An der Support-Hotline taucht immer wieder die Frage auf, ob und wie es möglich ist, die zukünftigen Miet- und/oder Nebenkosten-Forderungen in einen Brief an den Mieter zu übernehmen.

Als Ausgangssituation ein Beispiel:

In Win-CASA haben Sie die Möglichkeit den Geburtstag des Bewohners/Eigentümers in den Stammdaten zu hinterlegen.

Das Geburtsdatum des Bewohners geben Sie in den Stammdaten der Wohnung unter dem Registerreiter  „Bewohner“ ein.

Bild1 Stammdaten Geburtsdatum1 300x238 Geburtstagsliste

Im Regelfall sollten die in den Wohnungsstammdaten eingetragenen Anteile der Heizkosten, mit den Anteilen in der Abrechnung übereinstimmen.

Sollte dies nicht der Fall sein, folgende, weitere Vorgehensweise:

Wir freuen uns Ihnen Win-CASA 2018 vorzustellen. Nach fast zweijähriger Entwicklung ist die Win-CASA Version 2018 fertiggestellt. Aufgrund von zahlreichen Verbesserungsvorschlägen unserer Kunden wurden neue Funktionen integriert und bestehende Funktionen weiter verbessert.

In der folgenden Anleitung erfahren Sie, wie die Zählerverwaltung in Win-CASA funktioniert, wo Sie die Zählerstände hinterlegen und wie die eingetragenen Verbräuche in der Abrechnung addiert werden können

Die Zählerverwaltung wurde ab der Version Win-CASA 2013 überarbeitet und neu strukturiert. Es können nun beliebig viele Zähler für jede Wohnung angelegt werden (z.B. für Wasser in Bad, Küche etc.) und die Zähler können einem Umlageschlüssel z.B. “Kaltwasser” zugeordnet werden. Alle Wohnungen müssen nicht zwingend die selben Zähler haben, die Zuordnung der Zähler zu den einzelnen Wohnungen ist nun flexibel.

Aufgrund verschiedener Umlagebeträge sowie Anteile der Eigentümer kommt es zwangsläufig zu Rundungsdifferenzen in der Abrechnung die sich wiederrum auf die Abstimmung/Rücklage-Vermögen auswirkt.

Win-CASA speichert nur den Pfad zu den Dateien/Fotos in der Datenbank ab und nicht die Datei selbst. Dies betrifft die zugeordneten Dateien der Nachweise, im CRM-Modul, die Fotos in den Wohnungs- oder Objektstammdaten und in der Buchhaltung gescannte Belege. Wenn das Programm im Netzwerk betrieben wird, kann es daher zu folgendem Problem kommen:

Am Arbeitsplatz A wird ein Nachweis generiert und die Datei C:\Dokumente\Haus_997\Nebenkostenabrechnung_20XX.pdf zugeordnet. Arbeitsplatz B möchte sich diesen Nachweis anschauen und das Dokument dazu aufrufen, bekommt aber nur die Meldung „Das Dokument wurde verschoben oder entfernt. Wählen Sie ein neues Dokument aus.“.

Die Ursache ist folgende:

Eine relativ häufig gestellte Frage beim telefonischen Support ist, wie man Kautionszahlungen bzw. Rückzahlungen korrekt buchen soll.

Sofern Sie die Kautionszahlung des Mieters auf dem Mieterkonto in Win-CASA sehen möchten, wäre es ratsam, dass Sie über den Bereich BUCHHALTUNG, Schalter “Manuell oder G/N“ eine manuelle Sollstellung erstellen. Sie wählen in der folgenden Maske einfach über den Schalter K den gewünschten Mieter aus. Als Buchungstext empfehlen wir z.B. “Kautionsforderung an Mieter Müller“ einzugeben.
Wichtig: Bitte beachten Sie hierbei, dass Sie den Punkt unten bei der Option “Guthaben/Nachzahlung aus älterer Fremdabrechnung“ setzen und den Betrag ohne Minus eingeben. Bitte danach auf den Schalter SOLLSTELLEN klicken.

Falls Sie versehentlich Buchungen auf einem falschen Sachkonto durchgeführt haben können Sie dies wie folgt korrigieren:

1. Änderungen von bestehenden Buchungen sind über das Register LISTEN möglich. Bitte rufen Sie sich dieses zuerst auf und gehen dort in den „Kontoauszug“. Alternativ kann der Änderungsvorgang auch in der „Übersicht Bankkonto“, im „Journal“, „Buchungen nach Konten“ oder in der „Zahlungsübersicht“ vorgenommen werden.

Folgender Fall ist aufgetreten ( Beispiel ):

Sie haben einen Bewohnerwechsel vollzogen, obwohl der Mieter nach wie vor die Wohnung bewohnt. Nun möchten Sie den ausgezogenen Bewohner wieder in die aktuelle Wohnung einfügen.

Um den Bewohnerwechsel rückgängig zu machen, gehen Sie bitte wie folgt vor: