ein Stellvertreter bestimmt werden (§ 29 Abs. 1 WEG). Dies kann direkt bei der Wahl von der Eigentümergemeinschaft festgelegt werden, oder es wird den Mitgliedern des Verwaltungsbeirats selbst überlassen.

Aufgaben – Wofür ist der Verwaltungsbeirat zuständig?

Die WEG-Reform 2020 hat nicht nur die Stellung des Verwalters neu geregelt, sondern auch die Aufgaben des Verwaltungsbeirats aufgewertet. Laut Definition „unterstützt und überwacht“ der Verwaltungsbeirat nun den Verwalter bei der Durchführung seiner Aufgaben. Die Aufgabe der Überwachung wurde neu ergänzt und somit wurde der Verwaltungsbeirat in seiner Funktion gestärkt. Es gibt allerdings noch keine genauen gesetzlichen Regelungen, wie die Überwachung durchzuführen ist.

Hinweis: Auch durch seine unterstützende Funktion ist der Verwaltungsbeirat noch nicht dazu verpflichtet, den Verwalter zur Erfüllung seiner Pflichten anzuhalten.

Eine Aufgabe des Verwaltungsbeirates besteht weiterhin darin, den Wirtschaftsplan und die Jahresabrechnung zu prüfen und mit einer Stellungnahme zu versehen bevor die Gemeinschaft in der Versammlung darüber beschließt (§ 29 Abs. 2 WEG). Die Neuerung durch die WEG-Reform besteht darin, dass Rechnungslegungen und Kostenvoranschläge nun nicht mehr durch den Verwaltungsbeirat geprüft werden. Dies soll dazu beitragen, den Verwaltungsbeirat zu entlasten. Trotzdem muss der Beirat weiterhin die rechnerische Schlüssigkeit der Abrechnung und die angewandten Verteilungsschlüssel überprüfen und zusätzlich die sachliche Richtigkeit der Abrechnung kontrollieren, etwa durch stichprobenartige Belegprüfungen.

Der Vorsitzende des Verwaltungsbeirats hat die Aufgabe, die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer gegenüber dem Verwalter zu vertreten (§ 9b Abs. 2 WEG). Alternativ kann auch einer der Wohnungseigentümer per Beschluss dazu ermächtigt werden.

Darüber hinaus kann der Vorsitzende oder sein Stellvertreter die Eigentümerversammlung einberufen, wenn der Verwalter fehlt oder sich pflichtwidrig weigert, die Versammlung selbst einzuberufen (§ 24 Abs. 3 WEG). Dieses Eiberufungsrecht ist das einzige Sonderrecht des Beirates. Neuerdings kann die Versammlung auch durch einen Wohnungseigentümer einberufen werden, welcher durch einen Beschluss dazu ermächtigt wurde.

Neben dem Versammlungsleiter und einem Wohnungseigentümer muss auch der Vorsitzende, beziehungsweise sein Vertreter, das Versammlungsprotokoll der Eigentümerversammlung unterzeichnen (§ 24 Abs. 6 WEG). Dies setzt voraus, dass der Vorsitzende des Verwaltungsbeirats oder sein Stellvertreter an der Sitzung teilgenommen hat.

Achtung: Der Verwaltungsbeirat ist nicht berechtigt, Verträge für die Gemeinschaft abzuschließen, ohne im Einzelfall hierzu ermächtigt worden zu sein. Dies gilt auch für den Abschluss von Verträgen mit dem Verwalter.

Grundsätzlich bleibt es möglich, dem Beirat durch Vereinbarung der Wohnungseigentümer in der Gemeinschaftsordnung oder durch Beschluss weitere Aufgaben zu übertragen. Beachtet werden muss dabei nur, dass die Aufgaben und Befugnisse des Verwalters (§ 27 WEG) nicht eingeschränkt werden dürfen.

Haftung – Wie haften die Mitglieder?

Bisher haftete der Beirat bereits für einfache Fahrlässigkeit. Dies und eine zum Teil sehr strenge Rechtsprechung der Gerichte stand im Widerspruch zur typischerweise unentgeltlichen Ausübung der Beiratstätigkeit und hat viele Eigentümer davon abgehalten, sich als Verwaltungsbeirat zu engagieren. Die WEG-Reform 2020 bringt auch hier eine große Änderung mit sich. Von nun an ist die Haftung der Verwaltungsbeiratsmitglieder auf Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit beschränkt (§ 29 Abs. 3 WEG). Die Mitglieder des Verwaltungsbeirats haften also nicht mehr für einfache Fahrlässigkeit. Dadurch soll die Einsatzbereitschaft der Eigentümer gesteigert werden. Voraussetzung dafür ist allerdings, dass die Mitglieder ihr Amt unentgeltlich ausüben. An dieser Stelle noch einmal der Hinweis: Der Ersatz von konkreten Aufwendungen oder der Ersatz von Aufwendungen durch eine Pauschale ändert nichts am Merkmal der Unentgeltlichkeit.