Virtuelle Eigentümerversammlung mit Vulcavo und Win-CASA: Sonderangebot für Win-CASA-Bestandskunden verfügbar!
Seit Win-CASA 2022 ist die Vulcavo-Schnittstelle gratis verfügbar. Win-CASA Bestandskunden bekommen Sonderkonditionen bei Vulcavo.
Interesse? Schreiben Sie uns eine kurze Mail: info@software24.com
Was ist Vulcavo?
Seit der WEMoG-Novelle 2020 können WEGs Eigentümerversammlungen auch virtuell durchführen. In der Kundenumfrage 2021 haben Sie sich eine Einbindung dieser Funktion auch für Win-CASA gewünscht.
Wir freuen uns, mit dem VDIV-Partner Vulcavo (smarteins GmbH) ab sofort die führende Lösung für die virtuelle Eigentümerversammlung eingebunden in die Win-CASA-Umgebung anzubieten.
Vulcavo unterstützt den gesamten Prozess der virtuellen oder hybriden ETV von der Planung, über die Durchführung, bis zur Auswertung: Agenda vorbereiten, Einladungen verschicken, Vollmachten verwalten, DSGVO-konforme Videokonferenz und Abstimmung durchführen, Protokolle nachbereiten, usw.
Wie funktioniert das Zusammenspiel Win-CASA mit Vulcavo für die Virtuelle Eigentümerversammlung?
Viele der für die virtuelle ETV nötigen Daten sind schon in Win-CASA erfasst. Die gemeinsame Schnittstelle ermöglicht Ihnen im ersten Schritt, das Objekt mit allen Eigentümern zu übermitteln und im zweiten Schritt die Übernahme der Beschlüsse aus Vulcavo in die Win-CASA Beschlusssammlung (Neu ab Win-CASA 2024).
Bei entsprechendem Bedarf planen wir weitere Möglichkeiten zur Datenübernahme (automatische Datenübertragung statt Dateiexport/ -import/ Versand der Einladungen mit Vulcavo-Einladungslink auch mit Win-CASA).
Im Detail: Der Export der Win-CASA-Daten für die virtuelle Eigentümerversammlung mit Vulcavo erfolgt in 3 Schritten
In Win-CASA finden Sie den Export-Schalter direkt in der WEG-Versammlung unter Punkt 2 „Eigentümer der Versammlung“.
Der Export erfolgt entweder anhand von Untergemeinschaften oder nach dem hinterlegten anteiligen Umlageschlüsseln.
Was sind Untergemeinschaften und warum braucht man sie für die virtuelle Eigentümerversammlung?
Untergemeinschaften sind eine in der Praxis häufig gewählte Möglichkeit zur Vereinfachung der Entscheidungsfindung innerhalb der Eigentümergemeinschaft.
Das BGH Urteil vom 10.11.2017 zu Az. V ZR 184/16 hat bestätigt, dass Untergemeinschaften im WEG durch die Gemeinschaftsordnung die Kompetenz eingeräumt werden, ohne Beteiligung der übrigen Eigentümer über Instandhaltungs- und Instandsetzungsmaßnahmen zu beschließen, soweit diese die jeweilige Untergemeinschaft betreffen und sogleich die Kostenverteilung im Innenverhältnis der Mitglieder der Untergemeinschaft geregelt wird. Damit sind verschiedenste vertragliche Vereinbarungen möglich, denen im Rahmen der WEG-Versammlung bei der Abstimmung entsprochen werden muss.
Aus unserer Sicht geben wir zu bedenken, dass die „Untergemeinschaft“ trotz des Urteils weiterhin keine Basis im WEG hat, was die Rechtssicherheit der möglichen Vertragskonstellationen verschlechtert. Insbesondere kann die WEG im Außenverhältnis, also im Verhältnis zu externen Vertragspartnern, nur als einheitliche WEG auftreten, wodurch Eigentümer anderer Untergemeinschaften im Zweifel mit in der Haftung sind (Details z.B. hier, hier und hier).
In der Praxis sehen wir häufig, dass es bei WEG’s einzelne „Bereiche“ innerhalb der Gemeinschaft gibt. Dies kann z. B. sein, wenn eine WEG aus verschiedenen Häusern oder einem Haus und einer Tiefgarage besteht.
Oft ist es so, dass die Tiefgaragenstellplätze unabhängig von Wohnungen erworben werden. Dann hätte man bei der Tiefgarage ggf. Eigentümer, die keine Wohnung haben. Diese Eigentümer dürfen bei den Themen, die das Wohnhaus betreffen nicht mit abstimmen und ggf. auch nicht an der Versammlung teilnehmen. Daher hat man dann verschiedene Anteile bei einer Versammlung (z. B. 950 MEA’s für die Wohnungen und 50 MEA’s für die TG).
Bei Mehrhausanlagen ist es noch komplexer: Hier hätte man z. B. die WEG Eichbichlstraße 1 – 1b, bestehend aus drei einzelnen Häusern. Der Verwalter müsste theoretisch vier Versammlungen abhalten:
- Versammlung 1 = WEG Eichbichlstraße 1 – 1b mit 1.000 MEA’s (nur Themen, die alle drei Häuser betreffen)
- Versammlung 2 = UG Eichbichlstraße 1 mit z. B. 400 MEA’s (nur Themen, die dieses Haus betreffen)
- Versammlung 3 = UG Eichbichlstraße 1a mit z. B. 300 MEA’s (nur Themen, die dieses Haus betreffen)
- Versammlung 4 = UG Eichbichlstraße 1 b mit z. B. 300 MEA’s (nur Themen, die dieses Haus betreffen)
Da vier Versammlungen praxisfremd sind, werden alle Themen häufig in einer Versammlung behandelt.
Während bei einer reinen vor-Ort Abstimmung der Verwalter die jeweiligen Stimmrechte bei der Auszählung berücksichtigen kann, müssen für die elektronisch unterstützte Abstimmung mit automatischer Auszählung von Vulcavo diese Informationen dem System vor der Abstimmung zur Verfügung gestellt werden.
Entsprechend müssen die Untergemeinschaften auch für die virtuelle Eigentümerversammlung angelegt werden können, damit nur die betroffenen Eigentümer der einzelnen Untergemeinschaften bei der Abstimmung berücksichtigt werden können.
Die so angelegten Untergemeinschaften haben sonst keinerlei Auswirkung auf die Arbeit mit Win-CASA, sondern dienen ausschließlich dem Export zu Vulcavo für die Abstimmung. (Die entsprechende Abbildung der Verhältnisse für die WEG-Abrechnung erfolgt wie bisher über die Umlageschlüssel.)
Variante 1: Der Export anhand von Untergemeinschaften
Schritt 1: Anlegen von Untergemeinschaften
Um die Untergemeinschaften anzulegen, gehen Sie über das Register Verwaltung – Schalter Einstellungen – Punkt 25. Über den Schalter „Neu“ legen Sie eine Untergemeinschaft an.
Achtung! Wenn Sie auf den Schalter „Löschen“ gehen und eine Untergemeinschaft löschen, wird diese für ALLE Wohnungen in allen Objekten gelöscht.
Schritt 2: Untergemeinschaften in den Wohnungsstammdaten auswählen
Damit Sie die Untergemeinschaften pro Wohnung auswählen können, klicken Sie bitte auf den Schalter „Untergemeinschaften für alle Wohnungen des Objekts übernehmen“. In diesem Auswahlbereich stehen Ihnen nun alle von Ihnen angelegten Untergemeinschaften zur Verfügung. Sie können dann pro Wohnung festlegen, ob es sich z. B. um eine Wohnung mit Stellpatz handelt oder nur einen Stellplatz oder nur eine Wohnung.
Um die von Ihnen ausgewählte Untergemeinschaft für alle Wohnungen des Objekts zu übernehmen, klicken Sie bitte auf den Schalter „Untergemeinschaften für alle Wohnungen des Objekts übernehmen“.
Schritt 3: WEG-Versammlung aufrufen – Vulcavo-Export
Der Export der Daten erfolgt über das Register Verwaltung – Unterregister WEG – Schalter Versammlung – Punkt 2. – „Eigentümer der Versammlung verwalten“. Am besten legen Sie auf Ihrer Festplatte einen Ordner z. B. mit der Bezeichnung „Vulcavo Export“ an. Diese Datei wird dann später direkt bei Vulcavo importiert.
Wenn Sie auf den Schalter „Vulcavo Export“ klicken und Sie folgende Meldung erhalten, wurden von Ihnen wie unter Schritt 1 und 2 noch keine Untergemeinschaften angelegt. Ohne diese Angabe ist ein Export nicht möglich.
Variante 2: Der Export nach hinterlegtem Umlageschlüssel
Wenn Sie keine Untergemeinschaften angelegt haben, ist der Export auch anhand des Umlageschlüssels möglich. Dazu klicken Sie vor dem Export „Umlageschlüssel mit exportieren“ an.
Wenn Sie dieses Klickfeld gesetzt haben, werden alle anteiligen Umlageschlüssel, die Sie mind. einem Ausgabekonto hinterlegt haben, mit exportiert.
Der Import der Daten erfolgt in der Vulcavo-Web-Anwendung über den entsprechenden Schalter. Zur detaillierten weiteren Verwendung gibt Ihnen Vulcavo gerne Auskunft.
NEU ab Win-CASA 2024: Übernahme der Beschlüsse aus der virtuellen Eigentümerversammlung mit Vulcavo in die Win-CASA-Beschlusssammlung
Um die exportierte Datei aus Vulcavo in Win-CASA zu importieren, gehen Sie über das Register Verwaltung – Unterregister WEG und dort auf den Schalter Beschlüsse. Hier finden Sie einen Schalter Vulcavo Import. Der Import der Beschlüsse aus Vulcavo in Win-CASA ist ab Win-CASA 2024 möglich, bzw. im Pilotbetrieb mit Win-CASA 2022 — bitte kontaktieren Sie dazu unseren Support.
Falls Sie diesen Schalter nicht haben, gehen Sie bitte über das Register Module und klicken dort auf den Schalter Aktualisieren.
Um die Beschlüsse zu importieren klicken Sie auf den Schalter Vulcavo Import und wählen die in Vulcavo erstellte Exportdatei aus.
Die Beschlüsse werden nun angezeigt und Sie können diese weiter bearbeiten.
Was kostet die Schnittstelle zu Vulcavo?
Die Win-CASA Schnittstelle für Vulcavo ist ab Win-CASA 2022 gratis verfügbar.
Die Nutzung der Abstimmungs- und Videokonferenz-Software von Vulcavo ist mit (umlegbaren) Kosten verbunden. Weitere Informationen erhalten Sie auf der Vulcavo Homepage. Dort können Sie auch einen persönlichen Demonstrations-Termin buchen, bei dem Vulcavo Sie zu den anfallenden Kosten und Ihren Möglichkeiten für Einführung und Umlage berät. Ein Kostenbeispiel finden Sie auch im VDIV-Magazin 10/2021 auf Seite 9.
Wir sind der Ansicht, dass eine hybride Eigentümerversammlung für viele, gerade größere WEGs schon bald nicht mehr weg zu denken sein wird. Für die ersten Versuche hin zu hybriden Versammlungen haben WEGs weitreichende Freiheit, Spielregeln zu beschließen um Versammlungen virtuell oder hybrid durchzuführen. Die Bandbreite kann von „nur zuhören können“ via Telefon, über Videokonferenz-Tools wie Zoom, bis „Live-Abstimmung von Zuhause auf dem Sofa“ mittels Vulcavo gehen. Wir empfehlen Verwaltern, eine offene Kosten-Nutzen-Diskussion mit den Eigentümern zu führen und eine für jede WEG maßgeschneiderte Lösung zu finden. Für diese Diskussion kann eine detaillierte Aufstellung des Mehraufwandes des Verwalters je nach Art der Durchführung hilfreich sein. Unserer Erfahrung nach sind die Haupt-Aufwandstreiber zusätzlich nötige Mitarbeiter, die während der Versammlung die Technik im Auge behalten und Unterstützung anbieten, sowie Konferenz-Ausrüstung. Erst danach kommen Aufwände für die Software.
Sonderkonditionen für Win-CASA Kunden
Um Ihnen den Einstieg zusätzlich zu erleichtern, gibt’s für Win-CASA Bestandskunden Sonderkonditionen.
Bei Interesse schreiben Sie uns eine kurze Mail: info@software24.com
Wir wünschen Ihnen viel Freude mit der virtuellen bzw. hybriden Eigentümerversammlung von Vulcavo!
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